2026年跨境營(yíng)銷(xiāo)策劃公司海外公關(guān)活動(dòng)組織管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司海外公關(guān)活動(dòng)的組織、實(shí)施與管理全流程，建立系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的公關(guān)活動(dòng)管控機(jī)制，精準(zhǔn)把控海外公關(guān)活動(dòng)中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、文化沖突風(fēng)險(xiǎn)、品牌聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)高效的公關(guān)活動(dòng)提升公司在海外市場(chǎng)的品牌影響力與行業(yè)公信力，助力海外業(yè)務(wù)拓展與客戶關(guān)系深化，結(jié)合公司跨境營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有海外公關(guān)活動(dòng)的規(guī)劃、策劃、籌備、實(shí)施、收尾及復(fù)盤(pán)等全流程管理工作，覆蓋品牌推廣類(lèi)、客戶答謝類(lèi)、行業(yè)交流類(lèi)、危機(jī)公關(guān)類(lèi)等各類(lèi)海外公關(guān)活動(dòng)形式。公司各業(yè)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)、全體員工及參與海外公關(guān)活動(dòng)的合作第三方機(jī)構(gòu)（如海外活動(dòng)執(zhí)行方、本地公關(guān)代理、媒體機(jī)構(gòu)等），均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條核心原則合規(guī)先行原則：嚴(yán)格遵守中國(guó)及目標(biāo)市場(chǎng)相關(guān)法律法規(guī)（如活動(dòng)審批、廣告宣傳、數(shù)據(jù)隱私、公共安全等），確保公關(guān)活動(dòng)全流程合法合規(guī)，防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。文化適配原則：充分尊重海外目標(biāo)市場(chǎng)的文化習(xí)俗、宗教信仰、價(jià)值觀念與商務(wù)禮儀，公關(guān)活動(dòng)的主題設(shè)定、內(nèi)容設(shè)計(jì)、傳播方式需適配本地文化特性，避免引發(fā)文化沖突與負(fù)面輿情。品牌導(dǎo)向原則：海外公關(guān)活動(dòng)需緊密?chē)@公司品牌定位與發(fā)展戰(zhàn)略，所有活動(dòng)環(huán)節(jié)均需體現(xiàn)品牌核心價(jià)值，助力提升品牌在海外市場(chǎng)的認(rèn)可度與美譽(yù)度。風(fēng)險(xiǎn)可控原則：建立全流程風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控機(jī)制，提前識(shí)別活動(dòng)策劃、實(shí)施中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定針對(duì)性應(yīng)急處置方案，確保風(fēng)險(xiǎn)處于可控范圍，保障活動(dòng)平穩(wěn)推進(jìn)。協(xié)同高效原則：明確各部門(mén)在公關(guān)活動(dòng)中的職責(zé)分工，建立跨部門(mén)快速協(xié)作機(jī)制，統(tǒng)籌調(diào)配內(nèi)外部資源，提升活動(dòng)組織效率與實(shí)施效果。第四條術(shù)語(yǔ)定義海外公關(guān)活動(dòng)：指公司為實(shí)現(xiàn)品牌推廣、客戶維護(hù)、業(yè)務(wù)拓展等目標(biāo)，在境外目標(biāo)市場(chǎng)組織開(kāi)展的各類(lèi)公共關(guān)系活動(dòng)，包括線下會(huì)議、論壇、展覽、答謝晚宴及線上直播、媒體發(fā)布會(huì)等形式。公關(guān)活動(dòng)合規(guī)審核：指對(duì)海外公關(guān)活動(dòng)全流程中可能存在的法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、文化沖突風(fēng)險(xiǎn)、品牌聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估、分析，并制定防控措施的管理行為。危機(jī)公關(guān)活動(dòng)：指針對(duì)海外市場(chǎng)出現(xiàn)的公司品牌負(fù)面輿情、合作糾紛等突發(fā)事件，為化解風(fēng)險(xiǎn)、修復(fù)品牌形象而組織開(kāi)展的專(zhuān)項(xiàng)公關(guān)活動(dòng)。合作第三方：指為公司海外公關(guān)活動(dòng)提供策劃、執(zhí)行、場(chǎng)地、媒體、翻譯等服務(wù)的外部機(jī)構(gòu)，包括海外本地公關(guān)公司、活動(dòng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、媒體平臺(tái)、翻譯機(jī)構(gòu)等。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條海外公關(guān)活動(dòng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立海外公關(guān)活動(dòng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司管理層擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括品牌部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、合規(guī)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組為海外公關(guān)活動(dòng)的最高決策機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：審批本制度及相關(guān)配套流程；審定海外公關(guān)活動(dòng)年度規(guī)劃與重大活動(dòng)方案；審批重大活動(dòng)的預(yù)算與風(fēng)險(xiǎn)防控方案；統(tǒng)籌調(diào)配跨部門(mén)活動(dòng)資源；監(jiān)督公關(guān)活動(dòng)管理工作的整體推進(jìn)情況；審批重大危機(jī)公關(guān)活動(dòng)的處置方案。