2026年跨境營銷策劃公司采購臺賬建立與歸檔管理制度1.總則1.1制定目的為規(guī)范公司采購臺賬的建立、維護、管理及歸檔工作，確保采購信息完整可追溯，強化采購活動的全流程管控，降低采購風(fēng)險，保障公司資產(chǎn)安全與經(jīng)營合規(guī)，同時為采購成本分析、供應(yīng)商管理及內(nèi)部審計提供可靠數(shù)據(jù)支撐，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司采購管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合跨境營銷策劃業(yè)務(wù)實際需求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門開展跨境營銷策劃相關(guān)采購活動所涉及的全部臺賬建立、維護、更新、查閱、借閱及歸檔工作，涵蓋小額采購、大額采購、集中采購、分散采購等各類采購形式，包括但不限于營銷物料采購、媒體投放資源采購、技術(shù)服務(wù)采購、第三方協(xié)作服務(wù)采購等對應(yīng)的臺賬管理。公司下屬各業(yè)務(wù)單元的采購臺賬建立與歸檔工作，統(tǒng)一遵循本制度執(zhí)行。1.3核心原則1.3.1全面完整原則：采購臺賬需覆蓋采購全流程關(guān)鍵信息，確保信息無遺漏、無缺失，完整反映采購活動全貌。1.3.2真實準(zhǔn)確原則：臺賬記錄的所有信息必須真實、客觀、準(zhǔn)確，與采購實際情況及相關(guān)憑證保持一致，嚴(yán)禁虛構(gòu)、篡改信息。1.3.3及時規(guī)范原則：采購臺賬需在采購活動開展過程中同步建立并實時更新，記錄格式、內(nèi)容規(guī)范統(tǒng)一，符合管理制度要求。1.3.4安全可追溯原則：加強臺賬的安全保管與規(guī)范管理，確保臺賬信息可追溯、不丟失、不泄露，保障采購數(shù)據(jù)安全。1.3.5依法合規(guī)原則：臺賬建立與歸檔工作需嚴(yán)格遵守國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，確保合規(guī)有序。2.核心定義與職責(zé)分工2.1核心定義采購臺賬：指記錄公司采購活動從需求提報、申請審批、供應(yīng)商選擇、采購實施、驗收確認(rèn)、費用結(jié)算到資源使用等全流程關(guān)鍵信息的系統(tǒng)性記錄載體，包括電子臺賬和紙質(zhì)臺賬兩種形式。電子臺賬：通過公司指定辦公系統(tǒng)、表格軟件等電子載體建立的采購記錄；紙質(zhì)臺賬：通過紙質(zhì)憑證、登記冊等實物載體建立的采購記錄。歸檔：指將已完成使用周期或達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)的采購臺賬及相關(guān)憑證，按規(guī)定流程整理、移交、保管的工作過程。2.2采購執(zhí)行部門職責(zé)采購執(zhí)行部門作為采購臺賬建立與歸檔的牽頭責(zé)任部門，主要職責(zé)包括：（1）負(fù)責(zé)制定采購臺賬的統(tǒng)一記錄規(guī)范、格式模板及更新要求，確保全公司臺賬建立標(biāo)準(zhǔn)一致。（2）統(tǒng)籌負(fù)責(zé)公司各類采購臺賬的建立、初始錄入、實時更新與日常維護工作，確保臺賬信息完整、準(zhǔn)確、及時。（3）負(fù)責(zé)收集、整理采購活動相關(guān)的各類憑證資料（包括采購申請單、審批單、采購協(xié)議/合同、詢價記錄、驗收單、發(fā)票復(fù)印件、結(jié)算憑證等），并與臺賬信息對應(yīng)匹配。（4）按照本制度規(guī)定的歸檔要求，完成采購臺賬及相關(guān)憑證的整理、裝訂、移交歸檔工作。（5）負(fù)責(zé)電子臺賬的安全管控，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；負(fù)責(zé)紙質(zhì)臺賬的臨時保管，確保保管期間安全完整。（6）配合內(nèi)部審計、監(jiān)督檢查及其他相關(guān)部門對采購臺賬的查閱、核實工作。2.3需求部門職責(zé)（1）配合采購執(zhí)行部門提供采購臺賬所需的本部門采購需求相關(guān)信息，包括需求提報時間、采購項目名稱、規(guī)格要求、使用時間、預(yù)算金額等，確保信息真實準(zhǔn)確。（2）及時向采購執(zhí)行部門反饋采購資源驗收、使用過程中的相關(guān)信息，協(xié)助采購執(zhí)行部門完善臺賬記錄。