PAGE團(tuán)體活動(dòng)備案制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織團(tuán)體活動(dòng)的管理，規(guī)范團(tuán)體活動(dòng)備案流程，確保團(tuán)體活動(dòng)的安全、有序開展，維護(hù)公司/組織正常的工作秩序和員工/成員的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、分支機(jī)構(gòu)以及下屬單位舉辦的各類團(tuán)體活動(dòng)，包括但不限于會(huì)議、培訓(xùn)、團(tuán)建、比賽、演出等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：團(tuán)體活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得從事違法違規(guī)活動(dòng)。2.安全第一原則：將活動(dòng)安全放在首位，制定并落實(shí)安全保障措施，確保活動(dòng)參與人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。3.規(guī)范有序原則：明確活動(dòng)備案流程和要求，做到活動(dòng)組織有章可循，備案工作規(guī)范有序。4.信息準(zhǔn)確原則：活動(dòng)備案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便公司/組織進(jìn)行有效的管理和監(jiān)督。二、備案主體與職責(zé)（一）備案主體團(tuán)體活動(dòng)的主辦部門或分支機(jī)構(gòu)為備案主體，負(fù)責(zé)按照本制度規(guī)定辦理活動(dòng)備案手續(xù)。（二）主辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)體活動(dòng)的策劃、組織和實(shí)施，確?；顒?dòng)符合本制度及相關(guān)法律法規(guī)要求。2.填寫《團(tuán)體活動(dòng)備案表》，詳細(xì)、準(zhǔn)確地提供活動(dòng)相關(guān)信息，包括活動(dòng)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員、安全保障措施等。3.對(duì)活動(dòng)的安全負(fù)責(zé)，制定并落實(shí)安全預(yù)案，在活動(dòng)前進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。4.按照備案要求，配合公司/組織相關(guān)部門做好備案審核工作，根據(jù)審核意見及時(shí)修改和完善活動(dòng)方案。（三）公司/組織相關(guān)部門職責(zé)1.安全管理部門負(fù)責(zé)對(duì)團(tuán)體活動(dòng)的安全保障措施進(jìn)行審核，提出安全方面的意見和建議。參與重大活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)安全監(jiān)督，確?；顒?dòng)安全順利進(jìn)行。2.行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)團(tuán)體活動(dòng)備案表進(jìn)行形式審查，確保備案信息的完整性和規(guī)范性。對(duì)活動(dòng)備案情況進(jìn)行登記和存檔，建立活動(dòng)備案檔案。3.其他相關(guān)部門：根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)和涉及領(lǐng)域，按照各自職責(zé)對(duì)活動(dòng)備案事項(xiàng)進(jìn)行審核，提供專業(yè)指導(dǎo)和支持。三、備案內(nèi)容與要求（一）備案內(nèi)容1.活動(dòng)基本信息活動(dòng)名稱、主題、目的?；顒?dòng)時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)（詳細(xì)地址）。參與人員范圍（本公司/組織員工、外部嘉賓、合作單位人員等）及預(yù)計(jì)人數(shù)。2.活動(dòng)內(nèi)容安排活動(dòng)流程，包括活動(dòng)環(huán)節(jié)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、負(fù)責(zé)人等。如果是會(huì)議，需說(shuō)明會(huì)議議程、討論議題等；如果是培訓(xùn)，需說(shuō)明培訓(xùn)課程內(nèi)容、培訓(xùn)方式等；如果是團(tuán)建活動(dòng)，需說(shuō)明活動(dòng)形式、項(xiàng)目設(shè)置等。3.安全保障措施安全責(zé)任人及聯(lián)系方式。安全預(yù)案，包括活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的安全疏散通道、消防設(shè)施配備、應(yīng)急救援措施等。針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件（如火災(zāi)、地震、人員突發(fā)疾病等）的應(yīng)對(duì)措施和演練計(jì)劃。4.其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)活動(dòng)是否涉及收費(fèi)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及收費(fèi)方式?；顒?dòng)是否需要邀請(qǐng)媒體參與，如有，需提供媒體邀請(qǐng)名單及宣傳方案。（二）備案要求1.