養(yǎng)老院老人檔案管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)老年人權(quán)益保障法》《社會(huì)養(yǎng)老服務(wù)體系建設(shè)規(guī)劃（XX-XX年）》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《養(yǎng)老機(jī)構(gòu)服務(wù)規(guī)范》（XXXX）及集團(tuán)母公司《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)政策法規(guī)制定，結(jié)合公司養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)管理實(shí)際，旨在規(guī)范老人檔案管理行為，防控信息安全隱患，提升服務(wù)規(guī)范化水平，保障老人合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬各養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)及全體員工，覆蓋老人從入住登記、信息采集、動(dòng)態(tài)更新、保管利用至銷毀的全生命周期檔案管理活動(dòng)。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)含義：（一）“XX專項(xiàng)管理”指圍繞老人檔案管理建立的全流程、全要素、全覆蓋的管控體系，包括制度設(shè)計(jì)、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)防控、監(jiān)督考核等組成部分。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案管理缺失或不當(dāng)可能導(dǎo)致的法律糾紛、信息泄露、服務(wù)差錯(cuò)、合規(guī)處罰等潛在危害。（三）“XX合規(guī)”指檔案管理活動(dòng)嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保管理行為合法性、操作規(guī)范性、責(zé)任明確性。第四條檔案管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、安全保密、動(dòng)態(tài)管理、持續(xù)改進(jìn)”的原則。全面覆蓋要求覆蓋所有老人及檔案信息；責(zé)任到人強(qiáng)調(diào)各層級(jí)管理主體明確職責(zé)；安全保密保障信息絕對(duì)安全；動(dòng)態(tài)管理要求及時(shí)更新檔案內(nèi)容；持續(xù)改進(jìn)推動(dòng)管理優(yōu)化。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司老人檔案管理工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)直接組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督檔案管理工作的落實(shí)。第六條設(shè)立老人檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括總部運(yùn)營(yíng)部、人力資源部、信息管理部及各養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)院長(zhǎng)。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，審批重大事項(xiàng)，監(jiān)督考核工作成效。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)：（一）審議、批準(zhǔn)檔案管理制度及重大修訂方案；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門、跨機(jī)構(gòu)的檔案管理資源；（三）監(jiān)督重大風(fēng)險(xiǎn)事件的處置及整改落實(shí)；（四）定期聽(tīng)取專項(xiàng)工作報(bào)告，提出改進(jìn)要求。第八條總部運(yùn)營(yíng)部作為檔案管理牽頭部門，承擔(dān)以下職責(zé)：（一）制定、修訂檔案管理制度及操作流程；（二）組織全公司檔案管理培訓(xùn)與宣貫；（三）定期開(kāi)展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，匯總分析問(wèn)題；（四）監(jiān)督各部門、機(jī)構(gòu)檔案管理工作執(zhí)行情況。第九條信息管理部作為專責(zé)部門，負(fù)責(zé)：（一）老人檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)與優(yōu)化；（二）數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施的實(shí)施與檢查；（三）協(xié)助開(kāi)展電子檔案的備份與恢復(fù)；（四）提供技術(shù)支持，解決系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題。第十條各養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)作為業(yè)務(wù)部門，承擔(dān)以下職責(zé)：（一）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，落實(shí)日常管理要求；（二）負(fù)責(zé)老人紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔；（三）確保電子檔案的實(shí)時(shí)更新與準(zhǔn)確完整；（四）配合總部開(kāi)展專項(xiàng)檢查，及時(shí)整改問(wèn)題。第十一條基層執(zhí)行崗位員工應(yīng)履行以下合規(guī)責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確檔案管理操作規(guī)范；（二）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或異常情況，及時(shí)上報(bào)；（三）不得擅自篡改、泄露、損毀檔案信息；（四）按流程處理檔案借閱、復(fù)印等申請(qǐng)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條檔案信息采集管理：所有老人入檔時(shí)應(yīng)采集身份信息、健康檔案、家庭背景、服務(wù)需求等關(guān)鍵內(nèi)容，確保信息真實(shí)完整。禁止采集涉及隱私的敏感信息，如金融賬戶、宗教信仰等。第十三條檔案動(dòng)態(tài)更新管理：服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)每月核對(duì)檔案信息，遇老人健康狀況、服務(wù)需求等變化時(shí)，須在X日內(nèi)完成檔案修訂?？偛窟\(yùn)營(yíng)部每季度抽查更新情況，對(duì)滯后機(jī)構(gòu)進(jìn)行通報(bào)。