2026年跨境電商公司物資計(jì)劃編制管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司物資計(jì)劃編制工作，建立健全科學(xué)高效的物資計(jì)劃管理體系，精準(zhǔn)匹配跨境電商業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理控制物資采購(gòu)成本與庫(kù)存規(guī)模，保障物資供應(yīng)及時(shí)、充足且高效利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及跨境電商行業(yè)運(yùn)營(yíng)管理相關(guān)要求，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特性及實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，制定本制度。第二條本制度所稱物資，是指公司開(kāi)展跨境電商業(yè)務(wù)及日常運(yùn)營(yíng)所需的各類有形資產(chǎn)，主要包括：運(yùn)營(yíng)類物資（商品采購(gòu)庫(kù)存、包裝材料、耗材等）、倉(cāng)儲(chǔ)類物資（貨架、托盤、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備配件等）、辦公類物資（辦公設(shè)備、辦公用品等）、物流類物資（物流包裝、運(yùn)輸輔助材料等）。第三條本制度所稱物資計(jì)劃編制，是指各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，科學(xué)測(cè)算物資需求量，制定物資采購(gòu)、儲(chǔ)備、使用計(jì)劃的全過(guò)程，包括年度物資計(jì)劃、季度物資計(jì)劃、月度物資計(jì)劃及專項(xiàng)物資計(jì)劃的編制管理。第四條本制度適用于公司所有物資計(jì)劃的編制、審核、審批、執(zhí)行、調(diào)整及相關(guān)監(jiān)督管理工作，涉及倉(cāng)儲(chǔ)物流部、采購(gòu)部、運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、行政部及各相關(guān)業(yè)務(wù)部門。第五條物資計(jì)劃編制工作遵循“以需定產(chǎn)、精準(zhǔn)測(cè)算、統(tǒng)籌兼顧、動(dòng)態(tài)調(diào)整”的原則，確保物資計(jì)劃與業(yè)務(wù)需求緊密銜接，兼顧合理性與經(jīng)濟(jì)性，防范物資短缺影響業(yè)務(wù)開(kāi)展或過(guò)度儲(chǔ)備造成資源浪費(fèi)。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第六條公司成立物資計(jì)劃管理小組（以下簡(jiǎn)稱“計(jì)劃小組”），由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，分管采購(gòu)工作的副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，成員由采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部、運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、行政部及各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。計(jì)劃小組主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司物資計(jì)劃管理工作，審定年度物資計(jì)劃及相關(guān)預(yù)算；（二）審批重大專項(xiàng)物資計(jì)劃，協(xié)調(diào)解決物資計(jì)劃編制與執(zhí)行中的重大問(wèn)題；（三）監(jiān)督物資計(jì)劃的執(zhí)行情況，評(píng)估物資計(jì)劃編制工作的科學(xué)性與實(shí)效性；（四）推動(dòng)物資計(jì)劃管理制度優(yōu)化，提升物資計(jì)劃管理水平。第七條采購(gòu)部是物資計(jì)劃編制管理的牽頭部門，具體職責(zé)包括：（一）牽頭制定和完善物資計(jì)劃編制管理制度及操作流程；（二）組織各部門開(kāi)展物資計(jì)劃編制工作，匯總整理各部門物資需求，形成公司整體物資計(jì)劃；（三）對(duì)各部門提交的物資計(jì)劃進(jìn)行初步審核，核查需求的合理性、測(cè)算依據(jù)的充分性；（四）跟蹤物資計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的銜接問(wèn)題；（五）定期向計(jì)劃小組匯報(bào)物資計(jì)劃編制及執(zhí)行情況，提出計(jì)劃調(diào)整建議。第八條各業(yè)務(wù)部門具體職責(zé)包括：（一）運(yùn)營(yíng)部：根據(jù)平臺(tái)運(yùn)營(yíng)規(guī)劃、銷售目標(biāo)及市場(chǎng)預(yù)測(cè)，編制運(yùn)營(yíng)類物資（商品、包裝耗材等）的需求計(jì)劃，提供準(zhǔn)確的銷量預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)及物資消耗標(biāo)準(zhǔn)；（二）倉(cāng)儲(chǔ)物流部：根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)營(yíng)規(guī)模、庫(kù)存周轉(zhuǎn)情況及物流配送需求，編制倉(cāng)儲(chǔ)類、物流類物資需求計(jì)劃，提出合理的安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)；（三）行政部：根據(jù)公司辦公規(guī)模、人員配置情況，編制辦公類物資需求計(jì)劃，建立辦公物資消耗臺(tái)賬；（四）其他部門：根據(jù)本部門業(yè)務(wù)開(kāi)展需求，編制相關(guān)專項(xiàng)物資需求計(jì)劃，確保需求提報(bào)及時(shí)、準(zhǔn)確。