備案主體應(yīng)在團(tuán)體活動(dòng)舉辦前[X]個(gè)工作日向公司/組織相關(guān)部門提交《團(tuán)體活動(dòng)備案表》及相關(guān)附件材料。2.備案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，一式[X]份，加蓋主辦部門公章，并確保內(nèi)容清晰、完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門聯(lián)合舉辦的團(tuán)體活動(dòng)，由牽頭部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理備案手續(xù)，并協(xié)調(diào)其他部門提供相關(guān)材料。四、備案流程（一）提交備案主辦部門按照備案要求填寫《團(tuán)體活動(dòng)備案表》，準(zhǔn)備好相關(guān)附件材料，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交至公司/組織行政管理部門。（二）形式審查行政管理部門收到備案材料后，對(duì)備案表及附件材料進(jìn)行形式審查。審查內(nèi)容包括材料是否齊全、格式是否規(guī)范、簽字蓋章是否完整等。如發(fā)現(xiàn)材料不齊全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知主辦部門補(bǔ)充或修改。（三）部門會(huì)審行政管理部門將形式審查通過(guò)的備案材料分發(fā)給安全管理部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。各部門根據(jù)職責(zé)對(duì)活動(dòng)的安全保障、內(nèi)容安排、合規(guī)性等方面進(jìn)行審核，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)提出審核意見。（四）反饋修改行政管理部門匯總各部門審核意見后，及時(shí)反饋給主辦部門。主辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)活動(dòng)方案進(jìn)行修改和完善，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)將修改后的備案材料重新提交至行政管理部門。（五）備案存檔行政管理部門對(duì)再次提交的備案材料進(jìn)行審核，如無(wú)異議，則予以備案登記，并將備案材料存檔。同時(shí)，將備案信息錄入公司/組織團(tuán)體活動(dòng)備案管理系統(tǒng)，以便查詢和管理。五、活動(dòng)變更與取消（一）活動(dòng)變更1.團(tuán)體活動(dòng)在備案后如需變更活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等重要信息，主辦部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向公司/組織行政管理部門提交《團(tuán)體活動(dòng)變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因及變更后的具體內(nèi)容。2.行政管理部門收到變更申請(qǐng)后，按照備案流程進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，主辦部門方可按照變更后的方案組織實(shí)施活動(dòng)，并及時(shí)更新備案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（二）活動(dòng)取消1.如團(tuán)體活動(dòng)因特殊原因需要取消，主辦部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向公司/組織行政管理部門提交《團(tuán)體活動(dòng)取消申請(qǐng)表》，說(shuō)明取消原因。2.行政管理部門收到取消申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并對(duì)已備案的活動(dòng)信息進(jìn)行注銷處理。同時(shí)，對(duì)因活動(dòng)取消可能產(chǎn)生的影響進(jìn)行評(píng)估和協(xié)調(diào)解決。六、監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.公司/組織安全管理部門和行政管理部門應(yīng)定期對(duì)團(tuán)體活動(dòng)備案情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查活動(dòng)是否按照備案內(nèi)容組織實(shí)施，安全保障措施是否落實(shí)到位等。2.各部門應(yīng)配合公司/組織相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供活動(dòng)開展情況及相關(guān)資料。（二）專項(xiàng)檢查1.在重大節(jié)日、重要會(huì)議、大型活動(dòng)等特殊時(shí)期，公司/組織將開展團(tuán)體活動(dòng)專項(xiàng)檢查，對(duì)活動(dòng)備案及實(shí)施情況進(jìn)行全面檢查。2.專項(xiàng)檢查可采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求主辦部門限期整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于未按本制度規(guī)定辦理備案手續(xù)或未按備案內(nèi)容組織實(shí)施團(tuán)體活動(dòng)的主辦部門，公司/組織將視情節(jié)輕重