關(guān)于XX學(xué)校八年級(jí)學(xué)生學(xué)籍管理在2026年春季學(xué)期的電子化操作流程指南學(xué)籍管理是學(xué)校學(xué)生管理工作的核心環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到學(xué)生正常就學(xué)、升學(xué)、檔案流轉(zhuǎn)及教育行政部門數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。2026年春季學(xué)期，為進(jìn)一步規(guī)范我校八年級(jí)學(xué)生學(xué)籍管理工作，提升管理效率，落實(shí)教育部及地方教育行政部門關(guān)于學(xué)籍電子化管理的相關(guān)要求，破解傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍管理中檔案易丟失、信息更新滯后、流轉(zhuǎn)繁瑣等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的精準(zhǔn)化、高效化、可追溯化管理，特制定本電子化操作流程指南。本指南適用于XX學(xué)校八年級(jí)全體學(xué)生2026年春季學(xué)期學(xué)籍的建立、信息核對(duì)與更新、異動(dòng)處理（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）、畢業(yè)升學(xué)銜接等電子化操作，明確了各操作環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、操作步驟、系統(tǒng)使用規(guī)范及注意事項(xiàng)，供班主任、學(xué)籍管理員及相關(guān)工作人員參照?qǐng)?zhí)行，確保本學(xué)期學(xué)籍電子化管理工作有序、規(guī)范開展。一、總則（一）操作依據(jù)本指南依據(jù)《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》《XX省中小學(xué)生學(xué)籍電子化管理實(shí)施細(xì)則》及地方教育行政部門關(guān)于2026年春季學(xué)期學(xué)籍管理工作的相關(guān)通知要求制定，所有學(xué)籍電子化操作均需符合上述政策規(guī)定，確保學(xué)籍信息合法、準(zhǔn)確、完整。（二）責(zé)任主體與分工1.學(xué)籍管理員：作為學(xué)籍電子化管理的核心責(zé)任人，負(fù)責(zé)學(xué)籍管理系統(tǒng)的日常維護(hù)、權(quán)限分配、數(shù)據(jù)匯總、審核上報(bào)及問(wèn)題排查，指導(dǎo)班主任開展學(xué)籍信息錄入、核對(duì)等工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。2.班主任：負(fù)責(zé)本班學(xué)生學(xué)籍信息的初步錄入、核對(duì)、更新，收集學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)材料，協(xié)助學(xué)籍管理員完成異動(dòng)申請(qǐng)、審核等操作，及時(shí)反饋學(xué)生學(xué)籍信息變更情況，確保本班學(xué)籍信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.教務(wù)處：統(tǒng)籌監(jiān)督八年級(jí)學(xué)籍電子化管理工作，審核學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)及相關(guān)材料，協(xié)調(diào)解決學(xué)籍管理中出現(xiàn)的重大問(wèn)題，對(duì)接地方教育行政部門完成學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)上報(bào)與校驗(yàn)工作。（三）系統(tǒng)使用基礎(chǔ)要求1.硬件設(shè)備：需使用符合系統(tǒng)運(yùn)行要求的計(jì)算機(jī)（Windows10及以上操作系統(tǒng)），配備穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（建議帶寬10M以上），確保學(xué)籍管理系統(tǒng)正常登錄與操作。2.賬號(hào)權(quán)限：學(xué)籍管理員持有系統(tǒng)超級(jí)管理員賬號(hào)，負(fù)責(zé)分配班主任賬號(hào)及操作權(quán)限；班主任憑專屬賬號(hào)及密碼登錄系統(tǒng)，僅可操作本班學(xué)生學(xué)籍信息，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借賬號(hào)、泄露密碼。3.數(shù)據(jù)安全：所有學(xué)籍操作需在學(xué)校內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，嚴(yán)禁在公共網(wǎng)絡(luò)或私人設(shè)備上處理學(xué)籍信息；操作完成后及時(shí)退出系統(tǒng)，定期備份重要學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，防止信息泄露、丟失或篡改。二、前期準(zhǔn)備工作（一）系統(tǒng)登錄與初始化1.