2026年劇本殺運(yùn)營(yíng)公司財(cái)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、移交及銷(xiāo)毀等全流程管理工作，保障財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全與可追溯，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合劇本殺行業(yè)運(yùn)營(yíng)特性（含門(mén)店運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)憑證、劇本采購(gòu)合同財(cái)務(wù)附件、投資項(xiàng)目財(cái)務(wù)資料等場(chǎng)景）及公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，制定本制度。第二條本制度所稱財(cái)務(wù)檔案，是指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的會(huì)計(jì)資料及相關(guān)輔助資料，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、納稅申報(bào)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算方案、資金支付審批資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議（含劇本采購(gòu)合同、門(mén)店租賃協(xié)議、設(shè)備采購(gòu)合同等財(cái)務(wù)相關(guān)條款）、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、投融資項(xiàng)目財(cái)務(wù)資料及其他具有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)相關(guān)資料。第三條本制度適用于公司各部門(mén)、各門(mén)店及全體參與財(cái)務(wù)檔案相關(guān)工作的人員，覆蓋財(cái)務(wù)檔案從形成到銷(xiāo)毀的全生命周期管理環(huán)節(jié)，任何部門(mén)或個(gè)人涉及財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)操作，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第四條財(cái)務(wù)檔案管理遵循以下核心原則：合法合規(guī)原則：財(cái)務(wù)檔案管理全流程嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行政規(guī)章，確保管理行為合法合規(guī)；真實(shí)完整原則：確保財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整，全面反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況；安全保密原則：建立健全安全保密機(jī)制，保障財(cái)務(wù)檔案不丟失、不損毀、不泄露，嚴(yán)防涉密財(cái)務(wù)信息外泄；全程追溯原則：規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等各環(huán)節(jié)記錄，確保財(cái)務(wù)檔案管理全流程可追溯；便捷利用原則：在保障安全的前提下，優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理流程，方便公司內(nèi)部合法合規(guī)查閱使用，為經(jīng)營(yíng)決策提供支撐。第五條公司成立財(cái)務(wù)檔案管理小組（以下簡(jiǎn)稱“檔案小組”），由公司負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，行政部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人、各門(mén)店店長(zhǎng)擔(dān)任組員。小組統(tǒng)籌推進(jìn)本制度落地、財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)劃審批、重大檔案管理問(wèn)題處置等工作，財(cái)務(wù)部作為牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案日常管理的具體實(shí)施，行政部配合做好檔案保管場(chǎng)地及設(shè)施保障工作。第二章職責(zé)分工第六條檔案小組核心職責(zé)：統(tǒng)籌制定公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)劃及相關(guān)操作規(guī)范，明確管理核心要求及資源保障方案；審批財(cái)務(wù)檔案歸檔范圍、保管期限、銷(xiāo)毀方案及重大檔案查閱、移交事項(xiàng)；監(jiān)督財(cái)務(wù)檔案管理全流程工作，核查財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性及管理記錄的規(guī)范性；協(xié)調(diào)解決財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題（如檔案丟失、損毀、泄露、歸檔不及時(shí)等），制定應(yīng)急處置方案及責(zé)任追究決策；組織開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)及合規(guī)操作能力。第七條財(cái)務(wù)部（牽頭部門(mén)）核心職責(zé)：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理工作，牽頭組織財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、審核、歸檔、保管、查閱登記、移交及銷(xiāo)毀的具體實(shí)施；制定財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)、編碼、裝訂、歸檔的具體標(biāo)準(zhǔn)及操作流程，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案形成環(huán)節(jié)的資料收集工作；建立健全財(cái)務(wù)檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄財(cái)務(wù)檔案的形成時(shí)間、歸檔時(shí)間、保管期限、查閱記錄、移交記錄、銷(xiāo)毀記錄等信息；負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案保管設(shè)施的日常維護(hù)與管理，確保檔案保管環(huán)境安全達(dá)標(biāo)；負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門(mén)及門(mén)店財(cái)務(wù)相關(guān)資料的及時(shí)提交與初步整理工作，指導(dǎo)相關(guān)人員規(guī)范整理財(cái)務(wù)資料；財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)丟失、損毀、泄露等情況時(shí)，第一時(shí)間上報(bào)檔案小組，并牽頭開(kāi)展應(yīng)急處置工作；負(fù)責(zé)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行自查，形成自查報(bào)告上報(bào)檔案小組。