PAGE生產(chǎn)招標(biāo)資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)招標(biāo)資料管理，規(guī)范招標(biāo)流程，確保招標(biāo)活動合法、合規(guī)、公正、透明，提高招標(biāo)效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有生產(chǎn)相關(guān)項目的招標(biāo)活動，包括但不限于原材料采購、生產(chǎn)設(shè)備購置、工程項目發(fā)包等。（三）基本原則1.合法性原則：招標(biāo)活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項操作合法合規(guī)。2.公正性原則：對待所有投標(biāo)人一視同仁，不偏袒任何一方，保證評標(biāo)過程公正公平。3.透明性原則：招標(biāo)信息公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.保密性原則：對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、招標(biāo)資料管理職責(zé)分工（一）招標(biāo)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善生產(chǎn)招標(biāo)資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織實施生產(chǎn)招標(biāo)活動，包括招標(biāo)公告發(fā)布、招標(biāo)文件編制、投標(biāo)文件接收與整理、開標(biāo)評標(biāo)組織等。3.建立和維護招標(biāo)項目檔案，對招標(biāo)過程中的各類資料進行歸檔保存。（二）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)需要，提出招標(biāo)項目申請，明確項目需求、技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。2.配合招標(biāo)管理部門編制招標(biāo)文件，提供必要的技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.參與開標(biāo)、評標(biāo)等活動，對投標(biāo)文件進行評審，并提供評審意見。（三）法務(wù)部門1.審查招標(biāo)文件、合同等法律文件，確保其符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。2.對招標(biāo)過程中的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)，處理相關(guān)法律糾紛。（四）財務(wù)部門1.參與招標(biāo)項目預(yù)算編制和成本控制，提供財務(wù)方面的建議和意見。2.負(fù)責(zé)對招標(biāo)項目的資金支付進行審核和監(jiān)督。三、招標(biāo)資料的分類與編號（一）招標(biāo)資料分類1.招標(biāo)項目申請文件：包括項目申請表、需求說明書、可行性研究報告等。2.招標(biāo)文件：涵蓋招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格書、評標(biāo)辦法、合同條款及格式等。3.投標(biāo)文件：投標(biāo)人提交的投標(biāo)函、投標(biāo)報價表、技術(shù)方案、商務(wù)條款偏離表等。4.評標(biāo)資料：評標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)候選人推薦表等。5.合同文件：中標(biāo)通知書、合同協(xié)議書、合同附件等。（二）編號規(guī)則為便于招標(biāo)資料的管理和查詢，對各類招標(biāo)資料進行統(tǒng)一編號。編號格式如下：[年份][招標(biāo)項目類別代碼][流水號]其中，年份為招標(biāo)項目發(fā)生的年份，四位數(shù)字表示；招標(biāo)項目類別代碼根據(jù)招標(biāo)項目的性質(zhì)和類別進行設(shè)定，具體代碼表如下：類別原材料采購生產(chǎn)設(shè)備購置工程項目發(fā)包其他流水號為該類別招標(biāo)項目的順序號，從001開始依次遞增。例如，2023年第3個原材料采購招標(biāo)項目的編號為：2023CLCG003四、招標(biāo)資料的編制與審核（一）招標(biāo)項目申請文件編制需求部門應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，認(rèn)真編制招標(biāo)項目申請文件。申請文件應(yīng)詳細說明項目背景、目的、需求、技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、時間要求等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。（二）招標(biāo)文件編制招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的編制。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格書、評標(biāo)辦法、合同條款及格式等內(nèi)容。編制過程中應(yīng)充分考慮項目需求和特點，確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，具有可操作性。1.招標(biāo)公告：應(yīng)明確招標(biāo)項目的基本信息、招標(biāo)范圍、投標(biāo)人資格要求、報名時間、地點、方式以及獲取招標(biāo)文件的途徑等內(nèi)容。2.投標(biāo)須知：規(guī)定投標(biāo)文件的編制要求、投標(biāo)報價方式、投標(biāo)有效期、開標(biāo)時間、地點及程序等事項。3.技術(shù)規(guī)格書：詳細描述招標(biāo)項目的技術(shù)要求、性能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法等內(nèi)容，確保投標(biāo)人能夠準(zhǔn)確理解項目需求。4.評標(biāo)辦法：明確評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，包括商務(wù)評審、技術(shù)評審、價格評審等方面的具體內(nèi)容和權(quán)重設(shè)置。5.