企事業(yè)單位檔案信息管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企事業(yè)單位檔案信息管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，提升檔案管理信息化水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本單位及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的檔案信息管理工作，涵蓋文書(shū)、科技、人事、會(huì)計(jì)、聲像、電子等各類檔案的收集、整理、保管、利用及信息化建設(shè)等環(huán)節(jié)。第三條基本原則檔案信息管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、規(guī)范有序、安全保密、便于利用”的原則，堅(jiān)持實(shí)體管理與信息化管理相結(jié)合，確保檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。第二章管理體制與職責(zé)第四條管理部門(mén)單位設(shè)立檔案管理部門(mén)（或指定綜合管理部門(mén)），作為檔案工作的歸口管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)本單位及所屬機(jī)構(gòu)的檔案信息管理工作。第五條部門(mén)職責(zé)1.檔案管理部門(mén)：制定檔案管理制度與業(yè)務(wù)規(guī)范，組織檔案收集、整理、鑒定、保管、利用及信息化建設(shè)工作；開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，監(jiān)督各部門(mén)檔案工作落實(shí)情況；負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)、移交及對(duì)外提供利用的審核工作。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)：指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理與移交工作，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案及時(shí)、完整歸檔；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案檢查、鑒定及信息化建設(shè)相關(guān)工作。3.信息技術(shù)部門(mén)：協(xié)助檔案管理部門(mén)搭建檔案管理信息系統(tǒng)，保障系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定；負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化加工的技術(shù)支持，以及電子檔案的安全存儲(chǔ)與備份工作。第三章檔案收集與整理第六條收集范圍各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：文書(shū)檔案：各類公文、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、規(guī)章制度、調(diào)研報(bào)告等；科技檔案：科研項(xiàng)目文件、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工程建設(shè)資料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等；人事檔案：?jiǎn)T工履歷、考核鑒定、職稱評(píng)審、培訓(xùn)記錄等；會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；聲像檔案：照片、錄音、錄像、視頻等；電子檔案：通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成、傳輸、存儲(chǔ)的電子文件及元數(shù)據(jù)。第七條收集要求1.歸檔時(shí)間：文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案等紙質(zhì)檔案應(yīng)在工作完成后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔；會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)保管[X]年，期滿后移交檔案管理部門(mén)；電子檔案應(yīng)隨辦隨歸，確保實(shí)時(shí)歸檔。2.歸檔質(zhì)量：紙質(zhì)檔案需字跡清晰、紙張完好，無(wú)涂改、破損；電子檔案應(yīng)確保格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、可相互印證。第八條整理規(guī)范1.分類與編號(hào)：按照檔案類型、年度、機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）等維度進(jìn)行分類，采用層次代碼法編制檔號(hào)，確保檔號(hào)唯一、規(guī)范。2.編目與裝訂：紙質(zhì)檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄，電子檔案需建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；紙質(zhì)檔案按順序裝訂成冊(cè)，電子檔案以文件夾或數(shù)據(jù)包形式存儲(chǔ)，確保檢索便捷。3.數(shù)字化加工：對(duì)重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率不低于300dpi，圖像清晰、無(wú)失真，數(shù)字化成果與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，建立索引關(guān)聯(lián)。第四章檔案保管與利用第九條保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防磁、防塵等條件，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，溫度保持在14-24℃，相對(duì)濕度45-60%。2.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案存儲(chǔ)載體（如光盤(pán)、硬盤(pán)）分區(qū)域存放，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備需定期檢測(cè)，防止數(shù)據(jù)損壞。第十條鑒定與銷毀1.檔案管理部門(mén)定期組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期），提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.銷毀檔案需編制銷毀清冊(cè)，由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在清冊(cè)上簽字確認(rèn)，電子檔案銷毀需同時(shí)清除存儲(chǔ)載體中的數(shù)據(jù)。第十一條利用規(guī)定1.內(nèi)部利用：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員利用檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理部門(mén)指定場(chǎng)所查閱；確需借出的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，限期歸還。2.外部利用：外部單位或人員利用檔案，需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱公開(kāi)檔案或復(fù)制非涉密檔案，利用過(guò)程需全程登記。3.涉密利用：涉密檔案利用嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，僅限在涉密場(chǎng)所查閱，嚴(yán)禁復(fù)制、傳播，利用完畢需及時(shí)歸還并清點(diǎn)核對(duì)。第五章檔案信息化建設(shè)第十二條系統(tǒng)建設(shè)1.搭建一體化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等全流程數(shù)字化管理，系統(tǒng)功能應(yīng)滿足《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、全文檢索、版本控制、日志審計(jì)等功能，確保電子檔案的安全與可追溯。第十三條數(shù)字化與共享1.推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)存量紙質(zhì)檔案分批進(jìn)行數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中管理與共享。第十四條數(shù)據(jù)安全1.電子檔案采用加密存儲(chǔ)、備份容災(zāi)等技術(shù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（至少異地備份一份），防止數(shù)據(jù)丟失或篡改。2.檔案管理信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，確需聯(lián)網(wǎng)的，需通過(guò)防火墻、入侵檢測(cè)等安全設(shè)備，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。第六章安全管理第十五條實(shí)體安全1.檔案庫(kù)房實(shí)行專人值守，安裝門(mén)禁、監(jiān)控設(shè)備，庫(kù)房鑰匙由專人保管，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。2.定期開(kāi)展檔案安全檢查，排查火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)害等隱患，制定應(yīng)急預(yù)案，每年至少組織一次應(yīng)急演練。第十六條信息安全1.電子檔案實(shí)行分級(jí)管理，按秘密等級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密、公開(kāi)）設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，用戶需憑賬號(hào)密碼登錄系統(tǒng)，操作記錄全程留痕。2.嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、處理涉密檔案，嚴(yán)禁通過(guò)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密檔案，確需傳輸?shù)?，需采用加密傳輸方式。第七章監(jiān)督與考核第十七條監(jiān)督檢查檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的合規(guī)性及信息化建設(shè)進(jìn)展等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題責(zé)令限期整改。第十八條考核與獎(jiǎng)懲1.將檔案工作納入部門(mén)績(jī)效考核，對(duì)檔案管理規(guī)范、利用成效顯著的部門(mén)和個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未按規(guī)定歸檔、造成檔案丟失或泄密的，依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。2.對(duì)在檔案信息化建設(shè)、