費用報銷審核流程指導(dǎo)書一、適用范圍與工作背景本流程指導(dǎo)書適用于公司各部門員工因工作需要發(fā)生的日常運營費用報銷管理，包括但不限于差旅費、辦公費、業(yè)務(wù)招待費、交通費等。旨在規(guī)范費用報銷申請、審核與支付全流程，保證費用支出的真實性、合理性與合規(guī)性，提高財務(wù)工作效率，保障公司資金使用安全。二、操作流程詳解1.報銷申請發(fā)起員工需在費用發(fā)生完成后5個工作日內(nèi)，通過公司OA系統(tǒng)或線下填寫《費用報銷申請表》，發(fā)起報銷流程。申請時需準(zhǔn)確填寫以下信息：申請人所屬部門、姓名、工號及聯(lián)系方式；費用發(fā)生時間、具體事由、所屬項目（如涉及）；費用明細(xì)分類（如差旅費、辦公費等）及金額；附件清單（如合規(guī)支出憑證、費用明細(xì)說明等）。2.單據(jù)材料準(zhǔn)備與申請人需按費用類型準(zhǔn)備完整、合規(guī)的支撐材料，并通過OA系統(tǒng)掃描或提交紙質(zhì)版，具體要求基礎(chǔ)材料：費用報銷申請表（需本人簽字確認(rèn)）、合規(guī)支出憑證（如票據(jù)、合同等，保證字跡清晰、信息完整）；分類材料：差旅費：附出差審批單、行程單（含往返時間、地點）、住宿清單等；辦公費：附物品采購清單、驗收單（需部門負(fù)責(zé)人簽字）；業(yè)務(wù)招待費：附招待事由說明、參與人員名單、招待標(biāo)準(zhǔn)說明（如人均消費限額）。材料需按順序整理，保證與申請表中的費用明細(xì)一一對應(yīng)，避免遺漏或涂改。3.部門初審申請人所在部門負(fù)責(zé)人（或指定授權(quán)人）需在收到報銷申請后2個工作日內(nèi)完成初審，重點審核以下內(nèi)容：費用是否與部門工作計劃相關(guān)，是否符合預(yù)算管理要求；費用發(fā)生的真實性、合理性（如差旅地點與業(yè)務(wù)匹配性、招待必要性）；支撐材料是否完整、簽字是否齊全（如驗收單、出差審批單）。初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人需在OA系統(tǒng)中“同意”并簽字確認(rèn)；若不通過，需注明駁回理由并退回申請人修改。4.財務(wù)部門審核財務(wù)部門收到初審?fù)ㄟ^的報銷申請后，3個工作日內(nèi)完成專業(yè)審核，審核要點包括：合規(guī)性審核：費用支出是否符合國家財經(jīng)法規(guī)及公司《費用管理制度》（如招待費是否超標(biāo)準(zhǔn)、差旅費是否符合地區(qū)補(bǔ)貼規(guī)定）；準(zhǔn)確性審核：金額計算是否正確（如報銷總額與明細(xì)合計是否一致）、憑證抬頭是否為公司全稱、稅號等信息是否無誤；完整性審核：附件材料是否齊全、是否與申請表內(nèi)容一致（如憑證張數(shù)與清單是否匹配）。審核通過后，財務(wù)人員在系統(tǒng)中標(biāo)注“審核通過”，并提交至下一審批環(huán)節(jié)；若發(fā)覺問題，需通過系統(tǒng)反饋具體修改意見，退回申請人或部門負(fù)責(zé)人補(bǔ)充完善。5.分級審批根據(jù)費用金額及類型，需按以下權(quán)限完成最終審批：5000元以下（含）：由財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；5000-20000元（含）：由財務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，提交分管副總經(jīng)理審批；20000元以上：經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審批后，提交總經(jīng)理審批。6.費用支付與賬務(wù)處理審批完成后，財務(wù)部門在2個工作日內(nèi)完成以下工作：核對報銷信息與審批結(jié)果，確認(rèn)無誤后通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至申請人指定賬戶（禁止現(xiàn)金支付大額費用）；在財務(wù)系統(tǒng)中錄入賬務(wù)信息，憑證，保證賬實一致；通過OA系統(tǒng)向申請人發(fā)送支付通知，告知預(yù)計到賬時間。7.資料歸檔報銷流程結(jié)束后，財務(wù)部門需將以下資料統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于5年：費用報銷申請表（含電子及紙質(zhì)版）；合規(guī)支出憑證及支撐材料（如掃描件、紙質(zhì)票據(jù)）；審批流程記錄（OA系統(tǒng)審批截圖或簽字頁）。三、費用報銷申請表模板項目填寫說明申請人信息姓名：工號：部門：聯(lián)系方式：費用基本信息申請日期：費用所屬期間：（如2024年X月X日-X月X日）費用類型：□差旅費□辦公費□業(yè)務(wù)招待費□其他費用明細(xì)序號費用項目金額（元）備注（如事由、地點）憑證張數(shù)123附件清單□合規(guī)支出憑證□行程單□驗收單□其他（請注明）：共____張審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)審核人簽字：日期：財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管副總簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：備注如涉及預(yù)借款沖抵、多人分?jǐn)偟?，需在此說明四、關(guān)鍵注意事項1.時效性要求費用需在發(fā)生后15個工作日內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交的，需提交書面說明并經(jīng)總經(jīng)理審批后方可受理；各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，無正當(dāng)理由逾期未處理的，將納入部門績效考核。2.材料合規(guī)性支撐材料需真實有效，嚴(yán)禁偽造、變造憑證或虛報費用，一經(jīng)查實，將按公司規(guī)定追究申請人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任；憑證需注明開具單位全稱、日期、金額及業(yè)務(wù)內(nèi)容，模糊不清或信息不全的材料將被退回。3.金額與標(biāo)準(zhǔn)差旅費住宿標(biāo)準(zhǔn)按地區(qū)級別執(zhí)行（如一線城市不超過500元/晚，二線城市不超過300元/晚），超標(biāo)準(zhǔn)部分需由審批人書面說明原因并經(jīng)總經(jīng)理審批；業(yè)務(wù)招待費需嚴(yán)格控制人均消費標(biāo)準(zhǔn)（如不超過200元/人），且需提前向部門負(fù)責(zé)人申請備案。4.審批權(quán)限嚴(yán)禁越權(quán)審批或代簽審批意見，審批流程需按順序逐級進(jìn)行，不得跳過環(huán)節(jié)；涉及關(guān)聯(lián)方交易或大額支出的，需提前與財務(wù)部門溝通確認(rèn)審批路徑。5.溝通反饋申請人可隨時通過OA系統(tǒng)查詢報銷進(jìn)度，如遇審核問題，需及時與財務(wù)部門