2026年跨境電商公司物資與商品調(diào)撥管理制度第一章總則第一條為規(guī)范跨境電商公司（以下簡稱“公司”）物資與商品的調(diào)撥管理工作，保障物資與商品在境內(nèi)外倉庫、各業(yè)務(wù)部門之間流轉(zhuǎn)的有序性、安全性和高效性，提高資源利用效率，降低運營成本與風(fēng)險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際經(jīng)營需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有境內(nèi)外倉儲中心、采購部門、銷售部門、運營部門、行政部門等涉及物資與商品調(diào)撥的相關(guān)部門及全體員工。調(diào)撥行為包括但不限于境內(nèi)倉庫之間的調(diào)撥、境內(nèi)倉庫與境外倉庫之間的調(diào)撥、各業(yè)務(wù)部門之間的物資領(lǐng)用調(diào)撥、應(yīng)急情況下的臨時調(diào)撥等。第三條物資與商品調(diào)撥管理遵循“合規(guī)優(yōu)先、統(tǒng)籌規(guī)劃、責(zé)任明確、高效便捷、賬實相符”的原則，確保調(diào)撥全過程可追溯、可監(jiān)督，保障公司資產(chǎn)安全。第四條本制度所指“物資”包括公司經(jīng)營過程中所需的各類非銷售性資產(chǎn)，如辦公設(shè)備、倉儲耗材、包裝材料、物流輔助工具等；“商品”指公司用于跨境銷售的各類庫存產(chǎn)品，涵蓋自有品牌產(chǎn)品、采購經(jīng)銷產(chǎn)品等。第二章調(diào)撥管理組織與職責(zé)第五條公司設(shè)立調(diào)撥管理統(tǒng)籌部門（以下簡稱“統(tǒng)籌部門”），負責(zé)物資與商品調(diào)撥的整體協(xié)調(diào)、流程審核、制度執(zhí)行監(jiān)督等工作。統(tǒng)籌部門可根據(jù)公司組織架構(gòu)實際情況，由運營管理部或倉儲管理部兼任。第六條統(tǒng)籌部門主要職責(zé)：（一）負責(zé)本制度的制定、修訂與解釋；（二）審核各類調(diào)撥申請，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)調(diào)撥資源，保障調(diào)撥工作順利推進；（三）監(jiān)督調(diào)撥流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決調(diào)撥過程中出現(xiàn)的問題；（四）定期匯總調(diào)撥數(shù)據(jù)，形成調(diào)撥分析報告，為公司運營決策提供支持；（五）組織開展調(diào)撥相關(guān)培訓(xùn)，提高各部門人員的規(guī)范操作意識。第七條申請部門職責(zé)：（一）根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，如實、準確提交調(diào)撥申請，明確調(diào)撥物資/商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)撥方向、用途、預(yù)計到崗/入庫時間等信息；（二）配合統(tǒng)籌部門及倉儲部門完成調(diào)撥相關(guān)資料的提供與核對工作；（三）負責(zé)本部門領(lǐng)用物資的后續(xù)管理，確保物資合理使用，避免浪費與損壞；（四）調(diào)撥完成后，及時完成相關(guān)驗收確認工作。第八條倉儲部門職責(zé)：（一）負責(zé)物資與商品的存儲管理，確保庫存數(shù)據(jù)準確、賬實相符；（二）根據(jù)審核通過的調(diào)撥指令，及時完成物資/商品的出庫備貨、清點核對、包裝發(fā)運等工作；（三）負責(zé)調(diào)撥過程中的物流對接工作，選擇合規(guī)、高效的物流渠道，跟蹤物流進度，確保物資/商品安全送達；（四）準確記錄出庫、入庫信息，及時更新庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)，留存調(diào)撥相關(guān)憑證；（五）對調(diào)撥過程中出現(xiàn)的物資/商品損壞、丟失等情況及時上報，并配合調(diào)查處理。第九條財務(wù)部門職責(zé)：（一）負責(zé)對調(diào)撥業(yè)務(wù)的財務(wù)合規(guī)性進行審核，核對調(diào)撥相關(guān)的成本、費用等信息；（二）根據(jù)調(diào)撥憑證及庫存變動情況，及時進行賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)與庫存數(shù)據(jù)一致；（三）參與調(diào)撥業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查，對調(diào)撥過程中的財務(wù)風(fēng)險進行管控。