辦公室行政文書寫作規(guī)范及范例匯編一、行政文書的分類與適用場景行政文書是機關、企事業(yè)單位傳遞信息、處理事務的核心工具，依據用途與行文方向可分為四大類，明確分類有助于精準匹配場景，提升溝通效率：（一）指揮類文書用于傳達工作要求、部署任務或規(guī)范行為（如《通知》《決定》）。需體現權威性與指令性，確保受文方清晰知曉行動方向（如公司發(fā)布“考勤制度調整通知”，需明確規(guī)則與執(zhí)行要求）。（二）報請類文書向上級機關請求指示、批準（《請示》）或匯報工作（《報告》）。《請示》需遵循“一文一事”原則，《報告》側重客觀反映情況（如向總部匯報年度業(yè)績，需數據支撐、問題清晰）。（三）知照類文書向特定/不特定對象告知事項（如《公告》《通報》）。需保證內容清晰、范圍明確（如“公司搬遷公告”需注明新地址、生效時間）。（四）商洽類文書平行/不相隸屬機關間協商、詢問（如《函》）。需體現平等協商的語氣，內容聚焦具體事項（如兩家公司商洽合作，需明確權責與收益分配）。二、行政文書通用寫作規(guī)范（一）格式規(guī)范（依據《黨政機關公文處理工作條例》）文書格式分版頭、主體、版記三部分：版頭：含份號、密級、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人（上行文需標注）。主體：含標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章（或簽名章）、附注、附件。版記：含抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。（二）語言規(guī)范1.準確性：用詞精準，避免歧義（如“必須”體現強制性，“建議”體現協商性）。2.簡潔性：刪除冗余表述（如用“現予告知”替代“現在把相關情況告知給大家”）。3.得體性：根據行文對象調整語氣（對上級用“請示”，對平級用“商洽”，對下級用“通知”）。4.規(guī)范性：使用規(guī)范稱謂、數字、標點，避免口語化（如不用“啥”“咋”）。（三）邏輯規(guī)范結構遵循“總—分—總”或“緣由—事項—要求”邏輯，層次用序數（一、（一）、1.、（1））區(qū)分，確保條理清晰、重點突出。三、各類行政文書具體規(guī)范與范例（一）通知（使用頻率最高的文書）定義與用途：傳達要求、告知事項、任免人員等。寫作要點：標題：“發(fā)文機關+事由+通知”（如《XX公司關于召開季度會議的通知》）。主送機關：明確執(zhí)行/知曉的單位（多個單位用頓號分隔）。正文：緣由（說明背景）→事項（分條列項，含時間、地點、內容）→要求（簡潔強調）。落款：發(fā)文機關、成文日期（阿拉伯數字，如2024年X月X日）。范例：XX公司關于召開2024年第二季度工作會議的通知各部門、各分公司：為總結季度成果、部署下階段任務，經研究，決定召開季度工作會議?，F將有關事項通知如下：一、會議時間：2024年X月X日（周五）上午9:00二、會議地點：總部三樓會議室三、參會人員：部門負責人、分公司經理四、要求：1.提前準備本部門季度總結（含成果、問題、措施）；3.會議期間關閉手機，不得缺席。XX公司行政部2024年X月X日（二）請示（向上級請求指示/批準）定義與用途：請求上級批復某項工作/事項，需“**一事一請示**”。寫作要點：標題：“發(fā)文機關+事由+請示”（如《XX部門關于購置辦公設備的請示》）。主送機關：僅限一個上級機關（避免多頭請示）。正文：緣由（說明背景，需充分合理）→事項（明確請求內容，如設備型號、預算）→結語（如“妥否，請批示”）。落款：加蓋公章（或負責人簽名）。