PAGE辦公資產(chǎn)使用規(guī)范制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公資產(chǎn)的管理，規(guī)范辦公資產(chǎn)的使用行為，提高辦公資產(chǎn)的使用效率，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要臨時使用公司辦公資產(chǎn)的外部人員。3.定義辦公資產(chǎn)是指公司為滿足日常辦公需要而購置的各類資產(chǎn)，包括但不限于辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）、辦公家具（如桌椅、文件柜等）、辦公用品（如紙張、筆、文件夾等）以及其他與辦公相關(guān)的資產(chǎn)。二、辦公資產(chǎn)的購置與配置1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公資產(chǎn)購置申請表》，詳細(xì)說明購置資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。2.審批流程部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至行政部門。行政部門根據(jù)公司實際情況進(jìn)行綜合評估，審核購置的必要性和合理性，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購。3.采購標(biāo)準(zhǔn)辦公資產(chǎn)的采購應(yīng)遵循性價比原則，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、節(jié)能環(huán)保且符合公司實際需求的產(chǎn)品。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司采購制度進(jìn)行操作，確保采購流程合法合規(guī)。4.資產(chǎn)配置行政部門根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和實際需求，合理配置辦公資產(chǎn)。對于通用性較強(qiáng)的辦公資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，提高資產(chǎn)的使用效率。三、辦公資產(chǎn)的驗收與入庫1.驗收要求辦公資產(chǎn)到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等是否與采購合同一致。對于重要設(shè)備，如電腦、服務(wù)器等，應(yīng)進(jìn)行功能測試，確保其正常運行。2.驗收流程驗收人員填寫《辦公資產(chǎn)驗收單》，詳細(xì)記錄驗收情況。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。驗收合格后，資產(chǎn)方可辦理入庫手續(xù)。3.入庫管理行政部門設(shè)立專門的辦公資產(chǎn)倉庫，對驗收合格的資產(chǎn)進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的資產(chǎn)臺賬。資產(chǎn)臺賬應(yīng)記錄資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、存放位置、使用部門等信息，確保賬實相符。四、辦公資產(chǎn)的領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用辦公資產(chǎn)時，應(yīng)填寫《辦公資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，員工憑申請表到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)行政部門根據(jù)員工的工作崗位和實際需求，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公資產(chǎn)。對于價值較高的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)明確使用期限和保管責(zé)任。3.領(lǐng)用登記行政部門在發(fā)放辦公資產(chǎn)時，應(yīng)在資產(chǎn)臺賬上進(jìn)行登記，記錄領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、資產(chǎn)名稱及規(guī)格等信息。同時，為領(lǐng)用人開具《辦公資產(chǎn)領(lǐng)用憑證》，作為資產(chǎn)領(lǐng)用的依據(jù)。五、辦公資產(chǎn)的使用與保管1.使用規(guī)范員工應(yīng)按照辦公資產(chǎn)的使用說明書和操作規(guī)程正確使用辦公資產(chǎn)，不得擅自更改設(shè)備的配置和參數(shù)。辦公資產(chǎn)應(yīng)專用于公司辦公，未經(jīng)批準(zhǔn)不得轉(zhuǎn)借他人或用于個人事務(wù)。在使用辦公資產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時報告行政部門，不得自行拆卸或維修。2.保管責(zé)任領(lǐng)用人對領(lǐng)用的辦公資產(chǎn)負(fù)有保管責(zé)任，應(yīng)妥善保管資產(chǎn)，防止資產(chǎn)損壞、丟失或被盜。辦公資產(chǎn)應(yīng)放置在安全、整潔的環(huán)境中，避免因環(huán)境因素導(dǎo)致資產(chǎn)損壞。對于易損、易丟失的資產(chǎn)，如筆記本電腦、移動硬盤等，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施。員工離職或崗位調(diào)動時，應(yīng)將領(lǐng)用的辦公資產(chǎn)交回行政部門，辦理資產(chǎn)交接手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)有損壞或丟失情況，應(yīng)照價賠償。3.