工程設計文件系統(tǒng)歸檔管理規(guī)范工程設計文件是工程建設理念落地、技術方案實施的核心載體，其歸檔管理的規(guī)范性直接關系到項目運維效率、改造決策質量及合規(guī)性審查效果。為解決設計文件“散、亂、失”等管理痛點，提升工程資料的利用價值，結合行業(yè)實踐與管理需求，制定本規(guī)范，為工程建設各參與方提供從文件形成到檔案利用的全流程操作指引。1.總則1.1目的通過規(guī)范工程設計文件的歸檔流程與管理要求，確保文件完整、準確、安全、可追溯，滿足工程建設、運維改造、審計審查等多場景的資料利用需求，為工程全生命周期管理提供支撐。1.2適用范圍本規(guī)范適用于各類新建、改建、擴建工程（含工業(yè)、民用、市政等）的設計文件歸檔管理，涵蓋設計單位、建設單位、施工單位、監(jiān)理單位及檔案管理部門等參與主體。1.3基本原則遵循“誰產生、誰負責”（文件形成方對資料真實性、完整性負責）、“同步形成、同步歸檔”（設計與歸檔工作同步推進）、“分類管理、安全可控”（按類型分級管控，保障檔案安全）的原則，確保設計文件全生命周期可追溯、可利用。2.歸檔范圍與分類2.1歸檔范圍工程設計文件需覆蓋設計全流程及關聯(lián)支撐資料，具體包括：設計基礎資料：地質勘察報告、地形測繪圖、周邊環(huán)境評估報告、市政接口資料等前期支撐文件。設計成果文件：初步設計文件（說明書、圖紙、概算）、施工圖設計文件（建筑、結構、機電等專業(yè)圖紙及計算書）、深化設計文件（如幕墻、精裝修專項設計）。設計變更文件：因現(xiàn)場條件、技術優(yōu)化、業(yè)主需求變更產生的設計變更單、變更圖紙、洽商記錄（需注明變更原因、關聯(lián)原設計圖號）。設計評審文件：各階段設計評審會議紀要、專家意見及回復、外部審批文件（如規(guī)劃許可、消防審核意見、節(jié)能審查批復）。其他關聯(lián)文件：設計合同、技術交底記錄、設備選型論證報告、材料樣品確認單、重要郵件往來（需截圖或歸檔原文）。2.2分類方式結合工程管理需求，設計文件可從階段、專業(yè)、載體三個維度分類：按工程階段：分為前期準備類（勘察、測繪）、初步設計類、施工圖設計類、竣工圖設計類（含變更整合）。按專業(yè)類型：建筑、結構、機電（給排水、暖通、電氣）、景觀、智能化、市政（道路、橋梁）等專業(yè)分別歸檔。按文件載體：電子文件（CAD圖紙、PDF文檔、計算書）、紙質文件（需同步掃描形成電子檔）、實物檔案（如材料樣品、模型，需拍照建檔并附說明）。3.歸檔質量要求設計文件歸檔需滿足完整性、準確性、規(guī)范性、安全性四大核心要求：3.1完整性歸檔文件需覆蓋設計全流程，無關鍵環(huán)節(jié)缺失（如初步設計審批文件、重大變更的設計依據(jù)需完整留存；施工階段變更需同步歸檔設計確認版）。3.2準確性文件內容與工程實際及審批要求一致：圖紙版本與現(xiàn)場施工版本對應，變更文件需注明“變更前/后”對比說明；計算書、說明書數(shù)據(jù)與圖紙標注邏輯自洽；外部審批意見需附設計回復及落實證明。3.3規(guī)范性格式標準：電子文件采用行業(yè)通用格式（CAD圖紙為dwg/dxf，文檔為PDF/A或Word可編輯格式）；紙質文件采用A4幅面，折疊規(guī)范（圖標向外）。簽署要求：圖紙簽署欄需有設計、校對、審核人員簽字（電子文件需加蓋合法電子簽章）；變更文件需注明變更日期、責任人。命名規(guī)則：文件命名需體現(xiàn)工程名稱-階段-專業(yè)-版本-類型（如“XX產業(yè)園-施工圖-建筑-2023版-平面圖”）。