企業(yè)催款函標(biāo)準(zhǔn)范文全集在企業(yè)經(jīng)營中，應(yīng)收賬款的及時回收是維持現(xiàn)金流健康的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。催款函作為正式的債權(quán)主張文書，既能以專業(yè)姿態(tài)提醒債務(wù)人履約，又能為后續(xù)法律行動留存證據(jù)。本文整理全場景、多行業(yè)的催款函標(biāo)準(zhǔn)范文，結(jié)合實務(wù)經(jīng)驗拆解撰寫邏輯與注意事項，助力企業(yè)高效合規(guī)催收。一、按催款階段分類的催款函范文（一）初次友好催款函（適用：欠款初期，客戶或因流程/疏忽延誤）場景說明：合作關(guān)系良好，欠款時間短（如賬期內(nèi)或逾期15日內(nèi)），推測客戶非惡意拖欠，需以溫和語氣提醒，維護合作信任。范文示例：XX有限公司催款函致：XX貿(mào)易公司（或具體經(jīng)辦人：XXX）您好！基于雙方于2023年X月X日簽訂的《XX產(chǎn)品購銷合同》（合同編號：XXX），我司已于2023年X月X日完成XX批次貨物的交付（送貨單號：XXX，驗收單編號：XXX），合同約定結(jié)算日期為2023年X月X日。經(jīng)財務(wù)核對，貴司當(dāng)前應(yīng)付未付貨款金額為人民幣XX元（大寫：XX元整）?？紤]到雙方長期友好合作，我們推測您方可能因內(nèi)部流程或工作疏忽暫未安排付款。煩請貴司于收到本函3個工作日內(nèi)核對賬單，如無異議，請盡快通過以下方式安排付款：付款賬戶：戶名XX，開戶行XX，賬號XX聯(lián)系人：XXX，電話XXX，郵箱XXX期待您的積極反饋，如有特殊情況需協(xié)商付款方案，也可隨時與我們溝通。順祝商祺！XX有限公司（蓋章）2023年X月X日注意事項：1.避免使用“拖欠”“違約”等刺激性詞匯，強調(diào)“疏忽”“流程延誤”的可能性，降低客戶抵觸心理；2.附件可附簡化版對賬單（列明貨物/服務(wù)內(nèi)容、金額、已付款、欠款），方便客戶快速核對；3.預(yù)留明確的反饋期限（如3-5個工作日），推動行動。（二）二次正式催款函（適用：初次催款無回應(yīng)，逾期30-60日）場景說明：初次催款后客戶未反饋或拖延，需明確逾期事實，重申合同義務(wù)，語氣轉(zhuǎn)為正式但仍留協(xié)商空間。范文示例：關(guān)于《XX服務(wù)合同》欠款的催款函（二次）致：XX科技公司我司于2023年X月X日向貴司發(fā)送催款函（函號：XXX），提醒貴司結(jié)清《XX技術(shù)服務(wù)合同》項下欠款人民幣XX元。截至今日（2023年X月X日），貴司已逾期XX日，仍未支付該筆款項。根據(jù)合同第X條約定，“服務(wù)驗收合格后15日內(nèi)，甲方（貴司）應(yīng)支付剩余服務(wù)費XX元”，我司已于2023年X月X日完成服務(wù)成果交付并經(jīng)貴司簽字確認(rèn)（驗收單編號：XXX）。逾期付款將產(chǎn)生每日XX‰的違約金（截至今日違約金暫計XX元），同時可能影響貴我雙方后續(xù)合作的信用評估。請貴司于2023年X月X日前完成付款，或于3個工作日內(nèi)聯(lián)系我司協(xié)商付款方案。如逾期未回應(yīng)，我司將不得不采取進一步措施（包括但不限于委托律師發(fā)函、啟動法律程序）維護合法權(quán)益。聯(lián)系人：XXX，電話XXX，地址XXXXX有限公司（蓋章）2023年X月X日注意事項：1.明確逾期天數(shù)和合同依據(jù)，增強催款的權(quán)威性；2.首次提及“違約金”但暫不強調(diào)具體金額（或僅計暫數(shù)），避免直接激化矛盾；3.保留“協(xié)商付款方案”的選項，給客戶臺階，同時施壓。