2026年劇本殺運營公司供應(yīng)商合同管理規(guī)定第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司供應(yīng)商合同管理流程，明確合同簽訂、履行、變更、終止等各環(huán)節(jié)操作標準，防范合同風險、法律風險及經(jīng)營風險，保障公司與供應(yīng)商的合法權(quán)益，提升供應(yīng)鏈合作效率與穩(wěn)定性，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司經(jīng)營管理實際，制定本規(guī)定。第二條適用范圍本規(guī)定適用于公司所有供應(yīng)商合同的全流程管理，涵蓋劇本采購、道具服裝采購、裝修維護、設(shè)備租賃、物料供應(yīng)、服務(wù)外包等各類供應(yīng)商合作所簽訂的合同（含協(xié)議、補充協(xié)議等）；適用于公司各相關(guān)部門（采購、運營、法務(wù)、財務(wù)、后勤等）及所有參與供應(yīng)商合同管理的員工，各部門需嚴格遵照本規(guī)定執(zhí)行。第三條核心定義（一）供應(yīng)商合同。指公司與外部供應(yīng)商之間為明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的書面協(xié)議，包括主合同、補充協(xié)議、附件等具有法律效力的文件。（二）供應(yīng)商。指為公司提供劇本、道具、服務(wù)、物料、設(shè)備等產(chǎn)品或服務(wù)的法人、非法人組織或自然人。（三）合同全流程管理。指從供應(yīng)商準入審核、合同談判起草、審核審批、簽訂生效，到合同履行跟蹤、驗收結(jié)算、變更解除、終止歸檔及糾紛處理的完整管理過程。（四）合同風險。指因合同條款不規(guī)范、審批流程缺失、履行監(jiān)管不到位、糾紛處理不當?shù)葘е鹿緳?quán)益受損、產(chǎn)生法律糾紛或經(jīng)濟損失的各類風險。第四條基本原則（一）合法合規(guī)原則。所有供應(yīng)商合同管理行為均需符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，合同條款需合法有效，避免無效或可撤銷情形。（二）風險可控原則。建立全流程合同風險防控機制，提前識別潛在風險，通過規(guī)范條款、嚴格審批、全程跟蹤等措施降低風險。（三）公平公正原則。與供應(yīng)商簽訂合同需遵循平等自愿、公平誠信的原則，兼顧雙方合法權(quán)益，避免顯失公平的條款。（四）權(quán)責明晰原則。明確各部門及崗位在合同管理中的職責，確保各環(huán)節(jié)責任落實到人，避免推諉扯皮。（五）高效協(xié)同原則。優(yōu)化合同管理流程，加強各部門協(xié)同配合，提升合同簽訂與履行效率，保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定。第二章組織架構(gòu)與職責第五條組織架構(gòu)公司建立“采購部門牽頭統(tǒng)籌、需求部門提出需求、法務(wù)部門法律審核、財務(wù)部門財務(wù)審核、管理層審批決策、各部門協(xié)同履行”的供應(yīng)商合同管理機制，形成分工明確、協(xié)同高效的合同管理體系。第六條各部門及人員職責（一）采購部門。作為合同管理牽頭部門，主要職責包括：1.負責供應(yīng)商準入審核、信息檔案建立與維護；2.組織開展供應(yīng)商談判，牽頭起草合同文本；3.負責合同審核審批流程的發(fā)起與跟蹤；4.監(jiān)督合同履行過程，協(xié)調(diào)解決履行過程中的一般性問題；5.負責合同歸檔管理及合同臺賬的建立與更新；6.配合開展合同糾紛處理、供應(yīng)商評價等工作。（二）需求部門。指提出采購或合作需求的部門（如運營、后勤、門店等），主要職責包括：1.明確需求標準（產(chǎn)品規(guī)格、服務(wù)要求、交付時限等），向采購部門提交需求申請；2.參與供應(yīng)商篩選與談判，確認合同中的需求條款；3.負責合同履行過程中的接收、驗收工作，出具驗收意見；4.及時向采購部門反饋履行過程中的問題，配合解決履行糾紛。（三）法務(wù)部門。主要職責包括：1.負責合同文本的法律審核，識別法律風險，提出修改建議；2.制定或提供合同標準模板，規(guī)范合同條款；3.參與重大合同談判，提供法律支持；4.負責合同糾紛的法律處理，包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等；5.對合同管理過程中的法律問題提供咨詢指導。（四）財務(wù)部門。