公章的管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合公司實(shí)際管理需求，特別是為防控公章管理領(lǐng)域的專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升治理效能而制定。制度的實(shí)施旨在明確公章管理權(quán)責(zé)、防范印章濫用風(fēng)險(xiǎn)、確保公司合法權(quán)益，同時(shí)滿足集團(tuán)母公司關(guān)于印章管理的統(tǒng)一管控要求，推動(dòng)公司治理體系現(xiàn)代化建設(shè)。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公章申請(qǐng)、刻制、保管、使用、登記、銷毀等全生命周期管理。具體適用場(chǎng)景包括但不限于：公司對(duì)外簽署合同、協(xié)議；內(nèi)部重要文件審批；財(cái)務(wù)憑證簽發(fā)；法律事務(wù)處置；以及涉及公司資產(chǎn)處置、人員任免等重大事項(xiàng)的印章使用。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”是指公司針對(duì)公章管理領(lǐng)域，通過制度約束、流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防控、監(jiān)督考核等手段，實(shí)現(xiàn)印章使用合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、流程可控的系統(tǒng)性管理活動(dòng)。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”是指因公章管理不當(dāng)可能導(dǎo)致的法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或內(nèi)部管理失效等潛在風(fēng)險(xiǎn)，包括印章遺失、被盜用、違規(guī)使用、保管不當(dāng)?shù)惹樾?。（三）“XX合規(guī)”是指公章管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定及公司內(nèi)部制度要求，確保印章使用權(quán)屬清晰、審批規(guī)范、記錄完整。第四條公章管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。（一）全面覆蓋：公章管理應(yīng)覆蓋所有印章類別（包括公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章等）及使用場(chǎng)景，確保無管理盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理主體和執(zhí)行崗位的印章管理職責(zé)，做到事事有人管、環(huán)環(huán)有人盯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦印章管理中的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，實(shí)施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)制度執(zhí)行效果、風(fēng)險(xiǎn)變化及業(yè)務(wù)發(fā)展，定期評(píng)估并優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司公章管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)印章安全與合規(guī)使用的最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督考核。第六條設(shè)立公司公章管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、辦公室等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌公司公章管理的頂層設(shè)計(jì)與制度體系建設(shè)；（二）決策重大印章管理事項(xiàng)，審批印章變更、廢止等事項(xiàng)；（三）監(jiān)督各層級(jí)印章管理責(zé)任的落實(shí)情況，協(xié)調(diào)跨部門印章使用爭(zhēng)議。第七條公司辦公室作為公章管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)：（一）制定并修訂公章管理制度，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)與宣貫；（二）統(tǒng)一管理印章刻制申請(qǐng)與審批流程，確保持證刻制；（三）指導(dǎo)各部門規(guī)范印章使用，定期開展印章庫存清點(diǎn)；（四）建立印章使用登記臺(tái)賬，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。第八條法務(wù)部作為專責(zé)部門，負(fù)責(zé)：（一）審核印章使用申請(qǐng)的法律合規(guī)性，提供法律支持；（二）評(píng)估印章管理領(lǐng)域的法律風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化防控措施；（三）參與印章糾紛處置，維護(hù)公司合法權(quán)益。第九條財(cái)務(wù)部、人力資源部、項(xiàng)目管理部等業(yè)務(wù)部門及下屬單位，作為印章使用的具體實(shí)施主體，須落實(shí)以下職責(zé)：（一）根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出印章使用申請(qǐng)，明確用途、時(shí)限、經(jīng)辦人；（二）嚴(yán)格履行內(nèi)部審批程序，確保持證人在場(chǎng)監(jiān)督；（三）保管本部門使用的印章，定期向辦公室報(bào)備使用情況。第十條基層執(zhí)行崗位（如合同專員、檔案管理員等）須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署印章使用申請(qǐng)時(shí)，核對(duì)審批手續(xù)完備性；（（二）確保持證人在場(chǎng)監(jiān)督蓋章，避免代簽、越權(quán)使用；（三）發(fā)現(xiàn)印章異常情況（如遺失、污損）立即上報(bào)，不得隱瞞。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條公章刻制管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：公司統(tǒng)一委托指定機(jī)刻機(jī)構(gòu)刻制印章，需提交刻制申請(qǐng)、審批單及印章規(guī)格說明；刻制完成后，由辦公室驗(yàn)印并備案。禁止性行為：嚴(yán)禁私自刻制、外流刻制機(jī)構(gòu)，不得擅自變更印章材質(zhì)與規(guī)格。重點(diǎn)防控點(diǎn)：刻制過程全程留痕，防止印章信息泄露。第十二條公章保管管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：公司公章由辦公室指定專人專柜保管，財(cái)務(wù)章、合同章等實(shí)行分保管制度；保管人須持有效身份證明開啟保險(xiǎn)柜；建立保管交接記錄。禁止性行為：嚴(yán)禁多人共管同一印章，禁止將印章帶離辦公場(chǎng)所。重點(diǎn)防控點(diǎn)：定期檢查保管環(huán)境安全性，防止盜竊、毀損。第十三條公章使用審批：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：印章使用須通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)審批單流程，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)（重大事項(xiàng)需總經(jīng)理批準(zhǔn)）簽字；審批單需與用印登記表關(guān)聯(lián)。