2026年跨境電商公司發(fā)票（含跨境發(fā)票）管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司發(fā)票（含境內(nèi)發(fā)票及跨境發(fā)票）的申領(lǐng)、開具、審核、保管、核銷全流程管理，保障發(fā)票管理合規(guī)有序，防范發(fā)票使用風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國增值稅法》《中華人民共和國增值稅法實施條例》及跨境電商行業(yè)相關(guān)稅收征管規(guī)范，結(jié)合公司跨境運營業(yè)務(wù)特性（涉及多平臺、多幣種、多國家稅務(wù)核算）及實際運營情況，制定本辦法。第二條本辦法所稱發(fā)票，是指公司在經(jīng)營活動中涉及的各類法定發(fā)票及合規(guī)票據(jù)，包括境內(nèi)增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、電子發(fā)票，以及跨境業(yè)務(wù)相關(guān)的出口發(fā)票、境外采購發(fā)票、海關(guān)完稅憑證、境外稅務(wù)憑證等。本辦法適用于公司所有涉及發(fā)票管理的部門及全體員工，包括財務(wù)部門、運營部、采購部、倉儲物流部、市場部等；覆蓋發(fā)票從申領(lǐng)、開具、傳遞、審核、入賬、保管到核銷的全生命周期管理；同時適用于參與公司業(yè)務(wù)的外部合作方（如供應(yīng)商、服務(wù)商、跨境平臺等）提供發(fā)票的相關(guān)管理工作。第三條發(fā)票管理遵循“合規(guī)優(yōu)先、權(quán)責(zé)明晰、全程管控、賬票相符”的原則，實行“誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)，誰審核、誰把關(guān)”的責(zé)任制，確保發(fā)票的真實性、合法性、完整性。第四條公司建立發(fā)票管理動態(tài)監(jiān)控機制，財務(wù)部門牽頭負(fù)責(zé)發(fā)票管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與規(guī)范執(zhí)行，定期開展發(fā)票管理專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)并整改發(fā)票管理中的問題，保障本辦法有效落地。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第五條財務(wù)部門是發(fā)票管理的核心責(zé)任部門，整體職責(zé)包括：制定發(fā)票管理具體操作細(xì)則，統(tǒng)籌發(fā)票申領(lǐng)、保管、開具、審核、核銷等工作；對接境內(nèi)外稅務(wù)部門，處理發(fā)票相關(guān)稅務(wù)事宜；開展發(fā)票管理培訓(xùn)與監(jiān)督檢查；建立發(fā)票管理臺賬，確保發(fā)票管理全程可追溯。第六條財務(wù)部門各崗位發(fā)票管理具體職責(zé)：（一）稅務(wù)會計：負(fù)責(zé)發(fā)票的申領(lǐng)、核定、保管工作；負(fù)責(zé)境內(nèi)外發(fā)票的開具、紅沖、作廢等操作；對接境內(nèi)外稅務(wù)部門處理發(fā)票相關(guān)合規(guī)事宜；建立發(fā)票領(lǐng)用、開具、核銷臺賬；定期整理發(fā)票資料并歸檔；（二）費用會計：負(fù)責(zé)各類費用報銷發(fā)票的審核工作，核查發(fā)票的真實性、合規(guī)性、完整性；審核發(fā)票與業(yè)務(wù)合同、付款憑證的一致性；對不符合規(guī)定的發(fā)票予以退回并要求整改；（三）跨境賬務(wù)會計：負(fù)責(zé)跨境發(fā)票的審核入賬工作，確保跨境發(fā)票符合境內(nèi)外稅務(wù)要求；核對跨境發(fā)票與跨境業(yè)務(wù)流水、賬務(wù)記錄的一致性；配合稅務(wù)會計開展跨境發(fā)票相關(guān)稅務(wù)申報工作；（四）財務(wù)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核發(fā)票管理相關(guān)制度及操作細(xì)則；審批重大發(fā)票開具、紅沖、作廢等事項；監(jiān)督發(fā)票管理全流程的合規(guī)性；協(xié)調(diào)處理發(fā)票管理中的重大問題。