PAGE生產(chǎn)文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性、規(guī)范性和可追溯性，保障生產(chǎn)活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與生產(chǎn)相關的文件資料，包括但不限于生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質量標準、設備維護手冊、生產(chǎn)記錄、圖紙等。（三）職責分工1.生產(chǎn)管理部門負責生產(chǎn)文件資料的歸口管理，制定和修訂相關管理制度。組織生產(chǎn)文件資料的編制、審核、批準、發(fā)放、回收和銷毀等工作。定期對生產(chǎn)文件資料進行整理、歸檔和保管，確保文件資料的完整性和可查閱性。2.各生產(chǎn)車間負責本車間生產(chǎn)文件資料的使用、保管和維護，確保文件資料的正確使用和完好無損。及時反饋生產(chǎn)文件資料在使用過程中存在的問題，并配合生產(chǎn)管理部門進行修訂和完善。3.質量控制部門負責對生產(chǎn)文件資料中與質量相關的內容進行審核，確保文件資料符合質量標準和法規(guī)要求。參與生產(chǎn)文件資料的評審和修訂工作，提供質量方面的專業(yè)意見和建議。4.其他相關部門根據(jù)各自職責，配合做好生產(chǎn)文件資料的管理工作，如提供相關數(shù)據(jù)、信息等。（四）基本原則1.合法性原則：生產(chǎn)文件資料必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部的規(guī)章制度。2.準確性原則：文件資料的內容應準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，避免模糊不清或歧義性的表述。3.規(guī)范性原則：文件資料的格式、編號、字體、排版等應符合統(tǒng)一的規(guī)范要求，便于識別和管理。4.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動的各個環(huán)節(jié)，包括從原材料采購到產(chǎn)品交付的全過程，確保文件資料不缺失。5.可追溯性原則：能夠清晰地反映生產(chǎn)過程中的各項活動和決策依據(jù)，便于對生產(chǎn)過程進行追溯和查詢。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)工藝文件：包括工藝流程、工藝參數(shù)、操作規(guī)程等，指導生產(chǎn)過程的具體操作。2.質量文件：如質量標準、檢驗規(guī)范、質量控制計劃等，確保產(chǎn)品質量符合要求。3.設備文件：設備維護手冊、操作規(guī)程、設備檔案等，保障設備的正常運行。4.生產(chǎn)記錄：生產(chǎn)過程中的各項記錄，如生產(chǎn)日報表、檢驗記錄、設備運行記錄等，為生產(chǎn)管理和質量追溯提供依據(jù)。5.圖紙：產(chǎn)品圖紙、工藝圖紙等，直觀反映產(chǎn)品和工藝的設計要求。（二）編號1.編號規(guī)則應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件資料的識別和管理。2.生產(chǎn)工藝文件編號：采用[工藝類別代碼][年份][流水號]的形式，例如：GY2023001，其中GY表示工藝文件，2023表示年份，001表示流水號。3.質量文件編號：采用[質量類別代碼][年份][流水號]，如ZL2023002，ZL為質量文件代碼。4.設備文件編號：[設備類別代碼][設備編號][年份][流水號]，例如：SB0012023003，SB為設備文件代碼。5.生產(chǎn)記錄編號：[記錄類別代碼][年份][月份][流水號]，如JC202305004，JC為生產(chǎn)記錄代碼。6.圖紙編號：[圖紙類別代碼][產(chǎn)品型號或項目編號][版本號]，例如：TZ001A01，TZ為圖紙代碼。三、文件資料的編制與審核（一）編制要求1.內容應詳細、具體，具有可操作性，能夠準確指導生產(chǎn)活動。2.語言表達應清晰、簡潔，避免使用生僻詞匯和復雜句子結構。3.引用的數(shù)據(jù)和標準應準確無誤，并注明出處。4.涉及多個部門或環(huán)節(jié)的文件資料，應明確各部門的職責和工作接口。（二）審核流程1.初稿完成后，編制部門應進行內部審核，確保文件資料的準確性和完整性。2.將審核后的文件資料提交相關部門進行會簽，會簽部門應認真審核文件資料中與本部門相關的內容，并提出意見和建議。3.生產(chǎn)管理部門對會簽后的文件資料進行匯總整理，組織相關專家和管理人員進行評審，評審通過后報公司領導批準。