企業(yè)印章管理流程及規(guī)范制度在企業(yè)經(jīng)營活動中，印章作為法定權(quán)力的具象化載體，既是合同生效、資金收付、文件生效的核心憑證，也承載著企業(yè)民事行為的法律后果。從合同簽約到財務(wù)支付，從資質(zhì)證明到公文印發(fā)，印章的每一次使用都可能影響企業(yè)權(quán)益與風(fēng)險邊界。因此，建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠≌鹿芾砹鞒膛c規(guī)范制度，是企業(yè)合規(guī)治理、風(fēng)險防控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文結(jié)合實務(wù)場景，從印章全生命周期管理角度，梳理流程要點與制度規(guī)范，為企業(yè)提供可落地的實操指引。一、印章管理的核心原則與職責(zé)分工（一）管理原則企業(yè)印章管理需遵循“統(tǒng)一管控、權(quán)責(zé)清晰、全程留痕、風(fēng)險前置”原則：統(tǒng)一管控要求印章刻制、保管、使用的決策權(quán)集中于企業(yè)治理層（如董事會或總經(jīng)理辦公會）；權(quán)責(zé)清晰明確各部門、崗位的管理邊界；全程留痕通過臺賬、審批記錄、影像存檔實現(xiàn)用印可追溯；風(fēng)險前置要求用印前完成合規(guī)性、必要性審核。（二）職責(zé)分工行政管理部門：作為印章管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定制度、組織刻制/銷毀、監(jiān)督用印流程、建立管理臺賬，對公章、法人章、部門章等通用性印章負(fù)直接管理責(zé)任。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)財務(wù)專用章、發(fā)票專用章的保管與使用審批，需結(jié)合資金支付、票據(jù)管理規(guī)范審核用印場景。法務(wù)部門：對合同章、協(xié)議類文件用印提供合規(guī)性審核，重點核查合同主體資質(zhì)、條款合法性、簽約權(quán)限等。業(yè)務(wù)部門：作為用印需求發(fā)起方，需對用印事由的真實性、必要性負(fù)責(zé)，配合完成審批與登記。二、印章刻制：從申請到備案的合規(guī)閉環(huán)（一）刻制申請當(dāng)企業(yè)設(shè)立新部門、新增業(yè)務(wù)需要專屬印章，或原有印章?lián)p壞、遺失需重新刻制時，由需求部門向行政管理部門提交《印章刻制申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、用途、保管人建議，并附董事會決議（或總經(jīng)理辦公會紀(jì)要）等決策文件。（二）審批與刻制行政管理部門收到申請后，會同法務(wù)、財務(wù)部門評估必要性（如部門章是否與現(xiàn)有權(quán)責(zé)沖突），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，應(yīng)委托經(jīng)公安機關(guān)備案的刻章單位進(jìn)行刻制。嚴(yán)禁企業(yè)自行刻制或委托無資質(zhì)機構(gòu)，避免印章法律效力瑕疵。（三）備案與建檔新印章刻制完成后，行政管理部門需在3個工作日內(nèi)，攜帶印章印模、刻制單位資質(zhì)證明、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本，至屬地公安機關(guān)完成備案。同時建立《印章管理臺賬》，記錄印章名稱、編號、刻制日期、保管人、使用范圍等信息，實現(xiàn)“一印一檔”。三、印章保管：物理安全與權(quán)限管控并重（一）保管人資質(zhì)與要求印章保管人需滿足“專人專管、政治可靠、責(zé)任心強”的要求，優(yōu)先選擇正式員工、黨員或核心崗位人員。保管人需簽署《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任、用印紀(jì)律與賠償條款。（二）保管場所與設(shè)備印章應(yīng)存放于帶鎖的保險柜或密碼文件柜，保管場所需安裝監(jiān)控攝像頭（保存記錄≥30天），且非工作時間需斷電、落鎖。財務(wù)印章可結(jié)合資金管理要求，由出納與會計雙人保管（如財務(wù)章由會計保管，法人章由出納保管，支付時雙人核驗）。（三）保管臺賬與核查保管人需每日下班前清點印章，填寫《印章保管日志》；行政管理部門每月抽查保管情況，每季度組織全公司印章盤點，核對臺賬與實物是否一致，發(fā)現(xiàn)異常立即啟動核查。四、印章使用：流程審批與風(fēng)險防控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)（一）用印申請與審批1.