采購合同管理與審核規(guī)范一、適用范圍與典型場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門，用于規(guī)范采購合同從需求提出到歸檔的全流程管理。典型場景包括：原材料/設(shè)備采購合同、服務(wù)外包合同（如IT運維、咨詢服務(wù)）、辦公用品集中采購合同等，涉及金額從小額零星采購到大型項目采購均適用。特別適用于需跨部門協(xié)作、風險控制要求較高的企業(yè)采購環(huán)境，保證合同簽訂的合規(guī)性、經(jīng)濟性和可執(zhí)行性。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與合同擬定需求提報業(yè)務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營或項目需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購標的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預估金額、交付時間、質(zhì)量要求等關(guān)鍵信息，部門負責人簽字確認后提交至采購部門。輸出物：《采購需求申請表》（需附技術(shù)規(guī)格書、圖紙等技術(shù)附件，如適用）。供應(yīng)商選擇與洽談采購部門根據(jù)采購金額、品類及企業(yè)制度，選擇合適的采購方式（如公開招標、詢比價、單一來源采購等），保證供應(yīng)商選擇的合規(guī)性。與候選供應(yīng)商就合同條款（價格、交付、付款、違約責任等）進行初步洽談，形成《合同洽談紀要》（雙方簽字蓋章版，如為口頭洽談需在合同中注明“條款經(jīng)雙方充分溝通確認”）。合同文本擬定采購部門根據(jù)洽談結(jié)果，使用企業(yè)標準合同模板（或參考行業(yè)示范文本）擬定合同初稿，內(nèi)容需包含：合同雙方主體信息、標的描述、數(shù)量與質(zhì)量標準、價款與支付方式、交付與驗收條款、保密條款、違約責任、爭議解決方式、合同生效條件等核心要素。擬定完成后，將合同初稿及附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、供應(yīng)商資質(zhì)文件等）提交至業(yè)務(wù)部門確認技術(shù)條款，同步抄送法務(wù)部門、財務(wù)部門預審。（二）合同審核（多部門協(xié)同）業(yè)務(wù)部門審核審核重點：技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、交付時間、質(zhì)量驗收標準等是否與采購需求一致；供應(yīng)商的履約能力（如產(chǎn)能、技術(shù)資質(zhì)）是否滿足項目要求。審核時限：收到合同后1個工作日內(nèi)完成，審核通過后在《合同審批表》中簽署意見，退回采購部門；需修改的，注明修改意見并反饋。財務(wù)部門審核審核重點：合同金額與預算是否匹配；付款方式、進度節(jié)點是否合理（如預付款比例、質(zhì)保金設(shè)置是否符合企業(yè)財務(wù)制度）；價款構(gòu)成是否清晰（是否包含稅費、運費等）；發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具要求是否明確。審核時限：收到合同后1個工作日內(nèi)完成，審核意見反饋至采購部門。法務(wù)部門審核審核重點：合同主體是否合法有效（供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件是否齊全）；條款是否完整，是否存在法律漏洞（如違約責任不對等、爭議解決方式約定不明）；是否符合《民法典》《招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī)；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等特殊約定是否合規(guī)。審核時限：收到合同后2個工作日內(nèi)完成，重大或復雜合同可延長至3個工作日，審核意見書面反饋至采購部門。采購部門匯總審核意見采購部門收集各部門審核意見，組織協(xié)調(diào)修改合同文本，保證所有意見閉環(huán)落實。修改完成后，形成《合同審批表》（匯總各部門審核意見及修改說明），提交至企業(yè)分管領(lǐng)導/授權(quán)審批人。（三）合同審批與簽署審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額及重要性，分級審批（示例）：金額≤5萬元：采購部門負責人審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理辦公會審批（或根據(jù)企業(yè)章程規(guī)定的更高權(quán)限）。審批人需在《合同審批表》中明確簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的審批意見，不同意需注明理由。合同簽署與用印審批通過后，采購部門安排雙方正式簽署合同（如為電子合同，需符合《電子簽名法》要求；紙質(zhì)合同需簽字并加蓋合同專用章或企業(yè)公章，嚴禁使用部門章或財務(wù)章）。簽署完成后，采購部門將合同原件分發(fā)至業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門各1份，自留1份歸檔，同步在《合同臺賬》中登記合同基本信息（合同編號、簽約方、金額、簽署日期、履行期限等）。