四、文件資料的發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.生產(chǎn)文件資料由生產(chǎn)管理部門統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時應填寫《文件資料發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、領取人及發(fā)放日期等信息。2.領取人應在登記表上簽字確認，確保文件資料的安全接收。3.對于重要的生產(chǎn)文件資料，應采取受控發(fā)放的方式，如設置專門的文件發(fā)放窗口，限制文件的領取范圍和數(shù)量。（二）回收1.文件資料使用完畢后，使用部門應及時將文件資料歸還生產(chǎn)管理部門，填寫《文件資料回收登記表》。2.生產(chǎn)管理部門對回收的文件資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并進行處理。3.對于不再使用或已過期的文件資料，生產(chǎn)管理部門應按照規(guī)定進行回收和銷毀。五、文件資料的保管與維護（一）保管要求1.生產(chǎn)文件資料應存放在專門的文件柜或檔案室中，確保存放環(huán)境干燥、通風、安全，防止文件資料受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。2.文件資料應分類存放，標識清晰，便于查找和取用。3.對于電子文件資料，應進行備份存儲，并建立相應的電子文檔管理系統(tǒng)，確保電子文件的安全性和可查閱性。（二）維護1.文件資料保管人員應定期對文件資料進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并進行處理。2.對于文件資料的破損、褪色等情況，應及時進行修復或更換。3.根據(jù)文件資料的使用頻率和重要性，定期對文件資料進行盤點，確保文件資料的數(shù)量和完整性。六、文件資料的修訂與廢止（一）修訂1.當生產(chǎn)工藝、質量標準、設備等發(fā)生變化時，相關部門應及時提出文件資料的修訂需求。2.修訂申請應填寫《文件資料修訂申請表》，說明修訂的原因、內容和要求等。3.生產(chǎn)管理部門組織相關人員對修訂申請進行審核，審核通過后按照文件資料的編制與審核流程進行修訂。4.修訂后的文件資料應及時發(fā)放給相關部門，并收回舊版文件資料，確保文件資料的一致性和有效性。（二）廢止1.對于已不再適用或已被新文件資料替代的舊版文件資料，生產(chǎn)管理部門應及時進行廢止處理。2.廢止的文件資料應進行標識，并單獨存放，防止誤用作廢文件資料。3.定期對廢止的文件資料進行清理和銷毀，銷毀時應填寫《文件資料銷毀登記表》，注明銷毀的文件名稱、編號、數(shù)量等信息，并由相關人員簽字確認。七、文件資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱生產(chǎn)文件資料時，應填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱的文件名稱、編號、查閱目的等信息。2.經(jīng)所在部門負責人批準后，到生產(chǎn)管理部門指定地點查閱文件資料。查閱時應在規(guī)定的時間內歸還，不得擅自復印、拍照或帶出指定地點。3.對于涉及公司機密的文件資料，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件資料的內容。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)文件資料的，應填寫《文件資料借閱申請表》，詳細說明借閱的原因、期限和歸還時間等。2.經(jīng)生產(chǎn)管理部門負責人和公司分管領導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件資料，不得轉借他人，不得在文件資料上涂改、損壞或丟失。歸還時，生產(chǎn)管理部門應對文件資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應追究借閱人員的責任。八、文件資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、生產(chǎn)工藝、客戶信息等重要內容的生產(chǎn)文件資料。2.公司內部規(guī)定的其他需要保密的文件資料。（二）保密措施1.對保密文件資料進行標識，明確保密級別和保密期限。2.限制保密文件資料的接觸范圍，僅允許經(jīng)過授權的人員查閱和使用。3.加強對保密文件資