（3）負(fù)責(zé)本部門使用采購資源相關(guān)信息的內(nèi)部記錄與留存，配合采購執(zhí)行部門核對臺賬信息。2.4財務(wù)部門職責(zé)（1）提供采購費用結(jié)算相關(guān)信息，包括付款金額、付款時間、付款方式、發(fā)票信息等，協(xié)助采購執(zhí)行部門完善臺賬記錄。（2）對采購臺賬中涉及的財務(wù)信息進行核對，確保臺賬信息與財務(wù)憑證、結(jié)算數(shù)據(jù)一致。（3）配合采購執(zhí)行部門做好采購臺賬歸檔過程中財務(wù)相關(guān)憑證的整理與移交工作。2.5檔案管理部門（或指定歸檔保管部門）職責(zé)（1）負(fù)責(zé)接收采購執(zhí)行部門移交的歸檔臺賬及相關(guān)憑證，對歸檔資料的完整性、規(guī)范性進行審核。（2）按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，對歸檔的采購臺賬及憑證進行分類、編號、登記、保管，確保歸檔資料安全完整。（3）負(fù)責(zé)制定采購臺賬歸檔后的查閱、借閱流程，規(guī)范管理歸檔資料的使用權(quán)限，保障信息安全。（4）按照規(guī)定的保管期限，對采購臺賬及歸檔資料進行管理，到期后按流程辦理銷毀手續(xù)。2.6監(jiān)督審計部門職責(zé)（1）對采購臺賬的建立、更新、維護及歸檔工作的合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性進行監(jiān)督檢查。（2）在內(nèi)部審計過程中，查閱采購臺賬及相關(guān)歸檔資料，核實采購活動的真實性與合規(guī)性。（3）對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的臺賬管理問題提出整改要求，跟蹤整改落實情況。3.采購臺賬建立規(guī)范3.1建立主體與時機采購臺賬由采購執(zhí)行部門指定專人負(fù)責(zé)建立，實行“一采購一登記”制度。對于單次采購活動，需在采購申請審批通過后3個工作日內(nèi)啟動臺賬建立工作；對于批量采購、長期合作采購等連續(xù)性采購活動，需按采購批次或月度建立專項臺賬，確保每筆采購業(yè)務(wù)均能對應(yīng)完整臺賬記錄。3.2臺賬核心記錄內(nèi)容采購臺賬需全面記錄采購全流程關(guān)鍵信息，核心內(nèi)容包括但不限于：（1）采購基礎(chǔ)信息：采購編號、采購項目名稱、需求部門、需求提報時間、采購類型（小額/大額、集中/分散）、采購預(yù)算金額、實際采購金額、資金來源。（2）采購需求信息：采購資源規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求、數(shù)量、使用場景、預(yù)計交付時間、實際交付時間。（3）審批流程信息：申請審批人、審批時間、審批意見、分級審批節(jié)點及審批結(jié)果。（4）供應(yīng)商信息：供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系方式、合作類型（首次/長期）、供應(yīng)商評價等級。（5）采購實施信息：采購方式（詢價/招標(biāo)/單一來源等）、詢價記錄要點、中標(biāo)/成交確認(rèn)情況、采購協(xié)議/合同編號及簽訂時間、合同主要條款摘要。（6）驗收確認(rèn)信息：驗收時間、驗收負(fù)責(zé)人、驗收方式、驗收結(jié)果（合格/不合格）、不合格處理措施及結(jié)果、驗收單編號。（7）費用結(jié)算信息：發(fā)票編號、發(fā)票金額、發(fā)票開具時間、付款時間、付款金額、付款方式、結(jié)算負(fù)責(zé)人。（8）資源使用與后續(xù)信息：資源使用部門、使用情況、剩余資源處置方式、供應(yīng)商合作反饋、臺賬更新記錄、相關(guān)憑證附件清單。3.3臺賬建立形式與規(guī)范3.3.1電子臺賬：采用公司指定的統(tǒng)一電子表格模板或?qū)I(yè)臺賬管理系統(tǒng)建立，表格列項清晰，信息錄入規(guī)范，每個采購項目對應(yīng)唯一的臺賬條目，便于檢索與更新。電子臺賬需設(shè)置訪問權(quán)限，明確操作責(zé)任人，防止非授權(quán)人員修改。3.3.2紙質(zhì)臺賬：對于確需紙質(zhì)記錄的采購業(yè)務(wù)，采用公司統(tǒng)一印制的臺賬登記冊填寫，填寫需字跡清晰、內(nèi)容完整，不得涂改、刮擦；若確需修改，需由修改人簽字確認(rèn)，并注明修改時間及原因。