2026年劇本殺運(yùn)營(yíng)公司員工檔案建立與保管制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司員工檔案的建立、保管、使用及銷毀全流程管理，精準(zhǔn)記錄員工職業(yè)履歷與履職情況，提升人力資源管理規(guī)范化水平，保障員工個(gè)人信息安全與合法權(quán)益，符合《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)要求，結(jié)合劇本殺行業(yè)員工特性（含DM、運(yùn)營(yíng)、行政、劇本創(chuàng)作等崗位差異）及公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及旗下所有劇本殺門店的全體員工檔案管理工作，涵蓋員工檔案的信息采集、建立、審核、更新、保管、使用、脫敏、銷毀等全環(huán)節(jié)，涉及公司人力資源部、各業(yè)務(wù)部門、門店負(fù)責(zé)人、檔案管理員等相關(guān)主體及全體員工。凡與公司建立勞動(dòng)關(guān)系（含正式、試用期、勞務(wù)派遣）的員工，其檔案信息管理均適用本制度規(guī)定。第三條核心原則（一）合法合規(guī)原則。嚴(yán)格遵循國(guó)家勞動(dòng)用工及個(gè)人信息保護(hù)相關(guān)法律法規(guī)，檔案信息的采集、使用、保管均符合法定要求，嚴(yán)禁非法收集、濫用員工信息。（二）真實(shí)完整原則。確保檔案信息真實(shí)反映員工實(shí)際情況，全面記錄職業(yè)關(guān)鍵信息，避免虛假信息、缺失信息影響人力資源管理決策。（三）隱私保護(hù)原則。將員工信息安全放在首位，建立全流程隱私保護(hù)機(jī)制，嚴(yán)防信息泄露、篡改、丟失，重點(diǎn)保護(hù)員工敏感信息。（四）精準(zhǔn)實(shí)用原則。檔案信息采集聚焦人力資源管理需求，突出劇本殺行業(yè)崗位特性，確保信息對(duì)員工招錄、培訓(xùn)、考核、晉升等工作具有實(shí)際參考價(jià)值。（五）權(quán)限可控原則。明確各崗位檔案使用權(quán)限，建立分級(jí)授權(quán)機(jī)制，防止信息越權(quán)訪問、使用，保障檔案管理安全有序。（六）全程追溯原則。對(duì)檔案的建立、更新、使用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程記錄，確保每一項(xiàng)操作均可追溯，責(zé)任可明確。第二章員工檔案建立規(guī)范第四條建立范圍（一）正式員工：所有與公司簽訂勞動(dòng)合同的正式員工，均需建立完整員工檔案；（二）試用期員工：試用期員工自辦理入職手續(xù)之日起建立臨時(shí)檔案，轉(zhuǎn)正后合并為正式檔案；（三）勞務(wù)派遣員工：根據(jù)合作協(xié)議要求，建立簡(jiǎn)化版員工檔案，重點(diǎn)記錄崗位信息、履職評(píng)價(jià)等核心內(nèi)容；（四）離職員工：離職員工檔案按規(guī)定保留相應(yīng)期限，保留期間單獨(dú)分類管理，期滿后按規(guī)定銷毀。第五條檔案信息采集內(nèi)容檔案信息采集實(shí)行“最小必要”原則，分為基礎(chǔ)信息、入職與崗位信息、薪酬績(jī)效信息、培訓(xùn)與成長(zhǎng)信息、獎(jiǎng)懲信息、離職信息六大類，具體內(nèi)容如下：（一）基礎(chǔ)信息：?jiǎn)T工姓名、性別、身份證號(hào)、聯(lián)系方式、戶籍地址、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、學(xué)歷學(xué)位證明、職業(yè)資格證書等；（二）入職與崗位信息：入職日期、勞動(dòng)合同簽訂信息（期限、類型、崗位）、崗位調(diào)整記錄、工作調(diào)動(dòng)記錄、崗位職責(zé)說明書等；（三）薪酬績(jī)效信息：薪酬標(biāo)準(zhǔn)、工資發(fā)放記錄、績(jī)效考評(píng)結(jié)果、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社保公積金繳納記錄等；（四）培訓(xùn)與成長(zhǎng)信息：參加內(nèi)部培訓(xùn)（如DM專業(yè)技能培訓(xùn)、劇本解讀培訓(xùn)）、外部培訓(xùn)的記錄，培訓(xùn)考核結(jié)果、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、晉升評(píng)估材料等；（五）獎(jiǎng)懲信息：?jiǎn)T工獲得的表彰獎(jiǎng)勵(lì)（如優(yōu)秀員工、最佳DM等）、違規(guī)違紀(jì)處分記錄及相關(guān)處理決定、整改情況等；（六）離職信息：離職申請(qǐng)、離職面談?dòng)涗?、工作交接清單、離職原因說明、解除/終止勞動(dòng)合同證明等。