（四）合同履行與跟蹤交付與驗收供應(yīng)商按合同約定交付標的物后，業(yè)務(wù)部門組織驗收（需邀請采購部門、質(zhì)量部門參與，必要時邀請法務(wù)部門），對照合同技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準進行檢驗，填寫《驗收報告》，驗收合格后由各方簽字確認；不合格的，按合同約定處理（如拒收、要求整改、索賠等）。履約跟蹤采購部門建立《合同履行跟蹤表》，定期（如每周/每月）跟蹤合同履行進度（交付時間、驗收情況、付款節(jié)點等），對逾期交付、質(zhì)量不達標等異常情況，及時與供應(yīng)商溝通并書面記錄，必要時啟動違約責任條款。付款執(zhí)行財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點和《驗收報告》，審核付款申請單（需附合同復印件、發(fā)票、驗收報告等），通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項，付款后及時在《合同臺賬》中更新付款記錄。（五）合同變更與終止合同變更履行過程中如需變更合同內(nèi)容（如標的物數(shù)量、交付時間、價款等），由提出變更方提交《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容及對雙方的影響，經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽署《合同變更協(xié)議》（需履行與原合同同等的審核審批流程），變更協(xié)議作為原合同的補充文件。合同終止出現(xiàn)法定或約定終止情形（如一方違約導致合同無法履行、不可抗力致使合同目的無法實現(xiàn)等），由守約方或雙方協(xié)商提出終止，簽署《合同終止協(xié)議》，明確終止后的責任劃分（如已付款項處理、未履行義務(wù)清算、違約賠償?shù)龋?，終止協(xié)議需經(jīng)法務(wù)部門審核后簽署。（六）合同歸檔歸檔范圍合同全過程資料，包括但不限于：《采購需求申請表》《合同審批表》《合同文本》（含附件）、《洽談紀要》《驗收報告》《付款憑證》《變更協(xié)議》《終止協(xié)議》等。歸檔流程合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)，采購部門負責整理合同相關(guān)資料，按“一合同一檔”原則裝訂成冊（電子檔案需同步歸檔至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)），在檔案封面標注合同編號、簽約日期、歸檔人，移交至企業(yè)檔案室保管，保管期限按企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行（一般為合同終止后不少于10年）。三、核心工具模板清單表1：采購合同審批表合同編號合同名稱簽約方預估金額（元）采購類型（□物料□服務(wù)□工程）需求部門意見日期：______年_月_日技術(shù)參數(shù)確認：□符合□需修改（修改說明：______________________）簽字：______財務(wù)部門意見日期：______年_月_日付款方式審核：□合理□需調(diào)整（調(diào)整說明：______________________）簽字：______法務(wù)部門意見日期：______年_月_日合法性審核：□通過□不通過（不通過理由：______________________）簽字：______采購部門意見日期：______年_月_日綜合協(xié)調(diào)說明：________________________________________________簽字：______審批意見分管副總/總經(jīng)理：□同意□修改后同意□不同意日期：______年_月_日表2：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱簽約方履行階段（□待交付□交付中□待驗收□已完成）計劃交付時間實際交付時間驗收情況（□合格□不合格）異常記錄（原因/處理措施）責任人表3：合同變更申請表合同編號原合同主要內(nèi)容變更原因（□需求調(diào)整□政策變化□其他______）變更內(nèi)容（標的/數(shù)量/價格/時間等：______________________）對雙方影響說明部門負責人意見日期：簽字：變更后條款確認雙方協(xié)商一致，簽署《合同變更協(xié)議》作為原合同補充，與原合同具有同等效力。四、關(guān)鍵風險控制要點（一）合同主體審核供應(yīng)商需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件（需在有效期內(nèi)）、法定代表人證件號碼明（如簽約人為授權(quán)代理人，需提供授權(quán)委托書及代理人證件號碼明），保證簽約主體合法，避免與不具備履約能力的主體簽訂合同。（二）核心條款完整性合同中必須明確“標的描述（具體、可量化）”“質(zhì)量標準（國家標準/行業(yè)標準/企業(yè)標準，需注明標準號）”“付款方式（分筆支付的節(jié)點及比例）”“違約責任（違約金計算方式、賠償范圍）”“爭議解決方式（訴訟/仲裁，明確管轄法院/仲裁機構(gòu)）”等核心條款，避免條款模糊導致爭議。（三）金額與預算控制合同金額不得超過采購預算金額，如需超預算，需提前履行預算調(diào)整審批流程；付款進度與履約進度掛鉤，避免預付款比例過高（一般不超過合同金額的30%，特殊行業(yè)除外）。（四）履約過程監(jiān)控建立“事前預防、事中控制、事后總結(jié)”的履約機制，對重大合同（如金額超過100萬元），需成立履約小組定期跟蹤，及時發(fā)