禁止性行為：嚴(yán)禁無審批使用、越級(jí)審批、代簽審批。重點(diǎn)防控點(diǎn)：審批權(quán)限與業(yè)務(wù)范圍匹配，重大事項(xiàng)需集體決策。第十四條印章對(duì)外使用管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：涉及合同、訴訟、資信證明等對(duì)外用印，需經(jīng)法務(wù)部前置審核；用印前核對(duì)簽約方身份及文件有效性。禁止性行為：嚴(yán)禁為無關(guān)第三方提供印章證明，禁止偽造公司文件。重點(diǎn)防控點(diǎn)：高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)場(chǎng)景實(shí)施雙人復(fù)核。第十五條印章登記與追溯：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立電子化印章臺(tái)賬，記錄用印時(shí)間、事由、經(jīng)手人、審批人；重要用印需附文件影印件存檔。禁止性行為：嚴(yán)禁涂改、偽造用印記錄。重點(diǎn)防控點(diǎn)：利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)掃碼留痕、不可篡改追溯。第十六條印章變更與廢止管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：印章名稱、規(guī)格變更需經(jīng)公司決策程序批準(zhǔn)，舊章作廢需銷毀并公示；變更后及時(shí)更新臺(tái)賬。禁止性行為：未及時(shí)廢止失效印章仍繼續(xù)使用。重點(diǎn)防控點(diǎn)：變更過程同步更新所有關(guān)聯(lián)系統(tǒng)。第十七條印章風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：發(fā)生印章遺失、被盜用等情況，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案：暫停涉事印章使用、通報(bào)相關(guān)部門排查、評(píng)估損失、必要時(shí)公告作廢。禁止性行為：隱瞞不報(bào)、拖延處置。重點(diǎn)防控點(diǎn)：建立責(zé)任倒查機(jī)制，追究相關(guān)人責(zé)任。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：公司辦公室每年聯(lián)合法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等開展制度評(píng)估，根據(jù)《中華人民共和國(guó)印章管理?xiàng)l例》等法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整（如組織架構(gòu)變動(dòng)、新業(yè)務(wù)場(chǎng)景）及時(shí)修訂制度，修訂后發(fā)布全公司通報(bào)。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每季度組織專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注：印章保管異常（如多人頻繁借管）、審批流程繞過、高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)用印等；評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)后發(fā)布預(yù)警通知，要求責(zé)任部門整改。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：將印章管理審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：（一）新員工入職培訓(xùn)中強(qiáng)制宣導(dǎo)印章使用規(guī)范；（二）重大合同簽署前審核用印審批鏈完整性；（三）年度審計(jì)中抽查印章使用臺(tái)賬真實(shí)性；明確“未經(jīng)合規(guī)審查的用印一律無效”。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)（如用印記錄遺漏）由使用部門限期整改，重大風(fēng)險(xiǎn)（如印章被盜用）啟動(dòng)集團(tuán)級(jí)應(yīng)急預(yù)案：法務(wù)部牽頭調(diào)查、財(cái)務(wù)部追償損失、辦公室評(píng)估制度漏洞并優(yōu)化。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：界定違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：（一）未經(jīng)審批用?。和▓?bào)批評(píng)、扣減部門年度考核分；（二）違規(guī)轉(zhuǎn)借印章：解除勞動(dòng)合同、追償經(jīng)濟(jì)損失；（三）因印章管理不當(dāng)造成重大損失：?jiǎn)?dòng)紀(jì)律處分程序。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年12月由領(lǐng)導(dǎo)小組組織評(píng)估，考核指標(biāo)包括：印章遺失率、審批效率、違規(guī)用印次數(shù)等；評(píng)估報(bào)告提交董事會(huì)審議，作為制度優(yōu)化依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：公司主要負(fù)責(zé)人每年聽取一次公章管理工作匯報(bào)，分管領(lǐng)導(dǎo)每月抽查一次制度執(zhí)行情況；各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)分管范圍內(nèi)的印章管理負(fù)“一崗雙責(zé)”。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：將印章管理合規(guī)情況納入：（一）部門年度考核指標(biāo)體系（權(quán)重5%）；（二）個(gè)人績(jī)效評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)；（三）評(píng)優(yōu)評(píng)先前置條件（連續(xù)兩年不合格取消資格）。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每半年開展合規(guī)履職培訓(xùn)，內(nèi)容涉及印章管理責(zé)任與權(quán)限；（二）一線員工：入職時(shí)強(qiáng)制學(xué)習(xí)操作規(guī)范，每年更新培訓(xùn)材料；（三）發(fā)布《印章管理紅線清單》等圖文手冊(cè)，張貼關(guān)鍵場(chǎng)所。第二十七條信息化支撐：開發(fā)印章管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)：（一）用印申請(qǐng)線上化審批，自動(dòng)生成電子臺(tái)賬；（二）掃碼留痕技術(shù)防止代簽、重用；（三）數(shù)據(jù)接口對(duì)接OA、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。第二十八條文化建設(shè)：（一）設(shè)立“合規(guī)用印”宣傳月，發(fā)布典型案例；（二）全員簽署《印章使用承諾書》，納入員工手冊(cè)；（三）評(píng)選“印章管理示范部門”，樹立標(biāo)桿。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件：發(fā)生印章遺失、盜用等重大事件，2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至辦公室，24小時(shí)內(nèi)形成初步調(diào)查報(bào)告；（二）年度報(bào)告