2026年跨境營銷策劃公司供應商合作協(xié)議管理制度第一章總則第一條制定目的。為規(guī)范公司供應商合作協(xié)議的全流程管理，明確協(xié)議簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的操作標準與責任分工，防范合作風險，保障公司與供應商的合法權(quán)益，維護公司跨境營銷策劃業(yè)務的有序開展，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國涉外民事關(guān)系法律適用法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司跨境業(yè)務合作實際，特制定本制度。第二條適用范圍。本制度適用于公司與所有供應商開展跨境營銷策劃相關(guān)合作所簽訂的各類協(xié)議，包括但不限于海外媒體投放合作協(xié)議、跨境物流服務協(xié)議、設計制作合作協(xié)議、市場調(diào)研服務協(xié)議、物料采購協(xié)議等。公司所有參與協(xié)議起草、審核、簽訂、履行、歸檔等工作的部門及人員，均需嚴格遵循本制度規(guī)定。第三條核心原則。供應商合作協(xié)議管理遵循“合法合規(guī)、平等自愿、權(quán)責統(tǒng)一、風險可控、高效便捷”的核心原則。協(xié)議內(nèi)容需符合國家法律法規(guī)及目標市場相關(guān)規(guī)定，明確雙方權(quán)利義務，充分保障公司核心利益，同時兼顧合作效率，推動與優(yōu)質(zhì)供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。第四條管理職責。采購部為供應商合作協(xié)議管理的牽頭部門，負責協(xié)議的發(fā)起、談判、文本擬定、履行跟蹤及歸檔管理；法務部負責協(xié)議的合規(guī)性審核，包括條款合法性、風險點識別及法律責任界定；財務部負責協(xié)議中付款條款、結(jié)算方式、稅務相關(guān)條款的審核；各業(yè)務部門負責提出合作需求，參與協(xié)議核心條款談判，反饋協(xié)議履行過程中的業(yè)務問題；公司管理層負責重大協(xié)議的最終審批。第二章協(xié)議起草與審核流程第五條協(xié)議起草前提。協(xié)議起草前，采購部需聯(lián)合業(yè)務部門完成供應商篩選與資質(zhì)審核，確認供應商具備開展跨境合作的相應資質(zhì)、履約能力及合規(guī)記錄；明確合作需求細節(jié)，包括服務內(nèi)容、質(zhì)量標準、交付時間、價款金額、跨境履約要求等核心要素，形成書面需求清單作為協(xié)議起草的依據(jù)。第六條協(xié)議文本擬定。協(xié)議文本優(yōu)先采用公司標準合同模板，針對跨境合作特殊場景需補充專項條款。協(xié)議核心條款需明確、具體，至少包含以下內(nèi)容：雙方基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）；合作標的、服務范圍及質(zhì)量標準（需符合目標市場相關(guān)規(guī)范）；合作期限及履行地點（跨境合作需明確境內(nèi)外責任劃分）；價款及支付方式（明確幣種、匯率約定、付款節(jié)點及跨境結(jié)算要求）；履約進度及驗收標準（含跨境運輸、清關(guān)等環(huán)節(jié)的驗收要求）；保密條款（明確雙方保密義務及違約責任）；知識產(chǎn)權(quán)條款（界定合作成果的權(quán)屬及使用范圍）；違約責任（明確雙方違約情形及賠償標準）；爭議解決方式（優(yōu)先約定在中國境內(nèi)訴訟或仲裁）；跨境合作專項條款（如目標市場合規(guī)承諾、外匯管理合規(guī)、不可抗力認定等）。第七條內(nèi)部審核流程。協(xié)議文本擬定完成后，采購部填寫《協(xié)議審核申請表》，連同協(xié)議草稿、供應商資質(zhì)文件、需求清單等資料提交至相關(guān)部門審核。審核流程如下：首先由法務部進行合規(guī)審核，重點核查條款合法性、風險點及跨境合規(guī)要求，出具審核意見；再由財務部審核付款、結(jié)算、稅務條款的合理性與可行性；最后由業(yè)務部門審核業(yè)務條款是否符合合作需求。各部門審核需在3個工作日內(nèi)完成，審核通過的進入審批環(huán)節(jié)；審核未通過的，由采購部根據(jù)審核意見修改后重新提交審核。第八條審批權(quán)限劃分。