主要職責包括：1.負責合同財務(wù)條款的審核（價格、付款方式、發(fā)票要求、違約責任等）；2.依據(jù)合同約定及驗收意見辦理付款、結(jié)算業(yè)務(wù)；3.監(jiān)督合同款項支付情況，防范財務(wù)風險；4.負責合同相關(guān)財務(wù)憑證的歸檔管理。（五）合同管理員。由采購部門指定專人擔任，主要職責包括：1.負責合同臺賬的日常更新與維護，確保臺賬信息準確完整；2.負責合同文本及相關(guān)資料的收集、整理、歸檔；3.協(xié)助跟蹤合同審核審批進度，及時提醒相關(guān)部門處理；4.定期對合同管理情況進行統(tǒng)計分析，形成報告提交采購部門負責人。（六）公司管理層。主要職責包括：1.審批重大供應(yīng)商合同及合同管理相關(guān)制度；2.協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題及跨部門爭議；3.審批合同糾紛處理方案及重大合同變更、解除事項；4.保障合同管理工作所需資源的投入。第三章供應(yīng)商準入與合同起草第七條供應(yīng)商準入審核（一）準入申請。采購部門根據(jù)需求部門提交的采購需求，啟動供應(yīng)商篩選工作，潛在供應(yīng)商需提交準入申請材料，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報告、業(yè)績證明、產(chǎn)品說明等相關(guān)資料（自然人需提供身份證明及相關(guān)能力證明）。（二）審核內(nèi)容。采購部門聯(lián)合需求部門、法務(wù)部門對供應(yīng)商進行綜合審核：1.資質(zhì)審核：核查供應(yīng)商主體資格是否合法有效，資質(zhì)證書是否齊全且在有效期內(nèi)；2.信用審核：通過官方信用平臺查詢供應(yīng)商信用狀況，避免與失信主體合作；3.能力審核：評估供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)能力、履約能力、售后服務(wù)水平等；4.合規(guī)審核：核查供應(yīng)商是否存在違法違規(guī)記錄，合作是否符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。（三）準入審批。審核通過后，采購部門提交《供應(yīng)商準入審批表》，經(jīng)部門負責人、法務(wù)部門、管理層審批通過后，將供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄；未通過審核的，不得與其簽訂合同。第八條合同起草規(guī)范（一）文本選用。優(yōu)先使用公司法務(wù)部門制定的標準合同模板；無標準模板的，由采購部門牽頭起草，或要求供應(yīng)商提供合同草案，再由采購部門聯(lián)合法務(wù)部門修改完善。（二）條款要求。合同條款需完整、明確、具體，至少包含以下核心內(nèi)容：1.雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人/負責人等）；2.合作標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準等）；3.價格與付款方式（單價、總價、付款時間、付款條件、發(fā)票類型等）；4.交付與驗收（交付時間、地點、方式、驗收標準、驗收流程等）；5.雙方權(quán)利義務(wù)；6.違約責任（逾期交付、質(zhì)量不合格、逾期付款等情形的責任承擔方式）；7.保密條款（如需）；8.知識產(chǎn)權(quán)條款（如劇本、道具等知識產(chǎn)權(quán)歸屬與使用范圍）；9.合同期限與終止條件；10.爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟）。（三）風險規(guī)避。起草合同需重點規(guī)避以下風險：1.避免條款模糊不清、歧義叢生；2.避免遺漏關(guān)鍵條款（如質(zhì)量標準、違約責任）；3.避免約定過高或不合理的違約金；4.明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬與侵權(quán)責任；5.對易燃、危險道具等特殊產(chǎn)品，需明確安全責任與合規(guī)要求。（四）需求確認。合同起草過程中，采購部門需與需求部門充分溝通，確保合同條款準確反映需求標準；涉及重大合作的，需組織需求部門、法務(wù)部門共同參與起草。第四章合同審核與簽訂第九條合同審核流程（一）內(nèi)部初審。