3.3.3臺賬編號規(guī)范：采用“年份-采購類型-部門-序號”的編碼規(guī)則生成唯一采購編號，作為臺賬檢索的核心標(biāo)識，確保每筆采購業(yè)務(wù)可精準(zhǔn)定位。3.4臺賬更新要求采購執(zhí)行部門需在采購活動各環(huán)節(jié)完成后3個工作日內(nèi)更新臺賬對應(yīng)信息，確保臺賬信息與采購實際進度同步。具體更新節(jié)點包括：采購申請審批完成后、確定供應(yīng)商后、簽訂采購合同后、完成資源驗收后、辦理費用結(jié)算后、資源使用完畢或處置完成后。若采購過程中出現(xiàn)信息變更（如預(yù)算調(diào)整、交付時間變更、供應(yīng)商變更等），需及時更新臺賬，并在臺賬中注明變更原因、變更時間及審批意見。4.采購臺賬歸檔流程4.1歸檔范圍歸檔范圍包括：電子采購臺賬、紙質(zhì)采購臺賬、采購活動相關(guān)的各類憑證附件（采購申請單、審批單、詢價記錄、采購協(xié)議/合同復(fù)印件、驗收單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證、供應(yīng)商資質(zhì)證明復(fù)印件、資源處置記錄等）、臺賬更新記錄、供應(yīng)商評價資料等與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的全部記錄資料。4.2歸檔時限單次采購業(yè)務(wù)完成全部流程（包括驗收、結(jié)算、資源使用完畢）后15個工作日內(nèi)，采購執(zhí)行部門需完成該筆采購臺賬及相關(guān)憑證的整理工作，并移交至檔案管理部門歸檔；對于月度、季度批量采購臺賬，需在月度或季度結(jié)束后30個工作日內(nèi)完成整理與移交歸檔；對于長期合作采購業(yè)務(wù)，按年度完成臺賬整理與歸檔工作。4.3歸檔整理要求采購執(zhí)行部門在移交歸檔前，需對臺賬及相關(guān)憑證進行規(guī)范整理：（1）電子臺賬：按年度、采購類型分類匯總，形成完整的電子檔案包，命名規(guī)范為“年份-采購類型-采購臺賬”，確保電子文件可正常打開，無損壞、無缺失。（2）紙質(zhì)資料：按采購編號順序整理裝訂，每份資料需注明對應(yīng)的采購編號，裝訂成冊后填寫封面，封面需包含歸檔名稱、年度、采購類型、部門、裝訂人、裝訂時間等信息；紙質(zhì)憑證需與電子臺賬信息一一對應(yīng)，確?？勺匪荨＃?）整理完成后，編制《采購臺賬歸檔清單》，清單需列明歸檔資料的名稱、數(shù)量、采購編號范圍、歸檔人、歸檔時間等信息，作為移交與驗收的依據(jù)。4.4移交與驗收采購執(zhí)行部門將整理完成的歸檔資料及《采購臺賬歸檔清單》一并移交至檔案管理部門，檔案管理部門需在5個工作日內(nèi)完成驗收工作。驗收重點包括：歸檔資料是否完整、規(guī)范，電子臺賬是否可正常使用，紙質(zhì)資料裝訂是否整齊，《采購臺賬歸檔清單》與實際歸檔資料是否一致。驗收合格的，由檔案管理部門接收人在《采購臺賬歸檔清單》上簽字確認(rèn)，雙方各留存一份清單；驗收不合格的，檔案管理部門需明確告知采購執(zhí)行部門整改要求，采購執(zhí)行部門需在10個工作日內(nèi)完成整改并重新移交驗收。4.5歸檔保管要求檔案管理部門需按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，對歸檔的采購臺賬及資料進行分類存放、規(guī)范保管：（1）電子歸檔資料：存儲在公司指定的安全服務(wù)器或存儲設(shè)備中，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份頻率不少于每月一次，備份數(shù)據(jù)需異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（2）紙質(zhì)歸檔資料：存放在符合檔案保管條件的庫房或檔案柜中，做好防潮、防火、防蟲、防盜等措施，確保資料完好無損。（3）歸檔資料保管期限：采購臺賬及相關(guān)歸檔資料的最低保管期限為5年；涉及大額采購、重要合作項目、存在法律風(fēng)險或?qū)徲嬛攸c關(guān)注的采購業(yè)務(wù)，保管期限延長至10年。保管期限自歸檔完成年度的12月31日起計算。5.采購臺賬管理與使用規(guī)范5.1臺賬日常管理采購執(zhí)行部門需建立臺賬日常檢查機制，每月對電子臺賬和紙質(zhì)臺賬進行一次全面核查，核查內(nèi)容包括信息完整性、準(zhǔn)確性、更新及時性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檔案管理部門需每季度對歸檔臺賬的保管情況進行檢查，確保歸檔資料安全完整，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時處理并記錄。