PAGE公司文本格式規(guī)范制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司各類文本的格式，確保公司文件的規(guī)范性、一致性和專業(yè)性，提高工作效率，便于文件的存檔、查閱和交流，維護(hù)公司形象和利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位在工作中所涉及的各類文本，包括但不限于文件、報(bào)告、通知、合同、協(xié)議、信函、報(bào)表等。3.基本原則符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：各類文本格式應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保公司運(yùn)營的合法性和合規(guī)性。保證規(guī)范性和一致性：公司內(nèi)部文本格式應(yīng)保持統(tǒng)一規(guī)范，避免因格式差異導(dǎo)致信息傳遞不暢或誤解，提高文件的可讀性和可識(shí)別性。注重實(shí)用性和可操作性：文本格式應(yīng)簡潔明了、易于操作，便于員工在日常工作中準(zhǔn)確應(yīng)用，同時(shí)滿足文件存檔、檢索等管理需求。文本格式基本要求頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格一般應(yīng)采用A4紙（210mm×297mm）作為文本打印用紙。特殊情況需使用其他規(guī)格紙張時(shí)，應(yīng)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在文檔中注明原因。2.頁邊距上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。如因文檔內(nèi)容特殊需要調(diào)整頁邊距，應(yīng)保持整體協(xié)調(diào)一致，并在排版時(shí)進(jìn)行合理設(shè)置，確保頁面布局美觀、易讀。3.頁眉頁腳頁眉內(nèi)容一般為公司名稱或文檔所屬部門名稱，字號(hào)為小五，居中顯示。頁腳內(nèi)容一般為頁碼，頁碼格式為“第X頁，共Y頁”，小五字號(hào)，居右顯示。頁眉頁腳的字體顏色應(yīng)與正文有明顯區(qū)分，建議采用灰色等淡色系，避免影響正文閱讀。字體、字號(hào)和排版1.字體中文一般使用宋體、黑體、仿宋體等常見字體，英文及數(shù)字可使用Arial、TimesNewRoman等字體。特殊情況需要使用其他字體時(shí)，應(yīng)確保整體風(fēng)格協(xié)調(diào)統(tǒng)一，不影響文檔的專業(yè)性和可讀性。2.字號(hào)標(biāo)題一般使用二號(hào)或三號(hào)字體，根據(jù)文檔內(nèi)容的層次結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，確保標(biāo)題醒目、突出。正文一般使用小四號(hào)字體，行間距一般為1.5倍行距，以便于閱讀和編輯。對(duì)于重要的文本段落或需要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容，可適當(dāng)加粗、變色或調(diào)整字號(hào)，但應(yīng)保持整體格式的一致性。3.排版段落格式：每段開頭應(yīng)縮進(jìn)兩個(gè)字符，段與段之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，一般為0.5行。對(duì)齊方式：正文應(yīng)采用兩端對(duì)齊方式，確保每行文字的左右兩端對(duì)齊，使頁面看起來整齊、規(guī)范。標(biāo)題一般采用居中對(duì)齊方式，對(duì)于較長的標(biāo)題可采用分段居中的方式進(jìn)行排版。編號(hào)與列表：對(duì)于有序列表，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字加頓號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“1.”“2.”等；對(duì)于無序列表，應(yīng)使用圓點(diǎn)“?”或方塊“□”進(jìn)行標(biāo)識(shí)。編號(hào)或列表應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，且格式統(tǒng)一、清晰。標(biāo)題格式1.一級(jí)標(biāo)題應(yīng)使用二號(hào)黑體字，居中顯示，上下各空一行。一級(jí)標(biāo)題應(yīng)簡潔明了地概括文檔的主要內(nèi)容或章節(jié)主題，具有較高的概括性和統(tǒng)領(lǐng)性。2.二級(jí)標(biāo)題使用三號(hào)黑體字，左對(duì)齊，段前空0.5行，段后空0.3行。二級(jí)標(biāo)題是對(duì)一級(jí)標(biāo)題的進(jìn)一步細(xì)化和展開，應(yīng)準(zhǔn)確反映該部分內(nèi)容的核心要點(diǎn)。3.