PAGE生產(chǎn)不記錄檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司生產(chǎn)過程中的記錄管理，確保生產(chǎn)活動(dòng)的可追溯性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，特制定本檔案制度。本制度旨在通過對(duì)生產(chǎn)過程中各類記錄的有效管理，為公司的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量控制、成本核算、風(fēng)險(xiǎn)管理以及法律法規(guī)遵循等提供有力支持，保障公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)車間、質(zhì)量控制部門、設(shè)備管理部門、物資采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)物流部門等。涵蓋了從原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、成品檢驗(yàn)到產(chǎn)品交付的整個(gè)生產(chǎn)流程。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)過程中的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞信息。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保記錄無(wú)遺漏，能夠全面反映生產(chǎn)過程的全貌。3.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)真實(shí)可靠，避免模糊不清或歧義。4.及時(shí)性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)填寫和更新，確保信息的時(shí)效性。5.可追溯性原則：通過生產(chǎn)記錄能夠清晰追溯產(chǎn)品的生產(chǎn)過程、原材料來源、質(zhì)量狀況等相關(guān)信息。二、生產(chǎn)記錄檔案的分類與內(nèi)容（一）原材料采購(gòu)記錄1.供應(yīng)商信息：包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、資質(zhì)證明文件等。2.采購(gòu)訂單：記錄采購(gòu)的原材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期等詳細(xì)信息。3.進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告：對(duì)采購(gòu)原材料進(jìn)行檢驗(yàn)的結(jié)果記錄，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)要求、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、判定結(jié)論等。（二）生產(chǎn)過程記錄1.生產(chǎn)計(jì)劃：明確生產(chǎn)任務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)時(shí)間安排等。2.設(shè)備運(yùn)行記錄：記錄設(shè)備的啟動(dòng)時(shí)間、停機(jī)時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)（如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）、維護(hù)保養(yǎng)情況等。3.人員操作記錄：記錄操作人員姓名、崗位、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等。4.工藝執(zhí)行記錄：詳細(xì)記錄生產(chǎn)過程中所執(zhí)行的工藝參數(shù)、工藝流程、工藝變更情況等。5.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄：在生產(chǎn)過程中對(duì)半成品、成品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的記錄，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)人員等。（三）設(shè)備維護(hù)記錄1.設(shè)備維修記錄：記錄設(shè)備故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修措施、維修人員、維修時(shí)間等。2.設(shè)備保養(yǎng)記錄：按照設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃，記錄保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等。3.設(shè)備校準(zhǔn)記錄：對(duì)設(shè)備進(jìn)行校準(zhǔn)的記錄，包括校準(zhǔn)時(shí)間、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、校準(zhǔn)結(jié)果等。（四）質(zhì)量控制記錄1.質(zhì)量體系運(yùn)行記錄：如內(nèi)部審核記錄、管理評(píng)審記錄、質(zhì)量方針目標(biāo)實(shí)施記錄等。2.不合格品記錄：記錄不合格品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、不合格原因、處理措施等。3.質(zhì)量改進(jìn)記錄：針對(duì)質(zhì)量問題采取的改進(jìn)措施及效果驗(yàn)證記錄。（五）成品入庫(kù)與出庫(kù)記錄1.成品入庫(kù)記錄：記錄成品的入庫(kù)日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)批次、質(zhì)量狀況等。2.成品出庫(kù)記錄：記錄成品的出庫(kù)日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、發(fā)貨方式等。三、生產(chǎn)記錄檔案的填寫與要求（一）填寫規(guī)范1.字跡清晰：記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，確保字跡清晰可辨，易于識(shí)別。2.內(nèi)容完整：按照規(guī)定格式和要求，填寫所有必填項(xiàng)目，不得遺漏重要信息。3.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：記錄中的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如有修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方式，如劃改并簽字確認(rèn)。4.表述規(guī)范：使用規(guī)范的術(shù)語(yǔ)、符號(hào)和計(jì)量單位，避免使用模糊、歧義或不規(guī)范的表述。（二）填寫時(shí)間要求1.實(shí)時(shí)填寫：生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)記錄應(yīng)在操作完成后及時(shí)填寫，確保記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.定期匯總：相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)記錄進(jìn)行匯總整理，如每日、每周或每月，確保記錄的完整性和連貫性。（三）填寫人員職責(zé)1.操作人員：負(fù)責(zé)填寫本人在生產(chǎn)操作過程中的相關(guān)記錄，對(duì)記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.