PAGE生產(chǎn)過程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)過程檔案管理，確保生產(chǎn)過程中各類文件、資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范生產(chǎn)流程，提高生產(chǎn)效率，保障產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)部門及與生產(chǎn)過程相關(guān)的各個環(huán)節(jié)，包括原材料采購、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢驗、設(shè)備維護(hù)等涉及的所有文件和資料管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映生產(chǎn)過程的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過程中的各類文件、記錄，確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：文件信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄真實可靠。4.及時性原則：文件資料應(yīng)及時形成、收集和歸檔，保證檔案的時效性。5.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的生產(chǎn)檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善生產(chǎn)過程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.對生產(chǎn)過程檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.按照規(guī)定的期限保管檔案，對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。（二）各部門職責(zé)1.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)過程中各類文件、記錄的產(chǎn)生、收集和初步整理。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保文件資料的及時傳遞和歸檔。配合檔案管理部門做好檔案的整理、清查等工作。2.采購部門負(fù)責(zé)收集、整理原材料采購過程中的相關(guān)文件，如采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、檢驗報告等。按要求及時將采購檔案移交檔案管理部門。3.質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗過程中各類記錄的填寫、整理和保管，包括檢驗報告、不合格品處理記錄等。定期將質(zhì)量檢驗檔案移交檔案管理部門。4.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)、維修等過程中文件資料的收集和整理，如設(shè)備臺賬、維修記錄、保養(yǎng)計劃等。及時將設(shè)備檔案移交檔案管理部門。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.生產(chǎn)計劃類：包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等。2.原材料采購類：采購合同、訂單、供應(yīng)商資料及相關(guān)資質(zhì)證明、原材料檢驗報告等。3.生產(chǎn)過程記錄類：生產(chǎn)工單、工藝流程圖、操作記錄、設(shè)備運行記錄、人員出勤記錄等。4.質(zhì)量檢驗類：檢驗標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、不合格品處理記錄、質(zhì)量統(tǒng)計報表等。5.設(shè)備管理類：設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等。6.安全環(huán)保類：安全管理制度、安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測報告、事故處理記錄等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用[年份][部門代碼][檔案類別代碼][流水號]的形式。例如：2023SCJC001，表示2023年生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃類檔案，流水號為001。1.年份：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。2.部門代碼：按照公司部門代碼表進(jìn)行編制，如生產(chǎn)部門代碼為“SC”。3.檔案類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如生產(chǎn)計劃類代碼為“JC”，原材料采購類代碼為“CG”等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從001開始。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時間和范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件資料。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的資料、政府部門下發(fā)的文件等，應(yīng)及時簽收并進(jìn)行登記。（二）整理要求1.檔案管理人員對收集到的文件資料進(jìn)行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號。2.對每份文件進(jìn)行核對，確保文件內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，使其大小一致。4.對于電子文件，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子存儲設(shè)備中，同時建立相應(yīng)的電子目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。五、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理人員填寫《檔案歸檔登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。2.將檔案移交至檔案庫房，按照檔案類別和編號順序進(jìn)行上架存放。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜進(jìn)行存放，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：存儲在服務(wù)器的專用存儲區(qū)域，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)在指定地點提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱申請表》上注明歸還日期。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印或拍照檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與借閱人員溝通解決。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、生產(chǎn)工藝等重要信息的檔案，實行嚴(yán)格的保密制度。檔案管理人員應(yīng)與接觸此類檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案，不得向無關(guān)人員透露。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案存儲設(shè)備、設(shè)施的維護(hù)和管理，確保檔案存儲環(huán)境符合安全要求。2.配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如遇火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，能夠及時采取有效的措施保護(hù)檔案安全，并按照規(guī)定進(jìn)行報告和處理。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的去留。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。保存價值較低但仍有一定參考價值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。3.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)部門人員共同參與，形成鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。3.銷毀