合同條款及格式：擬定合同的主要條款，如合同標(biāo)的、數(shù)量、價格、付款方式、交貨時間、質(zhì)量保證、違約責(zé)任等，并提供合同格式模板。（三）投標(biāo)文件編制投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)包括投標(biāo)函、投標(biāo)報價表、技術(shù)方案、商務(wù)條款偏離表等內(nèi)容。投標(biāo)文件應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得弄虛作假。（四）評標(biāo)資料編制評標(biāo)委員會負(fù)責(zé)評標(biāo)資料的編制。評標(biāo)過程中，評標(biāo)委員會應(yīng)認(rèn)真審閱投標(biāo)文件，按照評標(biāo)辦法進行評審，并做好評標(biāo)記錄。評標(biāo)記錄應(yīng)詳細記錄評標(biāo)過程、評審意見、打分情況等內(nèi)容。評標(biāo)結(jié)束后，評標(biāo)委員會應(yīng)編寫評標(biāo)報告，推薦中標(biāo)候選人，并說明推薦理由。（五）審核流程1.招標(biāo)項目申請文件編制完成后，需求部門應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報招標(biāo)管理部門。2.招標(biāo)文件編制完成后，招標(biāo)管理部門應(yīng)組織需求部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、公正性等方面。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.投標(biāo)文件接收后，招標(biāo)管理部門應(yīng)進行初步審查，檢查文件的完整性和符合性。對于不符合要求的投標(biāo)文件，應(yīng)及時通知投標(biāo)人進行補充或修正。4.評標(biāo)資料編制完成后，評標(biāo)委員會應(yīng)進行內(nèi)部審核，確保評標(biāo)過程和結(jié)果公正、公平。評標(biāo)報告經(jīng)評標(biāo)委員會全體成員簽字后，報招標(biāo)管理部門。招標(biāo)管理部門應(yīng)將評標(biāo)報告提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、招標(biāo)資料保管與借閱（一）保管要求1.招標(biāo)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招標(biāo)資料的保管工作，建立專門的檔案庫或使用電子檔案管理系統(tǒng)，對各類招標(biāo)資料進行分類存放。2.紙質(zhì)招標(biāo)資料應(yīng)按照編號順序進行裝訂成冊，并在封面標(biāo)注項目名稱、編號、日期等信息。電子招標(biāo)資料應(yīng)按照類別和年份進行分類存儲，確保文件命名規(guī)范、易于查找。3.招標(biāo)資料應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。對于重要的招標(biāo)資料，應(yīng)采取備份措施，如復(fù)印、掃描、存儲在不同介質(zhì)上等。4.定期對招標(biāo)資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱招標(biāo)資料的，應(yīng)填寫《招標(biāo)資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等內(nèi)容。2.《招標(biāo)資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報招標(biāo)管理部門審批。招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實際情況進行審批，并指定專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，招標(biāo)管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的招標(biāo)資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播資料內(nèi)容。如因保管不善造成資料丟失、損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的招標(biāo)資料，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關(guān)人員。六、招標(biāo)資料的保密與銷毀（一）保密措施1.參與招標(biāo)活動的所有人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.對招標(biāo)過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、投標(biāo)人信息等敏感資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自披露。3.在招標(biāo)活動中，如需向投標(biāo)人或其他相關(guān)方提供資料，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進行審批，并要求對方簽署保密承諾書。4.加強對辦公場所的管理，確保招標(biāo)資料在存儲和使用過程中的安全。對涉及招標(biāo)資料的計算機、存儲設(shè)備等應(yīng)設(shè)置必要的密碼保護措施，并定期進行安全檢查。（二）銷毀規(guī)定1.招標(biāo)資料保存期限屆滿或已無保存價值的，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀招標(biāo)資料前，應(yīng)填寫《招標(biāo)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。3.《招標(biāo)資料銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報招標(biāo)管理部門審批。招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實際情況進行審批，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。4.招標(biāo)資料的銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保資料無法恢復(fù)。銷毀過程