會議記錄與跟進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用工作場景團(tuán)隊例會：周會、月度復(fù)盤會等常規(guī)進(jìn)度同步會議；項目推進(jìn)會：項目啟動會、階段成果評審會、風(fēng)險協(xié)調(diào)會等專項會議；跨部門協(xié)作會：涉及多部門資源協(xié)調(diào)、流程對接的會議；客戶/伙伴溝通會：需求對接會、方案確認(rèn)會等對外溝通會議；問題解決會：針對具體工作難題的專題討論會議。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會前準(zhǔn)備：保證會議高效聚焦明確會議目標(biāo)與議題會議發(fā)起人需提前1-2天與主持人確認(rèn)會議核心目標(biāo)（如“明確Q3項目排期”“解決客戶反饋的XX問題”），并梳理3-5個優(yōu)先級明確的議題，避免會議發(fā)散。同步會議信息通過企業(yè)/郵件發(fā)送會議通知，包含：會議主題、時間（起止時間精確到分鐘）、地點（線上會議需附）、參會人（含主持人、記錄人）、核心議題及會前準(zhǔn)備材料（如項目文檔、數(shù)據(jù)報表）。準(zhǔn)備記錄工具記錄人提前熟悉模板結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)備電子/紙質(zhì)記錄工具，重點標(biāo)注“議題討論”“決議事項”“任務(wù)分配”等模塊，避免遺漏關(guān)鍵信息。（二）會中記錄：客觀全面抓重點記錄基礎(chǔ)信息會議開始后，第一時間填寫模板中的“會議基本信息”部分，包括：會議名稱、日期、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（含請假人員，注明原因）、列席人員（如有）。結(jié)構(gòu)化記錄討論內(nèi)容按“議題-討論要點-決議/結(jié)論”的邏輯記錄：議題：按會議通知順序記錄，如“議題1：Q3項目A排期調(diào)整”；討論要點：客觀記錄關(guān)鍵觀點（避免主觀評價），如“*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）建議將開發(fā)階段壓縮3天，需增加2名開發(fā)資源”；決議/結(jié)論：明確最終共識，如“會議決定：項目A開發(fā)階段延期2天，*（市場部）需在周五前補充用戶調(diào)研數(shù)據(jù)支持需求優(yōu)先級調(diào)整”。精準(zhǔn)記錄任務(wù)分配對會議中明確的任務(wù)，按“任務(wù)名稱-負(fù)責(zé)人-協(xié)作人-交付物-截止時間”五要素記錄，保證責(zé)任到人、時間明確。例如：任務(wù)名稱：完成項目A用戶調(diào)研數(shù)據(jù)補充；負(fù)責(zé)人：*（市場部-李經(jīng)理）；協(xié)作人：*（產(chǎn)品部-王專員）；交付物：用戶調(diào)研數(shù)據(jù)表（含需求優(yōu)先級排序）；截止時間：2023年X月X日17:00前。（三）會后整理：及時輸出閉環(huán)整理與核對記錄會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理會議記錄，重點核對：決議事項是否清晰，無歧義；任務(wù)分配是否包含“負(fù)責(zé)人、交付物、截止時間”三要素；參會人員姓名、職務(wù)等信息準(zhǔn)確無誤。分發(fā)與確認(rèn)將整理后的會議記錄（含模板表格）通過郵件/企業(yè)發(fā)送給所有參會人，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并附言“請核對信息，如有異議請在X月X日前反饋，逾期視為確認(rèn)”。歸檔與備案確認(rèn)無誤后，將會議記錄（電子版）按“年份-月份-會議類型”分類歸檔（如“2023-09-項目推進(jìn)會”），方便后續(xù)查閱。（四）任務(wù)跟進(jìn)：動態(tài)跟蹤保落地建立任務(wù)跟蹤表以會議記錄中的“任務(wù)分配”為基礎(chǔ)，更新“任務(wù)分配與跟進(jìn)表”，增加“當(dāng)前狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）”“完成情況說明”“更新日期”字段，形成動態(tài)跟蹤清單。定期同步進(jìn)度任務(wù)負(fù)責(zé)人需在截止時間前1天同步進(jìn)度（如“已完成80%，剩余數(shù)據(jù)核對工作”）；若延期，需提前說明原因及預(yù)計完成時間，抄送主持人和記錄人。