企業(yè)人事檔案標準管理辦法人事檔案作為記錄員工職業(yè)發(fā)展軌跡、反映個人綜合素質的核心載體，是企業(yè)人力資源管理的重要基礎，更是維護員工合法權益的關鍵依據。為規(guī)范人事檔案管理流程，保障檔案信息真實、完整、安全，提升人力資源管理效能，結合《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)及企業(yè)實際運營需求，制定本管理辦法。第一章總則1.1管理目的通過規(guī)范人事檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，確保檔案信息真實準確、管理流程規(guī)范有序，為企業(yè)人才選拔、績效考核、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等人力資源管理工作提供可靠依據，同時維護員工個人權益與企業(yè)合規(guī)管理需求。1.2適用范圍本辦法適用于企業(yè)及所屬各單位的在職、離職、退休人員人事檔案管理，涵蓋員工從入職到職業(yè)生命周期結束的全流程檔案資料。1.3管理原則集中統(tǒng)一：人事檔案由企業(yè)人力資源部門集中管理，嚴禁個人私自保管或分散存放；真實完整：檔案材料需客觀反映員工個人經歷、能力素質與職業(yè)表現，杜絕虛假材料；安全保密：建立嚴格的保密機制，防止檔案信息泄露或實體損毀；便捷利用：通過數字化建設與規(guī)范流程，提升檔案檢索、調閱效率，服務企業(yè)管理決策。第二章檔案內容與分類2.1檔案核心內容人事檔案以“全周期記錄員工職業(yè)軌跡”為核心，主要包含以下類別（按性質分類）：履歷類：員工履歷表、個人簡歷、入職登記表等；考核鑒定類：年度績效考核表、崗位勝任力評估、試用期/轉正鑒定等；學歷職稱類：學歷證書、學位證書、職業(yè)資格證書、專業(yè)技術職稱評審材料等；獎懲類：榮譽證書、表彰文件、違規(guī)處分決定、勞動仲裁記錄等；黨團類：入黨（團）志愿書、組織關系材料、民主評議結果、政治歷史審查材料等；工資福利類：工資變動審批表、社保公積金繳納證明、福利政策相關材料等；其他類：勞動合同、離職證明、培訓記錄、健康體檢報告、競業(yè)協(xié)議等。2.2分類管理要求檔案材料需按“類別-時間-重要性”邏輯排序，同一類材料按形成時間倒序排列（最新材料在前）；涉及員工身份、學歷、獎懲等核心材料，需單獨標注“關鍵檔案”，優(yōu)先審核與保管。第三章檔案管理流程3.1材料收集3.1.1收集責任人力資源部門為檔案收集主責部門，需主動對接各業(yè)務部門（如行政部、財務部、工會等），定期匯總員工相關材料；員工個人需配合提供入職、離職、學歷變更、職稱晉升等關鍵材料，提交前需簽署《材料真實性承諾書》。3.1.2收集標準及時性：材料形成后15個工作日內完成收集（如年度考核表、獎懲文件等）；完整性：材料需包含正文、附件、審批簽字等必要要素，杜絕“缺頁、漏章”；合規(guī)性：復印件需標注“與原件一致”并加蓋提供單位公章，電子材料需保留原始格式（如PDF、JPG）。3.2檔案整理3.2.1紙質檔案整理采用“分類-排序-編號-裝訂”四步流程：按第二章分類規(guī)則拆分材料，同類材料按時間倒序排列，逐頁編號后裝入檔案袋（盒），并編制《檔案目錄》（含材料名稱、形成時間、頁碼）；檔案袋（盒）需標注員工姓名、工號、部門、檔案類型（在職/離職），并粘貼防偽標簽。3.2.2電子檔案建設推進檔案數字化轉型，對紙質檔案進行高清掃描+OCR識別，建立電子檔案管理系統(tǒng)；電子檔案需與紙質檔案“一一對應”，設置“只讀、編輯、審批”三級權限，定期（每季度）進行異地備份，防止數據丟失。