3.4安全性電子文件需經病毒查殺后移交，存儲介質（如U盤、硬盤）需防磁、防潮；紙質文件采用無酸紙裝訂，避免折疊、破損，歸檔前需去除金屬裝訂物；涉密工程文件需按保密要求單獨歸檔，控制知悉范圍。4.歸檔流程設計文件歸檔需遵循收集→整理→審核→移交→入庫的閉環(huán)流程：4.1收集階段設計單位：項目負責人組織團隊，在各設計階段完成后7個工作日內，歸集本階段所有輸出成果（含中間版、最終版）及審批反饋文件。建設單位：收集設計合同、外部審批文件、設計評審紀要，同步督促施工、監(jiān)理單位提交變更洽商、技術核定單（需設計單位確認）。施工/監(jiān)理單位：每月25日前，將當月產生的設計變更、洽商記錄提交設計單位確認，確認后5個工作日內提交建設單位歸檔。4.2整理階段組卷規(guī)則：按“階段+專業(yè)”組卷（如“XX項目-初步設計-建筑專業(yè)”），電子文件建立層級目錄（工程名稱→階段→專業(yè)→文件類型），紙質文件按卷冊編號裝訂，卷內文件按形成時間/邏輯順序排列。編目要求：編制卷內目錄（含文件編號、名稱、頁數(shù)、責任人），電子文件需生成MD5校驗碼（確保傳輸后無篡改）。數(shù)字化處理：紙質文件掃描分辨率不低于300dpi，確保文字、線條清晰可辨；掃描件與紙質文件逐頁核對，避免漏掃、錯掃。4.3審核階段設計單位內部審核：技術負責人在文件移交前，復核歸檔文件的完整性、準確性（重點檢查變更文件的合規(guī)性、圖紙簽署完整性），出具《設計文件歸檔審核表》。建設單位終審：組織監(jiān)理、施工單位聯(lián)合審查，確認文件與工程實際相符、無遺漏或錯誤，簽署《檔案終審確認單》。4.4移交與入庫移交要求：電子文件通過加密傳輸或專用存儲設備移交至檔案管理系統(tǒng)；紙質文件移交至實體檔案室，雙方簽署《檔案移交清單》（明確文件數(shù)量、載體、版本、密級）。入庫管理：檔案管理部門接收后，對電子文件進行雙份備份（本地+異地），紙質文件編號、上架，建立檢索目錄（支持按工程名稱、階段、專業(yè)、關鍵詞檢索）。5.檔案管理與利用5.1保管要求電子檔案：采用專用服務器存儲，定期（每季度）進行數(shù)據(jù)校驗；每3-5年更新存儲介質（如從機械硬盤升級為固態(tài)硬盤），防止數(shù)據(jù)老化。紙質檔案：存放于恒溫（14-24℃）、恒濕（45%-60%）、避光的檔案庫房，配備防火、防蟲、防盜設施；每年開展一次檔案完好性檢查，及時修復破損文件。5.2利用管理利用服務：為工程改造提供歷史圖紙查詢、為審計提供設計變更臺賬、為運維提供設備選型資料等，需做好《檔案利用記錄》（含利用人、用途、文件編號）。5.3數(shù)字化管理逐步推進紙質檔案數(shù)字化，建立全文檢索系統(tǒng)：對CAD圖紙進行圖層拆分、屬性標注，實現(xiàn)“圖檔關聯(lián)”（如通過圖紙編號關聯(lián)變更記錄、計算書）；對文檔類文件進行OCR識別，支持關鍵詞檢索（如通過“消防規(guī)范”檢索所有相關設計說明、審批意見）。6.責任與監(jiān)督6.1責任分工設計單位：對設計文件的真實性、完整性負責，指定專人（如項目資料員）統(tǒng)籌歸檔工作，確保資料及時移交。建設單位：統(tǒng)籌歸檔管理工作，監(jiān)督參建單位履職，協(xié)調解決歸檔爭議（如變更責任認定、文件格式沖突）。檔案管理部門：負責檔案的接收、保管、利用，每半年開展一次檔案質量抽查，對問題檔案下達《整改通知書》。6.2監(jiān)督考核參建單位考核：建設單位將歸檔工作納入?yún)⒔▎挝豢己梭w系，對未按時歸檔、資料造假的單位進行通報批評，情節(jié)嚴重的扣減合同款項或限制參與后續(xù)項目投標。整改跟蹤：檔案管理部門對整改情況進行跟蹤驗證，整改不到位的項目暫緩檔案驗