人事科管理檔案制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則制定，結(jié)合公司內(nèi)部檔案管理實際需求，旨在規(guī)范人事檔案管理行為，防控檔案管理風(fēng)險，保障檔案信息安全，促進檔案資源有效利用。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋人事檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理活動。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）“人事檔案專項管理”是指公司為履行員工人事管理職責(zé)，按照檔案管理要求，對員工入職、在職、離職等各階段形成的檔案材料進行系統(tǒng)化收集、整理、歸檔和利用的活動。（二）“檔案管理風(fēng)險”是指因檔案管理不規(guī)范、制度執(zhí)行不到位、外部環(huán)境變化等因素，導(dǎo)致檔案信息泄露、損毀、失真或利用受限的潛在風(fēng)險。（三）“檔案合規(guī)”是指人事檔案管理活動嚴格遵循法律法規(guī)、政策規(guī)定及公司內(nèi)部制度要求，確保檔案管理合法、安全、高效。第四條人事檔案專項管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險導(dǎo)向、持續(xù)改進”的原則，確保檔案管理全過程符合規(guī)范要求。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對公司人事檔案專項管理工作負總責(zé)，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理資源配置，督促制度落實。分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作負直接責(zé)任，負責(zé)組織實施、監(jiān)督考核和風(fēng)險防控。第六條設(shè)立公司人事檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負責(zé)人任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，相關(guān)部門負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，研究解決重大問題，審批重要事項，定期開展監(jiān)督評價。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠人事科，負責(zé)日常工作，履行以下職能：（一）統(tǒng)籌制定和修訂人事檔案管理制度，組織宣傳貫徹；（二）協(xié)調(diào)各部門、下屬單位落實檔案管理要求，監(jiān)督業(yè)務(wù)合規(guī)性；（三）組織檔案管理風(fēng)險排查，提出防控措施；（四）監(jiān)督檔案利用審批流程，確保合規(guī)使用。第八條人事科為人事檔案專項管理的牽頭部門，負責(zé)：（一）制定檔案管理操作細則，規(guī)范收集、整理、歸檔流程；（二）組織檔案信息化建設(shè)，提升管理效率；（三）定期開展檔案質(zhì)量檢查，督促問題整改；（四）配合相關(guān)部門開展檔案利用審核。第九條法務(wù)科為檔案管理專責(zé)部門，負責(zé)：（一）審核檔案管理制度及操作流程的合規(guī)性；（二）指導(dǎo)檔案風(fēng)險防控措施落地；（三）參與重大檔案利用事件的處置。第十條各部門、下屬單位為人事檔案專項管理的業(yè)務(wù)部門，負責(zé)：（一）按照檔案管理要求，及時收集、移交員工檔案材料；（二）配合人事科開展檔案整理、歸檔工作；（三）落實本領(lǐng)域檔案管理責(zé)任，加強日常風(fēng)險防控。第十一條基層執(zhí)行崗位員工應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）遵守檔案管理操作規(guī)范，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確；（二）及時報告檔案管理風(fēng)險隱患，配合處置；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確責(zé)任義務(wù)。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條檔案材料收集應(yīng)遵循“及時、完整、合規(guī)”標(biāo)準(zhǔn)，重點收集以下材料：（一）入職材料：身份證明、學(xué)歷學(xué)位證明、專業(yè)技術(shù)職稱證明等；（二）在職材料：勞動合同、考核記錄、培訓(xùn)證明、獎懲記錄等；（三）離職材料：離職協(xié)議、檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)等。禁止擅自處置或損毀檔案材料，確保材料來源合法、內(nèi)容真實。第十三條檔案整理應(yīng)按照“分類、編目、立卷”要求進行，重點規(guī)范以下環(huán)節(jié)：（一）分類：根據(jù)檔案類型分為入職、在職、離職等模塊；（二）編目：建立檔案目錄，標(biāo)注關(guān)鍵信息；（三）立卷：按照時間順序或邏輯關(guān)系組卷歸檔。禁止將非人事檔案材料混入人事檔案，確保檔案結(jié)構(gòu)清晰、查閱便捷。第十四條檔案保管應(yīng)落實“安全、保密、防潮”要求，重點管控以下風(fēng)險：（一）物理安全：設(shè)置專用檔案庫房，配備防火、防潮設(shè)施；（二）信息安全：建立電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限；（三）保密管理：明確查閱審批流程，禁止非授權(quán)傳播。禁止在非安全環(huán)境下存儲或傳輸檔案材料，確保檔案實體和信息雙重安全。