檔案管理制度職責(zé)守則匯編一、總則為了加強檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本檔案管理制度職責(zé)守則匯編。本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)行為。檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是公司的重要資產(chǎn)和信息資源。檔案管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由公司高層管理人員組成，組長由公司總經(jīng)理擔(dān)任。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案工作的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。研究決定檔案工作中的重大問題，協(xié)調(diào)各部門之間在檔案管理工作中的關(guān)系。監(jiān)督、檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進(jìn)行考核和評估。（二）檔案管理部門1.設(shè)置：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。2.職責(zé)負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。指導(dǎo)各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。對公司檔案的安全進(jìn)行檢查和維護(hù)，采取必要的措施確保檔案的安全。按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的保密工作。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并定期向檔案管理部門移交檔案。2.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，做好本部門文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.各部門在工作中需要利用檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的程序向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。三、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的工作，制定檔案管理部門的工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.組織檔案管理人員開展檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.定期向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報檔案管理工作情況，提出改進(jìn)工作的建議和措施。4.加強與各部門的溝通和協(xié)調(diào)，做好檔案的收集、整理和保管工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理部門的安全管理工作，確保檔案的安全和保密。（二）專職檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理的要求，做好檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.對收集到的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審核和鑒定，剔除無保存價值的文件材料，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。5.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，為公司各部門提供檔案信息服務(wù)。6.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，做好檔案的保密工作，防止檔案信息的泄露。（三）兼職檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和保管工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門的檔案移交檔案管理部門。2.對本部門形成的文件材料進(jìn)行初步的分類和整理，確保文件材料的有序存放。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的鑒定和銷毀工作。4.及時向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。四、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：公司在行政管理、經(jīng)營管理等活動中形成的各種文件材料，包括請示、報告、批復(fù)、通知、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各種文件材料，包括科研報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.會計檔案：公司在財務(wù)管理活動中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等。4.人事檔案：公司員工的個人檔案，包括履歷表、自傳、考核材料、獎懲材料等。5.聲像檔案：公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。6.電子檔案：公司在信息化建設(shè)過程中形成的各種電子文件和數(shù)據(jù)。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步的整理。2.檔案收集應(yīng)遵循完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的原則，確保檔案能夠全面、真實地反映公司的各項活動。3.對于重要的文件材料，應(yīng)在形成后及時歸檔，避免文件材料的散失和損壞。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意文件材料的質(zhì)量，對于字跡模糊、破損的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別。2.編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，以便于查詢和檢索。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行有序存放，排列整齊，便于查找和管理。2.對于珍貴的檔案和重要的文件材料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（三）檔案保護(hù)措施1.對檔案進(jìn)行定期的消毒和防蟲處理，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。2.對于破損的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和裱糊，延長檔案的使用壽命。3.采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案的長期保存和有效利用。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作1.檔案鑒定工作由檔案管理部門會同有關(guān)部門組成鑒定小組，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進(jìn)行全面的審查和評估，確定檔案的存毀。3.對于失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（二）檔案銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀的安全和徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期和銷毀方式，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案利用與服務(wù)（一）檔案利用方式1.查閱：公司各部門及員工因工作需要可以查閱檔案，查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.借閱：對于確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的收費標(biāo)準(zhǔn)收取費用。（二）檔案服務(wù)要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用制度，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱情接待檔案利用者，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，了解檔案利用需求，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。八、檔案保密與安全（一）檔案保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案信息的安全和保密。2.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。3.檔案利用者應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。（二）檔案安全制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強檔案安全管理工作。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備和報警裝置，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案安全情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。九、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化規(guī)劃1.公司應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和措施。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與公司的信息化建設(shè)同步進(jìn)行，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。（二）檔案數(shù)字化處理1.檔案管理部門應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線管理和利用。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等功能，為公司各部門及員工提供便捷的檔案信息服務(wù)。十、檔案工作考核與獎懲（一）檔案工作考核1.公司應(yīng)建立檔案工作考核制度，對各部門及檔案管理人員的檔案工作進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、檔案收集、整理、保管、利用等方面。3