PAGE部隊(duì)檔案室制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)部隊(duì)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在部隊(duì)建設(shè)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和軍隊(duì)檔案工作的相關(guān)規(guī)定，制定本制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于部隊(duì)各級(jí)檔案室及檔案管理人員，涵蓋各類軍事、政治、后勤、裝備等方面的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則部隊(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享，避免分散保存導(dǎo)致的管理混亂和資源浪費(fèi)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映部隊(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理和保存部隊(duì)在各個(gè)歷史時(shí)期形成的各類檔案，確保檔案資料的連續(xù)性和完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家和軍隊(duì)的保密規(guī)定，對涉及軍事秘密、敏感信息等檔案進(jìn)行妥善保管，防止失泄密事件發(fā)生。5.服務(wù)利用原則以服務(wù)部隊(duì)建設(shè)、作戰(zhàn)訓(xùn)練、工作決策等為出發(fā)點(diǎn)，積極開發(fā)利用檔案資源，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置部隊(duì)?wèi)?yīng)設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)集中管理本單位的檔案。檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要，合理設(shè)置檔案管理崗位，明確各崗位職責(zé)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員基本要求具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。政治素質(zhì)過硬，責(zé)任心強(qiáng)，保守檔案機(jī)密。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的檔案管理資格證書。2.檔案管理人員具體職責(zé)檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集部隊(duì)各部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案收集的全面性和及時(shí)性。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作，保證檔案整理的規(guī)范性。檔案保管做好檔案室的安全防護(hù)工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案實(shí)體安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。對電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。檔案利用服務(wù)建立健全檔案利用制度，為部隊(duì)各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。根據(jù)利用需求，準(zhǔn)確、迅速地查找和提供所需檔案，做好利用登記和跟蹤反饋工作。檔案鑒定與銷毀按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作，并做好銷毀記錄。檔案統(tǒng)計(jì)與編研建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為部隊(duì)建設(shè)和歷史研究提供服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.軍事檔案作戰(zhàn)、訓(xùn)練、戰(zhàn)備等方面的計(jì)劃、方案、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。軍事演習(xí)、演練、軍事行動(dòng)等活動(dòng)形成的各類資料。武器裝備的研制、生產(chǎn)、使用、維護(hù)等檔案。2.政治檔案黨組織建設(shè)、思想政治教育、干部人事等方面的文件材料。部隊(duì)政治工作會(huì)議、活動(dòng)記錄，以及先進(jìn)事跡、立功受獎(jiǎng)等檔案。3.后勤檔案財(cái)務(wù)管理、物資采購、營房建設(shè)、醫(yī)療衛(wèi)生等方面的檔案。后勤保障計(jì)劃、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料，以及后勤設(shè)施設(shè)備的管理檔案。4.裝備檔案裝備的選型論證、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等文件材料。裝備的技術(shù)資料、維修保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理檔案。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的文件材料移交檔案室，確保檔案收集的時(shí)效性。2.完整齊全收集的檔案應(yīng)涵蓋工作活動(dòng)的各個(gè)方面，做到內(nèi)容完整、材料齊全，避免遺漏重要信息。3.真實(shí)有效收集的檔案必須是原件或具有法律效力的復(fù)印件，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。（三）檔案整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照軍隊(duì)檔案分類規(guī)則，結(jié)合部隊(duì)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作、行政管理、軍事工作、政治工作、后勤工作、裝備工作等大類，大類下再細(xì)分若干屬類和小類。2.編號(hào)規(guī)則為便于檔案管理和查找利用，對每一份檔案賦予唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循系統(tǒng)性、邏輯性原則，一般采用年度保管期限流水號(hào)的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管檔案的第1份。3.編目要求編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案保管（一）檔案室建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案室選址檔案室應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、遠(yuǎn)離火源和水源的地點(diǎn)，確保檔案保管環(huán)境安全。2.檔案室布局合理規(guī)劃檔案室的功能區(qū)域，包括檔案庫房、整理室、查閱室、辦公室等，保證各區(qū)域之間相對獨(dú)立又便于工作銜接。3.設(shè)施設(shè)備配備檔案柜架根據(jù)檔案數(shù)量和存儲(chǔ)要求，配備合適的檔案柜架，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和搬運(yùn)。安全防護(hù)設(shè)備安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控?cái)z像頭、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥品、防鼠板等。溫濕度控制設(shè)備配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將檔案室的溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%，確保檔案保存環(huán)境適宜。