（三）三次嚴(yán)肅催款函（含法務(wù)預(yù)警，適用：多次催款無果，擬啟動法律程序前）場景說明：客戶長期拖欠（逾期60日以上）、失聯(lián)或明確拒絕付款，需以嚴(yán)肅語氣告知法律后果，為訴訟/仲裁做鋪墊。范文示例：最后催款函（法務(wù)預(yù)警版）致：XX建設(shè)公司就貴司拖欠我司工程款事宜，我司已先后于2023年X月X日、2023年X月X日兩次發(fā)函催款，貴司均未回應(yīng)或履行付款義務(wù)?，F(xiàn)鄭重函告：1.欠款事實：根據(jù)2023年X月X日簽訂的《XX建設(shè)工程施工合同》（合同編號：XXX），我司已完成XX標(biāo)段工程施工并于2023年X月X日通過竣工驗收（驗收報告編號：XXX），合同總價款XX元，貴司已付款XX元，剩余欠款（含質(zhì)保金）人民幣XX元（大寫：XX元整）。2.法律后果：如貴司在2023年X月X日前仍未支付欠款，我司將：委托律師向貴司發(fā)送律師函，正式主張債權(quán)及違約金；向XX人民法院提起訴訟，要求支付欠款、違約金及實現(xiàn)債權(quán)的費用（律師費、訴訟費等）；依法申請財產(chǎn)保全，凍結(jié)貴司相關(guān)賬戶或資產(chǎn)。3.協(xié)商最后期限：如貴司有還款誠意，可于2023年X月X日前聯(lián)系我司法務(wù)部（XXX，電話XXX），協(xié)商分期還款或債務(wù)重組方案，否則我司將立即啟動法律程序，屆時貴司需承擔(dān)全部不利后果。附件：1.施工合同復(fù)印件；2.工程驗收報告；3.前兩次催款函及郵寄憑證XX有限公司（蓋章）2023年X月X日注意事項：1.措辭需準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免“威脅”“恐嚇”，用“依法”“將”等中性詞表述措施；2.附件需完整（合同、驗收單、催款記錄等），形成證據(jù)鏈；3.明確“最后協(xié)商期限”，倒逼客戶行動。二、按行業(yè)分類的催款函范文（一）貿(mào)易類（購銷合同欠款）場景：貨物已交付、驗收，客戶拖欠貨款（如批發(fā)、零售、進出口貿(mào)易）。范文示例：催款函（貿(mào)易類）致：XX百貨公司基于2023年X月X日簽訂的《XX商品采購合同》（合同編號：XXX），我司已按約向貴司交付XX品牌XX型號商品共XX件（送貨單號：XXX-XXX，驗收單日期：2023年X月X日），發(fā)票（票號：XXX）已于交付當(dāng)日開具并送達。根據(jù)合同“貨到驗收后30日內(nèi)付清全款”的約定，貴司應(yīng)于2023年X月X日前支付貨款人民幣XX元。截至今日，貴司僅支付預(yù)付款XX元，尚欠XX元未付。為保障雙方合作的持續(xù)性，煩請貴司于2023年X月X日前完成付款。如遇資金周轉(zhuǎn)困難，可聯(lián)系我司銷售部（XXX，電話XXX）協(xié)商分期方案（最長可分3期，首期不低于欠款的30%）。順祝生意興??！XX貿(mào)易有限公司（蓋章）2023年X月X日行業(yè)特點與注意點：需明確貨物交付狀態(tài)（數(shù)量、型號、驗收單），避免客戶以“貨物質(zhì)量”“數(shù)量不符”為由拖延；可適當(dāng)提及“后續(xù)訂單優(yōu)惠”等激勵措施，促進付款；附件附發(fā)票復(fù)印件和送貨單，證明債權(quán)成立。（二）服務(wù)類（咨詢、技術(shù)服務(wù)等）場景：服務(wù)已完成（如咨詢報告、系統(tǒng)開發(fā)、運維服務(wù)），客戶拖欠服務(wù)費。