企業(yè)文檔管理規(guī)范及歸檔模板一、規(guī)范制定目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、歸檔及使用全流程，保證文檔的完整性、安全性、可追溯性，提高工作效率，降低信息管理風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范及配套模板。二、適用范圍與典型場(chǎng)景（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各項(xiàng)目組及全體員工在工作過程中產(chǎn)生的各類電子及紙質(zhì)文檔，包括但不限于：制度類文件：企業(yè)管理制度、流程規(guī)范、崗位職責(zé)等；合同類文件：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等；項(xiàng)目類文件：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性分析、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、會(huì)議紀(jì)要等；日常辦公文件：通知公告、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)等；檔案類文件：?jiǎn)T工檔案、財(cái)務(wù)憑證、審計(jì)報(bào)告等需長(zhǎng)期保存的文檔。（二）典型場(chǎng)景新員工入職需查閱部門管理制度及業(yè)務(wù)流程文檔；項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)需整理立項(xiàng)材料并歸檔至項(xiàng)目組專屬文件夾；合同簽訂后需將掃描件及審批流程文件同步歸檔至法務(wù)部門；年度審計(jì)時(shí)需快速調(diào)取指定期間的財(cái)務(wù)憑證及會(huì)議紀(jì)要；員工離職時(shí)需交接其負(fù)責(zé)的工作文檔并更新權(quán)限。三、文檔全生命周期管理流程（一）文檔創(chuàng)建與審批創(chuàng)建要求文檔內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定及業(yè)務(wù)需求；格式統(tǒng)一：文字類文件采用Word（.docx）格式，表格類采用Excel（.xlsx）格式，演示類采用PPT（.pptx）格式，掃描件采用PDF格式（分辨率不低于300DPI）；命名規(guī)范：文件名格式為“[部門/項(xiàng)目]-[文件類型]-[主題]-[版本號(hào)]-[日期]”，示例：“市場(chǎng)部-活動(dòng)方案-2024年春季促銷-V1.2-20240315”。審批流程一般文檔：由部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后方可流轉(zhuǎn)；重要文檔（如合同、制度、項(xiàng)目報(bào)告）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批；涉密文檔（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料）：需經(jīng)總經(jīng)理*董審批，并標(biāo)注“密級(jí)”標(biāo)識(shí)。責(zé)任主體創(chuàng)建人：負(fù)責(zé)文檔內(nèi)容編寫、格式規(guī)范及初步校對(duì)；審批人：負(fù)責(zé)審核文檔合規(guī)性、準(zhǔn)確性及完整性。（二）文檔分類與編號(hào)分類原則按業(yè)務(wù)屬性分為一級(jí)分類（如“制度類”“合同類”“項(xiàng)目類”等），再按具體職能分為二級(jí)分類（如“制度類”下分“人力資源”“財(cái)務(wù)”“行政”等）；分類層級(jí)清晰，避免交叉重疊，保證每份文檔唯一歸屬。編號(hào)規(guī)則編號(hào)格式：“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-流水號(hào)”，其中：一級(jí)分類代碼：制度類（ZD）、合同類（HT）、項(xiàng)目類（XM）、日常辦公類（BR）、檔案類（DA）；二級(jí)分類代碼：用2位字母或數(shù)字表示（如人力資源（RL）、財(cái)務(wù)（CW）、行政（XZ））；年份：4位數(shù)字（如2024）；流水號(hào)：3位數(shù)字（從001開始遞增）。示例：“ZD-RL-2024-001”表示“制度類-人力資源-2024年-第1號(hào)文件”。登記備案文檔編號(hào)后，需在《文檔分類編號(hào)表》（見模板1）中登記信息，包括文檔編號(hào)、名稱、分類、創(chuàng)建人、日期、密級(jí)等，保證編號(hào)可追溯。（三）文檔存儲(chǔ)與歸檔存儲(chǔ)介質(zhì)電子文檔：存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤（如企業(yè)OA系統(tǒng)、共享文件夾），禁止存儲(chǔ)在個(gè)人電腦、私人U盤或非加密網(wǎng)盤中；紙質(zhì)文檔：存入企業(yè)統(tǒng)一配置的檔案盒，標(biāo)注文檔編號(hào)及名稱，存放于檔案室（需防火、防潮、防蟲、防盜）。存儲(chǔ)位置電子文檔按“一級(jí)分類/二級(jí)分類/部門/年份”建立文件夾層級(jí)，示例：“服務(wù)器/制度類/人力資源/市場(chǎng)部/2024/”；紙質(zhì)文檔按“一級(jí)分類-二級(jí)分類-年份-流水號(hào)”順序排列，檔案盒外粘貼《檔案標(biāo)簽》（包含編號(hào)、名稱、數(shù)量、歸檔日期）。