行業(yè)通用行政公文寫作模板指南一、適用情境與范圍內(nèi)部事務(wù)傳達：如發(fā)布規(guī)章制度、工作部署、會議通知、人事調(diào)整等；跨部門協(xié)作：如請求配合工作、通報協(xié)作進展、明確職責(zé)分工等；上下級溝通：如向上級請示事項、匯報工作進展，向下級傳達指示、反饋問題等；對外單位往來：如商洽業(yè)務(wù)、函詢回復(fù)、告知事項等非涉密公務(wù)交流。二、撰寫流程與步驟詳解（一）明確發(fā)文目的與核心訴求動筆前需清晰界定公文要解決的核心問題或傳達的核心信息，例如：是“要求各部門按時提交月度總結(jié)”，還是“申請增加辦公設(shè)備采購預(yù)算”。避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致內(nèi)容散亂，必要時可通過提綱梳理關(guān)鍵點（如背景、要求、時限、聯(lián)系人等）。（二）確定公文類型與適用格式根據(jù)發(fā)文目的選擇合適的公文類型，不同類型對應(yīng)固定格式：通知：用于發(fā)布、傳達要求下級執(zhí)行或周知的事項（如《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》）；請示：用于向上級請求指示、批準(zhǔn)（如《關(guān)于申請舉辦年度員工培訓(xùn)的請示》）；報告：用于向上級匯報工作、反映情況（如《關(guān)于第一季度項目進展情況的報告》）；函：用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題（如《關(guān)于商請協(xié)助開展行業(yè)調(diào)研的函》）；通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況（如《關(guān)于XX部門高效完成專項工作的通報》）。（三）收集整理基礎(chǔ)素材圍繞核心訴求收集必要信息，包括：背景資料：如政策依據(jù)、前期工作進展、問題產(chǎn)生原因等；具體事項：如時間、地點、參與人員、數(shù)據(jù)要求、行動步驟等；關(guān)聯(lián)文件：如需引用上級規(guī)定或過往文件，需標(biāo)注文號和標(biāo)題；聯(lián)系人信息：明確對接人及聯(lián)系方式（內(nèi)部公文可標(biāo)注部門，外部公文需規(guī)范稱謂）。（四）搭建公文框架結(jié)構(gòu)按“總分總”邏輯搭建保證層次清晰：居中書寫，格式為“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”（如“XX公司辦公室關(guān)于規(guī)范會議室使用管理的通知”）；主送機關(guān)：頂格書寫，指公文的主要受理機關(guān)（如“各部門：”“各子公司：”）；開頭：說明發(fā)文背景、依據(jù)或目的（如“為提升會議效率，保證會議室資源合理利用，根據(jù)公司《行政管理辦法》規(guī)定，現(xiàn)將有關(guān)事項通知”）；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容（如“使用流程”“注意事項”“責(zé)任分工”等，每條一事，用“一、二、三”序號）；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或期望（如“請各部門嚴(yán)格遵照執(zhí)行，如有疑問及時與辦公室聯(lián)系。”）；附件說明：如有補充材料（如表格、細則），在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)附件名稱（如“附件：1.會議室使用申請表”）；發(fā)文機關(guān)：在下空一行（如有附件，在附件下空一行）居右署發(fā)文機關(guān)全稱（如“XX公司辦公室”）；成文日期：以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，右空四字（如“2024年5月20日”）；印章：加蓋在成文日期上，保證清晰覆蓋發(fā)文機關(guān)名稱。（五）規(guī)范撰寫與語言表達語言風(fēng)格：莊重、準(zhǔn)確、簡潔，避免口語化、歧義表述（如“盡量”“大概”等模糊詞匯需替換為“原則上”“預(yù)計”等規(guī)范用語）；邏輯銜接：使用“為此”“特此”“綜上所述”等關(guān)聯(lián)詞增強段落連貫性；數(shù)據(jù)與事實：涉及數(shù)據(jù)需核對準(zhǔn)確（如時間、數(shù)量、百分比），事實表述需有依據(jù)（如“根據(jù)2023年第四季度統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示”）。（六）審核校對與定稿初稿自查：檢查格式是否規(guī)范、要素是否齊全、內(nèi)容是否完整、有無錯別字或標(biāo)點錯誤；部門審核：涉及跨部門事項需提前溝通，確認(rèn)職責(zé)分工、時間節(jié)點等無異議；領(lǐng)導(dǎo)簽批：重要公文（如請示、通報）需按層級報相關(guān)負責(zé)人審批，簽署意見并注明姓名、日期；最終定稿：根據(jù)審核意見修改后，確認(rèn)無誤后按正式格式排版印發(fā)（電子版需保存源文件，紙質(zhì)版需加蓋印章）。三、通用公文格式要素表要素位置規(guī)范填寫要求示例標(biāo)題居中，與間隔一行發(fā)文機關(guān)+事由+文種，簡潔明確，不超過20字《XX集團行政部關(guān)于開展2024年度安全檢查的通知》主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號“：”指主要受理單位，多個單位用頓號“、”分隔各部門、各子公司：另起一行，空兩字書寫分條列項，每條一事，序號用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四級一、檢查時間：2024年6月1日-6月15日；二、檢查范圍：各辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間。附件說明下空一行，左空二字標(biāo)注標(biāo)注“附件：”+附件名稱，多個附件用阿拉伯?dāng)?shù)字編號附件：1.安全檢查評分表；2.問題整改通知書模板。發(fā)文機關(guān)成文日期上方，居右書寫使用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱XX集團行政部成文日期發(fā)文機關(guān)下方，右空四字書寫年月日完整，阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年5月20日”）2024年5月20日印章覆蓋成文日期和發(fā)文機關(guān)紅色印泥，清晰完整，騎年蓋月（“年”字在印章內(nèi)，“月”字在印章內(nèi)）-四、撰寫要點與規(guī)范提示（一）格式規(guī)范不可忽視標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱可加書名號外，一般不加標(biāo)點；主送機關(guān)應(yīng)準(zhǔn)確，避免泛指（如“有關(guān)單位”需明確具體單位）；段落首行空兩字，段落間距一致，避免“一段式”長文；成文日期需以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，非打印日期或擬稿日期。（二）內(nèi)容需準(zhǔn)確務(wù)實涉及時間、地點、數(shù)量等要素需具體，避免“近期”“盡快”等模糊表述（緊急事項可注明“原則上于X月X日前完成”）；引用文件需注明文號和標(biāo)題（如“根據(jù)《XX公司考勤管理制度》（XX辦發(fā)〔2023〕12號）規(guī)定”）；問題或要求需對應(yīng)，避免“提出問題無解決方案”“提出要求無責(zé)任主體”。（三）語言風(fēng)格需正式嚴(yán)謹(jǐn)禁用網(wǎng)絡(luò)用語、俚語（如“搞定”“給力”等），避免口語化表達（如“請大家配合一下”改為“請各單位予以配合”）；多用主動語態(tài)（如“各部門需提交材料”而非“材料需由各部門提交”），增強執(zhí)行性；謙敬辭使用得當(dāng)：對上級用“擬請”“懇請”，對平級或下級用“建議”“要求”。（四）流程合規(guī)需重視請示類公文需“一事一請示”，不得將多個事項合并請示；涉及多個部門職責(zé)的公文，需提前會簽確認(rèn)，避免職責(zé)交叉或遺漏；重要公文印發(fā)前需留存簽批原件或電子簽批記錄，保證可