第八條行政部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)提供符合安全標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)檔案保管場(chǎng)地，配備必要的保管設(shè)施（如檔案柜、保險(xiǎn)柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)備等）；配合財(cái)務(wù)部做好財(cái)務(wù)檔案保管場(chǎng)地的安全管理工作，定期檢查消防、防盜等設(shè)施的運(yùn)行狀態(tài)；協(xié)助財(cái)務(wù)部開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀工作，負(fù)責(zé)聯(lián)系合規(guī)的檔案銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)（如需），全程監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程；配合檔案小組開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理監(jiān)督檢查工作，提供場(chǎng)地及設(shè)施相關(guān)的支撐資料。第九條各部門(mén)核心職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的財(cái)務(wù)相關(guān)資料（如合同協(xié)議、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證、付款申請(qǐng)資料等）的初步收集、整理與審核，確保資料真實(shí)、完整、合規(guī)；按照本制度規(guī)定的時(shí)限及要求，將整理合格的財(cái)務(wù)相關(guān)資料提交財(cái)務(wù)部歸檔；配合財(cái)務(wù)部開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案的補(bǔ)充收集、核查工作，及時(shí)提供相關(guān)資料的說(shuō)明或補(bǔ)充材料；規(guī)范本部門(mén)人員查閱、使用財(cái)務(wù)檔案的行為，嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)檔案查閱與保密規(guī)定。第十條各門(mén)店店長(zhǎng)核心職責(zé)：作為門(mén)店財(cái)務(wù)檔案管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)門(mén)店在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的財(cái)務(wù)相關(guān)資料（如門(mén)店?duì)I業(yè)額報(bào)表、日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證、門(mén)店租賃協(xié)議、劇本采購(gòu)門(mén)店相關(guān)資料等）的初步收集、整理與審核；按照本制度規(guī)定的時(shí)限及要求，將門(mén)店整理合格的財(cái)務(wù)相關(guān)資料提交財(cái)務(wù)部歸檔；監(jiān)督門(mén)店人員遵守財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定，配合財(cái)務(wù)部開(kāi)展門(mén)店財(cái)務(wù)檔案的核查與補(bǔ)充工作；負(fù)責(zé)門(mén)店臨時(shí)保管的財(cái)務(wù)資料的安全管理，嚴(yán)防資料丟失、損毀或泄露。第十一條財(cái)務(wù)檔案保管人核心職責(zé)：嚴(yán)格履行專(zhuān)人保管義務(wù)，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日?？垂芘c維護(hù)，確保檔案存放有序、完好無(wú)損；嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱、移交等管理規(guī)定，對(duì)未經(jīng)審批的相關(guān)操作有權(quán)拒絕；定期檢查財(cái)務(wù)檔案的保管狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)檔案破損、霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并上報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人；負(fù)責(zé)及時(shí)更新財(cái)務(wù)檔案管理臺(tái)賬，確保臺(tái)賬信息真實(shí)、完整、可追溯；離崗（含下班、休假、離職）前，需確認(rèn)財(cái)務(wù)檔案妥善保管，交接時(shí)嚴(yán)格履行交接手續(xù)。第十二條財(cái)務(wù)檔案查閱人核心職責(zé)：嚴(yán)格按照審批流程申請(qǐng)查閱財(cái)務(wù)檔案，如實(shí)說(shuō)明查閱目的及使用范圍；查閱過(guò)程中愛(ài)護(hù)財(cái)務(wù)檔案，嚴(yán)禁涂改、勾畫(huà)、抽取、損毀檔案資料；嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露查閱過(guò)程中獲取的涉密財(cái)務(wù)信息；按照規(guī)定的時(shí)限歸還查閱的財(cái)務(wù)檔案，如需復(fù)制相關(guān)資料，需經(jīng)審批同意后規(guī)范復(fù)制，復(fù)制件使用完畢后及時(shí)歸檔或銷(xiāo)毀。