會(huì)議檔案管理與歸檔制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等行業(yè)法律法規(guī)及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，為規(guī)范會(huì)議檔案管理，防控管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案利用效率，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司各類會(huì)議的籌備、召開、歸檔、利用等全流程管理，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題研討會(huì)、部門內(nèi)部會(huì)議等。第三條本制度中下列術(shù)語的含義：（一）“會(huì)議檔案專項(xiàng)管理”指公司對會(huì)議文件、資料、記錄、音像等載體信息的收集、整理、鑒定、保管、利用和銷毀等活動(dòng)的系統(tǒng)性管理，旨在確保檔案的完整性、安全性、準(zhǔn)確性和有效性。（二）“會(huì)議檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案管理流程不規(guī)范、制度執(zhí)行不到位、技術(shù)手段落后等因素，導(dǎo)致檔案遺失、損毀、泄密或利用受限的風(fēng)險(xiǎn)。（三）“會(huì)議檔案合規(guī)”指會(huì)議檔案管理活動(dòng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，保障檔案管理的合法性和規(guī)范性。第四條會(huì)議檔案專項(xiàng)管理的核心原則：（一）全面覆蓋原則：所有會(huì)議檔案均納入管理范圍，確保檔案資料無遺漏。（二）責(zé)任到人原則：明確各級管理主體及崗位的職責(zé)，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：重點(diǎn)關(guān)注檔案安全風(fēng)險(xiǎn)、保密風(fēng)險(xiǎn)和利用風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施分級管控。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評估檔案管理效果，優(yōu)化管理流程和技術(shù)手段。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司會(huì)議檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，確保檔案管理工作的戰(zhàn)略部署和資源保障；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)本制度，監(jiān)督執(zhí)行情況。第六條設(shè)立公司會(huì)議檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人及專責(zé)人員為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司會(huì)議檔案管理工作，制定管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。（二）審批重大檔案管理事項(xiàng)，監(jiān)督制度的執(zhí)行效果。（三）定期聽取工作報(bào)告，協(xié)調(diào)解決管理中的重大問題。第七條明確各級管理主體的職責(zé)分工：（一）牽頭部門（如綜合管理部）職責(zé)：1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)議檔案管理制度，組織培訓(xùn)宣貫。2.統(tǒng)籌檔案管理資源，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。3.定期開展檔案管理評估，提出優(yōu)化建議。（二）專責(zé)部門（如檔案室、信息安全部）職責(zé)：1.負(fù)責(zé)檔案管理的技術(shù)支持和流程優(yōu)化。2.審核檔案的合規(guī)性，提供專業(yè)指導(dǎo)。3.監(jiān)控檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)急預(yù)案。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：1.落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)議檔案管理要求，確保檔案及時(shí)歸檔。2.開展日常風(fēng)險(xiǎn)排查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)。3.負(fù)責(zé)檔案的日常保管和使用監(jiān)督。第八條基層執(zhí)行崗位的合規(guī)操作責(zé)任：（一）崗位人員需簽署合規(guī)承諾書，明確檔案管理要求。（二）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或異常情況，須立即上報(bào)，不得隱瞞。（三）嚴(yán)格遵守檔案查閱、復(fù)制、銷毀等操作規(guī)范，嚴(yán)禁違規(guī)操作。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議文件資料管理：規(guī)范會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等文件的起草、審核、印制和分發(fā)，確保文件要素完整、格式統(tǒng)一。第十條會(huì)議記錄管理：要求會(huì)議記錄全面、準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容，包括參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等，記錄后需經(jīng)會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。第十一條會(huì)議音像資料管理：對重要會(huì)議進(jìn)行影像錄制，錄制設(shè)備需符合保密要求，音視頻資料需標(biāo)注會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)等關(guān)鍵信息。第十二條檔案收集與整理：會(huì)議結(jié)束后X日內(nèi)，由主辦部門完成檔案收集，按“一事一檔”原則分類整理，確保檔案完整性。第十三條檔案鑒定與保管：定期對檔案價(jià)值進(jìn)行評估，對無保存價(jià)值的檔案按規(guī)定程序銷毀；重要檔案需采取異地備份措施，防止遺失。第十四條檔案安全保密：涉密檔案需設(shè)置物理隔離或加密存儲(chǔ)，訪問人員需經(jīng)授權(quán)，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播涉密檔案。第十五條檔案利用與借閱：建立檔案利用審批制度，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，利用完畢后及時(shí)歸還，并記錄使用情況。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：根據(jù)國家法律法規(guī)及公司業(yè)務(wù)變化，每年至少開展一次制度評估，必要時(shí)修訂制度內(nèi)容。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每季度組織一次檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分級評估，發(fā)布預(yù)警通知，明確整改要求。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：將檔案管理審查嵌入會(huì)議籌備、召開、歸檔等環(huán)節(jié)，未經(jīng)合規(guī)審查的會(huì)議檔案不得存檔或使用。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：對一般風(fēng)險(xiǎn)由主辦部門整改，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工及上報(bào)時(shí)限。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：對違反檔案管理規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評、績效扣減等處理，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)。第二十一條評估改進(jìn)機(jī)制：每年開展檔案管理績效評估，從完整性、安全性、利用效率等維度考核，優(yōu)化管理漏洞。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)干部須定期聽取檔案管理工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決資源瓶頸，確保制度有效落地。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：將檔案管理納入部門及個(gè)人績效考核，優(yōu)秀案例予以表彰，不合格的進(jìn)行約談?wù)?。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：每半年開展一次檔案管理培訓(xùn)，分層級明確操作規(guī)范，通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等強(qiáng)化意識(shí)。第二十五條信息化支撐：建設(shè)會(huì)議檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)、智能檢索、權(quán)限管理等功能，提升管理效率。第二十六條文化建設(shè)：編制《會(huì)議檔案管理手冊》，組織簽訂合規(guī)承諾書，營造“人人重檔案、處處講規(guī)范”的文化氛圍。第二十七條報(bào)告制度：各部門每月提交檔案管理情況報(bào)告，公司每半年匯總發(fā)布管理報(bào)告，內(nèi)容包括風(fēng)險(xiǎn)事件、改進(jìn)