學(xué)籍管理員登錄地方教育行政部門指定的中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)（登錄地址：XXX，系統(tǒng)名稱：XX市中小學(xué)生學(xué)籍電子化管理平臺(tái)），輸入管理員賬號(hào)、密碼及驗(yàn)證碼，完成系統(tǒng)登錄。2.登錄后完成系統(tǒng)初始化設(shè)置，核對(duì)八年級(jí)學(xué)生學(xué)籍基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（由上一學(xué)期結(jié)轉(zhuǎn)而來(lái)），包括學(xué)生姓名、身份證號(hào)、學(xué)籍號(hào)、班級(jí)、性別、出生日期等核心信息，排查數(shù)據(jù)缺失、錯(cuò)誤等問(wèn)題，形成初步問(wèn)題清單。3.為八年級(jí)各班主任分配班級(jí)管理權(quán)限，創(chuàng)建專屬登錄賬號(hào)及初始密碼，告知班主任修改初始密碼并妥善保管，明確各賬號(hào)的操作范圍（僅限本班學(xué)生學(xué)籍信息）。（二）材料收集與整理1.班主任收集本班學(xué)生的身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件（戶主頁(yè)及本人頁(yè)）、近期免冠一寸照片（電子版，規(guī)格：JPG格式，像素200*300，背景為白色），核對(duì)學(xué)生身份信息與系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否一致。2.針對(duì)轉(zhuǎn)學(xué)生、復(fù)學(xué)學(xué)生等特殊群體，班主任需額外收集轉(zhuǎn)學(xué)證明、休學(xué)證明、復(fù)學(xué)申請(qǐng)、醫(yī)院診斷證明等相關(guān)材料，核對(duì)材料真實(shí)性、完整性后，提交學(xué)籍管理員備案，為后續(xù)學(xué)籍異動(dòng)操作做好準(zhǔn)備。三、核心操作流程（一）學(xué)籍信息核對(duì)與更新本環(huán)節(jié)為春季學(xué)期學(xué)籍電子化管理的基礎(chǔ)工作，需在開學(xué)后2周內(nèi)完成，確保學(xué)生學(xué)籍信息與實(shí)際情況精準(zhǔn)對(duì)應(yīng)。1.班主任操作步驟：（1）使用專屬賬號(hào)登錄學(xué)籍管理系統(tǒng)，進(jìn)入“班級(jí)學(xué)籍管理”模塊，選擇“學(xué)生信息核對(duì)”功能，調(diào)取本班學(xué)生學(xué)籍基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。（2）逐一核對(duì)學(xué)生姓名、身份證號(hào)、學(xué)籍號(hào)、性別、出生日期、民族、家庭住址、家長(zhǎng)聯(lián)系方式、監(jiān)護(hù)人信息等內(nèi)容，對(duì)照學(xué)生身份證、戶口本等材料，修正系統(tǒng)中姓名錯(cuò)別字、身份證號(hào)錯(cuò)誤、聯(lián)系方式變更等問(wèn)題。（3）上傳學(xué)生電子版照片，按照系統(tǒng)要求命名文件（格式：學(xué)籍號(hào)+姓名.jpg），確保照片清晰、符合規(guī)格，替換系統(tǒng)中缺失或不合格的照片。（4）對(duì)核對(duì)無(wú)誤的學(xué)生信息，點(diǎn)擊“確認(rèn)提交”；對(duì)信息不一致或存在疑問(wèn)的學(xué)生，標(biāo)注問(wèn)題類型（如“身份證號(hào)錯(cuò)誤”“聯(lián)系方式變更”），暫存待核實(shí)，聯(lián)系學(xué)生家長(zhǎng)確認(rèn)信息后再修改提交。（5）完成本班學(xué)生信息核對(duì)后，生成《八年級(jí)X班學(xué)籍信息核對(duì)表》（系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)出），打印后由學(xué)生及家長(zhǎng)簽字確認(rèn)，歸檔備查。2.學(xué)籍管理員操作步驟：（1）進(jìn)入系統(tǒng)“數(shù)據(jù)審核”模塊，接收各班主任提交的學(xué)生學(xué)籍信息核對(duì)結(jié)果，逐一審核修改內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，對(duì)修改理由不充分或信息存疑的，退回班主任重新核實(shí)。（2）審核通過(guò)后，鎖定學(xué)生基礎(chǔ)信息，避免誤修改；對(duì)未完成核對(duì)的班級(jí)進(jìn)行督促，確保全校八年級(jí)學(xué)籍信息核對(duì)工作按時(shí)完成。（3）匯總信息核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的共性問(wèn)題（如批量照片不合格、特定字段信息缺失），及時(shí)反饋給班主任，統(tǒng)一整改優(yōu)化。（二）學(xué)籍異動(dòng)電子化處理春季學(xué)期八年級(jí)學(xué)籍異動(dòng)主要包括轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)四類，所有異動(dòng)操作均需通過(guò)學(xué)籍管理系統(tǒng)提交申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校、地方教育行政部門逐級(jí)審核通過(guò)后，完成學(xué)籍流轉(zhuǎn)或狀態(tài)變更，嚴(yán)禁私下辦理異動(dòng)手續(xù)。