范文示例：催款函（服務(wù)類）致：XX金融公司就2023年X月X日簽訂的《XX系統(tǒng)運維服務(wù)合同》（合同編號：XXX），我司已完成2023年X季度-X季度的系統(tǒng)運維服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容包括：系統(tǒng)故障處理：共響應(yīng)故障XX次，平均響應(yīng)時間XX分鐘，解決率100%；功能優(yōu)化：完成XX項需求開發(fā)，經(jīng)貴司測試驗收通過（驗收單編號：XXX）；安全維護：通過XX機構(gòu)安全檢測（報告編號：XXX）。根據(jù)合同約定，季度服務(wù)費為XX元，季度末10日內(nèi)結(jié)算。截至2023年X月X日，貴司應(yīng)付我司X季度服務(wù)費人民幣XX元，累計欠款XX元（含前兩季度未付部分）。服務(wù)的穩(wěn)定運行是貴司業(yè)務(wù)開展的重要保障，我司期待與貴司長期合作。請于2023年X月X日前支付欠款，或聯(lián)系我司項目經(jīng)理XXX（電話XXX）協(xié)商付款計劃。XX科技服務(wù)有限公司（蓋章）2023年X月X日行業(yè)特點與注意點：需量化服務(wù)成果（故障次數(shù)、響應(yīng)時間、驗收結(jié)果等），用數(shù)據(jù)證明服務(wù)價值，反駁“服務(wù)未達標(biāo)”的借口；強調(diào)服務(wù)對客戶業(yè)務(wù)的“保障作用”，喚醒客戶重視；附件附服務(wù)報告、驗收單、檢測報告等，增強說服力。（三）工程類（建設(shè)工程、裝修工程等）場景：工程已完工/階段性完工，客戶拖欠進度款或結(jié)算款。范文示例：催款函（工程類）致：XX地產(chǎn)公司根據(jù)2023年X月X日簽訂的《XX小區(qū)X號樓裝修工程合同》（合同編號：XXX），我司已完成以下工程節(jié)點：2023年X月X日：完成墻面基層處理（驗收單編號：XXX-1）；2023年X月X日：完成吊頂安裝（驗收單編號：XXX-2）；2023年X月X日：整體工程竣工驗收合格（驗收報告編號：XXX）。合同約定“竣工驗收合格后30日內(nèi)支付至結(jié)算總價的97%，剩余3%為質(zhì)保金（質(zhì)保期1年）”。結(jié)算總價經(jīng)雙方確認(rèn)（結(jié)算單編號：XXX）為人民幣XX元，貴司已付款XX元，本次應(yīng)付進度款（含前兩期未付）人民幣XX元，質(zhì)保金將按約于2024年X月X日到期后結(jié)算。請貴司于2023年X月X日前支付上述款項，如逾期，我司將暫停后續(xù)維保服務(wù)（根據(jù)合同第X條約定），并保留追究逾期付款違約金的權(quán)利（按日萬分之五計算）。聯(lián)系人：XXX（項目經(jīng)理），電話XXX；法務(wù)部：XXX，電話XXXXX裝飾工程有限公司（蓋章）2023年X月X日行業(yè)特點與注意點：需明確工程節(jié)點和驗收情況，引用驗收單/報告編號，避免客戶以“工程未完工”“質(zhì)量問題”拒付；區(qū)分“進度款”和“質(zhì)保金”，明確付款條件；可提及“暫停服務(wù)”的合同依據(jù)，但需謹(jǐn)慎使用，避免激化矛盾（除非合同明確約定）。三、特殊場景催款函范文（一）質(zhì)保金催款函（適用：質(zhì)保期屆滿，需退還質(zhì)保金）場景：工程/產(chǎn)品質(zhì)保期結(jié)束，無質(zhì)量問題，客戶拖欠質(zhì)保金退還。范文示例：質(zhì)保金退還催款函致：XX制造公司根據(jù)2023年X月X日簽訂的《XX設(shè)備采購合同》，我司向貴司供應(yīng)的XX設(shè)備（設(shè)備編號：XXX）質(zhì)保期為2023年X月X日至2024年X月X日。質(zhì)保期內(nèi)，我司按約提供免費維保服務(wù)（維保記錄見附件），貴司未提出任何質(zhì)量異議。合同約定“質(zhì)保期屆滿且無質(zhì)量問題，甲方（貴司）應(yīng)于15日內(nèi)退還質(zhì)保金人民幣XX元（合同總價的5%）”?