第六條信息采集渠道與方式（一）入職采集：?jiǎn)T工入職時(shí)，由人力資源部指導(dǎo)填寫《員工入職信息登記表》，并收集身份證、學(xué)歷學(xué)位證、職業(yè)資格證等相關(guān)證明材料復(fù)印件，核實(shí)原件真實(shí)性后歸檔；（二）日常采集：人力資源部根據(jù)員工崗位調(diào)整、薪酬變動(dòng)、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲等日常管理情況，同步記錄并補(bǔ)充檔案信息；各部門負(fù)責(zé)人及時(shí)提交本部門員工的履職評(píng)價(jià)、績(jī)效結(jié)果等信息；（三）外部采集：經(jīng)員工同意后，從原用人單位調(diào)取的背景調(diào)查信息、職業(yè)履歷證明；從培訓(xùn)機(jī)構(gòu)獲取的培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明等合法外部信息；（四）采集要求：嚴(yán)禁以欺騙、脅迫等非法方式采集員工信息；采集敏感信息（如健康狀況、家庭詳細(xì)信息等）需單獨(dú)獲得員工書面同意；員工提供的材料需加蓋“與原件核對(duì)無誤”印章，確保信息真實(shí)可靠。第七條檔案建立流程（一）信息錄入：人力資源部專員在員工入職后3個(gè)工作日內(nèi)，將采集到的信息錄入公司員工檔案管理系統(tǒng)或整理形成紙質(zhì)檔案；（二）信息審核：人力資源部負(fù)責(zé)人在錄入完成后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查信息真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或缺失信息的，及時(shí)反饋采集人員補(bǔ)充核實(shí)；（三）檔案分類：審核通過后，按“正式員工檔案”“試用期員工檔案”“勞務(wù)派遣員工檔案”“離職員工檔案”進(jìn)行分類歸檔，正式員工檔案按崗位類別進(jìn)一步細(xì)分（如DM崗位、運(yùn)營(yíng)崗位、行政崗位等），并為每份檔案分配唯一檔案編號(hào)；（四）檔案更新：?jiǎn)T工發(fā)生崗位調(diào)整、薪酬變動(dòng)、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲等情況時(shí)，人力資源部需在2個(gè)工作日內(nèi)更新檔案信息；每季度對(duì)檔案信息進(jìn)行一次全面復(fù)核，確保信息時(shí)效性。第三章員工檔案保管規(guī)范第八條保管責(zé)任與分工（一）歸口管理：公司人力資源部為員工檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案保管工作，制定檔案保管細(xì)則，監(jiān)督保管措施落實(shí)；（二）專人負(fù)責(zé)：人力資源部配備專職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的日常保管、整理、備份等工作；檔案管理員需簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任；（三）技術(shù)保障：信息技術(shù)部負(fù)責(zé)員工檔案管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，防范信息泄露、篡改風(fēng)險(xiǎn)。第九條保管方式與要求（一）電子檔案保管：1.電子檔案存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器或合規(guī)的云存儲(chǔ)平臺(tái)，實(shí)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問密碼及操作日志；2.檔案管理員每日對(duì)電子檔案進(jìn)行自動(dòng)備份，每周進(jìn)行一次異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)安全；3.嚴(yán)禁將電子檔案存儲(chǔ)于私人電腦、手機(jī)或公共網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備；（二）紙質(zhì)檔案保管：1.紙質(zhì)檔案需使用專用檔案柜存放，檔案柜上鎖管理，鑰匙由檔案管理員專人保管；2.存放環(huán)境需符合防潮、防火、防蟲、防盜、防高溫要求，避免檔案損壞或丟失；3.紙質(zhì)檔案需按分類順序整理歸檔，建立紙質(zhì)檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、存放位置、保管期限等信息；（三）保管期限：1.正式員工檔案：在職期間永久保管，離職后繼續(xù)保管5年，期滿后按規(guī)定銷毀；2.試用期員工檔案：未轉(zhuǎn)正離職的，保管2年；轉(zhuǎn)正的合并為正式檔案；3.勞務(wù)派遣員工檔案：合作期間保管，合作結(jié)束后保管3年；4.涉及勞動(dòng)糾紛、法律訴訟的員工檔案，保管期限延長(zhǎng)至糾紛解決后5年。第十條檔案保管安全措施（一）訪問控制：電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)行分級(jí)授權(quán)訪問，不同崗位人員分配不同訪問權(quán)限（如部門負(fù)責(zé)人僅可訪問本部門員工的崗位及績(jī)效信息，檔案管理員可訪問全量檔案信息），嚴(yán)禁越權(quán)訪問；（二）操作規(guī)范：工作人員訪問、使用檔案信息時(shí)，需嚴(yán)格遵守操作流程，及時(shí)鎖定操作界面，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借賬號(hào)、泄露密碼；紙質(zhì)檔案查閱后需及時(shí)歸位，不得隨意擺放；（三）安全檢查：檔案管理員每周對(duì)電子檔案系統(tǒng)的操作日志、備份情況進(jìn)行核查；每月對(duì)紙質(zhì)檔案存放環(huán)境、檔案完整性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改；（四）應(yīng)急處置：建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，若發(fā)生檔案信息泄露、丟失、篡改等情況，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，同時(shí)向公司管理層及相關(guān)監(jiān)管部門報(bào)告（如涉及重大信息泄露）。