采購部門完成合同起草后，先由部門負責人進行初審，審核內(nèi)容包括條款完整性、需求匹配度、價格合理性等，初審通過后發(fā)起正式審核流程。（二）部門審核。1.需求部門審核：審核合同中的需求條款是否符合實際需求，交付標準、驗收要求是否明確；2.法務(wù)部門審核：審核合同條款的合法性、合規(guī)性，識別法律風險，提出修改意見；3.財務(wù)部門審核：審核價格條款、付款方式、發(fā)票要求等是否符合財務(wù)制度，是否存在財務(wù)風險。各部門需在3個工作日內(nèi)完成審核，提出明確審核意見（通過、修改后通過、不通過）。（三）修改完善。對審核部門提出的修改意見，采購部門需及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，修改合同文本后重新提交審核，直至所有部門審核通過。（四）最終審批。所有部門審核通過后，采購部門提交《合同審批表》及合同文本，按權(quán)限分級審批：1.一般合同（金額較小、風險較低）：由采購部門負責人、運營部門負責人審批；2.重大合同（金額較大、風險較高或特殊合作）：需經(jīng)管理層審批。審批通過后方可進入簽訂環(huán)節(jié)。第十條合同簽訂規(guī)范（一）簽訂主體。合同簽訂主體需為公司法定代表人或授權(quán)委托人，授權(quán)委托人需持有公司出具的正式授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍與授權(quán)期限，嚴禁無授權(quán)人員簽訂合同。（二）簽訂流程。1.采購部門核對合同文本與審批通過的版本一致后，將合同送達供應(yīng)商簽字蓋章；2.供應(yīng)商簽字蓋章后，采購部門核對簽字蓋章的合法性（法定代表人簽字或授權(quán)委托人簽字及加蓋公章/合同專用章）；3.公司授權(quán)委托人在合同上簽字，加蓋公司公章或合同專用章；4.合同簽訂后，采購部門需向供應(yīng)商出具一份已蓋章的合同文本，同時留存合同正本及相關(guān)附件。（三）簽訂要求。嚴禁簽訂空白合同、倒簽合同（特殊情況需經(jīng)管理層審批并說明理由）；合同簽字蓋章需清晰、完整，合同文本需整潔、無涂改，如有修改需雙方簽字蓋章確認；合同簽訂日期需填寫準確，確保與審批通過日期一致。第五章合同履行與跟蹤第十一條合同履行跟蹤（一）履約交底。合同簽訂后，采購部門需組織需求部門、后勤部門等相關(guān)部門進行履約交底，明確各部門在履約過程中的職責、履行節(jié)點、驗收標準等。（二）過程跟蹤。采購部門作為履約跟蹤責任部門，需全程跟蹤合同履行情況：1.跟蹤供應(yīng)商的交付進度，確保按合同約定的時間、地點、方式交付產(chǎn)品或提供服務(wù)；2.跟蹤產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量，對關(guān)鍵節(jié)點進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題；3.協(xié)調(diào)解決履行過程中的溝通協(xié)調(diào)問題，確保雙方按合同約定履行義務(wù)。（三）信息記錄。合同管理員需建立《合同履行臺賬》，詳細記錄合同履行情況，包括交付時間、驗收情況、付款進度、溝通記錄、問題處理情況等，確保履約信息可追溯。第十二條驗收與結(jié)算（一）驗收流程。1.供應(yīng)商完成交付后，需向采購部門提交驗收申請及相關(guān)證明材料（產(chǎn)品合格證明、服務(wù)記錄等）；2.采購部門組織需求部門按合同約定的驗收標準進行驗收，必要時可邀請法務(wù)部門、財務(wù)部門參與；3.驗收合格的，由需求部門出具《驗收合格單》；驗收不合格的，需明確指出不合格項，要求供應(yīng)商限期整改后重新驗收，直至驗收合格，若多次整改仍不合格，按合同約定追究違約責任。（二）結(jié)算流程。1.驗收合格后，采購部門將《驗收合格單》、合同文本、供應(yīng)商開具的合法有效發(fā)票等資料提交財務(wù)部門；2.財務(wù)部門核對資料的完整性、準確性，確認符合付款條件后，按合同約定的付款方式及付款時間辦理付款手續(xù)；3.付款完成后，財務(wù)部門需及時將付款憑證反饋給采購部門，合同管理員更新《合同履行臺賬》。第十三條合同變更、解除與終止（一）合同變更。合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化需變更合同條款的，需由采購部門牽頭與供應(yīng)商協(xié)商，起草《補充協(xié)議》，按本規(guī)定第九條的審核審批流程辦理，審核審批通過后簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。