第三章財(cái)務(wù)檔案全流程管理規(guī)范第十三條財(cái)務(wù)檔案的收集與整理：收集范圍：公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的所有具有保存價(jià)值的資料，具體包括：①會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證（發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、銀行回單等）、記賬憑證、匯總憑證及其他會(huì)計(jì)憑證；②會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；③財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（含資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、附注及相關(guān)分析說(shuō)明）、納稅申報(bào)表及相關(guān)稅務(wù)資料；④合同協(xié)議類(lèi)：劇本采購(gòu)合同、門(mén)店租賃協(xié)議、設(shè)備采購(gòu)合同、投融資協(xié)議等包含財(cái)務(wù)相關(guān)條款的合同協(xié)議及附件；⑤審批管理類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)算方案、資金支付審批表、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批表、預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)及審批資料等；⑥其他類(lèi)：財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、投融資項(xiàng)目財(cái)務(wù)資料、銀行對(duì)賬單、存款余額調(diào)節(jié)表、財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)等。收集要求：各部門(mén)及門(mén)店需在相關(guān)財(cái)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集資料，確保資料不遺漏、不丟失；提交財(cái)務(wù)部歸檔的資料需真實(shí)、完整、合規(guī)，復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋相關(guān)部門(mén)或門(mén)店印章（如需），相關(guān)人員簽字確認(rèn)齊全。整理規(guī)范：①財(cái)務(wù)部對(duì)各部門(mén)及門(mén)店提交的資料進(jìn)行審核，審核不合格的退回補(bǔ)充完善；審核合格的按照“年度-類(lèi)別-形成時(shí)間”的邏輯進(jìn)行分類(lèi)；②對(duì)分類(lèi)后的資料進(jìn)行編碼，編碼規(guī)則需統(tǒng)一規(guī)范，包含年度、類(lèi)別、順序號(hào)等要素，確保每一份檔案都有唯一的編碼；③會(huì)計(jì)憑證需按順序裝訂成冊(cè)，加裝封面，注明憑證名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)、起止編號(hào)、裝訂人及裝訂日期；會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等需整理成冊(cè)，標(biāo)注清晰；合同協(xié)議等資料需按編號(hào)順序整理，重要附件需與主合同一并整理；④整理完成后，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案整理清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編碼、份數(shù)、形成時(shí)間、整理人等信息。第十四條財(cái)務(wù)檔案的歸檔：歸檔時(shí)限：月度會(huì)計(jì)憑證、月度財(cái)務(wù)報(bào)表等月度資料需在次月15日前完成整理并歸檔；季度財(cái)務(wù)報(bào)表、季度稅務(wù)資料等季度資料需在季度結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、年度納稅資料、年度預(yù)算方案等年度資料需在次年3月31日前完成歸檔；合同協(xié)議、投融資項(xiàng)目財(cái)務(wù)資料等資料需在相關(guān)事項(xiàng)辦理完畢后30日內(nèi)完成歸檔；其他資料需在形成后15日內(nèi)完成歸檔。歸檔流程：財(cái)務(wù)部整理完成的財(cái)務(wù)檔案，由檔案保管人核對(duì)《財(cái)務(wù)檔案整理清單》，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案歸檔清冊(cè)》，詳細(xì)記錄歸檔檔案的名稱、編碼、份數(shù)、保管期限、歸檔日期、整理人、保管人等信息，整理人及保管人簽字確認(rèn)。歸檔后，檔案保管人需將財(cái)務(wù)檔案按編碼有序存放至指定保管場(chǎng)地，確保存放整齊、便于查找。第十五條財(cái)務(wù)檔案的保管：保管場(chǎng)地要求：財(cái)務(wù)檔案保管場(chǎng)地需具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防磁等條件，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%；嚴(yán)禁在保管場(chǎng)地存放易燃易爆、腐蝕性物品及其他危險(xiǎn)品。保管設(shè)施要求：配備專(zhuān)用的檔案柜、保險(xiǎn)柜，重要財(cái)務(wù)檔案（如年度財(cái)務(wù)報(bào)告、投融資項(xiàng)目資料、核心合同協(xié)議等）需存放在保險(xiǎn)柜中；配備必要的消防器材、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥劑等設(shè)備，并定期檢查維護(hù)。保管期限：嚴(yán)格按照國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，具體如下：①會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：保管期限為30年；②會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年；③財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久；④納稅申報(bào)資料：保管期限為10年；⑤合同協(xié)議類(lèi)：核心合同協(xié)議（如重大投融資協(xié)議、長(zhǎng)期門(mén)店租賃協(xié)議、大額劇本采購(gòu)合同等）保管期限為永久，一般合同協(xié)議保管期限為合同終止后10年；⑥其他類(lèi)：財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為10年；財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期限為永久；預(yù)算方案、資金支付審批資料等保管期限為10年。