2026年跨境電商公司跨境物流經(jīng)費使用與管控管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司跨境電商業(yè)務跨境物流經(jīng)費的使用與管控工作，提高經(jīng)費使用效率，保障跨境物流業(yè)務合規(guī)有序開展，降低運營成本，防范財務風險，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務通則》《跨境電子商務綜合試驗區(qū)零售進口商品清單管理辦法》及相關財務、稅務管理法律法規(guī)，結合公司跨境電商業(yè)務實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所稱跨境物流經(jīng)費，是指公司開展跨境電商業(yè)務過程中，用于跨境物流全環(huán)節(jié)的各類費用支出，主要包括但不限于：國際運輸費（海運、空運、陸運等）、清關報關費、報檢費、倉儲租賃費（海外倉、中轉倉等）、裝卸搬運費、包裝材料費、物流保險費、跨境物流信息服務費、海外配送費及物流相關手續(xù)費等。第三條本制度適用于公司各跨境業(yè)務單元、物流部門、財務部門、采購部門、運營部門及所有涉及跨境物流經(jīng)費預算、申請、使用、審批、核算、管控的部門與人員，全體相關主體均需嚴格遵守本制度規(guī)定。第四條跨境物流經(jīng)費使用與管控遵循以下基本原則：（一）合規(guī)合法原則：嚴格遵守國家財務、稅務及跨境電商相關法律法規(guī)，以及目的地國家/地區(qū)物流、財務管控相關規(guī)定，確保經(jīng)費使用全程合規(guī)；（二）預算管控原則：實行全流程預算管理，經(jīng)費使用以批準的預算為依據(jù)，嚴禁無預算、超預算支出；（三）效益優(yōu)先原則：統(tǒng)籌平衡物流服務質量與經(jīng)費成本，優(yōu)化物流資源配置，提升經(jīng)費使用效益；（四）權責明晰原則：明確各部門及人員在經(jīng)費管理各環(huán)節(jié)的職責，確保責任到人、管控到位；（五）全程追溯原則：對經(jīng)費預算、申請、審批、支付、核算全流程實施閉環(huán)管理，確保每筆支出可追溯、可核查。第二章組織機構及職責第五條公司設立跨境物流經(jīng)費使用與管控專項工作小組（以下簡稱“專項小組”），作為統(tǒng)籌協(xié)調機構。專項小組由財務部門牽頭，成員包括物流部門、采購部門、運營部門、各跨境業(yè)務單元負責人及內控部門（如有），必要時可聘請外部財務、物流專業(yè)機構提供技術支持。第六條專項小組主要職責包括：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司跨境物流經(jīng)費管理工作，制定年度經(jīng)費預算編制指引、管控目標及優(yōu)化方案；（二）協(xié)調各相關部門開展經(jīng)費預算編制、審核、調整，以及經(jīng)費使用、支付、核算、監(jiān)督等工作；（三）審核跨境物流經(jīng)費重大支出方案、預算調整方案及成本優(yōu)化方案；（四）協(xié)調處理經(jīng)費管理過程中的重大問題，如跨境物流經(jīng)費超支、異常支出、跨境稅務合規(guī)沖突等；（五）組織開展經(jīng)費管理相關培訓，提升相關人員合規(guī)意識與成本管控能力；（六）負責跨境物流經(jīng)費管理全流程資料的統(tǒng)籌歸檔及工作復盤總結。第七條各相關部門職責分工：（一）財務部門：作為專項小組日常辦事機構，負責牽頭組織經(jīng)費管理具體實施工作；制定經(jīng)費預算編制標準、使用規(guī)范、審批流程及核算細則；開展經(jīng)費預算執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查與分析；負責經(jīng)費支付審核、會計核算及財務檔案管理；牽頭處理經(jīng)費相關財務風險與合規(guī)問題；（二）物流部門：負責跨境物流業(yè)務的具體實施與經(jīng)費使用的前端管控；根據(jù)業(yè)務計劃編制跨境物流經(jīng)費專項預算；提出經(jīng)費使用申請并提供相關依據(jù)；選擇合規(guī)物流供應商并核實費用合理性；跟蹤經(jīng)費使用進度，及時反饋預算執(zhí)行異常情況；配合財務部門開展經(jīng)費核算與監(jiān)督檢查；（三）采購部門：負責配合物流部門開展跨境物流供應商篩選、比價工作；參與物流服務采購合同審核，明確費用標準與支付條款；協(xié)助核實采購環(huán)節(jié)的經(jīng)費支出合理性；（四）運營部門：負責根據(jù)跨