第六條海外公關(guān)活動(dòng)管理執(zhí)行小組執(zhí)行小組由品牌部門(mén)牽頭組建，成員包括品牌專(zhuān)員、業(yè)務(wù)專(zhuān)員、合規(guī)專(zhuān)員、法務(wù)專(zhuān)員、財(cái)務(wù)專(zhuān)員、活動(dòng)執(zhí)行專(zhuān)員及專(zhuān)業(yè)翻譯人員，根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)市場(chǎng)與活動(dòng)規(guī)模靈活配置。主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)日常海外公關(guān)活動(dòng)的組織與管理工作；開(kāi)展活動(dòng)策劃、方案制定與落地實(shí)施；對(duì)接合作第三方并監(jiān)督服務(wù)質(zhì)量；開(kāi)展活動(dòng)全流程風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)與防控；組織活動(dòng)復(fù)盤(pán)與效果評(píng)估；建立海外公關(guān)活動(dòng)管理臺(tái)賬；組織開(kāi)展公關(guān)活動(dòng)相關(guān)培訓(xùn)。第七條各部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)職責(zé)品牌部門(mén)：作為執(zhí)行小組核心牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)制定海外公關(guān)活動(dòng)年度規(guī)劃；牽頭開(kāi)展活動(dòng)策劃與方案設(shè)計(jì)；統(tǒng)籌活動(dòng)全流程組織實(shí)施；審核活動(dòng)相關(guān)宣傳物料的品牌一致性與合規(guī)性；負(fù)責(zé)活動(dòng)品牌傳播與輿情監(jiān)測(cè)；組織活動(dòng)復(fù)盤(pán)與效果評(píng)估。業(yè)務(wù)部門(mén)：配合品牌部門(mén)開(kāi)展活動(dòng)策劃，提供海外市場(chǎng)需求與客戶相關(guān)信息；協(xié)助邀請(qǐng)目標(biāo)客戶、行業(yè)伙伴參與活動(dòng)；負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)客戶對(duì)接與需求挖掘；配合開(kāi)展活動(dòng)后客戶關(guān)系維護(hù)與業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化。合規(guī)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核公關(guān)活動(dòng)方案的合規(guī)性；評(píng)估目標(biāo)市場(chǎng)活動(dòng)相關(guān)的政策法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（如活動(dòng)審批要求、廣告宣傳規(guī)范等）；審核與合作第三方簽訂的協(xié)議條款合規(guī)性；監(jiān)督活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中合規(guī)要求的落實(shí)情況；處理活動(dòng)中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)事件。法務(wù)部門(mén)：提供海外公關(guān)活動(dòng)相關(guān)的法律支持，審核活動(dòng)方案及合作協(xié)議的合法性；協(xié)助處理活動(dòng)過(guò)程中的法律糾紛；參與重大危機(jī)公關(guān)活動(dòng)的處置；跟蹤目標(biāo)市場(chǎng)相關(guān)法律法規(guī)更新動(dòng)態(tài)，及時(shí)提供法律建議。財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)公關(guān)活動(dòng)預(yù)算的編制與審核；統(tǒng)籌活動(dòng)資金調(diào)配與費(fèi)用管控；審核活動(dòng)相關(guān)費(fèi)用支出的合規(guī)性與合理性；開(kāi)展活動(dòng)財(cái)務(wù)效益分析，提供財(cái)務(wù)支持。行政部門(mén)：協(xié)助對(duì)接活動(dòng)場(chǎng)地、物資采購(gòu)、人員調(diào)配等后勤保障工作；配合執(zhí)行小組做好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)活動(dòng)相關(guān)資料的歸檔管理。合作第三方：嚴(yán)格遵守本制度及合作協(xié)議要求，按約定提供活動(dòng)相關(guān)服務(wù)；確保服務(wù)內(nèi)容符合目標(biāo)市場(chǎng)法規(guī)要求與文化特性；配合公司開(kāi)展活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)防控與應(yīng)急處置；因自身原因?qū)е禄顒?dòng)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)或損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三章海外公關(guān)活動(dòng)全流程管理規(guī)范第一節(jié)活動(dòng)策劃與審批階段品牌部門(mén)牽頭開(kāi)展海外公關(guān)活動(dòng)策劃工作，結(jié)合公司品牌戰(zhàn)略、海外市場(chǎng)拓展需求及客戶需求，明確活動(dòng)主題、目標(biāo)、形式、時(shí)間、地點(diǎn)及核心參與對(duì)象，形成初步活動(dòng)方案。