第十四條檔案保管安全要求：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于防火、防潮、防盜的專用檔案室，電子檔案需雙備份存儲(chǔ)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。禁止將檔案交由非授權(quán)人員保管或外借。第十五條檔案查閱利用規(guī)范：查閱檔案需經(jīng)老人本人或監(jiān)護(hù)人書(shū)面授權(quán)，或由醫(yī)療、司法等特殊機(jī)構(gòu)持有效證明并經(jīng)總部審批。查閱記錄應(yīng)完整登記，留存X年備查。第十六條電子檔案安全防護(hù)：禁止使用非授權(quán)軟件處理電子檔案，定期開(kāi)展數(shù)據(jù)加密及漏洞掃描，系統(tǒng)登錄須通過(guò)二次驗(yàn)證。員工離職時(shí)須交回所有存儲(chǔ)介質(zhì)。第十七條檔案銷毀管理：老人去世后X日內(nèi)，服務(wù)機(jī)構(gòu)須整理相關(guān)檔案并申請(qǐng)銷毀。紙質(zhì)檔案由專人監(jiān)督在碎紙機(jī)銷毀，電子檔案需執(zhí)行格式化或物理銷毀，并記錄銷毀過(guò)程。第十八條檔案交接管理：服務(wù)機(jī)構(gòu)合并或人員調(diào)動(dòng)時(shí)，須制定檔案交接清單，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。交接檔案需完整、無(wú)缺損，并注明交接日期。第十九條檔案應(yīng)急處理：遇火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，控制現(xiàn)場(chǎng)，保護(hù)檔案，并及時(shí)上報(bào)總部協(xié)調(diào)處置。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：每年X月由運(yùn)營(yíng)部牽頭，結(jié)合法律法規(guī)修訂、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)變化及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提出制度修訂草案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議后發(fā)布實(shí)施。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每季度由運(yùn)營(yíng)部組織各機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案管理自查，匯總風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，按“一般/重大”等級(jí)評(píng)估，發(fā)布預(yù)警通知。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制：老人檔案管理須嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)審查：（一）入檔時(shí)，由護(hù)理部審核信息完整性；（二）更新時(shí)，由運(yùn)營(yíng)部抽查符合性；（三）查閱時(shí)，由信息管理部驗(yàn)證授權(quán)有效性；（四）銷毀時(shí)，由監(jiān)事會(huì)監(jiān)督執(zhí)行過(guò)程。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由服務(wù)機(jī)構(gòu)自行整改，每月上報(bào)改進(jìn)報(bào)告；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：總部啟動(dòng)專項(xiàng)調(diào)查，限期整改，未達(dá)標(biāo)機(jī)構(gòu)暫停新項(xiàng)目；（三）緊急情況：立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，24小時(shí)內(nèi)上報(bào)總部備案。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反檔案管理規(guī)定的，視情節(jié)輕重采?。海ㄒ唬┚妫菏状芜`規(guī)，通報(bào)批評(píng)；（二）罰款：造成輕微損失，扣減績(jī)效；（三）撤職：情節(jié)嚴(yán)重，移交紀(jì)律部門處理。第二十五條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年X月由領(lǐng)導(dǎo)小組組織第三方機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案管理有效性評(píng)估，形成報(bào)告提交決策層，重點(diǎn)評(píng)估制度符合性、流程合理性、風(fēng)險(xiǎn)防控有效性。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十六條組織保障：各層級(jí)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期聽(tīng)取檔案管理工作匯報(bào)，將檔案管理納入年度工作會(huì)議議題，明確季度工作目標(biāo)。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制：將檔案管理納入績(jī)效考核指標(biāo)體系，優(yōu)秀機(jī)構(gòu)給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，連續(xù)X次考核不合格的負(fù)責(zé)人不得晉升。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每年X月組織合規(guī)履職培訓(xùn)，考核合格后方可主管檔案工作；（二）基層員工：新入職員工必須完成檔案管理操作培訓(xùn)，定期開(kāi)展實(shí)操演練；（三）發(fā)布《老人檔案管理手冊(cè)》，張貼操作指引，強(qiáng)化意識(shí)。第二十九條信息化支撐：開(kāi)發(fā)老人檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)以下功能：（一）電子檔案在線歸檔、檢索；（二）自動(dòng)生成檔案目錄及更新提醒；（三）實(shí)時(shí)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)訪問(wèn)日志。第三十條文化建設(shè)：（一）設(shè)立“檔案管理標(biāo)兵”評(píng)選，宣傳先進(jìn)事跡；（二）簽訂《全員合規(guī)承諾書(shū)》，明確違規(guī)后果；（三）制作宣傳展板，營(yíng)造“人人重檔案”的氛圍。第三十一條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：發(fā)生檔案遺失、泄露等事件，須在2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至運(yùn)營(yíng)部，24小時(shí)內(nèi)提交初步調(diào)查報(bào)告；（二）年度管理報(bào)告：每年X月30日前提交本年度管理情況，包括風(fēng)險(xiǎn)事件、整改成效、制度修訂等