供應商資質(zhì)審核及檔案管理工具適用情境與場景本工具適用于企業(yè)采購、供應鏈管理等場景，具體包括：新供應商引入：首次合作前對供應商資質(zhì)進行全面審核，保證其具備合法經(jīng)營能力和履約條件?，F(xiàn)有供應商定期復核：每年或每半年對合作中的供應商資質(zhì)進行重新審核，確認資質(zhì)有效性及合規(guī)性。項目專項資質(zhì)核驗：針對特定項目（如采購、大型工程等），要求供應商提供額外專項資質(zhì)（如行業(yè)許可證、ISO認證等）時使用。供應商分級管理：根據(jù)資質(zhì)審核結(jié)果對供應商進行分級（如A/B/C類），差異化分配合作資源和管理優(yōu)先級。操作流程與步驟詳解一、審核前準備明確審核依據(jù)根據(jù)企業(yè)采購政策、行業(yè)規(guī)范及項目需求，制定《供應商資質(zhì)審核標準清單》，明確必備資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、行業(yè)許可證）及可選資質(zhì)（如質(zhì)量體系認證、環(huán)境認證等）。示例必備資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)且經(jīng)營范圍涵蓋合作內(nèi)容）、法定代表人證件號碼明、相關產(chǎn)品/服務的生產(chǎn)/經(jīng)營許可證。組建審核小組由采購部、法務部、質(zhì)量部相關人員組成審核小組，明確分工（如采購部負責基礎資料收集，法務部負責合規(guī)性審查，質(zhì)量部負責技術資質(zhì)核驗）。指定審核負責人（如經(jīng)理），統(tǒng)籌協(xié)調(diào)審核進度及結(jié)果確認。通知供應商提交資料向供應商發(fā)出《資質(zhì)資料提交通知》，列明需提供的文件清單（加蓋公章的復印件及原件掃描件）、提交截止時間及提交方式（如郵件/指定系統(tǒng)）。提醒供應商保證資料真實有效，避免因虛假資料導致審核失敗或合作終止。二、資質(zhì)資料收集與初審資料接收與完整性核對審核小組接收供應商提交的資料，對照《審核標準清單》檢查資料完整性，缺失項及時通知供應商補充（如3個工作日內(nèi)未補充，視為資料不合格）。對資料進行分類整理：基礎資質(zhì)類（營業(yè)執(zhí)照等）、經(jīng)營能力類（財務報表、產(chǎn)能證明）、質(zhì)量認證類（ISO證書、檢測報告）、其他類（獲獎證書、客戶評價）。初步真實性核驗通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核實營業(yè)執(zhí)照真實性（如注冊信息、經(jīng)營狀態(tài)、行政處罰記錄）。核對資質(zhì)文件中的印章、簽字是否清晰，復印件與原件是否一致，避免偽造或篡改。對存疑資料（如模糊的許可證、異常的財務數(shù)據(jù)），要求供應商提供補充說明或佐證材料。三、資質(zhì)審核與結(jié)果判定多維度綜合審核合規(guī)性審核（法務部）：檢查資質(zhì)是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求（如食品供應商需具備《食品生產(chǎn)許可證》，建筑企業(yè)需具備《安全生產(chǎn)許可證》）。能力性審核（質(zhì)量部/采購部）：評估供應商的生產(chǎn)/服務能力（如設備清單、技術團隊、過往項目案例）、質(zhì)量管控水平（如質(zhì)檢流程、不合格品處理機制）。財務健康度審核（財務部）：分析供應商財務報表（如資產(chǎn)負債率、現(xiàn)金流），判斷其履約穩(wěn)定性（如近3年是否出現(xiàn)嚴重虧損或債務糾紛）。審核結(jié)果分級判定A級（合格）：所有必備資質(zhì)齊全且有效，可選資質(zhì)豐富，合規(guī)性及能力均達標，可優(yōu)先合作。B級（基本合格）：必備資質(zhì)齊全但部分資質(zhì)臨近到期（如剩余有效期＜6個月），或存在輕微瑕疵（如資料填寫不規(guī)范），需限期整改后復核。C級（不合格）：關鍵資質(zhì)缺失（如無核心許可證）、資質(zhì)造假、存在重大違法違規(guī)記錄（如被列入經(jīng)營異常名錄），拒絕合作。審核結(jié)果反饋審核小組出具《供應商資質(zhì)審核報告》，明確審核結(jié)論、存在問題及整改要求（如B級供應商需在15日內(nèi)完成資質(zhì)更新）。將審核結(jié)果書面通知供應商，A級供應商進入檔案建檔流程，B級供應商整改后重新審核，C級供應商納入黑名單并終止合作。