PAGE個(gè)體培訓(xùn)學(xué)校檔案制度一、總則1.目的為加強(qiáng)個(gè)體培訓(xùn)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本校全體教職員工及與學(xué)校相關(guān)的各類活動所形成的檔案資料管理。3.檔案定義本校檔案是指學(xué)校在招生、教學(xué)、管理、后勤保障等各項(xiàng)工作中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立學(xué)校檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉學(xué)校各項(xiàng)工作流程。2.各部門職責(zé)教學(xué)部門：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本部門在教學(xué)計(jì)劃制定、課程安排、教學(xué)活動組織、學(xué)生成績管理等教學(xué)過程中形成的各類檔案資料，并定期移交至檔案管理室。招生部門：做好招生宣傳資料、報(bào)名登記表、錄取名單等招生相關(guān)檔案的收集、整理和保管工作，及時(shí)將重要檔案移交檔案管理室。學(xué)生管理部門：負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評價(jià)等學(xué)生管理檔案的建立與維護(hù)，按規(guī)定向檔案管理室移交相關(guān)檔案。行政管理部門：負(fù)責(zé)學(xué)校行政公文、會議記錄紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等行政管理類檔案的管理，確保檔案的規(guī)范整理和安全保管，并按要求移交檔案管理室。后勤部門：對學(xué)校物資采購、設(shè)備維護(hù)、校園建設(shè)等后勤保障工作中產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行整理歸檔，及時(shí)移交檔案管理室。三、檔案分類與編號1.檔案分類行政管理類：包括學(xué)校行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。教學(xué)管理類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績冊及分析報(bào)告等。學(xué)生管理類：有學(xué)生學(xué)籍檔案、入學(xué)登記表、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)生檔案等。招生管理類：包含招生簡章、招生宣傳資料、報(bào)名登記表、錄取通知書存根等。后勤管理類：涉及物資采購清單、設(shè)備維護(hù)記錄、校園建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施資料等。師資培訓(xùn)類：如教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。其他類：除上述類別外的其他具有保存價(jià)值的檔案資料。2.編號規(guī)則采用大類代碼加流水號的方式進(jìn)行編號。大類代碼分別為：XZ（行政管理類）、JX（教學(xué)管理類）、XS（學(xué)生管理類）、ZS（招生管理類）、HQ（后勤管理類）、SZ（師資培訓(xùn)類）、QT（其他類）。流水號從001開始依次遞增，如XZ001、JX002等。四、檔案收集與整理收集范圍1.學(xué)校各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的原始文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、聲像材料等。2.上級主管部門下發(fā)的與學(xué)校相關(guān)的文件、通知、指示等。3.學(xué)校與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。4.在教學(xué)、科研、管理活動中產(chǎn)生的各類成果材料，如論文、著作、科研報(bào)告、教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)材料等。5.學(xué)生的各類作品、競賽獲獎(jiǎng)證書、社會實(shí)踐報(bào)告等。6.學(xué)校舉辦或參與的各類活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等資料。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，需收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處和復(fù)印日期。整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張大小，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊。4.對于電子檔案，應(yīng)按照分類建立文件夾，文件名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，便于查找和識別。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案歸檔與保管歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，移交至檔案管理室歸檔。2.對于一些臨時(shí)性或階段性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。歸檔程序1.各部門檔案移交人員填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，并與檔案管理人員進(jìn)行核對簽字。2.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核無誤后，檔案管理人員將檔案按照編號順序存放于檔案柜或存儲設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。保管期限1.永久保管：學(xué)校重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大活動記錄、財(cái)務(wù)決算、人事任免文件等檔案資料。2.定期保管：30年保管：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、學(xué)生學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。10年保管：一般性的行政文件、會議記錄、招生宣傳資料、學(xué)生日常管理記錄等。保管要求1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、定期殺毒等措施，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱查閱權(quán)限1.本校教職員工因工作需要可查閱本人及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。2.外單位人員查閱本校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位相關(guān)的檔案資料。3.涉及個(gè)人隱私或?qū)W校機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理室。2.檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，對符合條件的申請予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理室，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱申請表》上注明歸還時(shí)間并簽字。借閱權(quán)限1.本校教職員工因特殊工作需要借閱檔案資料，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱本校檔案資料，如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照學(xué)校規(guī)定辦理相關(guān)借閱手續(xù)。借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理室。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》，并將檔案資料交付借閱人員。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限或變更借閱內(nèi)容，應(yīng)提前辦理續(xù)借或變更手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，檔案管理人員在核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性后，收回《檔案借閱證》，辦理借閱注銷手續(xù)。七、檔案保密與安全1.保密措施檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。檔案查閱和借閱過程中，嚴(yán)禁無關(guān)人員在場，查閱人員不得泄露檔案內(nèi)容。對檔案管理室的計(jì)算機(jī)、存儲設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。2.安全管理加強(qiáng)檔案管理室的安全防范工作，配備必要的安全設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。定期對檔案管理室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識和技能，如火災(zāi)、水災(zāi)等應(yīng)急處理方法，確保檔案資料的安全。八、檔案鑒定與銷毀鑒定工作1.學(xué)校定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