企業(yè)工程檔案制度第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)工程檔案管理，保障工程檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》等國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)管理準(zhǔn)則及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)為防控工程管理領(lǐng)域的專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，提升業(yè)務(wù)流程規(guī)范化水平，特制定本制度。本制度旨在明確工程檔案管理的組織架構(gòu)、職責(zé)分工、關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控要求及運(yùn)行保障措施，確保檔案管理全過(guò)程符合制度規(guī)定，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展及合規(guī)要求。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，涵蓋工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、運(yùn)維及歸檔等全生命周期檔案的管理活動(dòng)。具體適用范圍包括但不限于工程建設(shè)類(lèi)檔案、技術(shù)類(lèi)檔案、管理類(lèi)檔案及電子檔案等，涉及的業(yè)務(wù)場(chǎng)景涵蓋工程項(xiàng)目投資決策、招投標(biāo)、合同管理、質(zhì)量安全監(jiān)督、成本核算、竣工交付及后期維保等環(huán)節(jié)。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語(yǔ)，其內(nèi)涵與外延界定如下：（一）“XX專(zhuān)項(xiàng)管理”是指企業(yè)針對(duì)工程檔案管理制定的系統(tǒng)性制度安排，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用及銷(xiāo)毀等全流程管理活動(dòng)，旨在通過(guò)制度約束與技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”是指工程檔案管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，包括但不限于檔案遺失、損毀、篡改、泄密、利用不當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)，可能對(duì)業(yè)務(wù)連續(xù)性、合規(guī)性及企業(yè)聲譽(yù)造成不利影響。（三）“XX合規(guī)”是指工程檔案管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保檔案管理行為的合法性、合理性和有效性。第四條工程檔案管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。（一）“全面覆蓋”要求檔案管理范圍覆蓋所有工程項(xiàng)目及業(yè)務(wù)場(chǎng)景，確保檔案收集完整、記錄連續(xù)、信息準(zhǔn)確。（二）“責(zé)任到人”要求明確各級(jí)管理主體及崗位的檔案管理職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到位，避免管理真空。（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”要求聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防控，通過(guò)流程優(yōu)化、技術(shù)手段和監(jiān)督考核，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。（四）“持續(xù)改進(jìn)”要求定期評(píng)估檔案管理體系的有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時(shí)優(yōu)化管理措施，提升管理水平。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)工程檔案管理工作負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)審定檔案管理制度、重大風(fēng)險(xiǎn)防控策略及資源保障方案；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理工作，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決重大問(wèn)題。第六條設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工程檔案管理工作，研究決策重大事項(xiàng)，監(jiān)督評(píng)價(jià)制度執(zhí)行效果，確保檔案管理工作與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。第七條工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司工程檔案管理工作，制定年度管理計(jì)劃；（二）審定工程檔案管理制度及重大風(fēng)險(xiǎn)防控方案；（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)各部門(mén)、下屬單位檔案管理工作的有效性，提出改進(jìn)要求；（四）協(xié)調(diào)解決檔案管理過(guò)程中的重大問(wèn)題，確保制度有效執(zhí)行。第八條牽頭部門(mén)為【具體牽頭部門(mén)名稱(chēng)】，主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)工程檔案管理制度的制定、修訂和解釋?zhuān)唬ǘ┙y(tǒng)籌推進(jìn)工程檔案管理信息化建設(shè)，提升管理效率；（三）組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提升全員檔案意識(shí)；（四）定期開(kāi)展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，提出防控建議；（五）監(jiān)督考核各部門(mén)、下屬單位的檔案管理工作，確保制度落實(shí)。第九條專(zhuān)責(zé)部門(mén)為【具體專(zhuān)責(zé)部門(mén)名稱(chēng)】，主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)工程檔案的業(yè)務(wù)合規(guī)審核，確保檔案內(nèi)容符合制度要求；（二）參與工程檔案管理流程優(yōu)化，提升管理規(guī)范性；（三）組織檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定風(fēng)險(xiǎn)處置方案；（四）監(jiān)督檔案利用情況，防止違規(guī)操作；（五）參與檔案管理信息化建設(shè)，提供技術(shù)支持。第十條業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位主要職責(zé)包括：（一）落實(shí)本領(lǐng)域工程檔案管理要求，確保檔案收集完整、記錄準(zhǔn)確；（二）開(kāi)展日常檔案管理自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改問(wèn)題；（三）配合牽頭部門(mén)及專(zhuān)責(zé)部門(mén)開(kāi)展檔案管理監(jiān)督考核；（四）建立崗位檔案管理責(zé)任清單，確保責(zé)任落實(shí)到位；（五）參與檔案管理培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提升全員檔案管理能力。第十一條基層執(zhí)行崗主要職責(zé)包括：（一）嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案記錄的真實(shí)性、完整性；（二）及時(shí)收集、整理并移交工程檔案，避免檔案遺失或損毀；（三）配合專(zhuān)責(zé)部門(mén)開(kāi)展檔案合規(guī)審核，如實(shí)反饋問(wèn)題；（四）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)上報(bào)并參與處置；（五）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確個(gè)人檔案管理責(zé)任。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條工程項(xiàng)目立項(xiàng)檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：立項(xiàng)檔案應(yīng)包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、投資決策審批文件、用地審批文件等，確保文件完整、合規(guī)；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁偽造、篡改立項(xiàng)檔案，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自啟動(dòng)項(xiàng)目；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)立項(xiàng)檔案的審批流程監(jiān)控，防止關(guān)聯(lián)交易或利益輸送。第十三條工程設(shè)計(jì)檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)計(jì)檔案應(yīng)包括設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、計(jì)算書(shū)、審查意見(jiàn)等，確保設(shè)計(jì)文件符合規(guī)范要求；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁擅自修改設(shè)計(jì)檔案，嚴(yán)禁未經(jīng)驗(yàn)收擅自施工；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)設(shè)計(jì)檔案的版本管理，防止施工過(guò)程中使用過(guò)期或錯(cuò)誤的設(shè)計(jì)文件。