行政辦公物品采購審批流程工具一、適用場景與啟動條件本工具適用于公司各部門因日常辦公、人員配置、設(shè)備維護等需要采購行政辦公物品的場景，具體包括但不限于：部門日常消耗品（如紙張、筆、文件夾等）存量不足需補充；新入職員工辦公配置（如電腦、文具、座椅等）需求；現(xiàn)有辦公設(shè)備（如打印機、投影儀、辦公家具等）維修更換配件；臨時性辦公活動（如會議、培訓）所需物品采購。啟動條件：需求部門確認所需物品為辦公必需，且在年度預(yù)算范圍內(nèi)（超預(yù)算需提前提交預(yù)算調(diào)整申請），明確物品用途、數(shù)量及規(guī)格，避免重復采購或閑置浪費。二、操作流程與責任分工（一）需求提出與部門初審申請人填寫申請表：需求部門指定申請人（如部門助理或經(jīng)辦人）填寫《行政辦公物品采購申請表》（詳見第三部分），詳細填寫物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途說明及緊急程度（普通/緊急）。部門負責人審核：部門負責人對申請的必要性、合理性及是否符合部門預(yù)算進行初審，確認無誤后在“部門負責人意見”欄簽字，并加蓋部門公章。注意：緊急采購需在“緊急程度”欄標注“緊急”，并簡要說明原因（如會議臨時需添置設(shè)備）。（二）采購申請與行政部復核提交申請表：申請人將初審通過后的《采購申請表》提交至行政部（可通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)版，具體以公司規(guī)定為準）。行政部復核：行政部收到申請后，2個工作日內(nèi)完成復核：核對物品是否符合公司行政采購目錄（如集中采購范圍內(nèi)的物品需優(yōu)先從協(xié)議供應(yīng)商采購）；檢查規(guī)格、數(shù)量是否合理，避免過度采購；確認預(yù)算是否充足，若超預(yù)算需退回并提示申請人補充預(yù)算申請。復核通過后，在“行政部審核意見”欄簽字；不通過的，注明原因并退回需求部門。（三）分級審批與采購執(zhí)行根據(jù)采購金額實行分級審批，具體權(quán)限如下（可根據(jù)公司規(guī)模調(diào)整）：小額采購（單次金額≤500元）：由行政部負責人審批，審批通過后行政部直接安排采購。中額采購（500元＜單次金額≤2000元）：需行政部負責人審核后，提交分管行政副總審批。大額采購（單次金額＞2000元）：需經(jīng)行政部負責人、分管行政副總審核，提交總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部根據(jù)采購類型執(zhí)行：常規(guī)物品：從公司協(xié)議供應(yīng)商處采購，優(yōu)先選擇性價比高、配送及時的供應(yīng)商；定制或特殊物品：行政部需聯(lián)系至少2家供應(yīng)商比價，形成《比價說明》隨采購申請表一并歸檔，保證采購合規(guī)。（四）驗收入庫與費用結(jié)算物品驗收：物品送達后，申請人及行政部指定驗收人共同到場驗收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與申請一致；檢查物品質(zhì)量是否合格（如設(shè)備是否正常使用、耗材是否完好等）；驗收合格后，雙方在《采購申請表》“驗收情況”欄簽字確認；不合格的，行政部負責聯(lián)系退換貨。入庫登記：行政部將驗收合格的物品登記至《行政辦公物品臺賬》，更新庫存信息，保證賬實相符。費用結(jié)算：行政部憑審批通過的《采購申請表》、驗收單、供應(yīng)商提供的合規(guī)結(jié)算單（需注明采購物品明細），提交財務(wù)部審核后，按公司財務(wù)流程辦理付款。（五）資料歸檔采購完成后，行政部將《采購申請表》、驗收單、比價說明（如有）、結(jié)算單等資料整理歸檔，保存期限不少于2年，以備后續(xù)查詢或?qū)徲?。三、標準化采購申請表單行政辦公物品采購申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物品清單序號物品名稱規(guī)格型號單位12緊急程度□普通□緊急緊急原因（若選緊急，請?zhí)顚懀┎块T負責人意見行政部審核意見財務(wù)部復核意見分管領(lǐng)導審批總經(jīng)理審批采購執(zhí)行情況采購人：_______采購日期：_______供應(yīng)商：________________驗收情況驗收人：_______入庫日期：_______備注：□合格□不合格（不合格原因：_______）四、執(zhí)行要點與風險提示（一）預(yù)算與合規(guī)管理采購前需確認物品在部門年度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算采購必須提前履行預(yù)算調(diào)整流程，避免無預(yù)算采購；嚴格執(zhí)行公司集中采購管理規(guī)定，優(yōu)先從協(xié)議供應(yīng)商處采購，非特殊情況不得自行選擇供應(yīng)商；大額采購（＞2000元）需履行比價程序，留存比價記錄，保證采購過程公開透明。（二）質(zhì)量與效率把控驗收環(huán)節(jié)需仔細核對物品信息，杜絕不合格物品入庫；若發(fā)覺質(zhì)量問題，需在24小時內(nèi)聯(lián)系行政部處理，影響辦公使用的需及時補充采購；緊急采購需求需提前與行政部溝通，行政部應(yīng)優(yōu)先處理，保證物品在1-3個工作日內(nèi)送達（具體時效根據(jù)供應(yīng)商約定）。（三）信息準確與責任追溯申請人需保證申請表信息填寫完整、準確，物品名稱、規(guī)格型號等模糊信息可能導致采購錯誤，責任由申請人承擔；行政部需定期更新《行政辦公物品臺賬》，每月與財務(wù)部核對庫