根據(jù)協(xié)議標的金額及合作重要程度，劃分不同審批權(quán)限：標的金額低于5萬元的常規(guī)協(xié)議，經(jīng)采購部負責人、法務部負責人審批后即可簽訂；標的金額在5萬元至20萬元的協(xié)議，需額外經(jīng)財務部負責人及分管副總審批；標的金額超過20萬元的重大協(xié)議，需上報公司主要負責人最終審批。跨境獨家合作、長期框架合作等特殊協(xié)議，無論金額大小，均需上報公司主要負責人審批。第三章協(xié)議簽訂與生效管理第九條協(xié)議談判確認。內(nèi)部審核通過后，采購部組織相關(guān)人員與供應商就協(xié)議條款進行最終談判，重點確認跨境履約細節(jié)、風險承擔、違約責任等核心內(nèi)容。談判過程需形成《談判記錄》，明確雙方達成一致的條款及未決事項，由雙方參與人員簽字確認。針對談判中修改的條款，需重新提交法務部復核。第十條協(xié)議簽訂規(guī)范。協(xié)議條款達成一致后，由采購部負責核對協(xié)議文本的準確性、完整性，確保無文字錯誤、條款遺漏。協(xié)議簽訂需由雙方法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋公章（或合同專用章）；跨境供應商為境外主體的，需核查其簽字人授權(quán)文件的真實性與有效性，必要時要求進行公證認證。協(xié)議一式兩份及以上，公司至少留存一份原件，跨境合作協(xié)議需額外留存英文（或目標市場官方語言）版本原件。第十一條協(xié)議生效條件。協(xié)議生效需同時滿足以下條件：協(xié)議文本經(jīng)雙方簽字蓋章；內(nèi)部審批流程全部完成；涉及跨境合作需辦理相關(guān)備案手續(xù)的，已完成備案。協(xié)議生效日期以雙方最后一方簽字蓋章日期為準，或按協(xié)議約定的生效條件成就日期確定。采購部需在協(xié)議生效后3個工作日內(nèi)，將生效協(xié)議副本分送財務部、業(yè)務部門等相關(guān)單位備案。第四章協(xié)議履行與跟蹤管理第十二條履行計劃制定。協(xié)議生效后，采購部聯(lián)合業(yè)務部門、供應商制定詳細的履約計劃，明確各階段工作任務、時間節(jié)點、責任主體及跨境協(xié)作要求。針對跨境運輸、清關(guān)、海外交付等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需制定專項保障措施，預判可能出現(xiàn)的風險并明確應對方案。第十三條履約跟蹤與監(jiān)控。采購部指定專人負責協(xié)議履行的全程跟蹤，定期與供應商、業(yè)務部門溝通履約進度，核查實際履行情況與協(xié)議約定是否一致。重點跟蹤以下內(nèi)容：供應商是否按計劃推進工作；服務或產(chǎn)品質(zhì)量是否符合約定標準；跨境運輸、清關(guān)是否順利；是否存在違反保密義務、知識產(chǎn)權(quán)約定等情形。跟蹤過程中需形成《履約跟蹤記錄》，及時記錄相關(guān)情況，對出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。第十四條驗收與結(jié)算管理。供應商完成階段性工作或全部履約任務后，需向采購部提交驗收申請及相關(guān)證明材料（如交付清單、質(zhì)量檢測報告、清關(guān)文件等）。采購部組織業(yè)務部門、相關(guān)技術(shù)人員依據(jù)協(xié)議約定的驗收標準開展驗收工作，驗收合格的，出具《驗收合格單》；驗收不合格的，出具《整改通知書》，要求供應商在規(guī)定期限內(nèi)整改后重新驗收。驗收合格后，采購部憑《驗收合格單》、協(xié)議、發(fā)票等資料向財務部申請付款，財務部按協(xié)議約定的付款條款及審批流程完成結(jié)算。第十五條履行異常處理。協(xié)議履行過程中出現(xiàn)以下異常情況的，采購部需立即啟動應急處理流程：供應商未按約定進度履約；服務或產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求；出現(xiàn)跨境合規(guī)風險（如目標市場政策調(diào)整、清關(guān)受阻等）；供應商存在違約行為。處理流程包括：及時向供應商發(fā)出書面通知，要求其說明情況并采取補救措施；組織相關(guān)部門評估損失及影響，制定應對方案；必要時通過法務部向供應商提出索賠要求，維護公司合法權(quán)益。處理過程需形成完整的書面記錄，歸檔備查。第五章協(xié)議變更、終止與歸檔管理第十六條協(xié)議變更管理。