檢驗(yàn)人員：如實(shí)填寫質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，確保檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和結(jié)論的可靠性。3.設(shè)備維護(hù)人員：認(rèn)真記錄設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況，為設(shè)備的正常運(yùn)行提供依據(jù)。四、生產(chǎn)記錄檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：對(duì)于一些重要的原始記錄，如手寫的檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維修記錄等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于專門的檔案柜中，確保存放有序，便于查找。2.電子檔案：利用電子文檔管理系統(tǒng)，對(duì)生產(chǎn)記錄進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的索引結(jié)構(gòu)，方便快速檢索和查詢。（二）存儲(chǔ)地點(diǎn)1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的檔案室內(nèi)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。2.電子檔案：存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備可靠的硬件設(shè)施和數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)設(shè)備或云端存儲(chǔ)平臺(tái)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.一般生產(chǎn)記錄：保存期限為[X]年，期滿后經(jīng)相關(guān)部門審批可進(jìn)行銷毀。2.涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、法律法規(guī)要求等重要記錄：應(yīng)長(zhǎng)期保存，確保在需要時(shí)能夠提供有效的追溯依據(jù)。（四）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管工作：確保檔案存放有序，易于查找，保證檔案的完整性和安全性。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)：發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度：對(duì)檔案的借閱進(jìn)行登記和審批，確保檔案的借閱符合規(guī)定，按時(shí)歸還。五、生產(chǎn)記錄檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員：因工作需要，公司內(nèi)部各部門人員可查閱與其工作相關(guān)的生產(chǎn)記錄檔案。查閱前應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門進(jìn)行查閱。2.外部機(jī)構(gòu)或人員：如政府監(jiān)管部門、客戶等需要查閱生產(chǎn)記錄檔案時(shí)，應(yīng)按照法律法規(guī)要求，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待和協(xié)助查閱工作，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)：借閱人填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案保管部門負(fù)責(zé)人審批。檔案保管部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱情況進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或關(guān)鍵記錄的借閱，應(yīng)報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：審批通過后，檔案保管人員對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案。檔案保管人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案：不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案：不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱和借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行：查閱人員不得將檔案帶出公司或檔案保管部門指定的查閱區(qū)域。六、生產(chǎn)記錄檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：對(duì)于已達(dá)到保管期限且無(wú)需繼續(xù)保存的生產(chǎn)記錄檔案，可進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容無(wú)效或已失去保存價(jià)值：如因生產(chǎn)工藝變更、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，導(dǎo)致相關(guān)記錄不再具有實(shí)際意義的，經(jīng)評(píng)估后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：檔案保管部門根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和影響范圍，進(jìn)行綜合評(píng)估后做出銷毀決定。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案保管部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄：對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，并由監(jiān)督人員和執(zhí)行人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請(qǐng)表一同保存，以備查考。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)生產(chǎn)記錄檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案的填寫、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.日常檢查：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門的生產(chǎn)記錄檔案管理情況進(jìn)行檢查，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。檔案保管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.建立考核指標(biāo)體系：將生產(chǎn)記錄檔案管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括檔案填寫的規(guī)范性、完整性、及時(shí)性，檔案存儲(chǔ)保管的安全性，查閱借閱的合規(guī)性，銷毀工作的準(zhǔn)確性等。2.獎(jiǎng)懲措施：對(duì)于在生產(chǎn)記錄檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、績(jī)效扣分等處罰，情節(jié)