境電商業(yè)務運營計劃，向物流部門、財務部門提供業(yè)務量預測數(shù)據(jù)，為經(jīng)費預算編制提供依據(jù)；配合核實運營環(huán)節(jié)相關物流經(jīng)費支出的真實性與必要性；（五）各跨境業(yè)務單元：落實本單元跨境物流經(jīng)費的具體使用與管控工作；根據(jù)業(yè)務需求提報物流經(jīng)費使用申請；配合物流部門、財務部門開展預算執(zhí)行跟蹤與費用核查；及時反饋本單元跨境物流經(jīng)費使用過程中的問題；（六）內控部門（如有）：負責對跨境物流經(jīng)費管理全流程進行內控監(jiān)督，核查經(jīng)費使用的合規(guī)性、審批流程的完整性，發(fā)現(xiàn)內控缺陷并提出整改建議。第三章經(jīng)費預算管理第八條預算編制（一）每年第四季度，專項小組組織各相關部門開展下一年度跨境物流經(jīng)費預算編制工作；財務部門制定預算編制指引，明確編制口徑、方法、時間節(jié)點及提交要求；（二）各跨境業(yè)務單元、運營部門根據(jù)下一年度業(yè)務發(fā)展計劃，向物流部門提交跨境物流業(yè)務量預測數(shù)據(jù)；物流部門結合業(yè)務量預測、歷史物流費用數(shù)據(jù)、市場物流價格波動趨勢及跨境物流通道優(yōu)化需求，編制跨境物流經(jīng)費專項預算草案，明確各費用項目、金額、測算依據(jù)及責任部門；（三）財務部門對物流部門提交的預算草案進行審核，結合公司整體財務目標、成本管控要求，提出調整意見，形成公司年度跨境物流經(jīng)費預算草案；（四）年度跨境物流經(jīng)費預算草案經(jīng)專項小組審核、公司管理層審批后，正式下達至各相關部門執(zhí)行。第九條預算調整（一）預算執(zhí)行過程中，因跨境物流市場價格大幅波動、業(yè)務量超出預期、物流通道調整或其他不可抗力因素，確需調整預算的，相關部門需提交《跨境物流經(jīng)費預算調整申請表》，注明調整原因、調整金額、調整項目及對整體預算的影響，提交至專項小組；（二）專項小組組織財務部門、物流部門對預算調整申請進行審核，核實調整的必要性與合理性，擬定調整方案；（三）預算調整方案經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行；重大預算調整（如調整金額超過原預算10%）需提交公司董事會審議通過后執(zhí)行。第十條預算執(zhí)行跟蹤（一）各相關部門嚴格按照批準的預算執(zhí)行跨境物流經(jīng)費支出，物流部門每月跟蹤預算執(zhí)行進度，分析預算執(zhí)行差異，形成《跨境物流經(jīng)費預算執(zhí)行分析報告》提交專項小組；（二）財務部門每月對跨境物流經(jīng)費預算執(zhí)行情況進行財務核算與分析，重點核查預算支出的合規(guī)性、合理性，及時向專項小組反饋預算執(zhí)行過程中的異常問題；（三）專項小組每季度組織開展預算執(zhí)行復盤會，通報預算執(zhí)行情況，分析差異原因，提出針對性的管控措施，確保預算目標實現(xiàn)。第四章經(jīng)費使用與審批第十一條經(jīng)費使用范圍跨境物流經(jīng)費嚴格限定用于本制度第二條明確的費用項目，嚴禁超范圍使用；嚴禁將跨境物流經(jīng)費用于與跨境物流業(yè)務無關的支出，如員工福利、辦公經(jīng)費等；嚴禁虛報、冒領、挪用跨境物流經(jīng)費。第十二條審批流程（一）經(jīng)費使用申請：相關部門因跨境物流業(yè)務需要支出經(jīng)費時，需填寫《跨境物流經(jīng)費使用申請表》，注明費用項目、金額、支付對象、業(yè)務依據(jù)（如物流合同、訂單信息等），經(jīng)部門負責人簽字后提交至物流部門審核；（二）物流部門審核：物流部門對申請事項的真實性、必要性進行審核，核實費用標準與物流合同約定是否一致，審核通過后簽字提交至財務部門；（三）財務部門審核：財務部門對申請事項的預算符合性、費用合理性、票據(jù)合規(guī)性進行審核，審核通過后根據(jù)費用金額分級履行審批程序：小額費用（如單次支出不超過5000元）由財務負責人審批；中等金額費用（如單次支出5000元-50000元）由財務負責人、公司分管領導審批；大額費用（如單次支出超過50000元）由公司管理層集體審批；（四）支付執(zhí)行：審批通過后，財務部門根據(jù)審核無誤的支付申請、合法合規(guī)的票據(jù)及相關業(yè)務依據(jù)，按照公司財務支付管理規(guī)定辦理支付手續(xù)；跨境支付需嚴格遵守國家外匯管理相關規(guī)定，確保支付流程合規(guī)。