保管人需定期（每月）檢查財(cái)務(wù)檔案的保管狀態(tài)，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案保管檢查記錄表》，記錄檢查情況；發(fā)現(xiàn)檔案破損、霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題，及時(shí)采取修補(bǔ)、晾曬、驅(qū)蟲(chóng)等補(bǔ)救措施，并上報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人；發(fā)現(xiàn)檔案丟失、泄露等情況，立即上報(bào)檔案小組。財(cái)務(wù)檔案保管期間，如需更換保管人，需嚴(yán)格履行交接手續(xù)，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案交接清冊(cè)》，詳細(xì)記錄交接檔案的名稱、編碼、份數(shù)、保管期限、交接時(shí)間、交接人、接收人、監(jiān)交人等信息，交接人、接收人、監(jiān)交人簽字確認(rèn)后，方可完成交接。第十六條財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱：內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，需填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱人、查閱部門(mén)、查閱目的、查閱檔案名稱及編碼、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；查閱重要財(cái)務(wù)檔案（如年度財(cái)務(wù)報(bào)告、投融資項(xiàng)目資料、核心合同協(xié)議等）的，需經(jīng)檔案小組副組長(zhǎng)審批。外部查閱：外部單位（如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等）因法定事由需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，需提供單位介紹信、相關(guān)執(zhí)法證件及法定依據(jù)，由法務(wù)部審核后，報(bào)檔案小組組長(zhǎng)審批；查閱過(guò)程中，財(cái)務(wù)部需安排專(zhuān)人陪同，嚴(yán)禁外部人員自行翻閱、復(fù)制檔案資料。查閱流程：審批通過(guò)后，檔案保管人核對(duì)查閱人身份信息，引導(dǎo)查閱人在指定區(qū)域查閱，全程監(jiān)督查閱過(guò)程；查閱人需愛(ài)護(hù)檔案資料，嚴(yán)禁涂改、勾畫(huà)、抽取、損毀檔案；如需復(fù)制檔案資料，需在《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制份數(shù)及用途，經(jīng)審批同意后，由檔案保管人負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋“財(cái)務(wù)檔案復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期及審批人。借閱管理：因工作需要確需借閱財(cái)務(wù)檔案的，需在《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》中注明借閱期限，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，確需延長(zhǎng)的，需提前1個(gè)工作日向財(cái)務(wù)部提交延期申請(qǐng)，經(jīng)審批同意后可延長(zhǎng)，延長(zhǎng)時(shí)限不超過(guò)3個(gè)工作日；借閱檔案需妥善保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人，借閱期間造成檔案丟失、損毀或泄露的，由借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。查閱或借閱完成后，查閱人或借閱人需在《財(cái)務(wù)檔案查閱/借閱登記臺(tái)賬》中簽字確認(rèn)；借閱人需按時(shí)歸還檔案，檔案保管人核對(duì)檔案無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)，在臺(tái)賬中注明歸還日期。第十七條財(cái)務(wù)檔案的移交：公司內(nèi)部部門(mén)調(diào)整或人員調(diào)動(dòng)涉及財(cái)務(wù)檔案移交的，需填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案交接清冊(cè)》，詳細(xì)記錄移交檔案的相關(guān)信息，在監(jiān)交人的監(jiān)督下完成交接，交接完成后，交接人、接收人、監(jiān)交人簽字確認(rèn)，相關(guān)清冊(cè)提交財(cái)務(wù)部歸檔。因公司合并、分立、注銷(xiāo)等原因需要向相關(guān)單位移交財(cái)務(wù)檔案的，需制定移交方案，報(bào)檔案小組審批同意后，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)》，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案完整移交。第十八條財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀：財(cái)務(wù)檔案保管期滿后，由財(cái)務(wù)部對(duì)到期檔案進(jìn)行梳理，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱、編碼、份數(shù)、形成時(shí)間、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息；對(duì)保管期滿但仍有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案（如涉及未了結(jié)債權(quán)債務(wù)的合同協(xié)議、未完成的投融資項(xiàng)目資料等），需單獨(dú)抽出繼續(xù)保管，直至相關(guān)事項(xiàng)辦結(jié)。