因市場環(huán)境變化、業(yè)務需求調(diào)整、政策變動等原因需變更協(xié)議條款的，由相關(guān)部門提出變更申請，說明變更原因及具體變更內(nèi)容。采購部核實變更需求后，與供應商協(xié)商達成一致，擬定《協(xié)議變更協(xié)議》，按原協(xié)議審核審批流程完成內(nèi)部審核審批后，與供應商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原協(xié)議的補充文件，與原協(xié)議具有同等法律效力。第十七條協(xié)議終止管理。協(xié)議終止分為正常終止與提前終止兩種情形：正常終止指協(xié)議履行完畢或合作期限屆滿，自動終止；提前終止指因一方違約、不可抗力、雙方協(xié)商一致等原因需提前終止協(xié)議的，需符合協(xié)議約定的終止條件。提前終止協(xié)議的，由采購部與供應商協(xié)商簽訂《協(xié)議終止協(xié)議》，明確終止時間、剩余款項結(jié)算、已完成工作的驗收、后續(xù)責任劃分等內(nèi)容。因供應商違約導致提前終止的，需同時明確其違約責任及賠償事宜。第十八條協(xié)議歸檔管理。采購部負責供應商合作協(xié)議全流程資料的收集、整理與歸檔工作，歸檔資料包括但不限于：協(xié)議原件及副本、協(xié)議草稿、審核申請表及審核意見、談判記錄、供應商資質(zhì)文件、履約跟蹤記錄、驗收合格單、付款憑證、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。歸檔需按“年度-協(xié)議類型-供應商名稱”的分類標準進行，建立電子與紙質(zhì)雙重檔案。電子檔案需存儲在公司加密服務器，設置訪問權(quán)限；紙質(zhì)檔案需存放在專用文件柜，由專人保管。歸檔資料保存期限不少于協(xié)議終止后5年，涉及重大跨境合作的協(xié)議資料保存期限不少于10年。第六章監(jiān)督考核與獎懲第十九條監(jiān)督檢查機制。審計部定期對供應商合作協(xié)議管理工作進行監(jiān)督檢查，重點核查協(xié)議起草審核流程的合規(guī)性、條款履行的完整性、歸檔管理的規(guī)范性等，每季度形成《協(xié)議管理監(jiān)督檢查報告》，上報公司管理層。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責令相關(guān)部門限期整改。第二十條考核評價機制。公司將供應商合作協(xié)議管理工作納入相關(guān)部門及人員的績效考核體系，考核指標包括協(xié)議審核審批及時性、條款履行合規(guī)率、履約問題解決效率、歸檔資料完整性等?？己私Y(jié)果與績效薪酬、崗位晉升、評優(yōu)評先等直接掛鉤。同時，將協(xié)議履行情況納入供應商動態(tài)考核體系，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。第二十一條獎勵措施。對在協(xié)議管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，公司給予相應獎勵：嚴格遵守本制度規(guī)定，協(xié)議管理規(guī)范、無違規(guī)事項的，給予部門及個人通報表揚及物質(zhì)獎勵；成功識別協(xié)議重大風險并有效規(guī)避損失的，給予個人專項獎勵；在協(xié)議談判、履約跟蹤中表現(xiàn)優(yōu)異，為公司爭取重大利益的，給予相關(guān)人員表彰及獎勵。第二十二條懲處措施。對違反本制度規(guī)定，存在以下情形之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相關(guān)部門及人員通報批評、績效扣減、崗位調(diào)整等處罰；造成公司經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責任；構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理：未按規(guī)定流程起草、審核協(xié)議的；協(xié)議文本存在重大疏漏或錯誤，導致公司利益受損的；未經(jīng)審批擅自簽訂協(xié)議的；在協(xié)議談判、履行過程中弄虛作假、收受回扣的；未按規(guī)定跟蹤協(xié)議履行，導致出現(xiàn)重大履約問題未及時處理的；未按規(guī)定歸檔協(xié)議資料，造成資料丟失或泄露的；泄露協(xié)議中的涉密信息，給公司或供應商造成損失的。第七章附則第二十三條制度修訂。本制度根據(jù)