PAGE關(guān)于規(guī)范內(nèi)業(yè)資料制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織內(nèi)業(yè)資料管理，確保內(nèi)業(yè)資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持和依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及內(nèi)業(yè)資料管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：內(nèi)業(yè)資料管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策要求。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料內(nèi)容必須如實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整規(guī)范原則：資料應(yīng)涵蓋工作全過程，格式規(guī)范、分類清晰、標(biāo)識(shí)明確。4.及時(shí)歸檔原則：工作完成后應(yīng)及時(shí)整理、歸檔內(nèi)業(yè)資料，確保資料的時(shí)效性。二、內(nèi)業(yè)資料分類及內(nèi)容（一）項(xiàng)目管理資料1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目規(guī)劃資料：項(xiàng)目總體計(jì)劃、階段計(jì)劃、任務(wù)分解表等。3.項(xiàng)目進(jìn)度資料：進(jìn)度報(bào)告、進(jìn)度跟蹤記錄、延誤分析及處理措施等。4.項(xiàng)目質(zhì)量資料：質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量問題處理記錄等。5.項(xiàng)目安全資料：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理報(bào)告等。6.項(xiàng)目成本資料：成本預(yù)算、成本核算報(bào)表、成本控制措施及效果分析等。（二）技術(shù)資料1.技術(shù)方案：各類工作的技術(shù)方案、操作規(guī)程、工藝流程等。2.技術(shù)圖紙：工程圖紙、設(shè)計(jì)變更圖紙、技術(shù)示意圖等。3.技術(shù)報(bào)告：技術(shù)研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、技術(shù)評(píng)估報(bào)告等。4.技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、手冊(cè)、說明書等。（三）合同資料1.合同文本：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。2.合同評(píng)審記錄：合同評(píng)審表、評(píng)審意見及修改建議等。3.合同執(zhí)行情況記錄：合同執(zhí)行進(jìn)度、付款記錄、驗(yàn)收情況等。（四）人員資料1.員工檔案：個(gè)人基本信息、學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。2.人員考勤記錄：考勤表、請(qǐng)假條、加班記錄等。（五）財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會(huì)計(jì)憑證：記賬憑證、原始憑證等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。（六）行政資料1.行政管理文件：公司/組織規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)等。2.行政事務(wù)記錄：辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公設(shè)備維護(hù)記錄等。三、內(nèi)業(yè)資料管理流程（一）資料收集1.各部門、崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)內(nèi)業(yè)資料的收集工作，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.在工作開展過程中，相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時(shí)記錄工作信息，形成原始資料。3.對(duì)于外部獲取的資料，如文件、報(bào)告、證書等，應(yīng)進(jìn)行登記和審核，確保其真實(shí)性和有效性。（二）資料整理1.收集到的資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.對(duì)原始資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，使其條理清晰、便于查找。3.對(duì)資料中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)、計(jì)算和分析，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）資料審核1.整理后的資料應(yīng)提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真審查資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給資料收集人員進(jìn)行修改和補(bǔ)充。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行會(huì)審，確保資料的質(zhì)量。（四）資料歸檔1.審核通過的資料應(yīng)按照規(guī)定的歸檔要求進(jìn)行裝訂、編冊(cè)，并填寫歸檔目錄。2.將歸檔資料存放在指定的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查詢和管理。3.建立電子檔案，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描備份，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。（五）資料查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱內(nèi)業(yè)資料時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借資料。3.涉及公司/組織機(jī)密的資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。（六）資料借閱1.因特殊原因需要借閱內(nèi)業(yè)資料的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱資料，按時(shí)歸還，如發(fā)生資料丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（七）資料銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的內(nèi)業(yè)資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀資料前，應(yīng)填寫資料銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保資料無法恢復(fù)，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、內(nèi)業(yè)資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善內(nèi)業(yè)資料管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的資料管理工作。2.負(fù)責(zé)內(nèi)業(yè)資料的集中收集、整理、審核、歸檔、保管和查閱服務(wù)工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門內(nèi)業(yè)資料的收集、整理、審核和歸檔工作，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.明確專人負(fù)責(zé)資料管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)提交資料，并配合檔案管理部門做好資料的查閱、借閱等工作。3.對(duì)本部門保管的資料進(jìn)行定期清理和維護(hù)，確保資料的質(zhì)量。（三）資料管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守內(nèi)業(yè)資料管理制度，認(rèn)真履行資料管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)資料的日常收集、整理、登記、保管等工作，確保資料的規(guī)范和有序。3.協(xié)助檔案管理部門做好資料的審核、歸檔、查閱、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)反饋資料管理中存在的問題。4.保守資料機(jī)密，不得泄露公司/組織的敏感信息。五、內(nèi)業(yè)資料管理制度的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并形成檢查報(bào)告。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、審核、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將內(nèi)業(yè)資料管理工作納入公司/組織績(jī)效考核體系，對(duì)各部門和人員的資料管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)