第十條物流部門（或外包物流對接部門）職責(zé)：（一）負責(zé)跨境調(diào)撥物資/商品的清關(guān)、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的對接工作，確保符合境內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及海關(guān)監(jiān)管要求；（二）及時跟蹤物流信息，反饋運輸過程中的異常情況，協(xié)調(diào)解決物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題；（三）留存物流相關(guān)單據(jù)，及時提交給倉儲部門及財務(wù)部門備案。第三章調(diào)撥范圍與分類第十一條調(diào)撥范圍包括：（一）境內(nèi)各倉儲中心之間的物資與商品調(diào)撥；（二）境內(nèi)倉儲中心與境外各倉儲中心之間的物資與商品調(diào)撥；（三）各業(yè)務(wù)部門向倉儲中心領(lǐng)用物資的調(diào)撥；（四）不同業(yè)務(wù)線之間的商品調(diào)撥；（五）應(yīng)急情況下的臨時調(diào)撥，如境外倉庫缺貨應(yīng)急補給、辦公物資緊急領(lǐng)用等；（六）其他經(jīng)公司批準的物資與商品調(diào)撥。第十二條調(diào)撥分類：（一）按調(diào)撥性質(zhì)分為常規(guī)調(diào)撥和應(yīng)急調(diào)撥。常規(guī)調(diào)撥指提前規(guī)劃、按正常流程辦理的調(diào)撥；應(yīng)急調(diào)撥指因突發(fā)業(yè)務(wù)需求、庫存短缺、突發(fā)事件等情況需要緊急辦理的調(diào)撥。（二）按調(diào)撥地域分為境內(nèi)調(diào)撥和跨境調(diào)撥。境內(nèi)調(diào)撥指僅在境內(nèi)各倉庫、部門之間的調(diào)撥；跨境調(diào)撥指涉及境內(nèi)外倉庫之間的調(diào)撥。第四章調(diào)撥流程管理第十三條常規(guī)調(diào)撥流程：（一）申請?zhí)峤?。申請部門填寫《物資/商品調(diào)撥申請表》，明確調(diào)撥物資/商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)撥來源、調(diào)撥目的地、用途、預(yù)計到崗/入庫時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至統(tǒng)籌部門。（二）審核審批。統(tǒng)籌部門收到申請后，對申請的合理性、必要性進行審核，核對庫存是否滿足調(diào)撥需求；審核通過后，提交至財務(wù)部門審核財務(wù)合規(guī)性；財務(wù)部門審核通過后，按公司審批權(quán)限逐級上報審批，審批完成后，將《物資/商品調(diào)撥申請表》反饋至申請部門及倉儲部門。（三）出庫準備。倉儲部門根據(jù)審批通過的《物資/商品調(diào)撥申請表》，及時核對庫存，進行備貨、清點、包裝，填寫《出庫單》，明確出庫物資/商品的詳細信息，由倉儲負責(zé)人簽字確認。（四）物流發(fā)運。倉儲部門對接物流部門（或外包物流商），辦理物資/商品的發(fā)運手續(xù)，提供相關(guān)單據(jù)，跟蹤物流進度，并及時將物流信息反饋給申請部門及統(tǒng)籌部門。跨境調(diào)撥需提前準備好清關(guān)所需資料，確保符合境內(nèi)外海關(guān)監(jiān)管要求。（五）入庫驗收。物資/商品到達目的地后，接收部門（或目的地倉儲中心）需在2個工作日內(nèi)完成驗收工作，核對物資/商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與調(diào)撥申請及出庫單一致。驗收合格的，填寫《入庫單》，由接收負責(zé)人簽字確認；驗收不合格的，需立即向統(tǒng)籌部門、倉儲部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)上報，說明具體情況，協(xié)商處理方案。（六）流程歸檔。調(diào)撥完成后，倉儲部門、申請部門需將《物資/商品調(diào)撥申請表》《出庫單》《入庫單》、物流單據(jù)等相關(guān)憑證整理歸檔，同時倉儲部門及時更新庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)，財務(wù)部門根據(jù)相關(guān)憑證進行賬務(wù)處理。第十四條應(yīng)急調(diào)撥流程：（一）緊急申請。申請部門可先通過口頭、即時通訊工具等方式向統(tǒng)籌部門提出應(yīng)急調(diào)撥申請，說明緊急調(diào)撥的原因、物資/商品信息及需求時間，同時補填《物資/商品調(diào)撥申請表》，注明“應(yīng)急調(diào)撥”字樣，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后提交。（二）快速審批。統(tǒng)籌部門收到應(yīng)急調(diào)撥申請后，立即進行審核，必要時直接向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，啟動快速審批流程，縮短審批環(huán)節(jié)，確保在最短時間內(nèi)完成審批。（三）優(yōu)先處理。