第四章員工檔案使用規(guī)范第十一條檔案使用范圍員工檔案僅用于以下合法用途：（一）人力資源管理：?jiǎn)T工招錄審核、崗位調(diào)整、薪酬核算、績(jī)效考評(píng)、培訓(xùn)規(guī)劃、晉升決策等；（二）勞動(dòng)糾紛處理：作為解決勞動(dòng)爭(zhēng)議、履行勞動(dòng)合同的依據(jù)；（三）合規(guī)檢查：配合勞動(dòng)保障部門、審計(jì)部門等相關(guān)單位的監(jiān)督檢查；（四）員工個(gè)人查詢：為員工提供本人檔案信息查詢服務(wù)；（五）其他：經(jīng)員工明確同意及公司管理層批準(zhǔn)的合法用途。嚴(yán)禁將員工檔案用于未經(jīng)授權(quán)的商業(yè)活動(dòng)、對(duì)外提供給第三方（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。第十二條檔案使用權(quán)限與流程（一）權(quán)限分級(jí)：1.各部門負(fù)責(zé)人：可查詢本部門員工的基礎(chǔ)信息、崗位信息、績(jī)效信息，無權(quán)查看薪酬、敏感個(gè)人信息；2.人力資源部人員：可查詢?nèi)繂T工檔案的核心信息，用于日常人力資源管理工作；3.檔案管理員：擁有檔案查看、整理、備份、銷毀等全流程操作權(quán)限；4.管理層：可查看檔案匯總數(shù)據(jù)及核心員工檔案信息，用于管理決策；（二）使用流程：1.內(nèi)部使用：工作人員因工作需要使用檔案信息時(shí)，需通過檔案管理系統(tǒng)提交使用申請(qǐng)，注明使用目的、使用范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人審批同意后，方可訪問；紙質(zhì)檔案查閱需填寫《員工檔案查閱登記表》，經(jīng)審批后在檔案管理員監(jiān)督下查閱；2.外部使用：因法律訴訟、監(jiān)管檢查等特殊情況需向外部提供檔案信息的，需經(jīng)公司管理層審批，并要求接收方簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格限制信息使用范圍；3.記錄追溯：所有檔案使用行為均需在系統(tǒng)或登記表中留下記錄，包括使用人、使用時(shí)間、使用目的、使用內(nèi)容等，確保全程可追溯。第十三條檔案信息脫敏要求（一）對(duì)外提供檔案信息時(shí)，必須對(duì)敏感信息進(jìn)行脫敏處理，如隱藏員工完整身份證號(hào)（僅保留前6位和后4位）、完整手機(jī)號(hào)（僅保留后4位）、隱去詳細(xì)家庭地址等；（二）用于數(shù)據(jù)分析、管理匯報(bào)的檔案數(shù)據(jù)，需進(jìn)行匿名化處理，確保無法直接或間接識(shí)別到具體員工；（三）脫敏處理后的信息需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)，確保不泄露員工隱私后，方可使用或?qū)ν馓峁?。第五章員工權(quán)益保障與檔案銷毀第十四條員工權(quán)益保障（一）知情權(quán)：?jiǎn)T工有權(quán)查詢自己的檔案信息，人力資源部需在員工提出查詢申請(qǐng)后3個(gè)工作日內(nèi)提供查詢服務(wù)，對(duì)查詢內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明，嚴(yán)禁隱瞞檔案信息；（二）更正權(quán)：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)自己的檔案信息存在錯(cuò)誤或不完整的，有權(quán)提出更正申請(qǐng)，人力資源部需在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)核實(shí)，確需更正的，立即更新檔案信息，并將更正結(jié)果告知員工；（三）保密權(quán)：?jiǎn)T工有權(quán)要求公司對(duì)其檔案中的敏感信息進(jìn)行保密，人力資源部需采取有效措施防范信息泄露；（四）離職檔案轉(zhuǎn)移權(quán)：?jiǎn)T工離職后，有權(quán)要求公司按規(guī)定轉(zhuǎn)移個(gè)人檔案，人力資源部需在15個(gè)工作日內(nèi)為離職員工辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)或提供檔案保管證明。第十五條檔案銷毀規(guī)范（一）銷毀條件：達(dá)到規(guī)定保管期限的員工檔案；存在重復(fù)、無效信息的檔案（無效信息需單獨(dú)銷毀，有效信息保留）；經(jīng)核實(shí)為虛假信息的材料；（二）銷毀審批：檔案管理員對(duì)符合銷毀條件的檔案進(jìn)行梳理，編制《員工檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、姓名、崗位、保管期限、銷毀原因等信息，報(bào)人力資源部負(fù)責(zé)人及公司管理層審批；（三）銷毀方式：1.