第十五條檔案利用應(yīng)遵循“審批、登記、可追溯”原則，重點規(guī)范以下流程：（一）審批：查閱、復(fù)制、轉(zhuǎn)移等利用行為需經(jīng)部門負責(zé)人審批；（二）登記：記錄利用人、用途、時間等關(guān)鍵信息；（三）可追溯：建立利用臺賬，定期核查。禁止未經(jīng)審批擅自利用檔案，確保利用行為合法合規(guī)。第十六條檔案鑒定應(yīng)定期開展，重點評估以下內(nèi)容：（一）完整性：檢查檔案材料是否缺失；（二）準(zhǔn)確性：核對檔案信息與業(yè)務(wù)記錄是否一致；（三）價值性：判斷檔案是否需要長期保存。禁止盲目銷毀檔案，確保鑒定結(jié)論科學(xué)合理。第十七條檔案銷毀應(yīng)嚴格審批，重點執(zhí)行以下程序：（一）審批：由領(lǐng)導(dǎo)小組審批銷毀方案；（二）監(jiān)督：指定專人監(jiān)督銷毀過程；（三）記錄：保存銷毀憑證，防止銷毀不當(dāng)。禁止未按規(guī)定銷毀檔案，確保檔案徹底滅失。第四章專項管理運行機制第十八條檔案管理制度實行動態(tài)更新機制，每年至少評估一次，根據(jù)以下情況及時修訂：（一）法律法規(guī)調(diào)整；（二）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化；（三）風(fēng)險防控需求變化。確保制度與實際需求匹配，保持持續(xù)有效性。第十九條檔案管理風(fēng)險識別預(yù)警機制應(yīng)定期開展，重點實施以下措施：（一）風(fēng)險排查：每年至少組織一次全面排查，識別薄弱環(huán)節(jié)；（二）分級評估：按照風(fēng)險等級劃分管控優(yōu)先級；（三）預(yù)警發(fā)布：向相關(guān)部門發(fā)布風(fēng)險提示及應(yīng)對建議。確保風(fēng)險早發(fā)現(xiàn)、早處置，降低管理隱患。第二十條檔案合規(guī)審查機制應(yīng)嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點：（一）業(yè)務(wù)決策：檔案材料收集、整理等環(huán)節(jié)需經(jīng)合規(guī)審查；（二）合同簽訂：涉及員工信息的合同需審核檔案依據(jù)；（三）項目啟動：涉及檔案利用的項目需報備審批。實行“未經(jīng)審查不得實施”原則，確保全流程合規(guī)。第二十一條檔案風(fēng)險應(yīng)對機制應(yīng)明確以下要求：（一）分級處置：一般風(fēng)險由部門自行整改，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌；（二）應(yīng)急流程：制定檔案丟失、泄露應(yīng)急預(yù)案；（三）責(zé)任協(xié)同：建立跨部門處置機制，落實責(zé)任分工。確保風(fēng)險事件高效處置，降低損失。第二十二條檔案責(zé)任追究機制應(yīng)界定以下情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：（一）違規(guī)收集檔案：通報批評，情節(jié)嚴重取消評優(yōu)資格；（二）擅自利用檔案：罰款，涉嫌違法移送司法機關(guān)；（三）檔案損毀：追究直接責(zé)任人和部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。確保違規(guī)行為得到嚴肅處理，強化責(zé)任意識。第二十三條檔案管理評估機制應(yīng)定期開展，重點評估以下內(nèi)容：（一）制度執(zhí)行情況；（二）風(fēng)險防控效果；（三）信息化水平。評估結(jié)果作為改進管理的重要依據(jù)，促進持續(xù)優(yōu)化。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障要求各層級領(lǐng)導(dǎo)履行以下職責(zé)：（一）主要負責(zé)人定期聽取檔案管理工作匯報；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每月檢查制度落實情況；（三）部門負責(zé)人每日監(jiān)督業(yè)務(wù)操作合規(guī)性。形成一級抓一級、層層負責(zé)的管理格局。第二十五條考核激勵機制將檔案管理納入以下考核：（一）部門考核：將檔案合規(guī)情況作為年度考核指標(biāo)；（二）個人考核：將崗位履職情況納入績效評定；（三）評優(yōu)評先：優(yōu)先考慮檔案管理優(yōu)秀的部門和個人。激發(fā)全員參與檔案管理的積極性。第二十六條培訓(xùn)宣傳機制要求分層級開展以下培訓(xùn)：（一）管理層：合規(guī)履職培訓(xùn)，提升管理意識；（二）中層：制度操作培訓(xùn)，強化執(zhí)行能力；（三）一線：操作規(guī)范培訓(xùn)，確保動作標(biāo)準(zhǔn)。通過培訓(xùn)提升全員檔案管理能力。第二十七條信息化支撐要求通過系統(tǒng)工具實現(xiàn)以下功能：（一）流程自動化：自動記錄檔案流轉(zhuǎn)信息；（二）風(fēng)險實時監(jiān)控：預(yù)警異常操作；（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：輔助管理決策。提升檔案管理效率和信息化水平。第二十八條文化建設(shè)要求開展以下活動：（一）發(fā)布檔案合規(guī)手冊，普及制度知識；（二）簽訂合規(guī)承諾書，強化責(zé)任意識；（三）開展典型案例宣傳，營造合規(guī)氛圍。形成“人人重檔案、事事講合規(guī)”的文化環(huán)境。第二十九條報告制度要求按以下要求報送：（一）風(fēng)險事件：及時上報重大風(fēng)險及處置情況；（二）年度管理情況：每年12月31日前報送全年工作總結(jié)及次年計劃；（三）報告內(nèi)容：包括風(fēng)險數(shù)據(jù)、制度執(zhí)行情況、改