第十四條工程招投標(biāo)檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：招投標(biāo)檔案應(yīng)包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同簽訂文件等，確保招投標(biāo)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁圍標(biāo)串標(biāo)、利益輸送，嚴(yán)禁泄露招投標(biāo)信息；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)招投標(biāo)檔案的全程監(jiān)控，防止違規(guī)操作。第十五條工程施工檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：施工檔案應(yīng)包括施工日志、質(zhì)量檢查記錄、安全檢查記錄、材料檢測(cè)報(bào)告等，確保施工過(guò)程符合規(guī)范要求；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁偽造、篡改施工記錄，嚴(yán)禁違規(guī)轉(zhuǎn)包分包；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)施工檔案的現(xiàn)場(chǎng)管理，防止檔案遺失或損毀。第十六條工程驗(yàn)收檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收檔案應(yīng)包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢測(cè)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等，確保工程符合設(shè)計(jì)及規(guī)范要求；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁擅自降低驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁出具虛假驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)驗(yàn)收檔案的審核，防止驗(yàn)收不合格工程交付使用。第十七條工程運(yùn)維檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：運(yùn)維檔案應(yīng)包括設(shè)備運(yùn)行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等，確保工程長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁偽造、篡改運(yùn)維記錄，嚴(yán)禁未按規(guī)定進(jìn)行設(shè)備保養(yǎng)；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)運(yùn)維檔案的動(dòng)態(tài)管理，確保檔案與實(shí)際運(yùn)行情況一致。第十八條工程檔案數(shù)字化管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、安全；（二）禁止性行為：嚴(yán)禁擅自刪除或修改數(shù)字化檔案，嚴(yán)禁未授權(quán)訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)數(shù)字化檔案的權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露或篡改。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每年對(duì)工程檔案管理制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及業(yè)務(wù)變化及時(shí)修訂制度；（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出制度修訂建議，牽頭部門(mén)組織論證后發(fā)布更新版本；（三）制度更新后，應(yīng)及時(shí)組織全員培訓(xùn)，確保新制度有效落地。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每季度組織開(kāi)展工程檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注檔案遺失、損毀、篡改、泄密等風(fēng)險(xiǎn)；（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)對(duì)排查出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知，明確防控措施；（三）業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位根據(jù)預(yù)警通知制定具體防控方案，并定期上報(bào)處置情況。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）工程檔案管理應(yīng)嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，未經(jīng)合規(guī)審查不得實(shí)施；（二）牽頭部門(mén)及專(zhuān)責(zé)部門(mén)定期開(kāi)展合規(guī)審查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改；（三）合規(guī)審查結(jié)果應(yīng)納入績(jī)效考核，確保制度有效執(zhí)行。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由牽頭部門(mén)組織專(zhuān)責(zé)部門(mén)協(xié)同處置；（二）風(fēng)險(xiǎn)處置應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任分工、處置流程及上報(bào)要求；（三）風(fēng)險(xiǎn)處置完成后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化防控措施。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）對(duì)違反工程檔案管理制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣減等處罰；（二）對(duì)造成重大損失的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，直至紀(jì)律處分；（三）責(zé)任追究結(jié)果應(yīng)納入個(gè)人檔案，作為績(jī)效考核的重要依據(jù)。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每年對(duì)工程檔案管理體系的有效性進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控效果及信息化水平；（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)根據(jù)評(píng)估結(jié)果提出改進(jìn)建議，牽頭部門(mén)組織論證后優(yōu)化制度；（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，作為持續(xù)改進(jìn)的重要參考。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）公司主要負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期研究工程檔案管理工作，提供必要的資源保障；（二）各部門(mén)、下屬單位負(fù)責(zé)人應(yīng)落實(shí)本領(lǐng)域檔案管理責(zé)任，確保制度有效執(zhí)行；（三）牽頭部門(mén)應(yīng)建立檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)解決跨部門(mén)、跨單位的管理問(wèn)題。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）工程檔案管理情況應(yīng)納入部門(mén)及個(gè)人的年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤；（二）對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；（三）對(duì)違反檔案管理制度的，取消評(píng)優(yōu)資格，并依法依規(guī)追究責(zé)任。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每年組織全員檔案管理培訓(xùn)，提升全員檔案意識(shí)；（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)針對(duì)不同崗位開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，如管理層合規(guī)履職培訓(xùn)、一線員工操作規(guī)范培訓(xùn)；（三）通過(guò)內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，普及檔案管理知識(shí)，營(yíng)造全員合規(guī)氛圍。第二十八條信息化支撐：（一）牽頭部門(mén)牽頭建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用；（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)提供技術(shù)支持，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行；（三）業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位利用系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理，提升管理效率。第二十九條文化建設(shè)：（一）發(fā)布工程檔案管理合規(guī)手冊(cè)，明確行為規(guī)范和操作流程；（二）組織全員簽訂合規(guī)承諾書(shū)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)；（三）通過(guò)典型案例宣傳，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)，營(yíng)造合規(guī)文化氛圍。第三十條