PAGE規(guī)范化財務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司財務(wù)檔案管理工作，確保財務(wù)檔案的真實性、完整性、準確性和安全性，為公司財務(wù)管理和決策提供可靠依據(jù)，同時滿足國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)的財務(wù)檔案管理工作，涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、稅務(wù)資料、銀行對賬單、合同協(xié)議等各類與財務(wù)活動相關(guān)的文件資料。（三）管理原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)、會計準則以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，確保財務(wù)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：財務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司財務(wù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋財務(wù)活動全過程的各類文件資料均應(yīng)納入檔案管理，保證檔案的全面性。4.準確性原則：財務(wù)檔案的記錄和整理應(yīng)準確無誤，便于查詢和使用。5.安全性原則：采取有效措施確保財務(wù)檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。6.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機密的財務(wù)檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息外流。二、財務(wù)檔案管理職責(zé)分工（一）財務(wù)部職責(zé)1.負責(zé)財務(wù)檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作，確保檔案的完整性和準確性。2.按照規(guī)定的保管期限和歸檔要求，定期將財務(wù)檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好財務(wù)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.對財務(wù)檔案管理工作進行自我檢查和內(nèi)部審計，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善財務(wù)檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.接收財務(wù)部移交的財務(wù)檔案，進行統(tǒng)一登記、編號、存儲和保管。3.建立財務(wù)檔案查閱、借閱登記制度，嚴格審批手續(xù)，確保檔案的安全和保密。4.定期對財務(wù)檔案進行清查和盤點，保證檔案的實體安全。5.負責(zé)財務(wù)檔案的信息化管理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門產(chǎn)生的與財務(wù)活動相關(guān)的文件資料，并按照規(guī)定及時移交財務(wù)部。2.在涉及財務(wù)事項需要查閱或使用財務(wù)檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，配合財務(wù)部和檔案管理部門的工作。三、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報表及附注、財務(wù)情況說明書等。4.稅務(wù)資料類：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、發(fā)票存根等。5.銀行對賬單類：各銀行賬戶的月度、季度、年度對賬單及相關(guān)回單。6.合同協(xié)議類：涉及財務(wù)收支的各類合同、協(xié)議、契約等。7.其他類：如財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、審計報告、資產(chǎn)評估報告等。（二）編號1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式可采用“年份+類別代碼+流水號”，例如：2023KJ01001，其中“2023”表示年份，“KJ”表示會計憑證類，“01”為流水號。3.對于同一類別的財務(wù)檔案，流水號應(yīng)連續(xù)編排，不得重復(fù)或遺漏。四、財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)部各崗位人員應(yīng)在財務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時收集相關(guān)文件資料，確保資料的完整性和及時性。原始憑證應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時由經(jīng)辦人員及時取得，并按照規(guī)定進行粘貼、整理。記賬憑證應(yīng)在審核無誤后及時編制，附上相關(guān)原始憑證。財務(wù)報告應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)編制完成，并經(jīng)審核簽字后歸檔。2.各部門應(yīng)在涉及財務(wù)事項結(jié)束后，及時將相關(guān)文件資料移交財務(wù)部，財務(wù)部應(yīng)認真核對，確保資料齊全。（二）整理1.會計憑證的整理按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并折疊整齊，確保憑證的左上角對齊。對于紙張較大的原始憑證，應(yīng)進行裁剪，使其大小與記賬憑證一致。檢查憑證的內(nèi)容是否完整，包括日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、附件張數(shù)等，如有缺失或錯誤應(yīng)及時補充或更正。將整理好的會計憑證裝訂成冊，在左上角打孔，用線繩或裝訂機裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等信息。2.會計賬簿的整理總賬應(yīng)按照科目順序排列，明細賬應(yīng)按照賬戶順序排列，日記賬應(yīng)按照日期順序排列。檢查賬簿的賬頁是否齊全，有無空白頁或跳行現(xiàn)象，如有應(yīng)進行補充或更正。在賬簿的扉頁上填寫賬簿啟用日期、截止日期、頁數(shù)、冊次、記賬人員和會計主管人員姓名，并加蓋單位公章。3.財務(wù)報告的整理將月度、季度、年度財務(wù)報表及附注、財務(wù)情況說明書等按照順序排列，并檢查報表的內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準確。在報表的封面注明單位名稱、年度、月份、報表名稱等信息，并加蓋單位公章。4.其他財務(wù)檔案的整理稅務(wù)資料應(yīng)按照稅種、申報期限等分類整理，確保資料清晰、有序。銀行對賬單應(yīng)按照賬戶、時間順序整理，與相關(guān)記賬憑證核對一致。合同協(xié)議類檔案應(yīng)按照合同編號、簽訂時間等順序整理，確保合同的完整性和關(guān)聯(lián)性。五、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為30年。2.會計賬簿類保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類年度財務(wù)報告永久保管，月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年。4.稅務(wù)資料類保管期限為10年。5.銀行對賬單類保管期限為5年。6.合同協(xié)議類保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般為10年或更長時間。7.其他類財務(wù)檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案財務(wù)部應(yīng)設(shè)置專門的財務(wù)檔案保管柜，對紙質(zhì)財務(wù)檔案進行分類存放，確保檔案存放有序、便于查找。檔案保管柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于重要的財務(wù)檔案，應(yīng)采取雙備份或多備份的方式，分別存放在不同的地點，以防止意外丟失。2.電子檔案建立財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子財務(wù)檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保檔案的可讀性和可追溯性。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。采取有效的安全防護措施，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。（三）保管地點1.紙質(zhì)財務(wù)檔案應(yīng)存放在公司內(nèi)部專門的檔案保管室，檔案保管室應(yīng)具備安全、保密、通風(fēng)、防潮等條件。2.電子財務(wù)檔案應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并進行異地備份，以確保數(shù)據(jù)的安全性。六、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準。2.申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱財務(wù)檔案，不得擅自將檔案帶出保管室，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無缺失或損壞。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人、財務(wù)部負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準。2.申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在借閱登記冊上簽字確認。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制或摘錄，應(yīng)另行填寫申請表，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外部單位（如審計機構(gòu)）因?qū)徲?、檢查等工作需要查閱或借閱公司財務(wù)檔案時，應(yīng)提前與公司財務(wù)部聯(lián)系，由財務(wù)部按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位查閱或借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)提供單位介紹信、查閱或借閱人員的有效身份證件等資料，并填寫《財務(wù)檔案外部查閱（借閱）申請表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時間等信息。3.申請表經(jīng)公司財務(wù)部負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，檔案管理部門方可安排查閱或借閱，并做好相關(guān)記錄。4.外部單位查閱或借閱財務(wù)檔案時，公司應(yīng)安排專人陪同，查閱或借閱人員應(yīng)遵守公司的檔案管理規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司或泄露檔案內(nèi)容。七、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е仑攧?wù)檔案損壞無法使用的。3.按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定需要銷毀的其他財務(wù)檔案。（二）銷毀程序1.財務(wù)部應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)檔案進行清查，編制《財務(wù)檔案銷毀清單》，詳細列出檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《財務(wù)檔案銷毀清單》經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。