倉儲部門接到審批通過的應(yīng)急調(diào)撥指令后，優(yōu)先安排備貨、出庫及發(fā)運工作，物流部門（或外包物流商）優(yōu)先調(diào)配物流資源，保障物資/商品盡快送達。（四）后續(xù)補全。應(yīng)急調(diào)撥完成后，申請部門需在3個工作日內(nèi)補全相關(guān)審批手續(xù)及憑證，倉儲部門及時更新庫存數(shù)據(jù)，財務(wù)部門完成賬務(wù)處理，確保流程閉環(huán)。第十五條調(diào)撥過程中的異常處理：（一）若在調(diào)撥過程中出現(xiàn)物資/商品損壞、丟失、短缺等情況，倉儲部門、物流部門及接收部門需第一時間保留相關(guān)證據(jù)，向統(tǒng)籌部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)上報，由統(tǒng)籌部門組織相關(guān)部門調(diào)查原因，明確責(zé)任主體，根據(jù)責(zé)任情況制定處理方案，如要求物流商賠償、追究相關(guān)人員責(zé)任等。（二）若因清關(guān)問題導(dǎo)致跨境調(diào)撥延遲或受阻，物流部門需及時與海關(guān)溝通協(xié)調(diào)，同時將情況反饋給統(tǒng)籌部門及申請部門，協(xié)商調(diào)整調(diào)撥方案或采取其他應(yīng)急措施。（三）若接收部門驗收時發(fā)現(xiàn)物資/商品質(zhì)量不合格，需及時通知統(tǒng)籌部門及倉儲部門，由倉儲部門核實是否為出庫時存在問題，若為供應(yīng)商質(zhì)量問題，由采購部門對接供應(yīng)商處理；若為調(diào)撥過程中損壞，按本條第一款規(guī)定處理。第五章庫存管理與核對第十六條倉儲部門需建立健全庫存管理制度，對各類物資與商品進行分類存放、標識清晰，定期進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月至少一次小盤點，每季度至少一次大盤點。第十七條調(diào)撥過程中，倉儲部門需嚴格執(zhí)行出庫、入庫核對流程，確保每一筆調(diào)撥業(yè)務(wù)的物資/商品信息準確無誤，庫存數(shù)據(jù)實時更新。嚴禁無調(diào)撥指令擅自出庫或入庫。第十八條統(tǒng)籌部門需定期對各倉儲中心的庫存數(shù)據(jù)與調(diào)撥記錄進行核對，對發(fā)現(xiàn)的賬實不符、數(shù)據(jù)異常等情況，及時組織相關(guān)部門調(diào)查處理，確保庫存管理規(guī)范、數(shù)據(jù)準確。第十九條財務(wù)部門需定期與倉儲部門進行賬務(wù)核對，核對庫存金額與財務(wù)賬面金額是否一致，對差異部分及時查明原因，進行調(diào)整處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)與庫存數(shù)據(jù)的一致性。第六章責(zé)任追究第二十條對在調(diào)撥管理工作中嚴格遵守本制度、表現(xiàn)突出的部門及個人，公司可給予適當(dāng)?shù)谋碚没颡剟?。第二十一條對違反本制度規(guī)定的部門及個人，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：（一）未按規(guī)定提交調(diào)撥申請、擅自進行調(diào)撥的，責(zé)令限期整改，對相關(guān)部門負責(zé)人及直接責(zé)任人給予警告處分；造成公司資產(chǎn)損失的，承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）在調(diào)撥申請中提供虛假信息、隱瞞實際情況的，對直接責(zé)任人給予警告至記過處分；造成不良后果的，加重處理。（三）倉儲部門未按審批指令出庫、備貨錯誤、未及時更新庫存數(shù)據(jù)，或未妥善保管調(diào)撥相關(guān)憑證的，責(zé)令限期整改，對倉儲負責(zé)人及直接責(zé)任人給予警告處分；造成物資/商品損壞、丟失或數(shù)據(jù)混亂的，承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）接收部門未按規(guī)定及時驗收、未如實反饋驗收情況，或驗收不合格未及時上報的，對相關(guān)負責(zé)人及直接責(zé)任人給予警告處分；造成公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）物流部門未按要求對接物流業(yè)務(wù)、跟蹤物流信息，或因工作失誤導(dǎo)致物流延遲、物資損壞丟失的，由物流部門協(xié)調(diào)相關(guān)方承擔(dān)賠償責(zé)任，對直接責(zé)任人給予警告處分。（六）財務(wù)部門未按規(guī)定進行賬務(wù)處理、核對庫存數(shù)據(jù)，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)失真的，對財務(wù)負責(zé)人及直接責(zé)任人給予警告處分；造成公司財務(wù)損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（七）其他違反本制度規(guī)定的行為，