PAGE生產(chǎn)記錄保存制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司生產(chǎn)記錄的保存管理，確保生產(chǎn)過程的可追溯性，為產(chǎn)品質(zhì)量控制、生產(chǎn)管理決策、合規(guī)審查等提供準確、完整、可靠的依據(jù)，保障公司生產(chǎn)運營的順利進行，維護公司及相關(guān)方的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)活動的部門和環(huán)節(jié)，包括但不限于原材料采購、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢驗、設(shè)備維護、人員操作等過程中產(chǎn)生的各類記錄。3.基本原則真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映生產(chǎn)活動的實際情況，不得偽造、篡改。完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過程的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)和要素，確保記錄無遺漏。準確性原則：記錄信息應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)清晰、明確。及時性原則：生產(chǎn)活動發(fā)生后，應(yīng)及時進行記錄，不得拖延。保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)記錄，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、生產(chǎn)記錄的分類與內(nèi)容1.原材料采購記錄采購訂單：包括訂單編號、供應(yīng)商信息、采購產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨日期等。供應(yīng)商資質(zhì)文件：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證文件等。原材料檢驗報告：檢驗日期、檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗人員簽字等。送貨單：送貨日期、送貨數(shù)量、規(guī)格型號、供應(yīng)商名稱等。2.生產(chǎn)過程記錄生產(chǎn)任務(wù)單：任務(wù)編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)數(shù)量、計劃開工日期、計劃完工日期等。設(shè)備運行記錄：設(shè)備編號、設(shè)備名稱、運行時間、運行參數(shù)（如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）、維護保養(yǎng)記錄等。人員操作記錄：操作人員姓名、操作時間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等。工藝參數(shù)記錄：生產(chǎn)過程中的關(guān)鍵工藝參數(shù)，如溫度、壓力、時間、速度、配料比例等的實時記錄。生產(chǎn)批次記錄：批次編號、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)班組、產(chǎn)品流向等。3.質(zhì)量檢驗記錄首件檢驗記錄：首件產(chǎn)品編號、檢驗項目、檢驗標準、檢驗結(jié)果、檢驗人員簽字等。巡檢記錄：巡檢時間、巡檢人員、巡檢部位、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。成品檢驗記錄：成品編號、檢驗項目、檢驗標準、檢驗結(jié)果、檢驗人員簽字等。不合格品記錄：不合格品編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、不合格原因、處理措施等。4.設(shè)備維護記錄設(shè)備維護計劃：維護周期、維護內(nèi)容、維護責任人等。設(shè)備維修記錄：維修日期、維修設(shè)備編號、故障描述、維修措施、維修人員簽字等。設(shè)備保養(yǎng)記錄：保養(yǎng)日期、保養(yǎng)設(shè)備編號、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員簽字等。設(shè)備更換零部件記錄：更換日期、更換設(shè)備編號、零部件名稱、規(guī)格型號、更換原因等。5.環(huán)境監(jiān)測記錄車間溫濕度記錄：記錄時間、溫度、濕度等。潔凈區(qū)環(huán)境監(jiān)測記錄：監(jiān)測項目（如塵埃粒子數(shù)、微生物限度等）、監(jiān)測時間、監(jiān)測結(jié)果等。廢水、廢氣排放監(jiān)測記錄：排放口編號、監(jiān)測項目、監(jiān)測時間、監(jiān)測結(jié)果等。三、生產(chǎn)記錄的填寫要求1.記錄格式規(guī)范各類生產(chǎn)記錄應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，確保記錄內(nèi)容的一致性和規(guī)范性。記錄表格應(yīng)清晰、完整，包含必填項和可選項，便于填寫和查閱。2.填寫內(nèi)容準確記錄人員應(yīng)如實填寫各項內(nèi)容，確保信息真實、準確、完整。對于數(shù)據(jù)類記錄，應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字填寫，字跡清晰，不得涂改。如需修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方式，如劃改，并在修改處簽字確認。3.簽字確認完整所有生產(chǎn)記錄均應(yīng)由相關(guān)責任人簽字確認，以明確責任。簽字應(yīng)使用全名，不得代簽或漏簽。四、生產(chǎn)記錄的收集與整理1.