PAGE生產(chǎn)記錄調(diào)取管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司生產(chǎn)記錄的調(diào)取管理，確保生產(chǎn)記錄的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，保障公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的正常進(jìn)行，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及生產(chǎn)記錄調(diào)取的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：生產(chǎn)記錄的調(diào)取必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保調(diào)取行為的合法性。2.準(zhǔn)確性原則：調(diào)取的生產(chǎn)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映生產(chǎn)過(guò)程及相關(guān)信息，不得篡改、偽造記錄。3.完整性原則：保證生產(chǎn)記錄的完整性，不得遺漏重要信息，確保能夠全面追溯生產(chǎn)過(guò)程。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)記錄，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、生產(chǎn)記錄的分類與內(nèi)容（一）生產(chǎn)計(jì)劃記錄1.年度、季度、月度生產(chǎn)計(jì)劃安排，包括產(chǎn)品品種、產(chǎn)量、生產(chǎn)時(shí)間等。2.生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)文件及相關(guān)調(diào)整記錄。（二）原材料采購(gòu)與入庫(kù)記錄1.原材料采購(gòu)訂單、合同。2.供應(yīng)商資質(zhì)證明文件。3.原材料入庫(kù)單，包括入庫(kù)時(shí)間、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。（三）生產(chǎn)過(guò)程記錄1.各工序生產(chǎn)操作記錄，如設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、操作時(shí)間、操作人員等。2.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，包括原材料檢驗(yàn)、半成品檢驗(yàn)、成品檢驗(yàn)的結(jié)果、檢驗(yàn)人員等。3.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，如維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維修人員等。4.生產(chǎn)過(guò)程中的異常情況記錄，如故障發(fā)生時(shí)間、處理措施、處理結(jié)果等。（四）成品入庫(kù)與出庫(kù)記錄1.成品入庫(kù)單，記錄入庫(kù)時(shí)間、產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、批次等。2.成品出庫(kù)單，包括出庫(kù)時(shí)間、客戶名稱、產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量等。（五）人員考勤與培訓(xùn)記錄1.員工考勤記錄，如出勤、請(qǐng)假、加班等情況。2.員工培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核結(jié)果等。三、生產(chǎn)記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.生產(chǎn)記錄應(yīng)采用電子存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。紙質(zhì)記錄應(yīng)分類裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜中。2.對(duì)于重要的生產(chǎn)記錄，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.一般生產(chǎn)記錄的保管期限為[X]年，重要生產(chǎn)記錄的保管期限為[X]年。保管期限自生產(chǎn)記錄形成之日起計(jì)算。2.法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)生產(chǎn)記錄保管期限有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。（三）保管要求1.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止生產(chǎn)記錄受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入生產(chǎn)記錄存儲(chǔ)場(chǎng)所，防止記錄丟失或被篡改。四、生產(chǎn)記錄的調(diào)取流程（一）內(nèi)部調(diào)取1.申請(qǐng)：公司內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)取生產(chǎn)記錄時(shí)，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄調(diào)取申請(qǐng)表》，注明調(diào)取記錄的名稱、時(shí)間段、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批：申請(qǐng)表提交至生產(chǎn)記錄管理部門，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并安排專人負(fù)責(zé)調(diào)取。3.調(diào)取：調(diào)取人員按照規(guī)定的程序和方法，從電子存儲(chǔ)設(shè)備或紙質(zhì)檔案中調(diào)取所需生產(chǎn)記錄，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括調(diào)取時(shí)間、記錄名稱、數(shù)量、調(diào)取人等。4.使用：調(diào)取的生產(chǎn)記錄僅供申請(qǐng)部門內(nèi)部使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露給其他部門或人員。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還生產(chǎn)記錄管理部門。（二）外部調(diào)取1.法律要求：因法律法規(guī)要求或司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部單位需要調(diào)取公司生產(chǎn)記錄時(shí)，公司應(yīng)積極配合。2.審批：由公司法務(wù)部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)外部調(diào)取的合法性、必要性進(jìn)行審核，并報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。3.提供：按照審批意見(jiàn)，由生產(chǎn)記錄管理部門負(fù)責(zé)提供所需生產(chǎn)記錄。提供時(shí)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并要求外部單位出具簽收證明。4.跟蹤：對(duì)外部調(diào)取生產(chǎn)記錄的情況進(jìn)行跟蹤，確保記錄的合法使用和及時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)外部單位存在違規(guī)使用記錄的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施予以制止，并追究其法律責(zé)任。五、生產(chǎn)記錄的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)記錄時(shí)，應(yīng)提前向生產(chǎn)記錄管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守查閱場(chǎng)所的規(guī)定，不得在記錄上涂改、標(biāo)記或損壞記錄。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將記錄歸還生產(chǎn)記錄管理部門。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)記錄的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄借閱申請(qǐng)表》，注明借閱記錄的名稱、時(shí)間段、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和生產(chǎn)記錄管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的生產(chǎn)記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非申請(qǐng)用途。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還生產(chǎn)記錄。生產(chǎn)記錄管理部門應(yīng)對(duì)歸還的記錄進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、生產(chǎn)記錄的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)記錄，應(yīng)嚴(yán)格保密。生產(chǎn)記錄管理部門應(yīng)與接觸此類記錄的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在生產(chǎn)記錄的存儲(chǔ)、調(diào)取、查閱、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。如對(duì)電子記錄進(jìn)行加密存儲(chǔ)，對(duì)紙質(zhì)記錄進(jìn)行密封保管等。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)記錄存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)生產(chǎn)記錄進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)記錄存在安全隱患或受到損壞，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或恢復(fù)。3.對(duì)因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е律a(chǎn)記錄損壞或丟失的情況，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)或補(bǔ)辦相關(guān)記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立生產(chǎn)記錄管理監(jiān)督小組，由公司管理層、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)記錄調(diào)取管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.生產(chǎn)記錄的存儲(chǔ)與保管情況，包括存儲(chǔ)方式、保管期限、保管要求等是否符合規(guī)定。2.生產(chǎn)記錄的調(diào)取流程是否規(guī)范，申請(qǐng)、審批、調(diào)取、使用、歸還等環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格執(zhí)行制度要求。3.生產(chǎn)記錄的查閱與借閱管理是否到位，查閱、借閱申請(qǐng)是否批準(zhǔn)，記錄是否妥善保管和按時(shí)歸還。4.生產(chǎn)記錄的保密與安全措施是否落實(shí)，是否存在信息泄露或安全事故隱患。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對(duì)生產(chǎn)記錄管理情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。對(duì)于重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位，可進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題處理1.檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.對(duì)違反生產(chǎn)記錄調(diào)取管理制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。3.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.生產(chǎn)記錄管理部門應(yīng)定期組織相關(guān)人員進(jìn)行生產(chǎn)記錄調(diào)取管理制度的培訓(xùn)，確保員工熟悉制度內(nèi)容和操作流程。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的目的、適用范圍、基本原則、生產(chǎn)記錄的分類與內(nèi)容、存儲(chǔ)與保管、調(diào)取流程、查閱與借閱、保密與安全、監(jiān)督與檢查等方面。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.通過(guò)公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部網(wǎng)站、郵件等渠道，宣傳生產(chǎn)記錄調(diào)取管理制度的重要性和相關(guān)要求，提高員工的重視程度