策劃過(guò)程中，需同步開(kāi)展目標(biāo)市場(chǎng)調(diào)研，重點(diǎn)核查當(dāng)?shù)鼗顒?dòng)審批要求、文化習(xí)俗禁忌、行業(yè)監(jiān)管規(guī)范等，確保方案適配本地市場(chǎng)。初步方案形成后，執(zhí)行小組聯(lián)合合規(guī)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)開(kāi)展合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，重點(diǎn)評(píng)估活動(dòng)主題與內(nèi)容的合規(guī)性、文化適配性、預(yù)算合理性及潛在風(fēng)險(xiǎn)，形成《海外公關(guān)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》。針對(duì)重大活動(dòng)或危機(jī)公關(guān)活動(dòng)，需開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)防控方案與應(yīng)急處置預(yù)案?；顒?dòng)方案經(jīng)執(zhí)行小組審核優(yōu)化后，按權(quán)限提交審批：一般公關(guān)活動(dòng)方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組備案即可實(shí)施；重大公關(guān)活動(dòng)（如大型行業(yè)論壇、跨國(guó)品牌發(fā)布會(huì)、危機(jī)公關(guān)活動(dòng)）方案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過(guò)后，方可推進(jìn)實(shí)施。審批通過(guò)后，執(zhí)行小組制定詳細(xì)的活動(dòng)執(zhí)行計(jì)劃，明確各環(huán)節(jié)任務(wù)、責(zé)任人員及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。第二節(jié)活動(dòng)籌備階段執(zhí)行小組根據(jù)審批通過(guò)的活動(dòng)方案，開(kāi)展合作第三方篩選與對(duì)接工作，制定明確的篩選標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)核查合作方的合法資質(zhì)、行業(yè)口碑、過(guò)往活動(dòng)執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)及適配目標(biāo)市場(chǎng)的服務(wù)能力。初步篩選后，開(kāi)展盡職調(diào)查，形成《合作方盡職調(diào)查報(bào)告》，經(jīng)審核符合要求的，簽訂正式合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算、合規(guī)要求及違約責(zé)任。推進(jìn)活動(dòng)各項(xiàng)籌備工作：對(duì)接目標(biāo)客戶、行業(yè)伙伴、媒體機(jī)構(gòu)等，發(fā)出活動(dòng)邀請(qǐng)并跟蹤確認(rèn)參與情況；設(shè)計(jì)制作活動(dòng)宣傳物料（如海報(bào)、手冊(cè)、視頻等），宣傳物料需經(jīng)品牌部門(mén)審核品牌一致性，合規(guī)部門(mén)審核合規(guī)性；完成活動(dòng)場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試、人員培訓(xùn)等前期準(zhǔn)備；落實(shí)活動(dòng)后勤保障，包括參會(huì)人員交通、住宿、餐飲等安排，確保符合目標(biāo)市場(chǎng)文化習(xí)俗與商務(wù)禮儀?；顒?dòng)籌備完成后，執(zhí)行小組組織開(kāi)展籌備工作復(fù)盤(pán)，核查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的落實(shí)情況，重點(diǎn)檢查風(fēng)險(xiǎn)防控措施、應(yīng)急處置預(yù)案的完善性。針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)整改優(yōu)化，確?；顒?dòng)籌備工作全面到位。第三節(jié)活動(dòng)實(shí)施階段活動(dòng)實(shí)施前，執(zhí)行小組組織召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)，明確各崗位人員職責(zé)與工作流程，強(qiáng)調(diào)活動(dòng)紀(jì)律與風(fēng)險(xiǎn)防控要求。安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保各環(huán)節(jié)銜接順暢?；顒?dòng)實(shí)施過(guò)程中，執(zhí)行小組實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)活動(dòng)進(jìn)展，重點(diǎn)關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)秩序、嘉賓體驗(yàn)、宣傳傳播效果及風(fēng)險(xiǎn)防控情況。