歸檔時(shí)間日常辦公文檔：每月最后一個(gè)工作日整理歸檔；項(xiàng)目類文檔：項(xiàng)目驗(yàn)收后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；合同類文檔：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔；年度檔案：次年1月15日前完成上一年度所有文檔的集中歸檔。歸檔要求歸檔前需檢查文檔完整性（如合同需附審批單、掃描件，項(xiàng)目報(bào)告需附附件、會(huì)議紀(jì)要）；電子文檔需刻錄光盤或備份至異地服務(wù)器，保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)文檔需去除夾訂金屬物，裝訂整齊，頁(yè)碼連續(xù)。（四）文檔借閱與使用借閱權(quán)限普通文檔：企業(yè)內(nèi)部員工憑工號(hào)可在線申請(qǐng)借閱，審批通過后在線查看或；重要文檔：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，借閱期限不超過3個(gè)工作日；涉密文檔：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批，僅限在指定場(chǎng)所（如檔案室）查閱，禁止帶出或復(fù)制。借閱流程借閱人填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見模板3），說明借閱事由、用途、期限；審批人審核通過后，檔案管理員（或系統(tǒng)管理員）開通借閱權(quán)限；電子文檔通過系統(tǒng)借閱，紙質(zhì)文檔在《文檔借閱登記表》中登記領(lǐng)取信息。歸還要求借閱期滿后，借閱人需及時(shí)歸還文檔，電子文檔需刪除本地副本，紙質(zhì)文檔需檢查完整性；如需續(xù)借，需在到期前1個(gè)工作日重新申請(qǐng)，續(xù)借次數(shù)不超過1次。（五）文檔定期清理與銷毀清理周期每年6月，由檔案管理員牽頭，組織各部門對(duì)已歸檔文檔進(jìn)行盤點(diǎn)，區(qū)分“繼續(xù)保存”“到期銷毀”兩類。銷毀標(biāo)準(zhǔn)保存期限已滿且無(wú)保留價(jià)值的文檔（如普通通知公告、臨時(shí)性會(huì)議紀(jì)要）；內(nèi)容錯(cuò)誤、失效或重復(fù)的文檔（如作廢的合同草案、過期的工作計(jì)劃）；涉密文檔解密后且無(wú)保存必要的，需經(jīng)總經(jīng)理*董審批后銷毀。銷毀流程部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《文檔銷毀審批表》，列明銷毀清單及理由；檔案管理員審核銷毀清單，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批；紙質(zhì)文檔由2人以上監(jiān)銷，采用粉碎或焚燒方式，保證信息無(wú)法還原；電子文檔由系統(tǒng)管理員徹底刪除（低級(jí)格式化或物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)），并記錄銷毀日志。四、核心管理模板示例模板1：文檔分類編號(hào)表一級(jí)分類二級(jí)分類分類說明編號(hào)規(guī)則示例文檔名稱示例ZDRL人力資源管理制度ZD-RL-2024-001員考勤管理制度（2024版）HTCW財(cái)務(wù)類合同HT-CW-2024-025供應(yīng)商采購(gòu)合同-XX公司XMYS研發(fā)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告XM-YS-2024-108智能客服系統(tǒng)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告BRXZ行政類通知BR-XZ-2024-056關(guān)于2024年清明節(jié)放假的通知DADA01員工檔案DA-DA01-2024-003張三員工檔案（2024年度）模板2：歸檔登記表文檔編號(hào)文檔名稱形成部門責(zé)任人形成日期密級(jí)存儲(chǔ)位置（電子/紙質(zhì)）歸檔日期備注ZD-RL-2024-001員工考勤管理制度（2024版）人力資源部*主管2024-01-15普通服務(wù)器/制度類/RL/人力資源部/2024/2024-01-20含附件3份HT-CW-2024-025供應(yīng)商采購(gòu)合同-XX公司財(cái)務(wù)部*經(jīng)理2024-02-28重要服務(wù)器/合同類/CW/財(cái)務(wù)部/2024/；檔案室-A區(qū)-03柜2024-03-02含審批單掃描件XM-YS-2024-108智能客服系統(tǒng)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告研發(fā)部*工程師2024-03-10普通服務(wù)器/項(xiàng)目類/YS/研發(fā)部/2024/；檔案室-B區(qū)-15柜2024-03-15驗(yàn)收通過模板3：借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人所在部門聯(lián)系方式借閱日期*專員市場(chǎng)部56782024-03-20文檔編號(hào)及名稱借閱事由借閱期限審批人HT-CW-2024-025供應(yīng)商對(duì)賬2024-03-20至2024-03-22*經(jīng)理歸還日期備注2024-03-22僅限查看，禁止復(fù)制五、管理執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)命名規(guī)范：所有文檔必須按規(guī)范命名，避免使用“新建文檔1”“最終版”等模糊名稱，保證文件名可快速識(shí)別內(nèi)容。權(quán)限管理：嚴(yán)格執(zhí)行文檔借閱權(quán)限，重要文檔設(shè)置“只讀”權(quán)限，禁止隨意修改、刪除或外傳；涉密文檔加密存儲(chǔ)，密碼由檔案管理員專人保管。保密要求：嚴(yán)禁將企業(yè)文檔通過個(gè)人QQ等非企業(yè)指定渠道傳輸，禁止