1.轉(zhuǎn)學(xué)操作（轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出）：（1）轉(zhuǎn)入學(xué)生：①班主任接收轉(zhuǎn)入學(xué)生家長(zhǎng)提交的轉(zhuǎn)學(xué)證明、戶口本、身份證、原學(xué)校學(xué)籍檔案（電子版）等材料，核對(duì)材料齊全后，登錄學(xué)籍系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動(dòng)”模塊，選擇“轉(zhuǎn)入申請(qǐng)”，錄入學(xué)生姓名、身份證號(hào)、原學(xué)校名稱、學(xué)籍號(hào)等信息，上傳轉(zhuǎn)學(xué)證明掃描件（PDF格式）及相關(guān)身份材料。②提交申請(qǐng)后，由學(xué)籍管理員審核材料真實(shí)性，審核通過(guò)后提交教務(wù)處復(fù)核，教務(wù)處復(fù)核無(wú)誤后，上報(bào)地方教育行政部門審批。③待教育行政部門審批通過(guò)后，學(xué)籍管理員在系統(tǒng)中確認(rèn)接收學(xué)生學(xué)籍，將學(xué)生學(xué)籍從原學(xué)校轉(zhuǎn)入我校八年級(jí)對(duì)應(yīng)班級(jí)，班主任更新本班學(xué)籍名單，完成轉(zhuǎn)入登記。（2）轉(zhuǎn)出學(xué)生：①班主任接收學(xué)生家長(zhǎng)提交的轉(zhuǎn)出申請(qǐng)、接收學(xué)校同意接收證明等材料，登錄學(xué)籍系統(tǒng)，進(jìn)入“學(xué)籍異動(dòng)”模塊，選擇“轉(zhuǎn)出申請(qǐng)”，錄入接收學(xué)校名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式，上傳轉(zhuǎn)出申請(qǐng)及接收證明掃描件。②學(xué)籍管理員審核材料后，提交教務(wù)處復(fù)核，復(fù)核通過(guò)后上報(bào)教育行政部門審批；審批通過(guò)后，學(xué)籍管理員在系統(tǒng)中發(fā)起學(xué)籍轉(zhuǎn)出，確認(rèn)轉(zhuǎn)出后，打印《學(xué)籍轉(zhuǎn)出證明》，加蓋學(xué)校公章，交學(xué)生家長(zhǎng)轉(zhuǎn)交接收學(xué)校。③班主任從本班學(xué)籍名單中移除轉(zhuǎn)出學(xué)生，更新班級(jí)學(xué)籍信息，做好轉(zhuǎn)出記錄歸檔。2.休學(xué)操作：①學(xué)生因傷病、重大變故等原因需休學(xué)的，家長(zhǎng)提交書面休學(xué)申請(qǐng)、醫(yī)院診斷證明（縣級(jí)及以上醫(yī)院出具）、戶口本復(fù)印件等材料，班主任核對(duì)材料后，登錄學(xué)籍系統(tǒng)，選擇“休學(xué)申請(qǐng)”，錄入休學(xué)原因、休學(xué)起止時(shí)間（休學(xué)期限一般不超過(guò)1年），上傳相關(guān)證明材料掃描件。②學(xué)籍管理員、教務(wù)處逐級(jí)審核，上報(bào)教育行政部門審批；審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)將學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)改為“休學(xué)”，班主任做好休學(xué)學(xué)生登記，留存相關(guān)材料歸檔。3.復(fù)學(xué)操作：①休學(xué)學(xué)生復(fù)學(xué)的，家長(zhǎng)提交書面復(fù)學(xué)申請(qǐng)、醫(yī)院康復(fù)證明（傷病休學(xué)需提供）等材料，班主任核對(duì)材料后，登錄學(xué)籍系統(tǒng)，選擇“復(fù)學(xué)申請(qǐng)”，錄入復(fù)學(xué)時(shí)間，上傳相關(guān)證明材料。②經(jīng)學(xué)籍管理員、教務(wù)處審核，教育行政部門審批通過(guò)后，系統(tǒng)將學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)改為“正常”，班主任將學(xué)生重新納入本班學(xué)籍管理，安排就學(xué)。4.退學(xué)操作：①學(xué)生因特殊原因需退學(xué)的，家長(zhǎng)提交書面退學(xué)申請(qǐng)、相關(guān)證明材料，班主任核實(shí)后，登錄學(xué)籍系統(tǒng)，選擇“退學(xué)申請(qǐng)”，錄入退學(xué)原因，上傳申請(qǐng)及證明材料。②經(jīng)學(xué)籍管理員、教務(wù)處審核，教育行政部門審批通過(guò)后，系統(tǒng)將學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)改為“退學(xué)”，班主任做好退學(xué)記錄，學(xué)籍管理員歸檔相關(guān)材料，按規(guī)定上報(bào)退學(xué)學(xué)生信息。（三）學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與上報(bào)1.