第七條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)：（一）運營部、采購部等業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)開展過程中主動索取合規(guī)發(fā)票，確保發(fā)票信息與業(yè)務(wù)實際一致；及時將取得的發(fā)票傳遞至財務(wù)部門辦理入賬或報銷手續(xù)；配合財務(wù)部門核查發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)信息；（二）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門業(yè)務(wù)相關(guān)發(fā)票的真實性與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性，對不符合要求的發(fā)票不得簽字確認(rèn)；監(jiān)督本部門員工規(guī)范索取、傳遞發(fā)票。第三章發(fā)票申領(lǐng)與保管第八條發(fā)票申領(lǐng)管理：（一）境內(nèi)發(fā)票申領(lǐng)：稅務(wù)會計根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，向主管稅務(wù)機關(guān)提出發(fā)票領(lǐng)用申請，明確發(fā)票種類、份數(shù)、開票限額等信息；申領(lǐng)獲批后，核對領(lǐng)取的發(fā)票數(shù)量、號碼段，確認(rèn)無誤后辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，建立《發(fā)票領(lǐng)用臺賬》，詳細(xì)記錄發(fā)票種類、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量、發(fā)票號碼段、領(lǐng)用人等信息。（二）跨境發(fā)票相關(guān)憑證申領(lǐng)：涉及跨境業(yè)務(wù)所需的海關(guān)完稅憑證、境外稅務(wù)憑證等，由業(yè)務(wù)部門配合稅務(wù)會計向相關(guān)機構(gòu)申請辦理，確保憑證信息完整、合規(guī)，符合境內(nèi)外稅務(wù)抵扣或備案要求。第九條發(fā)票保管規(guī)范：（一）空白發(fā)票保管：稅務(wù)會計負(fù)責(zé)空白發(fā)票的安全保管，存放于專用保險柜中，實行專人專管；嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓空白發(fā)票，嚴(yán)禁虛開發(fā)票；每日核對空白發(fā)票庫存與臺賬記錄，確保賬實相符。（二）已開具發(fā)票保管：已開具的發(fā)票存根聯(lián)、記賬聯(lián)由稅務(wù)會計按發(fā)票號碼順序整理歸檔，按月裝訂成冊；電子發(fā)票需同時保存電子檔與紙質(zhì)打印件，電子檔保存期限不少于規(guī)定年限；跨境發(fā)票及相關(guān)憑證需單獨整理歸檔，標(biāo)注業(yè)務(wù)對應(yīng)的平臺、國家/地區(qū)及稅務(wù)歸屬。（三）發(fā)票保管期限：發(fā)票及相關(guān)憑證的保管期限嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》及境內(nèi)外相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保管期滿后，按規(guī)定程序報經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀發(fā)票資料。第四章發(fā)票開具與審核第十條發(fā)票開具基本要求：（一）開具主體：公司所有經(jīng)營活動涉及的發(fā)票，均由財務(wù)部門稅務(wù)會計統(tǒng)一開具，其他部門及個人不得擅自開具發(fā)票；（二）信息真實準(zhǔn)確：開具發(fā)票時，必須如實填寫發(fā)票抬頭、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息；商品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容需與實際交易一致，不得虛構(gòu)交易信息開具發(fā)票；（三）時限要求：境內(nèi)銷售業(yè)務(wù)應(yīng)在確認(rèn)收入時及時開具發(fā)票，不得延遲開具；跨境銷售業(yè)務(wù)需按照境內(nèi)外相關(guān)稅務(wù)規(guī)定的時限開具對應(yīng)發(fā)票或憑證，確保稅務(wù)申報合規(guī)。