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備配備足夠的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案實(shí)體保管1.檔案上架排列按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案整齊上架排列，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。2.檔案存放方式根據(jù)檔案載體形式，采用不同的存放方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)豎放，避免折疊和擠壓；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)和標(biāo)識(shí)。3.檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每季度至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。（三）電子檔案保管1.電子檔案存儲(chǔ)管理建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，明確電子檔案的存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)位置、備份策略等。對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，設(shè)置清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名，便于查找和管理。定期對電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。2.電子檔案安全防護(hù)采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、刪除、丟失或遭受病毒攻擊。對電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問范圍。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案利用（一）檔案利用制度1.查閱制度部隊(duì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱重要檔案或涉及軍事秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。2.借閱制度因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，并按時(shí)歸還檔案。3.檔案利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用目的等信息，以便跟蹤檔案利用動(dòng)態(tài)，統(tǒng)計(jì)檔案利用效果。（二）檔案利用服務(wù)流程1.受理申請檔案管理人員收到檔案利用申請后，應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，確認(rèn)申請的合理性和必要性。2.查找提供根據(jù)申請要求，檔案管理人員迅速在檔案庫中查找所需檔案，并及時(shí)提供給利用人員。3.利用監(jiān)督在利用過程中，檔案管理人員應(yīng)全程監(jiān)督利用人員的行為，確保檔案安全和利用規(guī)范。4.歸還歸檔利用完畢后，利用人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔。（三）檔案利用效果跟蹤與反饋1.效果跟蹤檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用效果進(jìn)行跟蹤，了解利用人員對檔案的使用評(píng)價(jià)和實(shí)際作用發(fā)揮情況。2.意見反饋鼓勵(lì)利用人員對檔案利用工作提出意見和建議，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集整理，并反饋給相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，將檔案保管期限劃分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.鑒定具體標(biāo)準(zhǔn)永久保管檔案反映部隊(duì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對部隊(duì)建設(shè)、作戰(zhàn)、訓(xùn)練等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管檔案在一定時(shí)期內(nèi)對部隊(duì)工作有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管檔案在較短時(shí)間內(nèi)對部隊(duì)工作有參考價(jià)值的檔案。（三）檔案鑒定程序1.初步鑒定檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步審查，按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出初步鑒定意見，確定檔案的保管期限是否需要調(diào)整或銷毀。2.小組審議檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進(jìn)行審議，充分討論檔案的價(jià)值和保管期限，形成鑒定結(jié)論。3.審批備案鑒定結(jié)論經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。（四）檔案銷毀1.銷毀準(zhǔn)備對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀實(shí)施銷毀檔案應(yīng)采用安全、保密的方式進(jìn)行，一般可采用焚燒、粉碎等方法。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀記錄銷毀工作完成后，應(yīng)填寫銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)與編研（一）檔案統(tǒng)計(jì)工作1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等方面的統(tǒng)計(jì)信息。2.統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對檔案管理工作數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和匯總。采用手工統(tǒng)計(jì)與電子統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.統(tǒng)計(jì)分析對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，通過對比不同時(shí)期、不同類別檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，總結(jié)檔案管理工作的規(guī)律和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案編研工作1.編研內(nèi)容檔案參考資料編寫根據(jù)部隊(duì)工作需要，編寫各類檔案參考資料，如軍事行動(dòng)資料匯編、干部人事檔案索引、后勤保障數(shù)據(jù)手冊等，為部隊(duì)各級(jí)人員提供便捷的信息查詢服務(wù)。大事記編寫按照時(shí)間順序，記錄部隊(duì)重要事件、活動(dòng)等，反映部隊(duì)發(fā)展歷程，為歷史研究和工作回顧提供重要線索。專題編研圍繞部隊(duì)建設(shè)中的重點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，開展專題編研工作，如軍事訓(xùn)練改革專題研究、部隊(duì)思想政治工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，為部