四、供應商檔案建立與管理檔案分類與信息錄入按供應商類型（如生產(chǎn)型、貿(mào)易型）或合作項目分類，建立電子檔案（如使用ERP系統(tǒng)或檔案管理工具）及紙質(zhì)檔案雙備份。錄入核心信息：供應商基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人*、聯(lián)系方式）、資質(zhì)文件（掃描件歸檔）、審核記錄（審核時間、審核人、結(jié)論）、合作歷史（合作項目、履約評價、合同編號）。檔案動態(tài)更新資質(zhì)到期提醒：在資質(zhì)有效期屆滿前30天，由系統(tǒng)自動提醒審核負責人及供應商，督促其提前辦理續(xù)期（如ISO認證復評、許可證換證）。信息變更維護：供應商發(fā)生名稱變更、地址遷移、法定代表人變更等時，需在10日內(nèi)提交變更證明文件，審核小組復核后更新檔案。檔案查閱與權(quán)限管理設定檔案查閱權(quán)限：采購部可查看全部信息，其他部門（如財務部）僅限查閱合作相關的資質(zhì)及合同信息。查閱需登記（查閱人、時間、用途），保證檔案信息安全，禁止泄露供應商商業(yè)秘密。五、檔案歸檔與追溯定期歸檔每季度對審核完成及更新的供應商檔案進行整理，電子檔案按“年份+供應商簡稱”命名分類存儲，紙質(zhì)檔案裝訂成冊并標注索引。審計與追溯配合內(nèi)部審計或外部監(jiān)管檢查時，需在2個工作日內(nèi)提供指定供應商的檔案資料（含審核記錄、資質(zhì)文件、更新日志）。對歷史合作供應商的檔案保存期不少于合作結(jié)束后3年，保證可追溯性。工具表格模板表1：供應商資質(zhì)審核標準清單資質(zhì)類別資質(zhì)名稱審核要點是否必備備注（如有效期要求）基礎資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照注冊信息、經(jīng)營范圍、經(jīng)營狀態(tài)是有效期≥1年法定代表人證件號碼明姓名、證件號碼號、是否在有效期內(nèi)是需加蓋公章經(jīng)營能力資質(zhì)生產(chǎn)/經(jīng)營許可證許可范圍、發(fā)證機關、有效期是（按行業(yè)）如食品行業(yè)需提供財務報表（近3年）資產(chǎn)負債率、營收穩(wěn)定性、無重大虧損是需加蓋公章質(zhì)量認證資質(zhì)ISO9001質(zhì)量體系認證認證范圍、有效期、認證機構(gòu)否優(yōu)先考慮有認證的供應商產(chǎn)品檢測報告檢測項目、標準、結(jié)論（如3C認證、ROHS認證）是（按產(chǎn)品）報告需在有效期內(nèi)表2：供應商資質(zhì)審核表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人*聯(lián)系方式提交資料清單資料名稱份數(shù)是否齊全營業(yè)執(zhí)照1份（復印件+掃描）□是□否法定代表人證件號碼明1份（復印件+掃描）□是□否審核維度審核內(nèi)容審核結(jié)果（達標/不達標）問題描述合規(guī)性資質(zhì)是否符合行業(yè)法規(guī)□達標□不達標許可范圍不符能力性生產(chǎn)設備是否滿足需求□達標□不達標設備老舊需更新財務健康度資產(chǎn)負債率≤70%□達標□不達標資產(chǎn)負債率85%綜合結(jié)論□A級（合格）□B級（整改）□C級（不合格）審核日期：年月日審核負責人簽字：經(jīng)理表3：供應商檔案信息表（電子版）檔案編號供應商名稱類型（生產(chǎn)型/貿(mào)易型）建檔日期負責人（專員）資質(zhì)信息資質(zhì)名稱證書編號有效期到期提醒日期營業(yè)執(zhí)照052025-12-312025-11-30ISO9001認證CNAS-RB2023-00122026-06-152026-05-15合作記錄合同編號合作項目合作起止時間履約評價（優(yōu)/良/中）CG2024001辦公設備采購2024-01-2024-12優(yōu)更新記錄更新內(nèi)容提交日期審核人（主管）備注法定代表人變更2024-03-15主管由張某變更為李某*關鍵要點與風險提示資質(zhì)有效期監(jiān)控：避免因資質(zhì)過期導致合作中斷，需建立“到期前30天-15天-7天”三級提醒機制，保證續(xù)期及時。信息真實性核驗：對供應商提供的資質(zhì)文件需通過多渠道交叉驗證（如官網(wǎng)、認證機構(gòu)官網(wǎng)），防范虛假資質(zhì)風險。審核記錄留存：所有審核過程（包括溝通記錄、補充資料