第九條財(cái)務(wù)部具體職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)對(duì)公司整體物資計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算審核，評(píng)估物資計(jì)劃的經(jīng)濟(jì)性與可行性；（二）監(jiān)督物資計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的資金使用情況，確保資金合規(guī)高效利用；（三）參與物資計(jì)劃編制評(píng)估工作，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，優(yōu)化物資成本管控。第三章物資計(jì)劃編制流程第十條物資計(jì)劃編制需遵循“需求提報(bào)-初步審核-匯總編制-預(yù)算審核-審批發(fā)布”的流程，確保計(jì)劃編制規(guī)范有序、數(shù)據(jù)精準(zhǔn)。第十一條需求提報(bào)：各部門需根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)劃及實(shí)際需求，按時(shí)完成對(duì)應(yīng)周期的物資需求計(jì)劃編制。年度物資計(jì)劃需在每年12月10日前提報(bào)至采購(gòu)部；季度物資計(jì)劃需在每季度末月25日前提報(bào)；月度物資計(jì)劃需在每月20日前提報(bào)；專項(xiàng)物資計(jì)劃需在需求產(chǎn)生后3個(gè)工作日內(nèi)提報(bào)。提報(bào)的物資需求計(jì)劃需明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、需求時(shí)間、測(cè)算依據(jù)及預(yù)算金額等核心信息。第十二條初步審核：采購(gòu)部收到各部門物資需求計(jì)劃后，在3個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核。審核重點(diǎn)包括：需求是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、測(cè)算依據(jù)是否充分、物資規(guī)格型號(hào)是否明確、需求時(shí)間是否合理、預(yù)算金額是否合規(guī)。對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門溝通調(diào)整。第十三條匯總編制：采購(gòu)部完成初步審核后，結(jié)合各部門需求、現(xiàn)有庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)周期及價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)，匯總編制公司整體物資計(jì)劃，明確物資采購(gòu)批次、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)數(shù)量及資金需求，形成初步的物資計(jì)劃草案。第十四條預(yù)算審核：采購(gòu)部將物資計(jì)劃草案提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部在5個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)評(píng)估物資計(jì)劃的預(yù)算總額是否在公司年度預(yù)算范圍內(nèi)、資金配置是否合理、成本控制措施是否可行。審核通過(guò)后，反饋采購(gòu)部完善物資計(jì)劃草案；審核未通過(guò)的，說(shuō)明原因并提出調(diào)整建議。第十五條審批發(fā)布：完善后的物資計(jì)劃草案經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)計(jì)劃小組審批。年度物資計(jì)劃、重大專項(xiàng)物資計(jì)劃需經(jīng)計(jì)劃小組審議通過(guò)后，由總經(jīng)理最終審批；季度、月度物資計(jì)劃經(jīng)分管副總經(jīng)理審批后執(zhí)行。審批通過(guò)的物資計(jì)劃，由采購(gòu)部正式發(fā)布并下發(fā)至各相關(guān)部門。第四章物資計(jì)劃的審核與調(diào)整第十六條物資計(jì)劃審核實(shí)行“分層分類審核”機(jī)制，確保審核全面、精準(zhǔn)。采購(gòu)部負(fù)責(zé)審核需求的合理性與可行性，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核預(yù)算的合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性，計(jì)劃小組負(fù)責(zé)審核計(jì)劃的戰(zhàn)略匹配性與重大風(fēng)險(xiǎn)。第十七條審核標(biāo)準(zhǔn)：審核過(guò)程中需嚴(yán)格遵循以下標(biāo)準(zhǔn)：（一）需求依據(jù)是否充分，是否與業(yè)務(wù)目標(biāo)緊密銜接；（二）物資規(guī)格型號(hào)是否明確，是否符合公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；（三）數(shù)量測(cè)算是否精準(zhǔn)，是否考慮安全庫(kù)存、損耗率及市場(chǎng)波動(dòng)因素；（四）預(yù)算金額是否合理，是否參考?xì)v史價(jià)格及市場(chǎng)行情；（五）需求時(shí)間是否合理，是否匹配采購(gòu)周期及業(yè)務(wù)開(kāi)展節(jié)奏。第十八條計(jì)劃調(diào)整：經(jīng)審批發(fā)布的物資計(jì)劃，原則上不得隨意調(diào)整。