PAGE生產(chǎn)許可檔案移送制度一、總則（一）目的為了加強生產(chǎn)許可檔案的管理，規(guī)范檔案移送行為，確保生產(chǎn)許可檔案的完整性、準確性和安全性，保障生產(chǎn)許可工作的順利開展，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內涉及生產(chǎn)許可檔案的收集、整理、保管、移送等工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案移送工作合法合規(guī)。2.真實完整原則保證生產(chǎn)許可檔案內容真實、準確、完整，如實反映生產(chǎn)許可過程中的各項信息。3.及時高效原則及時進行檔案移送，提高工作效率，避免延誤影響生產(chǎn)許可工作的正常進行。4.安全保密原則確保檔案在移送過程中的安全，防止檔案信息泄露，保護公司/組織和相關方的合法權益。二、生產(chǎn)許可檔案的范圍（一）申請材料1.生產(chǎn)許可申請書及相關附表，包括企業(yè)基本信息、生產(chǎn)產(chǎn)品信息、生產(chǎn)場地信息、生產(chǎn)設備信息、人員資質信息等。2.營業(yè)執(zhí)照副本復印件。3.生產(chǎn)場地證明文件，如房產(chǎn)證、租賃合同等。4.生產(chǎn)設備清單及購置發(fā)票復印件。5.人員資質證書復印件，如生產(chǎn)管理人員、技術人員、質量檢驗人員等的資質證書。6.產(chǎn)品標準文件，包括企業(yè)標準文本及備案證明。7.質量管理制度文件，如質量管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書等。8.生產(chǎn)工藝流程圖及說明。9.其他相關申請材料。（二）審查與審批材料1.受理通知書。2.現(xiàn)場審查記錄及整改報告。3.產(chǎn)品檢驗報告。4.審批文件，如許可決定書、不予許可決定書等。（三）變更、延續(xù)、注銷等相關材料1.變更申請材料，包括變更事項說明、相關證明文件等。2.延續(xù)申請材料，如延續(xù)申請書、生產(chǎn)條件變化情況說明等。3.注銷申請材料，如注銷申請書、相關證明文件等。三、檔案移送職責分工（一）業(yè)務部門1.負責生產(chǎn)許可申請材料的準備、收集和整理，確保材料的真實性和完整性。2.在規(guī)定時間內將申請材料提交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門進行檔案的移送工作，提供必要的協(xié)助和信息。（二）檔案管理部門1.負責接收業(yè)務部門提交的生產(chǎn)許可檔案，進行審核、登記和編號。2.按照檔案管理的要求，對檔案進行分類、整理和歸檔。3.負責檔案的保管和維護，確保檔案的安全和完整。4.根據(jù)工作需要，及時將檔案移送至相關部門或機構，并辦理移送手續(xù)。（三）審批部門1.負責對生產(chǎn)許可申請進行審查和審批，形成審查與審批材料。2.在規(guī)定時間內將審查與審批材料反饋至檔案管理部門。四、檔案移送流程（一）業(yè)務部門提交申請材料1.業(yè)務部門在完成生產(chǎn)許可申請材料的準備后，填寫《生產(chǎn)許可檔案移送清單》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.將申請材料及《生產(chǎn)許可檔案移送清單》一并提交至檔案管理部門。（二）檔案管理部門接收與審核1.檔案管理部門收到業(yè)務部門提交的申請材料后，按照《生產(chǎn)許可檔案移送清單》進行核對，確保檔案齊全、完整。2.對申請材料進行初步審核，檢查材料的格式、內容是否符合要求，如有問題及時通知業(yè)務部門進行補充或修正。（三）檔案整理與編號1.審核通過后，檔案管理部門對申請材料進行分類整理，按照檔案類別和時間順序進行排列。2.為每一份檔案編制唯一的編號，編號應包含年份、檔案類別代碼、順序號等信息，便于查詢和管理。（四）檔案歸檔1.將整理好并編號的檔案存入專門的檔案柜或檔案存儲系統(tǒng)中，建立檔案目錄索引，方便查找和借閱。2.在檔案存儲系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，包括檔案編號、名稱、日期、來源等，確保檔案信息的電子化管理。（五）審批部門反饋審查與審批材料1.審批部門完成生產(chǎn)許可申請的審查和審批工作后，將審查與審批材料提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門按照上述接收與審核、整理與編號、檔案歸檔的流程，對審查與審批材料進行處理。（六）檔案移送1.根據(jù)工作需要，檔案管理部門將生產(chǎn)許可檔案移送至相關部門或機構，如上級主管部門、其他監(jiān)管部門等。2.填寫《生產(chǎn)許可檔案移送登記表》，詳細記錄移送檔案的名稱、數(shù)量、移送日期、接收部門等信息，并由移送人和接收人簽字確認。3.對于重要或機密的檔案，應采取加密傳輸、專人送達等安全措施，確保檔案在移送過程中的安全。五、檔案保管與維護（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應分類存放，不同類別和年份的檔案應分開存放，便于查找和管理。3.檔案應存放在檔案柜或檔案架上，排列整齊，標識清晰，便于識別和取用。（二）維護措施1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，如有問題及時采取措施進行修復或補救。2.對電子檔案進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進行鑒定和處理，需要銷毀的檔案應按照規(guī)定的程序進行銷毀。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司/組織內部人員因工作需要查閱生產(chǎn)許可檔案的，應填寫《生產(chǎn)許可檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.經(jīng)所在部門負責人批準后，方可到檔案管理部門查閱檔案。3.涉及重要機密的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自復制、摘抄或傳播檔案內容。（二）借閱流程1.公司/組織內部人員因工作需要借閱生產(chǎn)許可檔案的，應填寫《生產(chǎn)許可檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等信息。2.經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理部門應對借閱情況進行登記，跟蹤檔案的歸還情況，確保檔案按時歸還。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應與接觸檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.對涉及商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格控制查閱和借閱范圍，確保檔案信息不被無關人員獲取。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，確保庫房安全。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對檔案管理人員進行安全培訓，提高安全意識，避免因人為疏忽導致檔案安全事故。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內部應建立檔案移送制度的監(jiān)督檢查機制，定期對檔案移送工作進行檢查。2.檢查內容包括檔案的完整性、準確性、及時性，檔案保管和維護情況，檔案查閱與借閱管理情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.將檔案移送工作納入公司/組織的績效考核體系，對檔案管理部門和業(yè)務部門進行考核評價。2.考核指標包括檔案移送的準確性