三級(jí)標(biāo)題使用四號(hào)黑體字，左對(duì)齊，段前空0.3行，段后空0.2行。三級(jí)標(biāo)題用于更詳細(xì)地闡述二級(jí)標(biāo)題下的具體內(nèi)容，使文檔結(jié)構(gòu)層次更加清晰。4.四級(jí)及以下標(biāo)題使用小四號(hào)黑體字，左對(duì)齊，段前空0.2行，段后空0.1行。四級(jí)及以下標(biāo)題根據(jù)文檔內(nèi)容的實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)置，用于進(jìn)一步細(xì)分和說明相關(guān)內(nèi)容，確保文檔邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、層次分明。頁碼設(shè)置頁碼應(yīng)連續(xù)編排，起始頁碼為1。頁碼應(yīng)位于頁面底部居中或居右位置，采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。對(duì)于多頁文檔，應(yīng)確保頁碼的準(zhǔn)確性和完整性，便于文檔的查閱和管理。各類文本格式規(guī)范文件格式1.文件首頁標(biāo)題：應(yīng)使用二號(hào)黑體字，居中顯示，準(zhǔn)確概括文件的主題內(nèi)容。標(biāo)題下方應(yīng)注明文件編號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期等信息，字號(hào)為小四號(hào)宋體，居中標(biāo)注，各信息之間應(yīng)空一格。主送單位和抄送單位：主送單位應(yīng)頂格書寫，抄送單位應(yīng)在主送單位下方另起一行，前加“抄送：”字樣，主送單位和抄送單位的字號(hào)均為小四號(hào)宋體。正文：文件正文應(yīng)按照前文所述的字體、字號(hào)和排版要求進(jìn)行設(shè)置，段落格式規(guī)范，邏輯清晰。附件：如有附件，應(yīng)在正文下方注明附件名稱及序號(hào)，附件序號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字加括號(hào)表示，如“（附件1：[附件名稱]）”，附件名稱應(yīng)與實(shí)際文件名一致，字號(hào)為小四號(hào)宋體。附件應(yīng)隨文件一并發(fā)送，并確保附件內(nèi)容與正文的關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性。2.文件排版行距：文件正文行間距一般為1.5倍行距，特殊情況需調(diào)整行距時(shí)，應(yīng)保持整體協(xié)調(diào)一致，確保文件的易讀性。頁邊距：按照前文規(guī)定的A4紙頁邊距設(shè)置，確保文件頁面布局合理、美觀。頁碼：文件頁碼應(yīng)從正文首頁開始編排，位于頁面底部居中或居右位置，采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。對(duì)于多頁文件，應(yīng)連續(xù)編號(hào)，確保頁碼的準(zhǔn)確性和完整性。報(bào)告格式1.報(bào)告封面標(biāo)題：應(yīng)使用二號(hào)黑體字，居中顯示，明確報(bào)告的主題，如“[具體年份]公司年度工作報(bào)告”。標(biāo)題下方應(yīng)注明報(bào)告編制部門、編制日期等信息，字號(hào)為小四號(hào)宋體，居中標(biāo)注，各信息之間應(yīng)空一格。密級(jí)標(biāo)識(shí)：根據(jù)報(bào)告內(nèi)容的敏感程度，在封面右上角標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等，字號(hào)為小四號(hào)黑體。2.報(bào)告目錄目錄應(yīng)列出報(bào)告的主要章節(jié)標(biāo)題及對(duì)應(yīng)頁碼，標(biāo)題應(yīng)與正文中的標(biāo)題一致，字號(hào)為小四號(hào)宋體。目錄應(yīng)采用自動(dòng)生成的方式，確保與正文內(nèi)容的一致性和準(zhǔn)確性。3.報(bào)告正文報(bào)告正文應(yīng)按照前文所述的字體、字號(hào)和排版要求進(jìn)行設(shè)置，各章節(jié)標(biāo)題應(yīng)符合標(biāo)題格式規(guī)范，突出重點(diǎn)，層次分明。圖表和數(shù)據(jù)：報(bào)告中如有圖表和數(shù)據(jù)，應(yīng)確保圖表清晰、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)來源可靠。圖表應(yīng)編號(hào)并配有標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映圖表內(nèi)容，字號(hào)為小五號(hào)宋體，位于圖表上方居中位置。數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行必要的分析和說明，確保讀者能夠理解數(shù)據(jù)的含義和趨勢(shì)。4.