5.2臺賬查閱與借閱5.2.1內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部部門因工作需要查閱采購臺賬的，需填寫《采購臺賬查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱人員，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報采購執(zhí)行部門或檔案管理部門審批；審批通過后，在指定地點查閱，不得帶出查閱地點，查閱過程中嚴(yán)禁涂改、復(fù)制、摘抄臺賬信息。5.2.2外部查閱：因?qū)徲嫛⒈O(jiān)管、訴訟等外部需求需查閱采購臺賬的，需提供相關(guān)法律文書或官方證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由采購執(zhí)行部門或檔案管理部門指定專人陪同查閱，嚴(yán)格控制查閱范圍，并做好查閱記錄。5.2.3臺賬借閱：確需借閱紙質(zhì)臺賬或拷貝電子臺賬的，需填寫《采購臺賬借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途、借閱人，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過15個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；借閱資料需妥善保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、復(fù)制、篡改，歸還時需經(jīng)檔案管理部門核查無誤后辦理歸還手續(xù)。5.3臺賬銷毀流程采購臺賬及歸檔資料達(dá)到規(guī)定保管期限后，由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合采購執(zhí)行部門、財務(wù)部門、監(jiān)督審計部門進行核查，確認(rèn)無保留價值的，編制《采購臺賬銷毀清單》，列明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，報公司總經(jīng)理辦公會審批；審批通過后，由檔案管理部門組織銷毀工作，銷毀過程需有2名及以上監(jiān)銷人員在場，監(jiān)銷人員需在《采購臺賬銷毀清單》上簽字確認(rèn)，銷毀清單及相關(guān)審批資料需留存歸檔。涉及涉密信息的臺賬資料，需采用符合安全要求的銷毀方式，確保信息不泄露。6.監(jiān)督考核與責(zé)任追究6.1監(jiān)督檢查機制監(jiān)督審計部門每季度開展一次采購臺賬建立與歸檔專項監(jiān)督檢查，重點檢查臺賬建立的及時性、信息的完整性與準(zhǔn)確性、更新的規(guī)范性、歸檔的及時性與合規(guī)性、借閱管理的規(guī)范性等；每年開展一次全面核查，形成監(jiān)督檢查報告，上報公司管理層，并向相關(guān)部門反饋整改要求。采購執(zhí)行部門需定期開展自查工作，及時發(fā)現(xiàn)并糾正臺賬管理中的問題。6.2考核評價公司將采購臺賬建立與歸檔工作納入采購執(zhí)行部門、需求部門及相關(guān)崗位的績效考核范圍?？己酥笜?biāo)包括：臺賬建立及時率、信息完整準(zhǔn)確率、歸檔及時率、資料整理規(guī)范率、借閱管理合規(guī)率等?？己私Y(jié)果與績效工資、評優(yōu)評先直接掛鉤；對臺賬管理工作成效突出的部門或個人，給予表彰獎勵；對未達(dá)到考核要求的，責(zé)令限期整改，并扣減相應(yīng)績效分?jǐn)?shù)。6.3責(zé)任追究在采購臺賬建立與歸檔工作中，對存在以下行為的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予通報批評、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任：（1）未按規(guī)定及時建立采購臺賬，或臺賬信息缺失、不完整，導(dǎo)致采購信息無法追溯的；（2）虛構(gòu)、篡改臺賬信息，或臺賬信息與采購實際情況、相關(guān)憑證不一致的；（3）未按規(guī)定更新臺賬信息，或信息變更后未及時記錄說明的；（4）未按規(guī)定時限和要求完成臺賬歸檔，或歸檔資料不規(guī)范、不完整的；（5）擅自借閱、復(fù)制、摘抄、篡改歸檔臺賬資料，或泄露臺賬涉密信息的；（