（二）合同解除。出現(xiàn)合同約定的解除條件或法定解除情形時，采購部門需與法務(wù)部門溝通，評估解除合同的合法性與可行性，起草解除合同協(xié)議，按權(quán)限審批后與供應(yīng)商簽訂；因一方違約導致合同解除的，需按合同約定追究違約方責任。（三）合同終止。合同履行完畢、解除或期限屆滿后，合同自動終止。采購部門需組織相關(guān)部門對合同履行情況進行總結(jié)，確認所有義務(wù)已履行完畢，款項已結(jié)清，無遺留問題后，完成合同終止手續(xù)。第六章合同歸檔與糾紛處理第十四條合同歸檔管理（一）歸檔范圍。合同歸檔資料包括：合同正本、補充協(xié)議、附件、供應(yīng)商準入資料、審核審批文件、履約跟蹤記錄、驗收報告、付款憑證、發(fā)票、溝通記錄等與合同相關(guān)的所有資料。（二）歸檔流程。合同終止后，采購部門需在10個工作日內(nèi)將所有歸檔資料整理完畢，提交合同管理員；合同管理員按檔案管理規(guī)范對資料進行分類、編號、裝訂，建立電子與紙質(zhì)雙重檔案；電子檔案需備份存儲，紙質(zhì)檔案需存入專用檔案柜，妥善保管。（三）歸檔期限。合同檔案保管期限至少為合同終止后5年，重大合同檔案保管期限至少為10年，涉及知識產(chǎn)權(quán)、長期合作的合同檔案需永久保管；檔案保管期間需做好防潮、防火、防盜、防泄密工作。（四）檔案查閱。各部門因工作需要查閱合同檔案的，需提交《檔案查閱申請》，經(jīng)采購部門負責人審批后，在合同管理員陪同下查閱，嚴禁私自復制、摘抄、篡改檔案資料；外部單位查閱需經(jīng)管理層審批并出具相關(guān)證明。第十五條合同糾紛處理（一）糾紛預警。履行過程中發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或可能引發(fā)糾紛的，采購部門需立即停止相關(guān)付款等操作，收集相關(guān)證據(jù)，向部門負責人及法務(wù)部門匯報，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭取協(xié)商解決。（二）糾紛處理。1.協(xié)商解決：由采購部門牽頭，法務(wù)部門提供法律支持，與供應(yīng)商協(xié)商達成和解協(xié)議，明確解決措施與期限；2.調(diào)解解決：協(xié)商不成的，可申請第三方調(diào)解機構(gòu)進行調(diào)解；3.仲裁/訴訟：調(diào)解不成的，按合同約定的爭議解決方式處理，由法務(wù)部門牽頭準備仲裁或訴訟材料，相關(guān)部門配合提供證據(jù)資料。（三）糾紛跟蹤。糾紛處理過程中，法務(wù)部門需全程跟蹤進展，及時向管理層匯報；糾紛解決后，采購部門需整理糾紛處理資料，納入合同檔案歸檔，并總結(jié)經(jīng)驗教訓，優(yōu)化合同管理流程。第七章監(jiān)督考核與獎懲第十六條監(jiān)督檢查機制（一）日常監(jiān)督。采購部門負責人及合同管理員每日對合同臺賬、履行情況進行核查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改；法務(wù)部門定期對合同文本的合法性、合規(guī)性進行抽查。（二）專項檢查。運營部門每季度組織一次供應(yīng)商合同管理專項檢查，重點核查合同審核審批流程、履行跟蹤情況、歸檔管理情況等，形成專項檢查報告，提出整改要求。（三）年度評估。每年年底，采購部門聯(lián)合法務(wù)部門、財務(wù)部門對全年供應(yīng)商合同管理工作進行綜合評估，分析合同風險、履約質(zhì)量、糾紛處理情況等，形成年度評估報告，為優(yōu)化合同管理體系提供依據(jù)。第十七條考核指標體系將供應(yīng)商合同管理工作納入相關(guān)部門及員工的績效考核，核心考核指標包括：1.合同合規(guī)率：審核審批流程完整、條款合法合規(guī)的合同占比，要求≥98%；2.履約達標率：按合同約定順利完成交付驗收的合同占比，要求≥95%；3.檔案完整率：歸檔資料完整、規(guī)范的合同占比，要求≥99%；4.糾紛發(fā)生率：發(fā)生合同糾紛的合同數(shù)量占比，要求≤2%；5.糾紛解決效率：合同糾紛從發(fā)現(xiàn)到解決的平均時長，要求≤30天。第十八條獎懲措施（一）獎勵。對在供應(yīng)商合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，給予表彰和物質(zhì)獎勵：1.年度合同管理先進部門：考核指標全部達標，合同管理規(guī)范、無重大風險的部門，獎勵部門經(jīng)費XX