一、低值易耗品概述低值易耗品是單位價(jià)值較低、使用期限較短，無法按固定資產(chǎn)核算的用具物品（如辦公文具、小型工具、勞保用品等）。這類資產(chǎn)雖單值不高，但使用頻率高、流轉(zhuǎn)快，若管理失序易造成資源浪費(fèi)或資產(chǎn)流失。規(guī)范采購(gòu)與盤點(diǎn)流程，對(duì)企業(yè)成本控制、資產(chǎn)管理效率提升具有關(guān)鍵作用。二、采購(gòu)流程管理（一）需求申報(bào)與審批各部門結(jié)合實(shí)際工作場(chǎng)景，由使用人或部門負(fù)責(zé)人填報(bào)《低值易耗品需求申請(qǐng)表》，明確物品名稱、規(guī)格、預(yù)計(jì)用量、預(yù)算金額及使用場(chǎng)景。申請(qǐng)表需經(jīng)部門主管初審（重點(diǎn)核查需求合理性，如是否與現(xiàn)有庫(kù)存重復(fù)、是否匹配崗位實(shí)際需要），再提交至采購(gòu)/行政部門復(fù)核。若為批量采購(gòu)或金額較高的需求，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)終審，確保預(yù)算可控。（二）供應(yīng)商選擇與詢價(jià)采購(gòu)部門需建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先從資質(zhì)合規(guī)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量認(rèn)證）、合作記錄良好的供應(yīng)商中篩選。針對(duì)需求物品，通過電話、郵件或?qū)嵉乜疾斓确绞较蛑辽?家供應(yīng)商詢價(jià)，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交貨周期、售后服務(wù)（如退換貨政策、質(zhì)保期限）。長(zhǎng)期采購(gòu)的品類可簽訂框架協(xié)議，鎖定價(jià)格與服務(wù)條款，降低后續(xù)采購(gòu)成本。（三）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)下單：確認(rèn)供應(yīng)商后，簽訂采購(gòu)合同或開具采購(gòu)訂單，明確物品明細(xì)、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。小額采購(gòu)（如辦公文具）可通過企業(yè)采購(gòu)平臺(tái)或固定供應(yīng)商直接下單，簡(jiǎn)化流程。2.到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，由采購(gòu)部門聯(lián)合使用部門共同驗(yàn)收。核對(duì)實(shí)物與訂單/合同是否一致，檢查外觀、質(zhì)量（如工具是否完好、文具是否無損壞），清點(diǎn)數(shù)量并填寫《低值易耗品驗(yàn)收單》，參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。若發(fā)現(xiàn)短缺、損壞或質(zhì)量不符，及時(shí)與供應(yīng)商溝通退換貨，留存溝通記錄及相關(guān)憑證。（四）入賬與臺(tái)賬管理驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門憑驗(yàn)收單、采購(gòu)發(fā)票等單據(jù)辦理入賬，按會(huì)計(jì)準(zhǔn)則計(jì)入“周轉(zhuǎn)材料——低值易耗品”科目。同時(shí)，行政/資產(chǎn)管理部門需建立《低值易耗品管理臺(tái)賬》，記錄物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)入時(shí)間、使用部門、存放地點(diǎn)等信息，實(shí)現(xiàn)“一物一碼”或“一類一賬”管理，便于后續(xù)追蹤。三、盤點(diǎn)流程管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.范圍與周期：根據(jù)企業(yè)規(guī)模與低值易耗品使用頻率，設(shè)定盤點(diǎn)范圍（如全公司或重點(diǎn)部門），周期可分為月度抽查、季度小盤點(diǎn)、年度全面盤點(diǎn)。年度盤點(diǎn)需覆蓋所有在用、閑置、待報(bào)廢的低值易耗品。2.組建盤點(diǎn)小組：由資產(chǎn)管理部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)、使用部門人員組成盤點(diǎn)小組，明確分工（如賬務(wù)核對(duì)、實(shí)地清點(diǎn)、記錄匯總），提前培訓(xùn)盤點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)與方法。（二）實(shí)地盤點(diǎn)實(shí)施1.賬實(shí)核對(duì)：盤點(diǎn)前，資產(chǎn)管理部門整理最新臺(tái)賬，生成盤點(diǎn)清單。盤點(diǎn)人員現(xiàn)場(chǎng)逐一核對(duì)實(shí)物與清單，記錄實(shí)際數(shù)量、狀態(tài)（如完好、損壞、閑置）。對(duì)同款物品（如辦公文具），可通過“以舊換新”記錄或使用部門反饋輔助確認(rèn)。2.特殊情況處理：若發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，需標(biāo)記差異物品，詢問使用人/保管人原因（如臨時(shí)借用、丟失、自然損耗），并拍照或記錄現(xiàn)場(chǎng)情況，作為后續(xù)分析依據(jù)。對(duì)已報(bào)廢但未核銷的物品，需確認(rèn)報(bào)廢原因（如損壞無法使用），收集報(bào)廢憑證（如報(bào)廢申請(qǐng)單）。（三）差異分析與處理盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)小組匯總差異數(shù)據(jù)，分析原因：記賬錯(cuò)誤（如入賬延遲、數(shù)量登記錯(cuò)誤）：由財(cái)務(wù)/資產(chǎn)管理部門調(diào)整臺(tái)賬，確保賬實(shí)一致；自然損耗（如文具正常消耗）：按企業(yè)制度辦理核銷，更新臺(tái)賬；丟失/人為損壞：查明責(zé)任人，按規(guī)定追責(zé)（如賠償、警告），并完善保管責(zé)任制度。（四）盤點(diǎn)報(bào)告與歸檔盤點(diǎn)小組撰寫《低值易耗品盤點(diǎn)報(bào)告》，內(nèi)容包括盤點(diǎn)基本情況、差異明細(xì)及原因分析、處理結(jié)果、改進(jìn)建議（如優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃、加強(qiáng)保管措施）。報(bào)告經(jīng)部門主管審核后，提交至管理層備案，同時(shí)將盤點(diǎn)記錄、差異處理憑證等歸檔，作為后續(xù)管理的參考依據(jù)。四、管理優(yōu)化建議（一）信息化工具賦能引入ERP系統(tǒng)或資產(chǎn)管理軟件，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)、審批、下單、驗(yàn)收、入賬全流程線上化，自動(dòng)更新臺(tái)賬；盤點(diǎn)時(shí)通過掃碼槍或手機(jī)APP掃描物品二維碼，快速核對(duì)賬實(shí)，減少人為錯(cuò)誤。（二）制度完善與責(zé)任落實(shí)明確各部門在采購(gòu)、使用、保管中的責(zé)任（如使用部門需愛護(hù)物品、及時(shí)反饋損壞情況，資產(chǎn)管理部門定期檢查臺(tái)賬準(zhǔn)確性）。建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)節(jié)約采購(gòu)成本、盤點(diǎn)無重大差異的部門/個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違規(guī)操作（如虛報(bào)需求、丟失物品）進(jìn)行處罰。（三）培訓(xùn)與監(jiān)督并重定期組織員工培訓(xùn)，講解低值易耗品管理制度、盤點(diǎn)方法及信息化工具操作；資產(chǎn)管理部門不定期抽查庫(kù)存與