合同管理審核流程及條款指南一、本指南的應(yīng)用場(chǎng)景與適用范圍本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織在合同全生命周期管理中的審核流程規(guī)范及條款設(shè)計(jì)參考，具體場(chǎng)景包括但不限于：日常采購合同：原材料、設(shè)備采購、服務(wù)外包等商務(wù)合作；外部服務(wù)合作：咨詢、設(shè)計(jì)、運(yùn)維、市場(chǎng)推廣等服務(wù)類合同；內(nèi)部協(xié)作協(xié)議：跨部門項(xiàng)目分工、資源協(xié)調(diào)等內(nèi)部約定；銷售/業(yè)務(wù)合同：產(chǎn)品銷售、渠道合作、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)協(xié)議。無論合同金額大小、合作方類型（企業(yè)/個(gè)人/機(jī)構(gòu)），均可通過本指南保證審核流程標(biāo)準(zhǔn)化、條款合規(guī)化，降低法律風(fēng)險(xiǎn)與運(yùn)營(yíng)隱患。二、合同管理審核全流程操作步驟合同審核需遵循“發(fā)起-初審-專業(yè)審核-法務(wù)審核-審批-簽署-歸檔”的標(biāo)準(zhǔn)化流程，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體明確，保證流程閉環(huán)。步驟1：合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理）；操作內(nèi)容：根據(jù)合作需求，填寫《合同基本信息表》（詳見模板1），明確合同名稱、合作方主體信息、合同類型、核心標(biāo)的（如貨物/服務(wù)名稱、數(shù)量、金額）、履行期限等關(guān)鍵要素；收集合作方基礎(chǔ)材料：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需加蓋公章）、法定代表人證件號(hào)碼明、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等，根據(jù)合同類型要求）；擬定合同初稿：可參考行業(yè)模板或歷史同類合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等核心條款；輸出成果：《合同基本信息表》+合作方資質(zhì)材料+合同初稿。步驟2：部門初審（業(yè)務(wù)合規(guī)性審核）責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如采購部經(jīng)理、銷售總監(jiān)）；審核重點(diǎn)：業(yè)務(wù)需求合理性：合同內(nèi)容是否符合部門年度計(jì)劃或項(xiàng)目目標(biāo)，標(biāo)的數(shù)量、規(guī)格是否與實(shí)際需求匹配；條款完整性：是否包含核心要素（如雙方主體信息、標(biāo)的、金額、履行期限、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等），避免遺漏關(guān)鍵條款；成本預(yù)算控制：合同金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超出部分需說明理由并附審批文件；操作內(nèi)容：審閱合同初稿及附件材料，在《合同審核意見表》（詳見模板2）中填寫初審意見，標(biāo)注需修改或補(bǔ)充的內(nèi)容；對(duì)初審?fù)ㄟ^且無重大調(diào)整的合同，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；對(duì)需修改的，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交；輸出成果：《合同審核意見表》（初審意見）+調(diào)整后合同初稿（如需）。步驟3：專業(yè)審核（職能模塊審核）責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部、技術(shù)部/業(yè)務(wù)支持部等職能部門（根據(jù)合同類型確定，如采購合同需財(cái)務(wù)審核，技術(shù)服務(wù)合同需技術(shù)部審核）；審核重點(diǎn)：財(cái)務(wù)審核：付款方式是否合理（如預(yù)付款比例、分期節(jié)點(diǎn)與履約進(jìn)度匹配）、稅費(fèi)承擔(dān)條款是否合規(guī)、資金安排是否符合公司財(cái)務(wù)制度；技術(shù)/業(yè)務(wù)支持審核：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)指標(biāo)、驗(yàn)收流程是否明確且可量化（如“系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間≤2秒”“產(chǎn)品合格率≥99%”），交付成果是否符合業(yè)務(wù)需求；操作內(nèi)容：職能部門結(jié)合專業(yè)要求審閱合同條款，在《合同審核意見表》中填寫專業(yè)意見，重點(diǎn)關(guān)注可執(zhí)行性與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；對(duì)涉及多部門交叉的合同（如大型采購+技術(shù)服務(wù)），需組織跨部門會(huì)審，統(tǒng)一意見后流轉(zhuǎn)；輸出成果：《合同審核意見表》（專業(yè)意見）+多部門會(huì)簽記錄（如需）。步驟4：法務(wù)審核（法律風(fēng)險(xiǎn)審核）責(zé)任主體：公司法務(wù)部/外部法律顧問；審核重點(diǎn)：主體合法性：合作方是否具備簽約資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍是否包含合同標(biāo)的，特殊行業(yè)需具備資質(zhì)），法定代表人簽約需提供授權(quán)委托書；條款合規(guī)性：是否存在違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性條款（如“格式合同”“霸王條款”），爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）、管轄法院約定是否明確且有效；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查：違約責(zé)任是否對(duì)等（如乙方違約責(zé)任明確，甲方違約責(zé)任模糊）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款范圍是否合理、不可抗力條款是否可執(zhí)行；操作內(nèi)容：法務(wù)部審閱合同文本及前置審核材料，出具《法務(wù)審核意見書》，標(biāo)注高風(fēng)險(xiǎn)條款并提出修改建議；對(duì)重大合同（如金額超100萬元、涉外合同），需進(jìn)行專項(xiàng)法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，必要時(shí)出具法律意見書；輸出成果：《法務(wù)審核意見書》+修訂后合同文本。