內(nèi)部文件用?。喝绻?、通知、報告等，由部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容真實性后，經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部文件用?。汉贤?協(xié)議類：需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審、法務(wù)部門合規(guī)審核（重點核查主體資格、違約責(zé)任、爭議解決條款）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，金額超權(quán)限時需報總經(jīng)理或董事會審批。資質(zhì)證明、授權(quán)書類：要核查用印事由與企業(yè)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，避免被第三方濫用。所有用印申請需填寫《用印申請表》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、對方主體（外部文件），并附文件原件或復(fù)印件作為審批依據(jù)。（二）用印登記與存檔保管人收到審批通過的《用印申請表》后，需在《用印登記臺賬》中記錄用印時間、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人，留存文件復(fù)印件或掃描件（電子印章需留存電子文件哈希值）。用印時需由保管人親自加蓋，嚴(yán)禁將印章交由申請人自行操作，特殊場景（如異地用印）需派專人監(jiān)印。（三）特殊場景用印規(guī)范空白文件用?。涸瓌t上禁止在空白合同、介紹信、授權(quán)書上用印。確因業(yè)務(wù)需要（如招投標(biāo)現(xiàn)場填寫），需經(jīng)總經(jīng)理審批，注明“僅限××事項使用，有效期××天”，并由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人全程跟蹤文件使用情況，用印后3個工作日內(nèi)反饋文件內(nèi)容。電子印章用?。盒柰ㄟ^企業(yè)OA系統(tǒng)或電子簽約平臺實現(xiàn)，設(shè)置用印權(quán)限（如法務(wù)審核通過后自動解鎖），電子文件需加密存儲，與紙質(zhì)文件具有同等法律效力。五、印章移交與銷毀：全生命周期的收尾管控（一）印章移交當(dāng)保管人崗位變動、離職或印章使用部門撤銷時，需辦理印章移交：1.移交人填寫《印章移交清單》，注明印章名稱、編號、移交時間、文件資料（臺賬、申請表、存檔文件等）。2.接收人核對印章實物與臺賬，確認(rèn)無誤后簽字，行政管理部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。3.移交完成后，行政管理部門更新《印章管理臺賬》的保管人信息。（二）印章銷毀當(dāng)印章停用（如部門撤銷、企業(yè)更名）、損壞無法使用或企業(yè)注銷時，啟動銷毀流程：1.需求部門提交《印章銷毀申請表》，附董事會決議（或注銷證明），說明銷毀原因與印章清單。2.行政管理部門會同法務(wù)、財務(wù)部門審核，經(jīng)總經(jīng)理審批后，在公安機關(guān)或公證機構(gòu)監(jiān)督下，采用碎章機銷毀或熔煉方式處理。3.銷毀后出具《印章銷毀證明》，附銷毀現(xiàn)場照片、參與人員簽字，與原印章印模、臺賬一并存檔。六、風(fēng)險防控與責(zé)任追究（一）常見風(fēng)險點與防控措施越權(quán)用?。和ㄟ^“審批層級+權(quán)限清單”管控，如合同金額超100萬元需總經(jīng)理審批，建立《用印權(quán)限表》并動態(tài)更新。印章被盜用/偽造：加強保管場所安防，定期更換保險柜密碼，發(fā)現(xiàn)印章遺失立即登報聲明作廢并重新刻制備案。電子印章泄露：設(shè)置電子印章使用密碼，綁定操作人員身份，定期更換密鑰，禁止在非加密網(wǎng)絡(luò)傳輸電子印章文件。（二）責(zé)任追究對違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重追究責(zé)任：輕微違規(guī)（如臺賬填寫不規(guī)范）：責(zé)令整改，扣減績效分?jǐn)?shù)。嚴(yán)重違規(guī)（如擅自用印、空白文件用印造成損失）：給予降職、辭退處分，涉及違法的移交司法機關(guān)，企業(yè)可向責(zé)任人追償經(jīng)濟損失。七、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由行政管理部門負(fù)