第十一條境內(nèi)發(fā)票開具規(guī)范：（一）增值稅專用發(fā)票開具：按照《中華人民共和國增值稅法實施條例》要求，分別列明銷售額和增值稅稅額；僅限向一般納稅人開具，確保對方納稅人識別號、開戶行等信息準(zhǔn)確無誤；（二）增值稅普通發(fā)票及電子發(fā)票開具：根據(jù)購買方需求及業(yè)務(wù)性質(zhì)開具，電子發(fā)票開具后及時推送至購買方，并保存推送記錄；電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，不得重復(fù)開具。第十二條跨境發(fā)票開具特殊規(guī)范：（一）出口發(fā)票開具：出口貨物或提供跨境服務(wù)時，開具出口發(fā)票，發(fā)票需注明“出口”字樣，列明貨物名稱、數(shù)量、金額、幣別、出口日期、報關(guān)單號等信息；以人民幣以外的貨幣結(jié)算銷售額的，按規(guī)定選擇折合率折合成人民幣計算銷售額，折合率確定后12個月內(nèi)不得變更。（二）境外合規(guī)發(fā)票要求：向境外客戶或合作方開具發(fā)票時，需符合當(dāng)?shù)囟悇?wù)規(guī)定，明確發(fā)票應(yīng)包含的要素（如境外稅務(wù)登記號、服務(wù)內(nèi)容、稅務(wù)編碼等）；涉及歐盟VAT、美國銷售稅等境外稅種的，需按對應(yīng)國家/地區(qū)的稅務(wù)要求開具合規(guī)發(fā)票或稅務(wù)憑證。（三）紅字發(fā)票開具：因銷售折讓、中止或退回等情形需要開具紅字發(fā)票的，按照境內(nèi)外相關(guān)規(guī)定辦理；境內(nèi)發(fā)票開具紅字發(fā)票前，需收回原發(fā)票全部聯(lián)次或取得對方有效證明；跨境發(fā)票紅字開具需同步符合業(yè)務(wù)所在國/地區(qū)的稅務(wù)要求。第十三條發(fā)票審核流程：（一）內(nèi)部審核：稅務(wù)會計開具發(fā)票后，由財務(wù)負(fù)責(zé)人對發(fā)票信息的真實性、合規(guī)性進(jìn)行審核；跨境發(fā)票需額外審核是否符合境外稅務(wù)規(guī)定，審核通過后方可交付對方或入賬；（二）外部發(fā)票審核：業(yè)務(wù)部門取得的各類外部發(fā)票（如采購發(fā)票、服務(wù)發(fā)票、跨境采購憑證等），需先由部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性，再提交財務(wù)部門費用會計或跨境賬務(wù)會計審核；審核內(nèi)容包括發(fā)票真?zhèn)巍⑿畔⑼暾浴⒑弦?guī)性，以及與合同、付款憑證的一致性；審核不通過的發(fā)票，退回相關(guān)方更正或重新開具。第五章跨境發(fā)票特殊管理第十四條跨境發(fā)票種類及適用范圍：（一）出口發(fā)票：適用于公司向境外銷售貨物或提供跨境服務(wù)，用于境內(nèi)稅務(wù)申報及出口退稅的憑證；（二）境外采購發(fā)票：適用于公司從境外供應(yīng)商采購貨物或服務(wù)取得的境外合規(guī)發(fā)票，作為境內(nèi)入賬及進(jìn)項稅額抵扣的依據(jù)（需符合《中華人民共和國增值稅法實施條例》規(guī)定的扣稅憑證要求）；（三）境外稅務(wù)憑證：包括境外稅務(wù)機關(guān)出具的完稅憑證、免稅證明等，用于證明跨境業(yè)務(wù)的稅務(wù)合規(guī)性，作為境內(nèi)外稅務(wù)申報的輔助憑證。第十五條跨境發(fā)票關(guān)鍵管理要求：（一）合規(guī)性審核：跨境發(fā)票需同時符合境內(nèi)外稅務(wù)規(guī)定，境外發(fā)票需包含境內(nèi)稅務(wù)部門認(rèn)可的關(guān)鍵要素，必要時需提供翻譯件（注明翻譯人員及日期）；（二）外匯結(jié)算與發(fā)票匹配：跨境發(fā)票金額與外匯結(jié)算金額需保持一致，匯率折算按本辦法第十條第三款規(guī)定執(zhí)行；財務(wù)部門需建立跨境發(fā)票與外匯收支的匹配臺賬，確保賬證相符；（三）備案管理：涉及出口退稅、境外稅務(wù)優(yōu)惠的跨境發(fā)票，稅務(wù)會計需及時完成境內(nèi)外相關(guān)備案手續(xù)，留存?zhèn)浒纲Y料以備核查；（四）政策跟蹤：稅務(wù)會計需持續(xù)跟蹤境內(nèi)外跨境稅收政策變化，及時調(diào)整跨境發(fā)票管理策略，確保符合最新政策要求。第六章發(fā)票核銷與歸檔第十六條發(fā)票核銷管理：（一）日常核銷：稅務(wù)會計每月對已開具發(fā)票進(jìn)行核銷，核對發(fā)票開具金額與賬務(wù)入賬金額、業(yè)務(wù)實際交易額的一致性，確保票賬相符；（二）空白發(fā)票核銷：空白發(fā)票發(fā)生丟失、被盜的，稅務(wù)會計需立即向財務(wù)負(fù)責(zé)人及主管稅務(wù)機關(guān)報告，按規(guī)定辦理掛失手續(xù)，并在《發(fā)票領(lǐng)用臺賬》中注明處理情況；（三）跨境發(fā)票核銷：跨境發(fā)票核銷需結(jié)合外匯結(jié)算憑證、報關(guān)單等資料，核對發(fā)票金額、幣種、交易對手等信息，確?？