《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案小組審批；涉及重要財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀的，需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人最終審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部聯(lián)合行政部組織開(kāi)展銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程需有2名及以上監(jiān)交人在場(chǎng)監(jiān)督；選擇外部機(jī)構(gòu)銷(xiāo)毀的，需選擇具備合法資質(zhì)的銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)，簽訂銷(xiāo)毀協(xié)議，明確保密責(zé)任。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)交人需在《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》中簽字確認(rèn)，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式等信息；財(cái)務(wù)部將《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》及相關(guān)審批資料歸檔保存，保管期限為永久。嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀財(cái)務(wù)檔案，嚴(yán)禁將擬銷(xiāo)毀的財(cái)務(wù)檔案出售或隨意丟棄。第十九條應(yīng)急處置規(guī)范：發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或盜竊、泄露等突發(fā)事件，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案丟失、損毀或泄露的，相關(guān)人員需立即采取應(yīng)急措施（如滅火、防水、報(bào)警、封鎖現(xiàn)場(chǎng)等），并第一時(shí)間上報(bào)檔案小組。檔案小組接到報(bào)告后，立即組織成立應(yīng)急處置小組，制定處置方案，開(kāi)展檔案搶救、核查工作；對(duì)損毀的檔案，及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制等補(bǔ)救措施；對(duì)丟失或泄露的涉密財(cái)務(wù)信息，及時(shí)采取保密措施，必要時(shí)聯(lián)系法務(wù)部或相關(guān)部門(mén)處理，避免造成更大損失。應(yīng)急處置完成后，應(yīng)急處置小組形成《財(cái)務(wù)檔案突發(fā)事件處置報(bào)告》，詳細(xì)記錄事件經(jīng)過(guò)、處置措施、損失情況及責(zé)任認(rèn)定，上報(bào)公司負(fù)責(zé)人，并將報(bào)告納入財(cái)務(wù)檔案歸檔保存。第四章監(jiān)督考核與獎(jiǎng)懲措施第二十條監(jiān)督檢查：檔案小組每季度開(kāi)展一次財(cái)務(wù)檔案管理專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查財(cái)務(wù)檔案的收集整理規(guī)范性、歸檔及時(shí)性、保管安全性、查閱借閱合規(guī)性、管理臺(tái)賬完整性等；財(cái)務(wù)部每月對(duì)財(cái)務(wù)檔案日常管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問(wèn)題；建立財(cái)務(wù)檔案管理違規(guī)舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工舉報(bào)檔案丟失、損毀、泄露、私自銷(xiāo)毀、違規(guī)查閱等違規(guī)行為，舉報(bào)信息嚴(yán)格保密；對(duì)查實(shí)的舉報(bào)，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。第二十一條考核機(jī)制：將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入各部門(mén)、各門(mén)店及相關(guān)人員的績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括：財(cái)務(wù)資料提交及時(shí)性、檔案整理規(guī)范性、歸檔完整性、保管安全性、查閱借閱合規(guī)性、問(wèn)題整改及時(shí)性等；考核結(jié)果與薪酬、評(píng)優(yōu)評(píng)先、晉升直接掛鉤。第二十二條獎(jiǎng)勵(lì)措施：年度內(nèi)嚴(yán)格遵守本制度，財(cái)務(wù)檔案管理工作規(guī)范有序，未出現(xiàn)任何違規(guī)問(wèn)題的部門(mén)、門(mén)店或個(gè)人，授予“財(cái)務(wù)檔案管理先進(jìn)集體/個(gè)人”稱號(hào)，給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)300-1000元；及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理隱患并成功避免檔案丟失、損毀或泄露的，給予相關(guān)人員現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)500-1500元；成功舉報(bào)財(cái)務(wù)檔案管理違規(guī)行為，避免公司重大損失或不良影響的，給予舉報(bào)人現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)500-2000元。第二十三條處罰措施：各部門(mén)或門(mén)店未按規(guī)定及時(shí)提交財(cái)務(wù)相關(guān)資料，或提交的資料不真實(shí)、不完整、不合規(guī)的，給予相關(guān)負(fù)責(zé)人批評(píng)教育、績(jī)效扣3-5分；多次違規(guī)的，給予績(jī)效扣5-10分、罰款200-500元；財(cái)務(wù)檔案保管人未履行保管職責(zé)，導(dǎo)致檔案存放混亂、破損、霉變、蟲(chóng)蛀的，給予批評(píng)教育、績(jī)效扣3-8分；導(dǎo)致檔案丟失、泄露的，給予通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣10-30分、罰款500