，F(xiàn)質(zhì)保期已屆滿，煩請貴司于2024年X月X日前退還質(zhì)保金至以下賬戶：戶名：XX有限公司開戶行：XX銀行XX支行賬號：XX如貴司對質(zhì)保期內(nèi)的服務(wù)或設(shè)備質(zhì)量有疑問，可隨時聯(lián)系我司售后部XXX（電話XXX）核實。XX設(shè)備有限公司（蓋章）2024年X月X日注意點：明確質(zhì)保期起止時間和無質(zhì)量問題的依據(jù)（維保記錄、客戶無異議的事實）；附件附維保記錄、質(zhì)保期屆滿通知（如有），證明質(zhì)保義務(wù)已履行；語氣可稍顯“委屈”（如“盼盡快退還，以緩解我司資金壓力”），激發(fā)客戶同理心。（二）長期掛賬賬款催款函（適用：欠款多年，需重新確認(rèn)債務(wù)）場景：欠款形成時間久（如3年以上），客戶可能遺忘或否認(rèn)，需重新喚醒債務(wù)認(rèn)知，協(xié)商還款。范文示例：關(guān)于歷史賬款的催款函致：XX實業(yè)公司經(jīng)我司財務(wù)清查，發(fā)現(xiàn)貴司于2020年X月X日簽訂的《XX材料供應(yīng)合同》項下，尚欠我司貨款人民幣XX元（大寫：XX元整）。該筆賬款因雙方人員變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因長期掛賬，現(xiàn)我司希望與貴司重新確認(rèn)并妥善解決。為清晰還原債務(wù)事實，我司整理了以下憑證（可隨時提供原件核對）：1.2020年X月X日的《XX材料供應(yīng)合同》復(fù)印件；2.2020年X月X日的送貨單（簽收人：XXX）；3.2021年-2023年期間的催款記錄（郵件/短信截圖）?？紤]到貴司可能存在的資金安排，我司可接受以下還款方案：方案一：2024年X月X日前一次性付清，我司給予XX%的減免（減免后金額XX元）；方案二：分3期支付，首期于2024年X月X日前支付XX元，剩余兩期每月支付XX元。請貴司于2024年X月X日前回復(fù)確認(rèn)債務(wù)及還款方案，如無異議，我司將視為貴司認(rèn)可該筆債務(wù)并按方案執(zhí)行。聯(lián)系人：XXX，電話XXX，郵箱XXXXX材料有限公司（蓋章）2024年X月X日注意點：追溯債務(wù)時需提供充分憑證，避免客戶以“時間久、無記錄”為由否認(rèn)；提出減免/分期方案，降低客戶還款壓力，提高回款可能性；明確“視為認(rèn)可”的法律后果（需謹(jǐn)慎，最好通過書面確認(rèn)），但語氣仍需溫和。四、催款函撰寫與發(fā)送核心注意事項（一）內(nèi)容要素：“5W1H”清晰呈現(xiàn)Who：明確債權(quán)方（公司全稱、蓋章）、債務(wù)方（全稱、經(jīng)辦人）；What：欠款事由（合同/交易背景、貨物/服務(wù)內(nèi)容）、金額（大小寫、組成明細）；When：欠款形成時間、逾期時間、付款/反饋期限；Where：付款賬戶信息、溝通地址/方式；Why：催款理由（合同約定、服務(wù)/貨物交付事實）；How：付款方式、協(xié)商方案（如有）。（二）語氣策略：“三階遞進”，靈活調(diào)整友好期（逾期≤15日）：用“提醒”“核對”“溝通”等詞，強調(diào)“信任”“疏忽”；正式期（逾期15-60日）：用“通知”“確認(rèn)”“依據(jù)合同”等詞，強調(diào)“義務(wù)”“影響”；嚴(yán)肅期（逾期≥60日）：用“函告”“法律后果”“將采取”等詞，強調(diào)“后果”“證據(jù)”。（三）法律合規(guī)：“三不原則”不誹謗：避免指責(zé)客戶“惡意拖欠”“欺詐”等，僅陳述事實；不威脅：不用“斷供”“曝光”等違法手段施壓，依法主張權(quán)利；不遺漏證據(jù)：所有主張需附合同、對賬單、