PAGE非生產(chǎn)經(jīng)營性采購制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織非生產(chǎn)經(jīng)營性采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有非生產(chǎn)經(jīng)營性采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、福利禮品、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.職責(zé)明確原則：明確各部門在采購活動中的職責(zé)，確保采購工作有序進行。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行采購計劃，組織實施采購活動。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，進行供應(yīng)商評估和管理。3.與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)采購訂單的下達、跟進和驗收，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量交付。5.定期統(tǒng)計采購數(shù)據(jù)，分析采購成本，提出改進采購工作的建議。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)實際需求，提出采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的技術(shù)交流、商務(wù)談判等活動，提供必要的技術(shù)支持。3.負(fù)責(zé)采購物資的驗收工作，對驗收結(jié)果負(fù)責(zé)。4.配合采購部門進行供應(yīng)商管理，提供供應(yīng)商評價意見。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)采購款項的支付結(jié)算，對采購發(fā)票進行審核。（四）審計部門職責(zé)1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購行為的合法性。2.對采購合同進行審計，防范合同風(fēng)險。3.對采購項目的績效進行評價，提出審計意見和建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對于預(yù)算金額較大或涉及重要物資的采購申請，需提交相關(guān)論證報告或說明，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進入采購流程。（二）采購審批1.采購申請表提交至采購部門后，采購部門負(fù)責(zé)人對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。2.經(jīng)采購部門初步審核通過的采購申請，按照公司/組織的審批權(quán)限，依次提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.采購部門根據(jù)采購申請，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商進行篩選和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。3.采購部門選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價單或招標(biāo)邀請書，要求供應(yīng)商提供報價或投標(biāo)文件。4.采購部門對供應(yīng)商的報價或投標(biāo)文件進行評審，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。5.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。（四）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款，下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等。2.采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保物資按時、按質(zhì)、按量交付。（五）驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門準(zhǔn)備驗收工作。需求部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗收，驗收人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和技能。2.驗收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對和檢驗。3.驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)；驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（六）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)及時將驗收報告提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購發(fā)票的真實性、合法性和準(zhǔn)確性。2.審核通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。3.財務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，記錄采購支出情況。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和實際需求，結(jié)合公司/組織的年度工作計劃，編制本部門的采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對各部門提交的采購預(yù)算進行匯總和審核，結(jié)合公司/組織的財務(wù)狀況和資金安排，編制公司/組織年度采購預(yù)算草案。4.年度采購預(yù)算草案經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為本年度采購活動的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行調(diào)整。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施。2.采購部門應(yīng)每月向財務(wù)部門報送采購預(yù)算執(zhí)行情況報表，包括采購項目、采購金額、預(yù)算執(zhí)行進度等信息。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的采購需求和市場情況，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃，積極尋找潛在供應(yīng)商。2.對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。3.對于符合要求的潛在供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其進行溝通和洽談，邀請其成為公司/組織的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.申請成為公司/組織供應(yīng)商的企業(yè)，應(yīng)向采購部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，并提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等。2.采購部門對供應(yīng)商提交的申請和資料進行審核，必要時可進行實地考察。審核通過后，將供應(yīng)商納入公司/組織供應(yīng)商名錄。（三）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式進行。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，采購部門可給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購、增加采購份額等；對于不合格供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。（四）供應(yīng)商淘汰與更換1.如供應(yīng)商出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期延誤、價格不合理、售后服務(wù)不到位等情況，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其采取措施解決問題。如供應(yīng)商未能及時解決問題，采購部門應(yīng)考慮淘汰該供應(yīng)商。2.在淘汰供應(yīng)商前，采購部門應(yīng)做好相關(guān)物資的采購替代工作，確保公司/組織的正常生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。同時，采購部門應(yīng)及時尋找新的供應(yīng)商，進行供應(yīng)商更換工作。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購風(fēng)險主要包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進行評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將采購風(fēng)險分為高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險三個等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于高風(fēng)險采購項目，采購部門應(yīng)制定詳細(xì)的風(fēng)險應(yīng)對方案，采取多種風(fēng)險控制措施，如增加供應(yīng)商選擇數(shù)量、簽訂補充協(xié)議、購買保險等。2.對于中風(fēng)險采購項目，采購部門應(yīng)加強風(fēng)險監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.對于低風(fēng)險采購項目，采購部門可采取常規(guī)的風(fēng)險管理措施，如加強合同管理、嚴(yán)格驗收程序等。七、采購信息管理（一）采購文件管理1.采購部門應(yīng)建立采購文件檔案管理制度，對采購活動中產(chǎn)生的各類文件進行分類整理、歸檔保存。2.采購文件包括采購申請表、采購合同、詢價單、報價單、投標(biāo)文件、驗收報告、付款憑證等。采購文件應(yīng)妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.采購部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，包括采購金額統(tǒng)計、采購數(shù)量統(tǒng)計、采購項目分類統(tǒng)計、供應(yīng)商采購情況統(tǒng)計等。2.通過采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，采購部門可以了解采購活動的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)采購工作中存在的問題，為采購決策提供依據(jù)。（三）采購信息共享1.