步驟5：審批與簽署授權(quán)責(zé)任主體：公司管理層（如分管副總、總經(jīng)理、董事會(huì)，根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批）；審批權(quán)限劃分：金額≤10萬元：部門負(fù)責(zé)人審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；50萬元＜金額≤200萬元：總經(jīng)理審批；金額＞200萬元：董事會(huì)審批；操作內(nèi)容：審批人審閱全流程審核材料（合同初稿、各環(huán)節(jié)審核意見、法務(wù)意見書），重點(diǎn)確認(rèn)合同條款與公司利益匹配、風(fēng)險(xiǎn)可控；審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署合同（需附《授權(quán)委托書》），加蓋公司公章及合同專用章；輸出成果：審批意見文件+簽署完成的合同文本。步驟6：合同歸檔與管理責(zé)任主體：行政部/檔案管理部門（或指定專人）；操作內(nèi)容：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件、附件、審核記錄、簽署文件等整理成冊(cè)，編號(hào)歸檔；建立電子臺(tái)賬，記錄合同編號(hào)、名稱、簽約方、金額、履行期限、歸檔日期等信息，定期更新履約進(jìn)展；涉及保密或重要商業(yè)合同的，需加密存儲(chǔ)并限制查閱權(quán)限；輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）+合同管理臺(tái)賬。三、合同審核常用模板與表格工具模板1：合同基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同編號(hào)（按公司規(guī)則填寫，如“CG-2024-XXX”）合同名稱（如“XX公司采購辦公設(shè)備合同”）甲方信息名稱：____________________地址：____________________聯(lián)系人：經(jīng)理乙方信息名稱：____________________地址：____________________聯(lián)系人：經(jīng)理合同類型□采購□服務(wù)□銷售□合作□其他：____________________合同金額大寫：____________________小寫：____________________（含稅/不含稅）履行期限自_年_月_日至_年__月__日核心標(biāo)的（如“采購筆記本電腦50臺(tái)，型號(hào)XX，單價(jià)XX元”）付款方式□一次性付款□分期付款（說明節(jié)點(diǎn)：____________________）□其他：__________附件清單1.合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2.技術(shù)參數(shù)說明書3.其他：____________________發(fā)起部門________________發(fā)起人：*經(jīng)理日期：____年__月__日模板2：合同審核意見表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見處理結(jié)果日期CG-2024-XXX初審采購部*經(jīng)理“付款方式中預(yù)付款比例30%過高，建議調(diào)整為20%，符合公司采購制度”修改后重新提交2024-03-01CG-2024-XXX財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部*主管“稅費(fèi)條款未明確稅率，需補(bǔ)充‘增值稅稅率13%’，并約定發(fā)票開具時(shí)間”修改后通過2024-03-02CG-2024-XXX法務(wù)審核法務(wù)部*專員“違約責(zé)任條款中‘乙方逾期交貨，每日按合同額0.1%支付違約金’需增加‘甲方逾期付款對(duì)應(yīng)責(zé)任’”修改后通過2024-03-03CG-2024-XXX最終審批總經(jīng)理*總“同意簽署，按法務(wù)意見修改后蓋章”審批通過2024-03-04模板3：合同條款核對(duì)清單條款類別條款內(nèi)容要點(diǎn)是否合規(guī)（是/否/需修改）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）備注說明主體信息甲方/乙方名稱、地址、法定代表人與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致是低標(biāo)的條款標(biāo)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確（可量化或引用附件）需修改中質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)未引用國標(biāo)，需補(bǔ)充附件權(quán)利義務(wù)條款雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等，無單方面限制性條款是低付款條款金額、時(shí)間、方式、賬戶信息清晰，與履約進(jìn)度匹配是中付款節(jié)點(diǎn)需與交付節(jié)點(diǎn)綁定違約責(zé)任條款違約情形、責(zé)任承擔(dān)方式、賠償金額明確，雙方責(zé)任對(duì)等否高甲方違約責(zé)任未明確，需補(bǔ)充爭(zhēng)議解決條款約定仲裁/訴訟，明確管轄地（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”）是低保密條款保密范圍、期限、違約責(zé)任明確是中期限建議約定至合同終止后2年不可抗力條款定義不可抗力情形（如自然災(zāi)害、政策變更）、通知義務(wù)、免責(zé)范圍明確是低四、審核過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)1.主體資格審查：嚴(yán)控合作方“準(zhǔn)入門檻”核實(shí)合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍包含合同標(biāo)的）、法定代表人證件號(hào)碼明，簽約非法定代表人時(shí)，需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍；特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療、建筑）需查驗(yàn)對(duì)應(yīng)資質(zhì)證書（如食品生產(chǎn)許可證、建筑施工資質(zhì)），避免與無資質(zhì)主體簽約導(dǎo)致合同無效。2.條款表述清晰：避免“模糊表述”引發(fā)爭(zhēng)議禁止使用“大概”“左右”“盡量滿足”等模糊詞匯，需量化指標(biāo)（如“交付時(shí)間：2024年6月30日前”“驗(yàn)收合格率≥98%”）；專業(yè)術(shù)語需解釋說明（如“含稅價(jià)”需明確是否包含增值稅及稅率，“履約保證金”需明確金額、退還條件）。3.權(quán)利義務(wù)對(duì)等：警惕“單方面義務(wù)陷阱”重點(diǎn)檢查“違約責(zé)任”條款，避免僅約定乙方違約責(zé)任而忽略甲方責(zé)任（如“乙方逾期交貨需支付違約金，但甲方逾期付款無需承擔(dān)責(zé)任”）；付款條件、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程等條款需雙向綁定，保證雙方權(quán)利義務(wù)匹配。4.爭(zhēng)議解決方式：優(yōu)先明確“管轄地”約定訴訟時(shí)，優(yōu)先選擇公司所在地法院（如“提交甲方住所地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”），避免異地訴訟增加成本；約定仲裁時(shí)，需明確具體的仲裁委員會(huì)名稱（如“中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會(huì)”），避免僅寫“仲裁”導(dǎo)致條款無效。5.合同與附件一致性：避免