閉環(huán)管理任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人在“任務(wù)分配與跟進(jìn)表”中更新“完成情況說明”（如“已提交用戶調(diào)研數(shù)據(jù)表，通過*（產(chǎn)品部）審核”），并附交付物/附件；記錄人定期（如每周五）匯總?cè)蝿?wù)完成情況，形成“任務(wù)跟進(jìn)周報”同步給團(tuán)隊。三、模板工具清單（一）會議基本信息表項目內(nèi)容示例會議名稱2023年Q3項目A推進(jìn)會日期2023年9月15日時間14:00-16:00地點公司3號會議室（線上會議：騰訊會議XXX）主持人*（項目總監(jiān)-張總）記錄人*（項目經(jīng)理-趙助理）參會人員（技術(shù)部-李經(jīng)理）、（市場部-王經(jīng)理）、*（產(chǎn)品部-孫專員）列席人員*（財務(wù)部-周會計）請假人員*（運營部-吳主管）事假（已提前報備）（二）會議議程與記錄表序號議題匯報人（如有）討論要點決議/結(jié)論備注1項目A當(dāng)前進(jìn)度匯報*（技術(shù)部-李經(jīng)理）1.已完成需求分析，開發(fā)進(jìn)度滯后3天；2.主要原因：前端資源臨時調(diào)配至項目B。1.同意開發(fā)階段延期2天；2.*（市場部）周五前補充用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，支持需求優(yōu)先級調(diào)整。需同步更新項目甘特圖2客戶反饋問題解決方案討論*（產(chǎn)品部-孫專員）1.客戶反饋“操作流程復(fù)雜”；2.建議：簡化3個核心步驟，增加引導(dǎo)提示。1.按方案優(yōu)化操作流程；2.*（技術(shù)部-李經(jīng)理）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)開發(fā)資源，9月20日前完成測試。需提交優(yōu)化后的流程圖3項目預(yù)算調(diào)整申請*（財務(wù)部-周會計）1.增加測試環(huán)節(jié)預(yù)算2萬元；2.原因：需增加第三方測試服務(wù)。1.同意預(yù)算調(diào)整；2.*（財務(wù)部）本周內(nèi)完成預(yù)算流程審批。需同步更新預(yù)算表（三）任務(wù)分配與跟進(jìn)表任務(wù)編號任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人協(xié)作人交付物截止時間當(dāng)前狀態(tài)完成情況說明更新日期T001補充用戶調(diào)研數(shù)據(jù)*（市場部-王經(jīng)理）*（產(chǎn)品部-孫專員）用戶調(diào)研數(shù)據(jù)表（含優(yōu)先級）2023-09-17進(jìn)行中已完成數(shù)據(jù)收集，正在進(jìn)行需求優(yōu)先級排序2023-09-16T002優(yōu)化項目A操作流程*（技術(shù)部-李經(jīng)理）*（產(chǎn)品部-孫專員）操作流程優(yōu)化方案（含流程圖）2023-09-20進(jìn)行中已完成流程圖設(shè)計，進(jìn)入開發(fā)階段2023-09-16T003完成項目預(yù)算調(diào)整審批*（財務(wù)部-周會計）-預(yù)算調(diào)整審批單（已蓋章）2023-09-18待開始待提交財務(wù)部經(jīng)理審批-四、使用要點與常見問題規(guī)避（一）記錄要點客觀中立：記錄時避免主觀評價（如“（李經(jīng)理）的觀點不合理”），改為客觀陳述（如“（李經(jīng)理）提出開發(fā)資源不足的擔(dān)憂”）。突出重點：優(yōu)先記錄“決議事項”“任務(wù)分配”“風(fēng)險問題”，避免冗余的討論細(xì)節(jié)（如與議題無關(guān)的閑聊）。任務(wù)明確：任務(wù)名稱需具體（如“完成用戶調(diào)研數(shù)據(jù)”而非“做調(diào)研”），負(fù)責(zé)人需明確到人（避免“相關(guān)負(fù)責(zé)人”等模糊表述）。（二）跟進(jìn)要點責(zé)任到人：每個任務(wù)僅指定1名主要負(fù)責(zé)人，協(xié)作人需明確支持范圍（如“提供數(shù)據(jù)支持”而非“協(xié)助完成”）。時間明確：截止時間需精確到日期和時間（如“2023-9-1717:00”），避免“本周內(nèi)”“盡快完成”等模糊表述。動態(tài)跟蹤：通過“任務(wù)分配與跟進(jìn)表”實時更新狀態(tài)，每周同步進(jìn)度，保證任務(wù)不遺漏、不拖延。（三）常見問題規(guī)避問題1：會議記錄漏記任務(wù)規(guī)避方法：會中由記錄人復(fù)述“任務(wù)分配”部分（如“確認(rèn)一下，任務(wù)T001負(fù)責(zé)人是*（王經(jīng)理），截止時間是9月17日，對嗎？”），參會人當(dāng)