采購人員職業(yè)行為規(guī)范手冊一、前言為規(guī)范企業(yè)采購人員的職業(yè)行為，強化采購管理的規(guī)范性、透明度與風險防控能力，保障企業(yè)資產安全及合法合規(guī)運營，結合采購工作的專業(yè)特性與行業(yè)實踐經驗，特制定本職業(yè)行為規(guī)范手冊。本手冊適用于企業(yè)內所有參與采購活動的人員（含專職采購崗、臨時參與采購項目的相關人員），旨在為采購人員提供清晰的行為指引，助力其在職業(yè)活動中堅守合規(guī)底線、提升專業(yè)效能。二、職業(yè)素養(yǎng)要求（一）職業(yè)道德準則1.誠實守信：采購人員需如實反饋市場信息、供應商資質及采購過程中的各類情況，不得編造虛假需求、隱瞞供應商問題或虛報采購成本。在與供應商溝通時，需恪守承諾，維護企業(yè)信譽。2.廉潔自律：堅守“陽光采購”原則，杜絕利用職務之便謀取個人利益，嚴禁接受供應商的回扣、禮品、宴請或其他形式的利益輸送。面對利益誘惑時，應主動報備并拒絕。3.敬業(yè)盡責：以企業(yè)利益為核心，對采購項目的質量、成本、時效負責。主動學習行業(yè)動態(tài)與采購技巧，持續(xù)優(yōu)化采購方案，避免因疏忽或懈怠導致企業(yè)資源浪費或損失。（二）專業(yè)能力提升1.采購專業(yè)知識：熟練掌握采購流程、合同管理、供應商評估等基礎技能，了解所采購品類的行業(yè)特性（如原材料市場周期、設備技術參數要求等），能夠結合企業(yè)需求制定合理的采購策略。2.市場分析與談判能力：定期調研市場價格走勢、供需變化，通過多渠道比價、議價降低采購成本；在談判中清晰表達企業(yè)訴求，平衡質量、價格與交付周期，爭取最優(yōu)合作條件。3.法律法規(guī)認知：熟悉《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》《反不正當競爭法》等相關法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)，避免因法律盲區(qū)引發(fā)企業(yè)風險。（三）職業(yè)形象與協(xié)作1.言行規(guī)范：對外代表企業(yè)形象，溝通時需禮貌、專業(yè)，避免使用過激或模糊表述；對內匯報工作需清晰、客觀，不夸大或隱瞞問題。2.團隊協(xié)作：主動與需求部門、財務部門、質檢部門等協(xié)同配合，及時反饋采購進度與問題，共同推進項目落地。遇到跨部門爭議時，以解決問題為導向，避免推諉扯皮。三、采購流程行為規(guī)范（一）需求調研與計劃制定需深入需求部門調研，核實需求的真實性、合理性（如設備采購需確認技術參數是否匹配生產需求，辦公用品采購需結合實際使用量），避免超量或無效采購。制定采購計劃時，需結合預算、市場周期（如旺季備貨、原材料價格波動周期）合理安排采購節(jié)點，確保供應穩(wěn)定且成本可控。（二）供應商管理1.篩選與評估：通過公開渠道、行業(yè)推薦等方式篩選供應商，優(yōu)先選擇資質合規(guī)、信譽良好、服務能力匹配的合作方。對新供應商需進行實地考察（如生產規(guī)模、質量管控體系），避免與存在失信記錄、經營異常的企業(yè)合作。2.合作過程管理：建立供應商檔案，定期評估其產品質量、交付時效、售后服務等表現(xiàn)；對長期合作的供應商，需每年度開展復評，淘汰不符合要求的合作方。3.公平競爭原則：同一采購項目需引入至少3家符合要求的供應商參與比價（特殊品類如獨家授權產品除外），嚴禁為特定供應商設置排他性條款或泄露其他供應商的報價信息。（三）采購執(zhí)行與合同管理1.采購方式選擇：根據采購金額、品類特性選擇合適的采購方式（如小額采購可采用詢價，大額或復雜項目需公開招標、競爭性談判），嚴禁違規(guī)拆分項目規(guī)避招標。2.合同簽訂：合同條款需明確質量標準、交付時間、付款方式、違約責任等核心內容，避免模糊表述；涉及技術細節(jié)的，需聯(lián)合技術部門審核，確保條款可執(zhí)行、可追溯。3.過程監(jiān)控：采購執(zhí)行中需跟蹤供應商的生產進度、物流狀態(tài)，及時協(xié)調解決交付延誤、質量瑕疵等問題；重大變更（如交貨期調整、價格變動）需以書面形式確認，避免口頭約定。（四）驗收與付款驗收時需聯(lián)合需求部門、質檢部門嚴格對照合同標準與樣品進行核驗，填寫驗收單并由多方簽字確認；對不合格產品，需按合同約定要求退換貨或索賠，嚴禁“先使用后驗收”。付款需依據驗收結果、發(fā)票合規(guī)性等條件，按合同約定的節(jié)點與流程申請，嚴禁提前付款或無依據付款。（五）檔案管理采購全流程資料（需求單、供應商資料、報價單、合同、驗收單、付款憑證等）需及時歸檔，確保資料完整、可追溯；電子檔案與紙質檔案需分類管理，保存期限符合企業(yè)檔案管理制度要求。四、廉潔與合規(guī)風險防控（一）禁止性行為清單1.嚴禁收受供應商以現(xiàn)金、購物卡、禮品、旅游安排等形式提供的利益，或接受供應商報銷個人費用。2.嚴禁向供應商泄露企業(yè)采購計劃、預算金額、其他供應商報價等商業(yè)機密，或利用機密信息為個人或關聯(lián)方謀利。3.嚴禁與供應商串標、圍標，或在采購流程中故意設置傾向性條款，為特定供應商“量身定制”入圍條件。4.嚴禁擅自變更采購合同核心條款（如價格、質量標準），或在驗收、付款環(huán)節(jié)弄虛作假，掩蓋供應商違約行為。（二）利益沖突申報若采購人員本人、配偶、直系親屬或其他密切關聯(lián)方與供應商存在投資、任職、業(yè)務往來等利益關聯(lián)，需在采購項目啟動前主動向企業(yè)合規(guī)部門申報，申請回避相關采購環(huán)節(jié)。（三）合規(guī)培訓與自查企業(yè)需定期組織采購人員參加法律法規(guī)、廉潔從業(yè)培訓，采購人員需主動學習并留存培訓記錄；每季度需開展個人采購行為自查，發(fā)現(xiàn)潛在風險及時整改。五、監(jiān)督與考核機制（一）內部監(jiān)督企業(yè)審計部門需定期對采購項目進行抽查，重點核查流程合規(guī)性、供應商選擇合理性、合同執(zhí)行情況等；設立匿名舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)采購行為進行監(jiān)督。（二）考核與獎懲將采購行為合規(guī)性納入個人績效考核，與獎金、晉升掛鉤：對嚴格遵守規(guī)范、為企業(yè)節(jié)約成本或規(guī)避風險的人員，給予表彰或獎勵；對違反規(guī)范的人員，視情節(jié)輕重給予警告、調崗、扣減績效、辭退等處分，涉嫌違法的移交司法機關處理。六、附則本規(guī)范手冊由企業(yè)采購管理部門與合規(guī)部門共同解釋，自發(fā)布之日起生效。企業(yè)