報(bào)告結(jié)尾結(jié)尾部分應(yīng)包括報(bào)告編制人員名單、審核人員名單、批準(zhǔn)人員名單等信息，各名單應(yīng)按照職務(wù)和姓名順序排列，字號(hào)為小四號(hào)宋體。如有必要，報(bào)告結(jié)尾還可附上參考文獻(xiàn)、致謝等內(nèi)容，格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。通知格式1.通知標(biāo)題應(yīng)使用二號(hào)黑體字，居中顯示，明確通知的主題，如“關(guān)于召開[會(huì)議名稱]的通知”。標(biāo)題下方應(yīng)注明通知編號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期等信息，字號(hào)為小四號(hào)宋體，居中標(biāo)注，各信息之間應(yīng)空一格。2.通知正文正文應(yīng)按照前文所述的字體、字號(hào)和排版要求進(jìn)行設(shè)置，語言簡潔明了，準(zhǔn)確傳達(dá)通知的內(nèi)容和要求。通知事項(xiàng)應(yīng)條理清晰，可采用分條列項(xiàng)的方式進(jìn)行闡述，每條事項(xiàng)應(yīng)另起一行，縮進(jìn)兩個(gè)字符，以便于閱讀和理解。3.通知對(duì)象通知對(duì)象應(yīng)明確列出，可采用頂格書寫或在正文下方另起一行注明“主送：[通知對(duì)象名單]”的方式，通知對(duì)象名單應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保通知能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。4.通知落款通知落款應(yīng)注明發(fā)文部門名稱及發(fā)文日期，發(fā)文部門名稱應(yīng)使用全稱，字號(hào)為小四號(hào)宋體，位于正文右下角。發(fā)文日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“[具體日期]”，與發(fā)文部門名稱對(duì)齊。合同格式1.合同封面標(biāo)題：應(yīng)使用二號(hào)黑體字，居中顯示，明確合同的性質(zhì)和名稱，如“[合同名稱]”。標(biāo)題下方可注明合同編號(hào)、簽訂日期等信息，字號(hào)為小四號(hào)宋體，居中標(biāo)注，各信息之間應(yīng)空一格。合同雙方信息：應(yīng)詳細(xì)列出合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息，字號(hào)為小四號(hào)宋體，位于封面下方居中位置，各信息之間應(yīng)空一行。2.合同目錄合同目錄應(yīng)列出合同的主要條款標(biāo)題及對(duì)應(yīng)頁碼，標(biāo)題應(yīng)與正文中的條款標(biāo)題一致，字號(hào)為小四號(hào)宋體。目錄應(yīng)采用自動(dòng)生成的方式，確保與正文內(nèi)容的一致性和準(zhǔn)確性。3.合同正文正文應(yīng)按照前文所述的字體、字號(hào)和排版要求進(jìn)行設(shè)置，各條款應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或歧義。條款編號(hào)：合同條款應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字加括號(hào)表示，如“（1）”“（2）”等，編號(hào)應(yīng)連續(xù)編排，確保條款的順序性和邏輯性。重要條款：對(duì)于合同中的重要條款，如標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，可采用加粗、變色或調(diào)整字號(hào)等方式突出顯示，以便于雙方關(guān)注和理解。4.合同附件如有附件，應(yīng)在正文下方注明附件名稱及序號(hào)，附件序號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字加括號(hào)表示，如“（附件1：[附件名稱]）”，附件名稱應(yīng)與實(shí)際文件名一致，字號(hào)為小四號(hào)宋體。附件應(yīng)隨合同一并簽訂，并確保附件內(nèi)容與正文的關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性。5.合同落款合同落款應(yīng)包括合同雙方的簽字（或蓋章）、簽字日期等信息。雙方簽字（或蓋章）應(yīng)在合同正文下方預(yù)留的簽字欄內(nèi)進(jìn)行，簽字欄應(yīng)注明“甲方（蓋章）：法定代表人（簽字）：地址：聯(lián)系方式：簽訂日期：年月日”和“乙方（蓋章）：法定代表人（簽字）：地址：聯(lián)系方式：簽訂日期：年月日”字樣，字號(hào)為小四號(hào)宋體。簽字日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，確保合同簽訂時(shí)間的準(zhǔn)確性。信函格式1.