PAGE化工規(guī)范資料管理制度一、總則（一）目的為加強化工企業(yè)規(guī)范資料管理，確保資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高企業(yè)管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及化工行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本化工企業(yè)內(nèi)各部門、各崗位涉及的規(guī)范資料管理工作，包括但不限于生產(chǎn)工藝資料、安全環(huán)保資料、質(zhì)量控制資料、設(shè)備維護資料、人員培訓資料等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及化工行業(yè)標準，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.準確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實、準確，如實反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際情況。3.規(guī)范性原則：資料格式、編號、分類等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，便于查閱和管理。4.完整性原則：涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的各類資料，確保資料體系完整。5.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料泄露、損壞或丟失。二、資料分類與編號（一）資料分類1.生產(chǎn)工藝類：包括生產(chǎn)流程、操作規(guī)程、工藝參數(shù)記錄等。2.安全環(huán)保類：如安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)保監(jiān)測報告等。3.質(zhì)量控制類：質(zhì)量標準、檢驗記錄、質(zhì)量分析報告等。4.設(shè)備維護類：設(shè)備檔案、維護計劃、維修記錄等。5.人員培訓類：培訓計劃、培訓教材、考核記錄等。6.行政管理類：企業(yè)文件、會議紀要、合同協(xié)議等。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，由類別代碼、年份代碼、流水號組成。2.類別代碼：根據(jù)資料分類，用兩位大寫字母表示，如“SC”代表生產(chǎn)工藝類。3.年份代碼：用四位數(shù)字表示資料形成年份，如“2023”。4.流水號：按照資料產(chǎn)生的順序，用五位數(shù)字編號，從“00001”開始。5.示例：“SC202300123”表示2023年生產(chǎn)工藝類的第123份資料。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責資料收集工作，確保資料及時、準確收集。2.資料收集應(yīng)涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié)，包括日常工作記錄、文件通知、報告報表等。3.對于外來文件，如法律法規(guī)、行業(yè)標準、供應(yīng)商提供的資料等，應(yīng)及時登記并妥善保管。（二）整理方法1.按照資料分類和編號規(guī)則，對收集到的資料進行分類整理。2.對每份資料進行核對，確保內(nèi)容完整、準確，無缺頁、錯頁等情況。3.去除資料中的無關(guān)信息，如空白頁、重復(fù)頁等，使資料簡潔明了。4.對于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲，并命名規(guī)范，便于查找。四、資料審核與批準（一）審核流程1.資料整理完成后，由部門負責人進行初審，重點審核資料內(nèi)容的準確性、完整性和規(guī)范性。2.初審?fù)ㄟ^后，提交相關(guān)專業(yè)部門或人員進行審核，如安全資料由安全管理部門審核，質(zhì)量資料由質(zhì)量管理部門審核等。3.專業(yè)審核通過后，報企業(yè)分管領(lǐng)導進行最終批準。（二）審核要點1.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及化工行業(yè)標準要求。2.數(shù)據(jù)是否準確可靠，邏輯是否清晰。3.格式是否規(guī)范，編號是否正確。4.與其他相關(guān)資料是否一致，有無矛盾之處。五、資料歸檔與存儲（一）歸檔要求1.審核批準后的資料應(yīng)及時進行歸檔，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔資料應(yīng)按照類別和年份順序排列，便于查閱和檢索。3.建立資料歸檔清單，詳細記錄資料名稱、編號、歸檔日期等信息。（二）存儲方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要資料，應(yīng)進行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。3.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保資料安全。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.申請表經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導簽字批準后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞資料，如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時報告并承擔相應(yīng)責任。七、資料保密與安全（一）保密措施1.對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料，應(yīng)嚴格保密。2.檔案管理部門應(yīng)與查閱、借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，防止資料泄露。（二）安全管理1.定期對資料存儲場所進行檢查，確保防火、防潮、防蟲等設(shè)施完好有效。2.對電子資料進行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行搶救和恢復(fù)。八、資料更新與廢止（一）更新要求1.隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的變化和法律法規(guī)、行業(yè)標準的更新，資料應(yīng)及時進行更新。2.各部門應(yīng)定期對本部門負責的資料進行梳理，發(fā)現(xiàn)需要更新的內(nèi)容，及時進行修訂。3.資料更新后，應(yīng)按照審核與批準流程進行處理，確保更新后的資料準確、規(guī)范。（二）廢止規(guī)定1.對于已不再適用或失效的資料，應(yīng)及時進行廢止。2.廢止資料應(yīng)在檔案管理部門進行登記，并注明廢止原因和日期。3.對廢止資料應(yīng)妥善保管，以備查閱。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值。2.資料涉及的事項已結(jié)束，且已無查閱必要。3.資料因損壞、丟失等原因無法使用，且已無法修復(fù)。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱清單、編號、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導簽字批準后，方可進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記