會(huì)議與議事制度第一章總則第一條為貫徹落實(shí)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求，進(jìn)一步規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議與議事行為，提升決策科學(xué)性與執(zhí)行效率，有效防控管理風(fēng)險(xiǎn)，保障公司治理體系健康運(yùn)行，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度的制定旨在明確會(huì)議與議事的組織架構(gòu)、職責(zé)分工、運(yùn)行流程及保障措施，確保各項(xiàng)工作在規(guī)范、透明、高效的框架下開展，防范因管理缺位引發(fā)的決策失誤、操作風(fēng)險(xiǎn)及合規(guī)問題。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)管控、資源配置等各類會(huì)議與議事活動(dòng)。具體適用場(chǎng)景包括但不限于：公司年度工作會(huì)議、專項(xiàng)項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審會(huì)、部門例會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、臨時(shí)應(yīng)急會(huì)議等。凡涉及公司重大事項(xiàng)的討論、決策及執(zhí)行，均須遵循本制度執(zhí)行。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“會(huì)議與議事管理”是指公司通過規(guī)范的會(huì)議組織、議事流程及決策機(jī)制，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的過程性管理活動(dòng)，涵蓋會(huì)議發(fā)起、議程設(shè)定、參與人員、決策程序、決議執(zhí)行及效果評(píng)估等環(huán)節(jié)。（二）“決策風(fēng)險(xiǎn)”是指在會(huì)議與議事過程中可能出現(xiàn)的因信息不對(duì)稱、流程不規(guī)范、責(zé)任不明確等導(dǎo)致的決策失誤、資源浪費(fèi)或法律糾紛等潛在損失。（三）“合規(guī)議事”是指所有會(huì)議與議事活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保決策行為的合法性、合理性及正當(dāng)性。第四條公司會(huì)議與議事管理遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則，即所有會(huì)議與議事活動(dòng)均須納入規(guī)范管理，確保管理無死角、無盲區(qū)。（二）“責(zé)任到人”原則，明確會(huì)議發(fā)起人、組織者、參與者及決策者的職責(zé)，確保責(zé)任可追溯、可考核。（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”原則，將風(fēng)險(xiǎn)防控嵌入會(huì)議與議事全過程，優(yōu)先識(shí)別并處置重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）“持續(xù)改進(jìn)”原則，通過定期評(píng)估與優(yōu)化，不斷提升會(huì)議與議事管理效能。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議與議事管理負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司重大決策事項(xiàng)，確保決策行為符合戰(zhàn)略方向及合規(guī)要求；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)分管領(lǐng)域的會(huì)議與議事活動(dòng)負(fù)直接責(zé)任，負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)相關(guān)制度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問題。第六條公司設(shè)立會(huì)議與議事管理委員會(huì)，作為專項(xiàng)管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任主任，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副主任，成員包括各部門負(fù)責(zé)人及專責(zé)人員。管理委員會(huì)負(fù)責(zé)：（一）制定及修訂會(huì)議與議事管理制度，確保制度與公司發(fā)展需求相適應(yīng)；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門會(huì)議與議事活動(dòng)，避免重復(fù)或沖突；（三）監(jiān)督各級(jí)會(huì)議與議事活動(dòng)的規(guī)范性，對(duì)重大決策事項(xiàng)進(jìn)行集體審議；（四）定期總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)流程優(yōu)化。第七條各部門及下屬單位設(shè)立會(huì)議與議事管理小組，由部門負(fù)責(zé)人或指定專人牽頭，負(fù)責(zé)本單位的會(huì)議與議事組織及落實(shí)工作。主要職責(zé)包括：（一）根據(jù)部門業(yè)務(wù)需求，提出會(huì)議與議事申請(qǐng)，明確議題及預(yù)期目標(biāo)；（二）編制會(huì)議議程，審核參會(huì)人員資格，確保討論范圍聚焦核心議題；（三）記錄會(huì)議決議，跟蹤執(zhí)行情況，定期向管理委員會(huì)匯報(bào)；（四）開展內(nèi)部培訓(xùn)，提升員工議事能力及合規(guī)意識(shí)。