定期檢查行政部門應(yīng)定期對辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查，了解資產(chǎn)的使用狀況和保管情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，確保辦公資產(chǎn)的正常使用。六、辦公資產(chǎn)的維修與保養(yǎng)1.維修申請辦公資產(chǎn)出現(xiàn)故障需要維修時，使用部門應(yīng)填寫《辦公資產(chǎn)維修申請表》，詳細(xì)說明故障情況及維修要求，并提交至行政部門。行政部門根據(jù)資產(chǎn)的實際情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.維修流程維修人員接到維修任務(wù)后，應(yīng)及時對故障資產(chǎn)進(jìn)行檢查和維修。維修完成后，填寫《辦公資產(chǎn)維修記錄單》，記錄維修情況及更換的零部件等信息。使用部門應(yīng)對維修后的資產(chǎn)進(jìn)行驗收，確認(rèn)維修效果。3.保養(yǎng)計劃行政部門應(yīng)制定辦公資產(chǎn)的保養(yǎng)計劃，定期對辦公資產(chǎn)進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備清潔潤滑、檢查設(shè)備性能、更換易損件等。對于重要設(shè)備，如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，應(yīng)定期進(jìn)行專業(yè)維護(hù)，確保設(shè)備的穩(wěn)定運行。4.維修費用管理辦公資產(chǎn)的維修費用應(yīng)按照公司財務(wù)制度進(jìn)行管理。維修費用的報銷應(yīng)提供有效的發(fā)票和維修記錄單等憑證，經(jīng)審批后予以報銷。對于因人為原因?qū)е碌馁Y產(chǎn)損壞，維修費用由責(zé)任人承擔(dān)。七、辦公資產(chǎn)的報廢與處置1.報廢條件辦公資產(chǎn)符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過使用年限且無法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步等原因，已被淘汰或性能嚴(yán)重下降，無法滿足工作需要的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е沦Y產(chǎn)損壞，無法修復(fù)的；其他經(jīng)公司認(rèn)定需要報廢的情況。2.報廢申請使用部門填寫《辦公資產(chǎn)報廢申請表》，詳細(xì)說明資產(chǎn)報廢的原因、資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、購置日期、使用情況等信息，并提交至行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對申請報廢的資產(chǎn)進(jìn)行鑒定，核實情況后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報廢處置經(jīng)批準(zhǔn)報廢的辦公資產(chǎn)，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一處置。處置方式包括變賣、捐贈、報廢拆解等。對于有一定價值的報廢資產(chǎn)，應(yīng)通過合法合規(guī)的渠道進(jìn)行變賣，變賣收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。對于無使用價值的報廢資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行報廢拆解處理，確保環(huán)保要求。4.報廢記錄行政部門應(yīng)建立辦公資產(chǎn)報廢臺賬，記錄報廢資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、購置日期、報廢日期、處置方式等信息，確保報廢資產(chǎn)的處置情況可追溯。八、辦公資產(chǎn)的盤點與清查1.盤點計劃行政部門應(yīng)制定辦公資產(chǎn)盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員及方法。盤點范圍包括公司所有辦公資產(chǎn)，盤點時間原則上每年不少于一次。2.盤點實施在盤點過程中，盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對資產(chǎn)臺賬與實物，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的資產(chǎn)，應(yīng)詳細(xì)記錄情況，并查明原因。3.盤點報告盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)填寫《辦公資產(chǎn)盤點報告》，總結(jié)盤點情況，提出處理意見和建議。行政部門根據(jù)盤點報告，對盤盈、盤虧的資產(chǎn)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，并對存在的問題進(jìn)行整改。4.清查審計公司可根據(jù)實際情況，定期或不定期對辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查審計。清查審計內(nèi)容包括資產(chǎn)的購置、使用、保管、維修、報廢等情況。通過清查審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保辦公資產(chǎn)的管理規(guī)范、有效。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對辦公資產(chǎn)的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期或不定期對各部門辦公資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.考核機(jī)制將辦公資產(chǎn)的管理情況納入公司績效考核體系，對在辦公資產(chǎn)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵；對違反本制度規(guī)定，造成辦公資產(chǎn)