因業(yè)務(wù)需求變更、市場(chǎng)環(huán)境突變、政策調(diào)整或不可抗力等因素導(dǎo)致物資需求發(fā)生重大變化的，相關(guān)部門需提出書面調(diào)整申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及影響范圍，經(jīng)采購(gòu)部初步審核、財(cái)務(wù)部預(yù)算審核后，報(bào)原審批部門審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部更新物資計(jì)劃并重新發(fā)布。第十九條緊急調(diào)整：因突發(fā)業(yè)務(wù)需求或緊急情況需臨時(shí)調(diào)整物資計(jì)劃的，相關(guān)部門可提出緊急調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人及分管副總經(jīng)理特批后，先行啟動(dòng)應(yīng)急采購(gòu)流程，后續(xù)補(bǔ)充完善調(diào)整審批手續(xù)，確保業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。第五章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第二十條監(jiān)督檢查：計(jì)劃小組每季度組織開(kāi)展一次物資計(jì)劃編制與執(zhí)行情況專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容包括：各部門物資需求計(jì)劃提報(bào)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性、物資計(jì)劃審核審批流程的合規(guī)性、計(jì)劃執(zhí)行的進(jìn)度與效果、計(jì)劃調(diào)整的規(guī)范性等。采購(gòu)部每月開(kāi)展一次自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改計(jì)劃管理工作中存在的問(wèn)題。第二十一條考核評(píng)估：公司將物資計(jì)劃編制與執(zhí)行情況納入各部門年度績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括：需求計(jì)劃提報(bào)及時(shí)率、需求測(cè)算準(zhǔn)確率、計(jì)劃執(zhí)行完成率、物資庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、成本控制達(dá)標(biāo)率等?？己私Y(jié)果與部門績(jī)效獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。第二十二條激勵(lì)機(jī)制：對(duì)在物資計(jì)劃編制工作中表現(xiàn)突出的團(tuán)隊(duì)或個(gè)人，公司給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：（一）嚴(yán)格遵守本制度，按時(shí)、準(zhǔn)確完成物資計(jì)劃提報(bào)，需求測(cè)算準(zhǔn)確率高的部門或個(gè)人；（二）通過(guò)科學(xué)編制物資計(jì)劃，有效降低物資采購(gòu)成本、提升庫(kù)存周轉(zhuǎn)效率的部門或個(gè)人；（三）及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資計(jì)劃編制或執(zhí)行中的重大問(wèn)題并提出合理化建議，避免公司損失的個(gè)人。第二十三條責(zé)任追究：有下列情形之一的，公司根據(jù)情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣分、降薪等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同；造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，依法追究賠償責(zé)任：（一）未按規(guī)定時(shí)間提報(bào)物資需求計(jì)劃，或提報(bào)的計(jì)劃內(nèi)容不完整、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致物資供應(yīng)延誤或資源浪費(fèi)的；（二）在物資計(jì)劃編制過(guò)程中弄虛作假、虛報(bào)需求，導(dǎo)致計(jì)劃失真的；（三）未經(jīng)審批擅自調(diào)整物資計(jì)劃或不按批準(zhǔn)的計(jì)劃執(zhí)行，造成采購(gòu)混亂或成本超支的；（四）拒絕配合監(jiān)督檢查工作，或?qū)z查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題拒不整改的；（五）因個(gè)人失職導(dǎo)致物資計(jì)劃編制失誤，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失的。第六章記錄與檔案管理第二十四條物資計(jì)劃編制全流程需做好記錄留存，記錄內(nèi)容包括：各部門物資需求計(jì)劃提報(bào)材料、初步審核意見(jiàn)、匯總編制的物資計(jì)劃草案、預(yù)算審核報(bào)告、審批文件、計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)及審批材料、計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度記錄等。記錄需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰反映物資計(jì)劃編制與執(zhí)行的全過(guò)程。第二十五條采購(gòu)部負(fù)責(zé)建立物資計(jì)劃?rùn)n案管理體系，對(duì)相關(guān)記錄及資料進(jìn)行系統(tǒng)歸檔，歸檔方式采用電子歸檔與紙質(zhì)歸檔相結(jié)合。電子檔案需定期備份，紙質(zhì)檔案需存放于專用檔案柜，確保檔案安全、完整、可追溯。第二十六條物資計(jì)劃?rùn)n案保管期限不少于5年，涉及重大專項(xiàng)物資計(jì)劃的檔案保管期限不少于10年。