3.3檔案保管3.3.1實體保管要求檔案室需滿足“六防”標準（防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫），配備恒溫恒濕設備、滅火器、防蟲藥劑、監(jiān)控系統(tǒng)；檔案柜需按“部門-工號”順序排列，預留10%空位便于動態(tài)調整，每月檢查檔案實體狀態(tài)（如紙張霉變、字跡褪色等）。3.3.2保管期限永久保管：員工履歷表、黨團材料、學歷職稱證書（原件）、離職證明等核心材料；長期保管（10-30年）：年度考核表、工資變動記錄、培訓檔案等；短期保管（5年）：試用期鑒定、臨時獎懲材料、體檢報告（非職業(yè)病相關）等；到期檔案需經人力資源部門、法務部門聯(lián)合審核，確認無利用價值后，按《檔案法》規(guī)定銷毀（需留存銷毀清單）。3.4檔案利用3.4.1內部利用因招聘、調崗、晉升等工作需要，用人部門可申請查閱員工檔案，需提交《檔案借閱申請表》（注明用途、材料范圍），經部門負責人+人力資源總監(jiān)審批；原則上提供復印件（加蓋“檔案專用章”），確需借閱紙質檔案的，需在檔案室現場查閱，且不得折疊、涂改、抽取材料。3.4.2外部利用政府部門（如社保局、公證處）、新用人單位調閱檔案時，需出具正式公函（注明調閱事由、材料清單），由人力資源部門專人對接，通過“機要通道”或專人送??；員工個人查詢檔案，需提供身份證原件+書面申請，僅限查閱本人非涉密材料，禁止修改或復制核心信息。3.5檔案轉遞3.5.1轉遞條件員工因離職、調動、退休等原因需轉出檔案時，由人力資源部門發(fā)起轉遞流程，嚴禁個人自帶檔案。3.5.2轉遞流程1.審核檔案完整性：確認無缺失、無違規(guī)借閱記錄；2.填寫《檔案轉遞通知單》（注明材料份數、目錄、接收單位信息）；3.通過機要交通或專人送取（需持單位介紹信）轉遞；4.接收單位收到檔案后，需在《通知單回執(zhí)》上簽字蓋章，15個工作日內返回企業(yè)存檔。第四章安全與保密管理4.1保密制度檔案管理人員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴禁向無關人員透露檔案內容，禁止在公共網絡、社交媒體討論檔案信息；電子檔案系統(tǒng)需設置“登錄水印”（含用戶姓名、操作時間），防止截圖泄露。4.2安全防護紙質檔案：每月檢查檔案室溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%），每季度進行防蟲、防霉處理；電子檔案：部署防火墻、殺毒軟件，設置“密碼+動態(tài)令牌”雙因子認證，每半年進行數據災備演練。4.3應急管理制定《檔案安全應急預案》，明確火災、水災、蟲害等突發(fā)事件的應對流程（如檔案搶救、備份恢復）；每年組織1次檔案安全培訓，提升全員風險意識。第五章責任與監(jiān)督5.1責任分工人力資源部門：統(tǒng)籌檔案管理全流程，對檔案真實性、完整性負直接責任；各業(yè)務部門：配合提供員工相關材料，對材料真實性負責；檔案管理人員：具體執(zhí)行收集、整理、保管、利用等操作，對檔案實體安全負責。5.2監(jiān)督機制每半年開展1次檔案管理審計，檢查內容包括：材料完整性（抽查30%檔案）、借閱合規(guī)性（核對登記記錄）、安全防護措施（檔案室設施運行情況）；審計結果納入部門績效考核，對優(yōu)秀案例進行表彰，對問題單位限期整改。5.3違規(guī)處理對提供虛假材料、擅自涂改檔案的員工，視情節(jié)給予警告、記過、解除勞動合同等處分；對檔案管理人員玩忽職守（如丟失檔案、違規(guī)借閱），給予降職、調崗、辭退等處理，構成犯罪的依法追究刑事責任。第六章附則6.1