收集職責分工各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作人員負責及時收集本環(huán)節(jié)產(chǎn)生的生產(chǎn)記錄，并按照規(guī)定的時間和方式提交給本部門的記錄管理員。部門記錄管理員負責對本部門收集的生產(chǎn)記錄進行初步整理和審核，確保記錄的完整性和準確性。2.收集時間要求一般生產(chǎn)記錄應(yīng)在生產(chǎn)活動完成后[X]個工作日內(nèi)收集完畢。對于緊急或特殊情況的生產(chǎn)記錄，應(yīng)在事件發(fā)生后及時收集。3.整理要求記錄管理員應(yīng)按照記錄類別、時間順序等對收集到的生產(chǎn)記錄進行分類整理，確保記錄有序存放。對破損、模糊不清的記錄，應(yīng)及時進行修復或補充，保證記錄的可讀性。五、生產(chǎn)記錄的存儲與保管1.存儲方式生產(chǎn)記錄應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子記錄應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的文件柜中，文件柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.存儲期限一般生產(chǎn)記錄的存儲期限為自產(chǎn)品放行之日起[X]年。涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、法律法規(guī)要求等特殊情況的生產(chǎn)記錄，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定延長存儲期限。3.保管責任各部門應(yīng)指定專人負責生產(chǎn)記錄的保管工作，確保記錄的安全和完整。保管人員應(yīng)定期對生產(chǎn)記錄進行檢查，如發(fā)現(xiàn)記錄丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。六、生產(chǎn)記錄的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)記錄時，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可查閱。涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、合規(guī)審查等重要事項的查閱，需經(jīng)公司質(zhì)量部門負責人或相關(guān)主管領(lǐng)導批準。2.查閱流程查閱申請人持批準后的《生產(chǎn)記錄查閱申請表》到記錄保管部門辦理查閱手續(xù)。保管人員應(yīng)按照申請表的要求提供相應(yīng)的生產(chǎn)記錄，并監(jiān)督查閱過程，確保記錄不被損壞、涂改或泄露。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還記錄，并在《生產(chǎn)記錄查閱登記表》上簽字確認。3.借閱規(guī)定原則上不允許借閱生產(chǎn)記錄。如因特殊原因確需借閱，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)公司質(zhì)量部門負責人和相關(guān)主管領(lǐng)導批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的生產(chǎn)記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播記錄內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還記錄，并在《生產(chǎn)記錄借閱登記表》上簽字注銷。七、生產(chǎn)記錄的銷毀1.銷毀條件生產(chǎn)記錄超過存儲期限且不再需要留存時，可進行銷毀。因公司重組、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，某些生產(chǎn)記錄已無保存價值的，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準后，可予以銷毀。2.銷毀流程記錄保管部門提出生產(chǎn)記錄銷毀申請，填寫《生產(chǎn)記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的名稱、類別、數(shù)量、存儲期限、銷毀原因等。申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交至公司質(zhì)量部門進行審核，質(zhì)量部門應(yīng)評估銷毀記錄對產(chǎn)品質(zhì)量追溯、合規(guī)審查等方面的影響。質(zhì)量部門審核通過后，將申請表提交至公司主管領(lǐng)導審批。經(jīng)批準后，由記錄保管部門負責組織實施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保記錄信息無法恢復。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、執(zhí)行人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀完成后，應(yīng)將《生產(chǎn)記錄銷毀申請表》及銷毀記錄存檔保存。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督部門公司質(zhì)量部門負責對生產(chǎn)記錄保存制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。2.監(jiān)督內(nèi)容生產(chǎn)記錄的填寫、收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。各部門對生產(chǎn)記錄管理工作的重視程度和執(zhí)行力度。3.考核措施對于違反生產(chǎn)記錄保存制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等。