第八條牽頭部門（如戰(zhàn)略管理部或綜合管理部）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司會(huì)議與議事管理制度建設(shè)，主要職責(zé)包括：（一）組織制定及完善會(huì)議與議事流程、模板及標(biāo)準(zhǔn)；（二）定期開展風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別管理漏洞，提出優(yōu)化建議；（三）監(jiān)督各級(jí)會(huì)議與議事活動(dòng)的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)；（四）組織跨部門協(xié)調(diào)，確保重大事項(xiàng)得到充分討論與決策。第九條專責(zé)部門（如法務(wù)部、風(fēng)控部等）負(fù)責(zé)專項(xiàng)領(lǐng)域的合規(guī)審核與風(fēng)險(xiǎn)處置，主要職責(zé)包括：（一）對(duì)會(huì)議議題涉及的法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)審，出具評(píng)估意見；（二）參與重大決策的議事過程，提供專業(yè)支持；（三）對(duì)違規(guī)決策或執(zhí)行行為進(jìn)行問責(zé)，提出整改要求；（四）建立風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫，定期發(fā)布預(yù)警通知。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位作為會(huì)議與議事管理的執(zhí)行主體，主要職責(zé)包括：（一）落實(shí)本領(lǐng)域的會(huì)議與議事要求，確保業(yè)務(wù)決策符合制度規(guī)范；（二）開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并上報(bào)異常情況；（三）執(zhí)行管理委員會(huì)及部門管理小組的決議，確保落地見效；（四）收集業(yè)務(wù)反饋，推動(dòng)制度持續(xù)優(yōu)化。第十一條基層執(zhí)行崗員工須嚴(yán)格遵守會(huì)議與議事紀(jì)律，主要職責(zé)包括：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人在議事過程中的行為規(guī)范；（二）積極參與議題討論，提供真實(shí)、完整的業(yè)務(wù)信息；（三）對(duì)發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)隱患及時(shí)上報(bào)，協(xié)助落實(shí)整改措施；（四）服從會(huì)議決議，確保執(zhí)行指令得到有效傳遞。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議發(fā)起與議程管理：會(huì)議發(fā)起人須明確議題、目標(biāo)及預(yù)期成果，制定詳細(xì)議程并提前發(fā)布；議程應(yīng)涵蓋議題背景、討論重點(diǎn)、決策流程及時(shí)間安排，確保會(huì)議高效聚焦。禁止無明確議題或重復(fù)性會(huì)議，所有會(huì)議均須通過系統(tǒng)登記備案。第十三條參會(huì)人員資格管理：根據(jù)議題性質(zhì)確定參會(huì)范圍，重要會(huì)議須由管理委員會(huì)審批參會(huì)人員名單；外部人員參會(huì)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并提前收集相關(guān)材料。禁止無關(guān)人員列席決策類會(huì)議，確保討論質(zhì)量。第十四條決策流程規(guī)范：重大決策事項(xiàng)須經(jīng)過“議題征集—預(yù)審評(píng)估—會(huì)議討論—集體決策—決議執(zhí)行—結(jié)果反饋”六步流程；決策結(jié)果須形成書面文件，明確責(zé)任部門及完成時(shí)限。禁止未經(jīng)充分討論的“拍板式”決策，所有決議須留存存檔備查。第十五條會(huì)議記錄與督辦：會(huì)議記錄須完整記錄發(fā)言要點(diǎn)、決策事項(xiàng)及責(zé)任分工，由專人負(fù)責(zé)整理并定期歸檔；督辦部門需跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)逾期未完成的進(jìn)行預(yù)警及通報(bào)。禁止決議內(nèi)容模糊或責(zé)任不清，確?？勺匪菪浴５谑鶙l會(huì)后評(píng)估與改進(jìn)：每次會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)，組織者須提交評(píng)估報(bào)告，分析會(huì)議成效及改進(jìn)方向；管理委員會(huì)每季度匯總評(píng)估結(jié)果，納入制度優(yōu)化計(jì)劃。禁止“會(huì)而不議、議而不決”，推動(dòng)會(huì)議管理閉環(huán)。第十七條風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：（一）決策風(fēng)險(xiǎn)防控：對(duì)涉及重大投資、并購重組等事項(xiàng)，須開展多角度風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，引入外部專家論證；禁止盲目決策或過度依賴少數(shù)人意見。（二）信息保密風(fēng)險(xiǎn)防控：涉密會(huì)議須采取物理隔離或技術(shù)加密措施，參會(huì)人員須簽署保密協(xié)議；禁止非必要傳播會(huì)議信息，防止泄密事件發(fā)生。