第十三條支付規(guī)范（一）跨境物流經(jīng)費支付需以合法有效的票據(jù)為依據(jù)，票據(jù)內容需與經(jīng)費使用申請、物流合同約定一致，嚴禁使用虛假票據(jù)報銷；（二）對于長期合作的物流供應商，可根據(jù)合作協(xié)議約定的結算周期辦理批量支付，結算時需附詳細的費用明細清單、物流服務驗收證明等資料；（三）跨境物流經(jīng)費支付后，財務部門及時進行會計核算，準確歸集各費用項目，確保財務數(shù)據(jù)真實反映經(jīng)費使用情況。第五章經(jīng)費管控與監(jiān)督第十四條日常管控（一）物流部門建立跨境物流經(jīng)費使用臺賬，詳細記錄每筆經(jīng)費的支出時間、金額、項目、支付對象、審批情況及對應業(yè)務信息，實現(xiàn)經(jīng)費使用全程追溯；（二）各相關部門加強對跨境物流供應商的管理，建立供應商評估體系，定期對供應商的服務質量、費用標準進行評估，擇優(yōu)選擇合作供應商，通過集中采購、長期合作等方式降低物流成本；（三）針對跨境物流關鍵環(huán)節(jié)（如國際運輸、清關、海外倉租賃），物流部門需建立費用動態(tài)監(jiān)控機制，及時掌握市場價格變化，發(fā)現(xiàn)費用異常波動時及時排查原因并采取管控措施。第十五條監(jiān)督檢查（一）專項小組每月開展一次跨境物流經(jīng)費使用情況抽查，每季度開展一次全面檢查，重點檢查預算執(zhí)行情況、經(jīng)費使用合規(guī)性、審批流程完整性、票據(jù)真實性及臺賬完整性；（二）財務部門結合年度財務審計工作，對跨境物流經(jīng)費使用情況進行專項審計，核查經(jīng)費核算的準確性、支付的合規(guī)性，形成專項審計報告；（三）內控部門（如有）定期對跨境物流經(jīng)費管理內控流程進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時下達整改通知，跟蹤整改進度，驗證整改效果；（四）對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，專項小組組織相關部門制定整改方案，明確整改責任、整改要求及完成時限，確保問題閉環(huán)解決；對涉嫌違規(guī)違紀的，移交相關部門處理。第十六條成本優(yōu)化（一）專項小組每半年組織開展一次跨境物流經(jīng)費成本優(yōu)化分析，結合預算執(zhí)行情況、市場價格變化及業(yè)務發(fā)展需求，梳理經(jīng)費使用過程中的成本管控痛點；（二）物流部門牽頭制定成本優(yōu)化措施，如優(yōu)化跨境物流通道、整合物流資源實現(xiàn)規(guī)模采購、與供應商協(xié)商調整費用標準等，報專項小組審核通過后實施；（三）各相關部門配合落實成本優(yōu)化措施，跟蹤優(yōu)化效果，及時反饋優(yōu)化過程中的問題，持續(xù)提升跨境物流經(jīng)費使用效益。第六章獎懲規(guī)定第十七條獎勵規(guī)定對在跨境物流經(jīng)費使用與管控工作中表現(xiàn)突出，有下列情形之一的部門和個人，公司給予表彰或物質獎勵：（一）嚴格執(zhí)行預算管理規(guī)定，全年跨境物流經(jīng)費控制在預算范圍內，且物流服務質量未下降的；（二）提出合理的成本優(yōu)化建議并被采納，顯著降低跨境物流經(jīng)費支出的；（三）及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)費使用異常或違規(guī)行為，避免公司經(jīng)濟損失的；（四）在經(jīng)費預算編制、執(zhí)行跟蹤、管控監(jiān)督工作中表現(xiàn)優(yōu)異的。第十八條懲罰規(guī)定對違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關部門負責人及直接責任人給予相應的紀律處分或經(jīng)濟處罰；構成違法的，依法追究法律責任；造成公司經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責任：（一）未按要求編制預算或虛報預算，導致經(jīng)費管理混亂的；（二）無預算、超預算支出跨境物流經(jīng)費，或未經(jīng)審批擅自支出的；（三）虛報、冒領、挪用跨境物流經(jīng)費，或將經(jīng)費用于與業(yè)務無關支出的；（四）使用虛假票據(jù)報銷跨境物流經(jīng)費的；（五）未按規(guī)定履行審批程序，擅自支付跨境物流經(jīng)費的；（六）未建立經(jīng)費使用臺賬或臺賬信息不完整、不真實，導致經(jīng)費無法追溯的；（七）發(fā)現(xiàn)經(jīng)費使用異?；蜻`規(guī)行為