缇硺I(yè)務(wù)的票、貨、款一致。第十七條發(fā)票歸檔管理：（一）歸檔分類：按發(fā)票類型（境內(nèi)增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、電子發(fā)票、跨境發(fā)票）、業(yè)務(wù)年度、業(yè)務(wù)部門進(jìn)行分類歸檔，建立清晰的歸檔目錄；（二）歸檔流程：每月結(jié)束后10個工作日內(nèi)，稅務(wù)會計完成當(dāng)月發(fā)票的整理、裝訂工作，標(biāo)注歸檔編號、年度、月份及發(fā)票類型，移交檔案管理人員統(tǒng)一保管；跨境發(fā)票需單獨歸檔，附上相關(guān)的外匯結(jié)算憑證、報關(guān)單、境外稅務(wù)備案資料等；（三）查閱管理：內(nèi)部部門因工作需要查閱發(fā)票檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員陪同下查閱，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘錄發(fā)票檔案信息；外部單位（如稅務(wù)機關(guān)、審計機構(gòu)）查閱的，需提供有效證明文件，按規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。第七章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督機制：（一）日常監(jiān)督：財務(wù)負(fù)責(zé)人每月對發(fā)票管理臺賬、發(fā)票開具與保管情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正發(fā)票管理中的不規(guī)范行為；（二）專項檢查：公司內(nèi)部審計部門每季度開展一次發(fā)票管理專項審計，重點檢查發(fā)票的真實性、合規(guī)性，以及發(fā)票管理流程的執(zhí)行情況；（三）外部監(jiān)督：積極配合境內(nèi)外稅務(wù)機關(guān)、審計機構(gòu)等外部單位的發(fā)票核查工作，如實提供相關(guān)發(fā)票資料。第十九條考核評估：公司將發(fā)票管理工作納入財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的年度績效考核體系，考核指標(biāo)包括發(fā)票開具準(zhǔn)確率、合規(guī)率、審核及時性、歸檔完整性等；考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先直接掛鉤。第二十條激勵機制：對在發(fā)票管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司給予表彰及物質(zhì)獎勵，具體包括：（一）嚴(yán)格遵守本辦法規(guī)定，全年發(fā)票管理無差錯、合規(guī)率100%的；（二）及時發(fā)現(xiàn)發(fā)票管理中的重大風(fēng)險或違規(guī)行為，避免公司經(jīng)濟損失或稅務(wù)處罰的；（三）提出發(fā)票管理優(yōu)化建議，被采納后顯著提升管理效率或降低稅務(wù)風(fēng)險的。第二十一條責(zé)任追究：對違反本辦法規(guī)定的部門或個人，公司根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、績效扣分、降薪、調(diào)崗等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動合同；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任；造成公司經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責(zé)任。具體違規(guī)情形包括：（一）虛開發(fā)票、轉(zhuǎn)借轉(zhuǎn)讓空白發(fā)票的；（二）開具發(fā)票信息不真實、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險或經(jīng)濟損失的；（三）丟失、損毀發(fā)票或擅自銷毀發(fā)票檔案的；（四）審核發(fā)票不嚴(yán)格，導(dǎo)致違規(guī)發(fā)票入賬的；（五）隱瞞