電子檔案：采用數(shù)據(jù)粉碎、物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等不可逆方式銷毀，確保無法恢復(fù)；2.紙質(zhì)檔案：采用碎紙機(jī)粉碎或委托專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)銷毀，嚴(yán)禁隨意丟棄；涉及涉密信息的檔案，需按涉密文件銷毀規(guī)定處理；（四）銷毀監(jiān)督：檔案銷毀過程需有2名及以上工作人員在場(chǎng)監(jiān)督，銷毀完成后，監(jiān)督人員與銷毀人員共同在《員工檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)；（五）銷毀記錄：《員工檔案銷毀清單》及銷毀過程記錄需歸檔保存，保存期限不少于3年。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十六條監(jiān)督管理機(jī)制（一）日常監(jiān)督：人力資源部每日核查檔案信息的錄入、更新情況，每周檢查檔案保管、使用流程的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為；（二）專項(xiàng)監(jiān)督：每季度開展一次員工檔案管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查信息采集的合法性、檔案保管的安全性、使用的合規(guī)性、銷毀的規(guī)范性，形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，報(bào)公司管理層；（三）投訴核查：設(shè)立員工信息保護(hù)投訴渠道，受理員工關(guān)于檔案信息泄露、濫用等投訴，人力資源部需在收到投訴后3個(gè)工作日內(nèi)核查處理，及時(shí)向員工反饋結(jié)果；（四）技術(shù)監(jiān)控：信息技術(shù)部通過檔案管理系統(tǒng)對(duì)訪問、操作行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常訪問、違規(guī)操作的，立即預(yù)警并通知人力資源部核查。第十七條考核評(píng)價(jià)公司將員工檔案管理工作成效納入人力資源部及相關(guān)人員的績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括：（一）檔案信息完整率：正式員工檔案信息完整率不低于98%；（二）信息更新及時(shí)率：?jiǎn)T工信息變更后2個(gè)工作日內(nèi)更新率不低于98%；（三）合規(guī)操作率：檔案采集、使用、銷毀等環(huán)節(jié)合規(guī)操作率100%；（四）信息安全率：無檔案信息泄露、丟失、篡改等安全事件；（五）員工滿意度：?jiǎn)T工對(duì)檔案信息管理及權(quán)益保障的滿意度不低于90%。對(duì)考核優(yōu)秀的部門及個(gè)人，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)（如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等）；對(duì)考核不達(dá)標(biāo)的，扣減相應(yīng)績(jī)效分?jǐn)?shù)，責(zé)令限期整改，整改仍不合格的調(diào)整崗位或予以處罰。第十八條責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定，存在以下情形的部門或個(gè)人，公司根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：（一）情節(jié)較輕的：未按規(guī)定時(shí)限錄入、更新檔案信息，檔案信息存在輕微錯(cuò)誤，未按要求履行審核手續(xù)的，給予警告處分，責(zé)令限期整改，扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金；（二）情節(jié)較重的：非法采集員工信息，越權(quán)訪問、使用檔案信息，未按規(guī)定進(jìn)行檔案脫敏處理，泄露員工非敏感信息，未按規(guī)定保管檔案導(dǎo)致檔案損壞的，給予記過處分，扣發(fā)3個(gè)月績(jī)效獎(jiǎng)金，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)整崗位；（三）情節(jié)嚴(yán)重的：泄露、出售、濫用員工敏感信息，故意篡改、銷毀檔案信息，因嚴(yán)重失職導(dǎo)致重大信息安全事件，給公司品牌形象或員工權(quán)益造成嚴(yán)重?fù)p害的，給予開除處分，依法追究經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第十九條特殊情況處理（一）不可抗力影響：因自然災(zāi)害、疫情、系統(tǒng)故障等不可抗力因素導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，相關(guān)部門需及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急處置，全力挽回?fù)p失，并向管理層提交情況說明，