信函首頁標(biāo)題：一般可不設(shè)置標(biāo)題，如需要設(shè)置標(biāo)題，應(yīng)使用三號(hào)黑體字，居中顯示，概括信函的主要內(nèi)容。稱呼：應(yīng)頂格書寫收信人的姓名或稱呼，并在其后加冒號(hào)，如“尊敬的[收信人姓名]：”，稱呼的字號(hào)為四號(hào)宋體。正文：正文應(yīng)按照前文所述的字體、字號(hào)和排版要求進(jìn)行設(shè)置，語言表達(dá)應(yīng)禮貌、得體，條理清晰，準(zhǔn)確傳達(dá)信函的意圖。2.信函排版行距：信函正文行間距一般為1.5倍行距，特殊情況需調(diào)整行距時(shí)，應(yīng)保持整體協(xié)調(diào)一致，確保信函的易讀性。頁邊距：按照前文規(guī)定的A4紙頁邊距設(shè)置，確保信函頁面布局合理、美觀。落款：信函落款應(yīng)注明發(fā)信人的姓名或單位名稱、地址、聯(lián)系方式等信息，以及發(fā)信日期。發(fā)信人姓名或單位名稱應(yīng)使用全稱，字號(hào)為小四號(hào)宋體，位于正文右下角。發(fā)信日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“[具體日期]”，與發(fā)信人姓名或單位名稱對(duì)齊。報(bào)表格式1.報(bào)表標(biāo)題應(yīng)使用二號(hào)黑體字，居中顯示，明確報(bào)表的名稱，如“[月份/季度/年度]財(cái)務(wù)報(bào)表”。標(biāo)題下方應(yīng)注明報(bào)表編號(hào)、編制單位、編制日期等信息，字號(hào)為小四號(hào)宋體，居中標(biāo)注，各信息之間應(yīng)空一格。2.報(bào)表表頭表頭應(yīng)明確列出報(bào)表的各項(xiàng)欄目名稱，如“項(xiàng)目”“金額”“百分比”等，欄目名稱應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映報(bào)表內(nèi)容。表頭的字號(hào)為小四號(hào)宋體，加粗顯示，以便于區(qū)分和閱讀。3.報(bào)表正文正文應(yīng)按照前文所述的字體、字號(hào)和排版要求進(jìn)行設(shè)置，數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，填寫規(guī)范。對(duì)于需要計(jì)算的數(shù)據(jù)，應(yīng)確保計(jì)算方法正確，結(jié)果準(zhǔn)確。表格邊框：報(bào)表應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)倪吙?，以區(qū)分不同的欄目和數(shù)據(jù)，邊框線應(yīng)清晰、整齊，不影響數(shù)據(jù)的閱讀和查看。4.報(bào)表附注如有需要對(duì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行解釋或說明的內(nèi)容，應(yīng)在報(bào)表正文下方以附注的形式進(jìn)行闡述。附注內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，字號(hào)為小五號(hào)宋體。文本格式審核與監(jiān)督1.審核流程各部門在完成文本起草后，應(yīng)首先由本部門負(fù)責(zé)人對(duì)文本格式進(jìn)行初步審核，確保格式符合公司文本格式規(guī)范制度的要求。初步審核通過后的文本，應(yīng)提交至公司綜合管理部門進(jìn)行格式終審。綜合管理部門應(yīng)按照制度要求對(duì)文本格式進(jìn)行全面審查，對(duì)于不符合格式規(guī)范的文本，應(yīng)及時(shí)反饋給起草部門進(jìn)行修改。對(duì)于重要文件或涉及公司重大利益的文本，在終審?fù)ㄟ^后，還應(yīng)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批，確保文本格式的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。2.監(jiān)督機(jī)制公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部各類文本的格式進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正格式不規(guī)范的問題。設(shè)立專門的意見反饋渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)文本格式規(guī)范制度的執(zhí)行情況提出意見和建議。對(duì)于員工反饋的格式問題，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給員工。將文本格式規(guī)范制度的執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，對(duì)格式規(guī)范執(zhí)行較好的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)格式