月度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：每月月底，學(xué)籍管理員登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”模塊，生成八年級(jí)學(xué)籍月度報(bào)表，包括班級(jí)人數(shù)、學(xué)籍異動(dòng)情況、信息更新情況等數(shù)據(jù)，核對(duì)無(wú)誤后，提交教務(wù)處備案，為學(xué)校管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。2.階段性數(shù)據(jù)上報(bào)：按照教育行政部門要求，學(xué)籍管理員定期（如期中、期末）導(dǎo)出八年級(jí)學(xué)籍匯總數(shù)據(jù)，包括學(xué)生基礎(chǔ)信息、異動(dòng)情況、學(xué)籍狀態(tài)等，審核無(wú)誤后，通過(guò)系統(tǒng)上報(bào)至地方教育行政部門，配合完成數(shù)據(jù)校驗(yàn)與核對(duì)工作。3.數(shù)據(jù)歸檔：學(xué)籍管理員對(duì)所有統(tǒng)計(jì)報(bào)表、上報(bào)材料進(jìn)行電子化歸檔，分類存儲(chǔ)至學(xué)校學(xué)籍管理專用服務(wù)器，同時(shí)備份紙質(zhì)版報(bào)表，確保數(shù)據(jù)可追溯。（四）畢業(yè)升學(xué)銜接準(zhǔn)備春季學(xué)期為八年級(jí)升九年級(jí)的銜接階段，需提前做好學(xué)籍銜接準(zhǔn)備工作，確保升學(xué)后學(xué)籍信息順利流轉(zhuǎn)。1.學(xué)籍管理員在學(xué)期末對(duì)八年級(jí)全體學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行最終核對(duì)，確保姓名、身份證號(hào)、學(xué)籍號(hào)等核心信息無(wú)錯(cuò)誤，鎖定升學(xué)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，避免升學(xué)后信息變更繁瑣。2.班主任配合學(xué)籍管理員排查本班學(xué)生升學(xué)資格，對(duì)休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等特殊學(xué)生的升學(xué)銜接事宜進(jìn)行梳理，提前與家長(zhǎng)溝通，確保學(xué)生順利升入九年級(jí)。3.學(xué)籍管理員按照教育行政部門要求，在系統(tǒng)中發(fā)起八年級(jí)升九年級(jí)學(xué)籍結(jié)轉(zhuǎn)申請(qǐng)，審核通過(guò)后，完成學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)從八年級(jí)到九年級(jí)的流轉(zhuǎn)，為下一學(xué)年學(xué)籍管理做好鋪墊。四、系統(tǒng)使用規(guī)范與注意事項(xiàng)（一）操作規(guī)范1.所有學(xué)籍電子化操作需嚴(yán)格按照本指南流程執(zhí)行，嚴(yán)禁擅自修改、刪除學(xué)籍信息，對(duì)確需修改的內(nèi)容，需提供充分證明材料，經(jīng)逐級(jí)審核通過(guò)后方可操作。2.錄入學(xué)籍信息時(shí)，需確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，姓名、身份證號(hào)等核心字段與學(xué)生身份證、戶口本完全一致，避免因信息錯(cuò)誤影響學(xué)生升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等事宜。3.上傳材料需清晰、完整，格式符合系統(tǒng)要求（掃描件優(yōu)先使用PDF格式，照片使用JPG格式），命名規(guī)范，便于審核與歸檔。（二）注意事項(xiàng)1.賬號(hào)安全：班主任及學(xué)籍管理員需定期修改登錄密碼（建議每月修改一次），嚴(yán)禁將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用，若賬號(hào)丟失或密碼泄露，需立即聯(lián)系學(xué)籍管理員凍結(jié)賬號(hào)，重置密碼。2.操作時(shí)效：學(xué)籍信息核對(duì)、異動(dòng)申請(qǐng)等工作需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，逾期未完成的，將影響學(xué)生正常學(xué)籍狀態(tài)，班主任及學(xué)籍管理員需合理安排時(shí)間，確保工作按時(shí)推進(jìn)。3.問(wèn)題處理：操作過(guò)程中遇到系統(tǒng)故障、信息錯(cuò)誤無(wú)法修正等問(wèn)題，需及時(shí)聯(lián)系學(xué)籍管理員，由學(xué)籍管理員協(xié)調(diào)技術(shù)人員或教育行政部門解決，嚴(yán)禁自行操作或拖延不報(bào)。4.檔案留存：所有學(xué)籍電子化操作的相關(guān)材料（包括掃描件、導(dǎo)出報(bào)表、簽字確認(rèn)單等），均需同時(shí)留存電子版和紙質(zhì)版，電子版歸檔至專用服務(wù)器，紙質(zhì)版整理成冊(cè)，保存期限不少于6年。5.政策更新：密切關(guān)注地方教育行政部門關(guān)于學(xué)籍管理的政策更新，及時(shí)調(diào)整電子化操作流程，確保所有操作符合