范例：XX部門關于申請購置辦公設備的請示公司領導：因業(yè)務拓展，現有設備（打印機、電腦）故障頻發(fā)，影響效率。擬購置一批設備，具體如下：一、購置清單：1.打印機：XX品牌A4彩色激光打印機，2臺，單價約X元；2.筆記本電腦：XX品牌輕薄本，3臺，單價約X元。二、預算總計：約X元（附報價單）。以上請示，妥否，請批示。XX部門2024年X月X日（三）報告（向上級匯報工作/反映情況）定義與用途：匯報工作、反映情況、回復詢問，無需上級批復。寫作要點：標題：“發(fā)文機關+事由+報告”（如《XX公司2024年上半年工作情況報告》）。主送機關：可多個上級機關（如集團總部、主管部門）。正文：開頭（簡述背景）→主體（分點匯報成果、問題、計劃，成果需數據支撐）→結尾（如“特此報告，請審閱”）。范例：XX公司2024年上半年工作情況報告集團總部：2024年上半年，我公司圍繞年度目標推進工作，現將情況報告如下：一、工作成果1.業(yè)務拓展：新增客戶X家，營收X元，同比增長X%；2.內部管理：優(yōu)化流程X項，節(jié)約成本X元；3.團隊建設：組織培訓X場，員工滿意度提升至X%。二、存在問題1.市場競爭加劇，部分項目利潤率下降；2.新員工上手慢，需加強培訓體系。三、下一步計劃1.加大研發(fā)投入，推出2款新產品；2.完善“師徒制”培訓機制，縮短新員工適應期。特此報告，請審閱。XX公司2024年X月X日（四）函（平行/不相隸屬機關商洽）定義與用途：商洽工作、詢問答復、請求批準，語氣需**謙和平等**。寫作要點：標題：“發(fā)文機關+事由+函”（如《XX公司關于商洽合作的函》）。主送機關：明確對方單位，語氣謙和。正文：開頭（說明發(fā)函目的）→主體（分條說明合作內容、權責、成果）→結尾（如“盼復”“望予以支持”）。范例：XX公司關于商洽合作事宜的函XX科技公司：我公司專注XX領域服務，貴司技術研發(fā)優(yōu)勢顯著。為整合資源、拓展市場，現就合作函商如下：一、合作內容1.聯合開發(fā)XX產品，我司負責推廣，貴司負責研發(fā)；2.共享客戶資源，收益按比例分配。二、合作期限：暫定為3年（2024年X月—2027年X月）。三、其他事項請于X月X日前反饋意見，我司將派團隊溝通細節(jié)。盼復為盼！XX公司2024年X月X日（五）會議紀要（記錄會議情況與議定事項）定義與用途：記錄會議核心內容，作為會后執(zhí)行依據。寫作要點：標題：“會議名稱+紀要”（如《XX公司2024年第一次總經理辦公會紀要》）。正文：開頭（說明會議時間、地點、主持人、參會人員）→主體（分點概括議題、討論結果、議定事項）→結尾（強調“按要求落實”）。落款：一般不署發(fā)文機關，成文日期用阿拉伯數字。范例：XX公司2024年第一次總經理辦公會議紀要時間：2024年X月X日上午10:00地點：二樓會議室主持人：總經理XXX參會人員：副總經理XXX、各部門負責人（列席：XXX）一、議題一：XX項目預算調整會議聽取財務部匯報后，議定：1.財務部牽頭，聯合項目組，于X月X日前完成預算調整方案（優(yōu)化設備、差旅預算）；2.方案經二次審議后執(zhí)行。二、議題二：員工培訓計劃行政部匯報后，會議要求：1.增加數字化轉型培訓，每季度邀請外部專家授課1次；2.培訓效果納入績效考核，人力資源部跟蹤評估。請各部門按要求落實。（紀要整理：行政部XXX）2024年X月X日四、行政文書的審核與歸檔要求（一）審核要點1.內容審核：事實準確、依據充分、合法合規(guī)，無涉密信息泄露。2.格式審核：版頭、主體、版記要素齊全，排版規(guī)范（頁碼、行距、字體）。3.語言審核：無錯別字、語病，術語規(guī)范，邏輯清晰。（二）歸檔規(guī)范1.保管期限：按重要性分為永久、30年、10年（如請示、報告永久保