安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)輿情監(jiān)測(cè)，及時(shí)收集現(xiàn)場(chǎng)反饋與外部輿情信息，若出現(xiàn)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)事件，立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，按權(quán)限上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組并妥善處置，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)需嚴(yán)格遵守目標(biāo)市場(chǎng)相關(guān)規(guī)定，規(guī)范活動(dòng)流程與人員行為，確保宣傳內(nèi)容真實(shí)合規(guī)，不出現(xiàn)違反當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)、文化禁忌的表述或行為。涉及客戶信息、商業(yè)秘密的環(huán)節(jié)，需做好保密措施，嚴(yán)格保護(hù)客戶信息安全。第四節(jié)活動(dòng)收尾與復(fù)盤(pán)階段活動(dòng)結(jié)束后，執(zhí)行小組及時(shí)開(kāi)展收尾工作：做好現(xiàn)場(chǎng)物資清理、場(chǎng)地交接；向參會(huì)嘉賓、合作方發(fā)送感謝函，收集反饋意見(jiàn)；整理活動(dòng)相關(guān)資料（如現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、參會(huì)名單、溝通記錄等），交由行政部門(mén)歸檔管理。品牌部門(mén)牽頭開(kāi)展活動(dòng)效果評(píng)估，結(jié)合活動(dòng)目標(biāo)，從品牌傳播效果、客戶參與度、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化潛力、輿情反饋等維度進(jìn)行綜合評(píng)估，形成《海外公關(guān)活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告》。執(zhí)行小組組織開(kāi)展復(fù)盤(pán)會(huì)議，總結(jié)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)與不足，分析問(wèn)題原因，提出改進(jìn)措施，為后續(xù)公關(guān)活動(dòng)提供參考。財(cái)務(wù)部門(mén)完成活動(dòng)費(fèi)用結(jié)算，審核各項(xiàng)費(fèi)用支出憑證，確保費(fèi)用支出合規(guī)合理，及時(shí)完成財(cái)務(wù)核算與歸檔。第四章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第一節(jié)監(jiān)督機(jī)制領(lǐng)導(dǎo)小組每季度對(duì)海外公關(guān)活動(dòng)管理工作開(kāi)展一次監(jiān)督檢查，每年開(kāi)展一次全面專(zhuān)項(xiàng)檢查。檢查內(nèi)容包括：活動(dòng)策劃與審批的規(guī)范性；活動(dòng)全流程合規(guī)執(zhí)行情況；合作第三方服務(wù)質(zhì)量；風(fēng)險(xiǎn)防控措施的落實(shí)情況；活動(dòng)效果評(píng)估與復(fù)盤(pán)的完整性；預(yù)算執(zhí)行與費(fèi)用管控的合理性等。執(zhí)行小組建立日常監(jiān)督機(jī)制，通過(guò)流程抽查、資料核查、現(xiàn)場(chǎng)巡查等方式，實(shí)時(shí)監(jiān)督公關(guān)活動(dòng)全流程的執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)限期整改；建立監(jiān)督臺(tái)賬，記錄檢查情況、整改措施及落實(shí)效果。第二節(jié)考核機(jī)制建立海外公關(guān)活動(dòng)管理專(zhuān)項(xiàng)績(jī)效考核體系，將考核結(jié)果納入相關(guān)部門(mén)及人員的績(jī)效考核范圍。核心考核指標(biāo)包括：活動(dòng)合規(guī)審核通過(guò)率、活動(dòng)目標(biāo)完成率、客戶滿意度、品牌傳播效果、風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率、預(yù)算執(zhí)行準(zhǔn)確率等?？己酥芷诜譃榧径瓤己伺c年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效薪酬、評(píng)優(yōu)評(píng)先、晉升機(jī)會(huì)直接掛鉤。對(duì)考核優(yōu)秀的部門(mén)與個(gè)人，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)考核不合格的，進(jìn)行績(jī)效約談，制定改進(jìn)計(jì)劃，限期整改；整改后仍不合格的，進(jìn)行崗位調(diào)整或降薪處理。第三節(jié)責(zé)任追究對(duì)在海外公關(guān)活動(dòng)管理工作中存在失職、瀆職行為的部門(mén)與個(gè)人，公司將根據(jù)情節(jié)輕重追究責(zé)任：未按要求開(kāi)展合規(guī)審核或籌備工作不到位，導(dǎo)致活動(dòng)出現(xiàn)輕微違規(guī)或流程瑕疵的，給予相關(guān)責(zé)任人警告、通報(bào)批評(píng)，并處以相應(yīng)績(jī)效扣分；因未落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防控措施、違規(guī)開(kāi)展活動(dòng)，導(dǎo)致活動(dòng)出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)、引發(fā)負(fù)面輿情或公司經(jīng)濟(jì)損失的，給予相關(guān)責(zé)任人降職、降薪處理；故意規(guī)避合規(guī)要求、泄露公司商業(yè)秘密或客戶信息，造成重大品牌聲譽(yù)損害或經(jīng)濟(jì)損失的，給予相關(guān)責(zé)任人解除勞動(dòng)合同處理；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。合作第三