（三）流程缺位風(fēng)險(xiǎn)防控：對(duì)新興業(yè)務(wù)或特殊場(chǎng)景，須補(bǔ)充完善會(huì)議與議事流程，避免管理空白；禁止因制度滯后導(dǎo)致執(zhí)行混亂。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：公司每年組織一次制度修訂，根據(jù)國家政策變化、行業(yè)監(jiān)管要求及公司業(yè)務(wù)調(diào)整，及時(shí)調(diào)整管理?xiàng)l款；重大調(diào)整須經(jīng)管理委員會(huì)審議通過，確保制度時(shí)效性。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：各部門每月開展風(fēng)險(xiǎn)自查，重點(diǎn)識(shí)別會(huì)議與議事過程中的操作漏洞；風(fēng)險(xiǎn)控制部每季度匯總評(píng)估，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)發(fā)布預(yù)警通知，要求限期整改。禁止對(duì)風(fēng)險(xiǎn)隱患視而不見，確保早發(fā)現(xiàn)、早處置。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：所有會(huì)議議題須經(jīng)過合規(guī)性審查，涉及重大決策的需附法務(wù)部或風(fēng)控部意見；未經(jīng)審查的議題禁止進(jìn)入決策程序，確保所有事項(xiàng)合法合規(guī)。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：對(duì)一般風(fēng)險(xiǎn)事件，由責(zé)任部門限期整改；對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)事件，須啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，由管理委員會(huì)統(tǒng)籌處置，確保責(zé)任協(xié)同、快速響應(yīng)。禁止因責(zé)任推諉導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反會(huì)議與議事制度的行為，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行問責(zé)，包括通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣減、紀(jì)律處分等；涉及違法行為的，移交司法機(jī)關(guān)處理。禁止包庇縱容違規(guī)行為，確保制度權(quán)威性。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年對(duì)會(huì)議與議事管理有效性開展全面評(píng)估，包括制度執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)防控成效、員工滿意度等指標(biāo)；評(píng)估結(jié)果作為制度優(yōu)化及績(jī)效考核的重要依據(jù)。禁止形式主義評(píng)估，確保改進(jìn)實(shí)效。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部須親自推動(dòng)會(huì)議與議事管理工作，定期聽取匯報(bào)，解決實(shí)際問題；設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障制度運(yùn)行所需資源。禁止“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的管理態(tài)度。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：將會(huì)議與議事管理情況納入部門及個(gè)人年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤；對(duì)制度執(zhí)行優(yōu)秀的單位及個(gè)人給予表彰，對(duì)存在問題的進(jìn)行約談?wù)?。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展制度培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)學(xué)習(xí)決策責(zé)任與合規(guī)履職要求，一線員工重點(diǎn)掌握操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)防范技巧；每年組織考核，確保培訓(xùn)效果。第二十七條信息化支撐：開發(fā)會(huì)議與議事管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)議題線上提交、議程自動(dòng)推送、決議電子簽章、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控等功能，提升管理效率。禁止因系統(tǒng)缺位導(dǎo)致手工操作效率低下。第二十八條文化建設(shè)：編制會(huì)議與議事管理手冊(cè)，明確行為規(guī)范及典型案例；定期發(fā)布合規(guī)倡議，鼓勵(lì)員工主動(dòng)參與管理，營(yíng)造“人人講合規(guī)”的濃厚氛圍。第二十九條報(bào)告制度：各部門每月提交會(huì)議與議事管理情況報(bào)告，包括會(huì)議數(shù)量、議題類型、風(fēng)險(xiǎn)處置結(jié)果等；公司每半年發(fā)布管理通報(bào)，對(duì)先進(jìn)典型及問題單位進(jìn)行公示。第六章